Oversikt: anbefalte fremgangsmåter for administrering av hvordan brukerne bruker gruppenettstedet

Oversikt: anbefalte fremgangsmåter for administrering av hvordan brukerne bruker gruppenettstedet

Hvis du er eier av et gruppenettsted, er det lurt å lage en ledelsesmodell - det vil si en modell for å håndtere nettstedets policyer, prosesser, roller og ansvarsområder. En modell som dette hjelper deg å kontrollere hvordan folk bruker nettstedet. Det kan for eksempel hende du vil kreve utsjekking av filer slik at flere personer ikke prøver å redigere en fil samtidig. Eller kanskje du bare vil tillate at visse personer kan opprette sekundære nettsteder. Denne artikkelen gir en oversikt over ideer og anbefalte fremgangsmåter du kan tenke på når du oppretter en slik modell.

Merknad: Hvis du leter etter en fremgangsmåte for å opprette et nettsted, kan du se Opprette et SharePoint-nettsted.

I denne artikkelen

Hva er ledelse?

Elementene i en ledelsesmodell

Opprette sekundære nettsteder

Behandle tillatelser

Informasjonsarkitektur

Kreve utsjekking av filer

Spore versjoner

Kreve godkjenning av dokument

Holde deg informert om endringer

Opprette arbeidsflyter

Definere innholdstyper

Revisjonssporing

Livssyklus for og pensjonering av nettstedet

Lagringsgrenser

Tilpasning

Navigasjon.

Søke

Roller og ansvar for å støtte nettstedet

Databeskyttelse

Hva er ledelse?

En viktig men ofte usynlig del av ethvert nettsted er ledelsesmodellen, eller settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som etableres for å bestemme hvordan medlemmene i gruppen skal bruke SharePoint.

Mange organisasjoner har etablert en ledelsesmodell for nettsteder på Sentraladministrasjons- eller nettstedssamlingsnivå, som kan opprettes og vedlikeholdes av en IT-avdeling eller IT-gruppe.

Hvis du er nettstedseier av et sekundært nettsted i en nettstedssamling, for eksempel et gruppenettsted, kan det være lurt å lage en ekstra ledelsesmodell for å løse dine spesifikke problemer.

En ledelsesmodell gjør det enklere å oppnå følgende:

  • La nettstedsbrukerne få vite når de bør opprette et nytt sekundært nettsted i stedet for å opprette en liste eller annet nettstedsinnhold.

  • Sørge for at sekundære nettsteder og innhold fjernes når de er foreldet så de ikke tar opp lagringsplass og gjør søkeresultatene mindre relevante.

  • Sørge for at de riktige personene har tilgang til riktig innhold.

  • La eiere av sekundære nettsteder få vite hvilke maler og temaer de kan bruke.

  • Få en problemfri overføring av et nettstedseierskap fra én person til en annen.

Elementene i en ledelsesmodell

Din ledelsesmodell må dekke følgende problemer:

  • Nettstedsoppretting

  • Behandle tillatelser

  • Informasjonsarkitektur

  • Livssyklus for og pensjonering av nettstedet

  • Lagringsgrenser

  • Klassifisering av informasjon

  • Tilpasning

  • Databeskyttelse

  • Navigasjon

  • Søke

  • Roller og ansvar for å støtte nettstedet

Noen av disse spørsmålene kan allerede ha blitt bestemt for deg via ledelsesmodellen på nettstedssamlings- eller organisasjonsnivå, for eksempel hvor mye lagringsplass du har for nettstedet og hvordan du kan tilpasse utseendet og funksjonaliteten på nettstedet. Andre spørsmål er kanskje ikke relevante, avhengig av gruppenettstedets kompleksitet og hvor mange som bruker det. Selv om du ikke trenger å ta beslutninger om disse emnene, er det likevel en god idé å vite hvilke beslutninger som er tatt, slik at du kan informere nettstedsbrukerne og håndheve policyene på en god måte.

Her er noen ting du kan vurdere når du setter opp et nytt nettsted.

Opprette sekundære nettsteder

Du vil kanskje at gruppemedlemmer skal kunne opprette sekundære nettsteder under gruppenettstedet for bruk på bestemte prosjekter.

Muligheten til å kunne opprette nye sekundære nettsteder spontant kan være en stor fordel for gruppen, men oppretting av nettsteder uten begrensninger kan komme ut av kontroll. Når det er for mange sekundære nettsteder, kan det oppstå problemer, for eksempel:

  • Det blir vanskelig for brukerne å finne eller være sikre på at de har funnet, det riktige sekundære nettstedet.

  • Informasjon kan være duplisert i flere sekundære nettsteder og legge beslag på dyr lagringsplass og krever ekstraarbeid for vedlikehold.

  • Sekundære nettsteder kan ha foreldet informasjon, kanskje i årevis, og den kan dukke opp i søkeresultater. Det kan være vanskelig å vite hvilken versjon av informasjonen som er riktig.

  • Behandling av tillatelser for et stort antall sekundære nettsteder kan være svært tidkrevende, og brukere kan ved en feil få tilgang til informasjon som de ikke skulle hatt tilgang til.

  • Når ansatte forlater gruppen, kan det hende at sekundære nettsteder de har opprettet, blir værende igjen og skaper forvirring og forurenser søkeresultatene for de gjenværende nettstedsbrukerne.

Du kan spare tid og energi hvis du angir policyer for oppretting av nettsteder som besvarer følgende spørsmål:

  • Hvem kan opprette sekundære nettsteder?

  • Må nye sekundære nettsteder godkjennes på forhånd? Hva er kriteriene for godkjenning hvis dette er tilfelle, og hvem gir denne godkjenningen?

  • Skal nye sekundære nettsteder bruke etablerte maler og temaer?

  • Hvor mye informasjon kan lagres i et nettsted? Hvor mye diskplass kan den ta opp på serveren?

  • Hva er reglene for å inkludere navigasjonsstrategier på nettstedet?

  • Hvor lenge skal informasjon lagres i sekundære nettsteder før den slettes eller arkiveres?

Se Opprette et nettsted eller et sekundært nettsted for mer informasjon.

Behandle tillatelser

Integriteten, konfidensialiteten og personvernet for kritisk informasjon i organisasjonen avhenger av hvor sikkert du gjør nettstedet, spesielt hvem som får tilgang til nettstedet.

Det å gi og begrense tilgang til nettstedet kalles behandling av tillatelser, og det er ett av de viktigste ansvarsområdene du har som nettstedseier.

Her er noen tips du bør tenke på når du utarbeider en tillatelsesstrategi.

  • Følg prinsippet om minst mulig tilgang: Gi brukerne de laveste tillatelsesnivåene de trenger for å utføre oppgavene de er tildelt.

  • Gi brukere tilgang ved å legge dem til i standardgrupper (for eksempel Medlemmer, Besøkende og Eiere). Gjør de fleste til medlemmer av Medlemmer-gruppen, og begrens antallet personer i Eiere-gruppen.

  • Bruk tillatelsesarv til å opprette et ryddig hierarki som er lett å visualisere. Det vil si at du bør unngå å gi tillatelser til personer, men i stedet arbeide med grupper. Når det er mulig, bør sekundære nettsteder arve tillatelser fra gruppenettstedet i stedet for å ha unike tillatelser.

  • Organiser innholdet slik at det drar nytte av tillatelsesarv: Vurder å segmentere innholdet etter sikkerhetsnivå. Opprett et spesifikt nettsted eller bibliotek for sensitive dokumenter heller enn å spre dem i et større bibliotek beskyttet av unike tillatelser.

Se Forstå tilgangsnivåer i SharePoint eller Redigeringstillatelser for en liste, bibliotek eller enkeltelement for informasjon om hvordan du angir tillatelser.

Informasjonsarkitektur

Informasjonsarkitekturen for et nettsted er som innholdsfortegnelsen i en bok. Den bestemmer hvordan informasjonen på nettstedet, som nettsider, dokumenter, lister og data, er organisert og presentert til områdets brukere. Informasjonsarkitektur registreres ofte som en hierarkisk liste over nettstedsinnhold, søkenøkkelord, datatyper og andre begreper.

Når du skal lage en informasjonsarkitektur, må du analysere informasjonen som skal presenteres på nettstedet. Her er noen spørsmål du kan bruke til å utvikle en informasjonsarkitektur:

  • Hvilken type innhold skal du ha på nettstedet? Hvordan kommer dette til å bli til sekundære nettsteder, lister biblioteker og så videre?

  • Hvordan skal informasjon presenteres på nettstedet?

  • Hvordan skal nettstedsbrukere navigere på nettstedet?

  • Hvordan skal informasjon rettes mot bestemte målgrupper?

  • Hvordan skal søk konfigureres og optimaliseres?

En del av informasjonsarkitekturen kan inkludere klassifisering av informasjon.

Hvis informasjonen har stor verdi for firmaet, krever spesielle sikkerhetstiltak eller omfattes av bestemte lover, vil du kanskje ønske å lage et klassifiseringssystem for å identifisere bestemte innholdstyper som må behandles med omhu.

Når du har organisert informasjon i bestemte lister og biblioteker, kan du bruke ledelsesfunksjoner til å administrere hvordan innholdet skal administreres, for eksempel gjennom følgende tiltak:

Kreve utsjekking av filer

Når du krever utsjekking av en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen før den er sjekket inn. Krav til utsjekk av dokumenter, hindrer at flere personer gjør endringer samtidig, noe som kan skape redigeringskonflikter og føre til forvirring. Krav om utsjekking kan også bidra til å minne gruppemedlemmer om å legge til en kommentar når de sjekker inn en fil, slik at du lettere kan spore hva som er endret i hver versjon. Hvis du vil ha mer informasjon, se Konfigurere et bibliotek til å kreve utsjekking av filer.

Spore versjoner

Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner av filer, kan biblioteker hjelpe deg med å spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte, eller du kan velge å angi noen versjoner som hovedversjoner, for eksempel å legge til et nytt kapittel i en håndbok, og andre versjoner som underordnede, for eksempel retting av stavefeil. Hvis du vil administrere lagringsplass, kan du velge hvor mange av hver type versjon du vil lagre. Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, kan du se Hvordan fungerer versjonskontroll i en liste eller et bibliotek?.

Du kan angi at det kreves godkjenning for et dokument. Dokumenter blir værende i en ventestatus til de er godkjente eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan se et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem. Hvis du vil ha mer informasjon om godkjenning av dokument kan du se Kreve godkjenning for elementer i en nettstedsliste eller et bibliotek.

Biblioteker støtter RSS-teknologi, slik at medlemmer i arbeidsgruppen automatisk kan motta og vise oppdateringer eller feeder av nyheter og informasjon på ett sted. Du kan bruke RSS-teknologi til å varsle deg om endringer i et bibliotek, for eksempel når filer som er lagret i biblioteket endres. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se en liste over filer som er endret. Du kan også opprette e-postvarsler, slik at du blir varslet når filer endres. Hvis du vil ha mer informasjon om RSS-feeder, kan du se Administrere RSS-feeder for et nettsted eller nettstedssamling.

Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, for eksempel administrere godkjenning av dokument eller se gjennom. Gruppen kan bruke forretningsprosesser på sine dokumenter, kjent som arbeidsflyter, som angir handlinger som må utføres i en sekvens, for eksempel godkjenne eller oversette dokumenter. En arbeidsflyt er en automatisert metode for å flytte dokumenter eller elementer gjennom en sekvens av handlinger eller oppgaver. Tre arbeidsflyter er tilgjengelig for biblioteker som standard: Godkjenning, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for godkjenning. Samle inn tilbakemelding, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding, og returnerer dokumentet til personen som startet arbeidsflyten som en kompilering. Til slutt innsamling av signaturer, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for deres digitale signaturer. Hvis du vil ha mer informasjon om arbeidsflyter, kan du se Oversikt over arbeidsflyter som er inkludert i SharePoint

Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper legger til fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og til og med arbeidsflytprosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst tekst, og for egenskaper som gjelder for dokumenter av denne typen, for eksempel avdeling eller kontraktsbrudd. Hvis du vil ha mer informasjon om innholdstyper, kan du se Innføring i innholdstyper og innholdstypepublisering

Hvis du har en gruppe sensitive filer, og det hadde vært nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som gjør at du kan aktivere «Overvåkingslogg»-sporing av hendelser, for eksempel filendring, kopiering og sletting. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer overvåking, kan du se Konfigurere overvåkingsinnstillinger for en nettstedsamling

Livssyklus for og pensjonering av nettstedet

Nettsteder som for eksempel dokumentarbeidsområder og diskusjoner beholdes ofte etter at de ikke er nyttige lenger, og tar opp verdifull lagringsplass og forurenser søkeresultater. Det er lurt å lage en tidsplan for gjennomgang av nettsteder og innholdet i dem (minst én gang i året) for å se om de bør beholdes.

Det er nyttig å huske at organisasjonens overordnede ledelsesmodell også kan være på utkikk etter eventuelle foreldede nettsteder. En administrator kan for eksempel automatisk slette nettsteder som har vært ubrukt i 90 dager. Som nettstedseier, vil du motta en e-post advarer deg om at dette kommer til å skje. Hvis du vil ha mer informasjon om livssyklus- og pensjoneringspolicyer, kan du se Policyer for å stenge nettsteder.

Lagringsgrenser

En systemansvarlig kan ha satt en grense på hvor mye disklagringsplass gruppen kan bruke. Du må finne ut om det er en grense, og hvis det er tilfelle, må du avgjøre hvordan du vil fordele lagringsplassen mellom nettsteder, sider og biblioteker.

Som standard er det en grense på 50 MB i SharePoint Server på størrelsen på et enkeltdokument som kan lastes opp til et dokumentbibliotek. I tillegg varsles gruppenettstedseiere som standard når 90 % av lagringskvoten er brukt.

Når du vet hva grensene dine er, kan du bruke funksjoner som versjons- eller overvåkingssporing for å sikre at nettstedet er innenfor dem. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrere lagringsgrenser for nettstedssamlinger.

Tilpasse

Organisasjonen har sannsynligvis standardiserte logoer, nettstedsmaler eller nettstedsoppsett som fortrekkes eller er obligatoriske. Hvor langt kan brukerne gå når de tilpasser utseendet på nettstedene og sidene sine?

For å kontrollere tilpassing kan det hende at du velger å begrense hvem i gruppen som har tillatelse til å tilpasse, eller at du velger å bruke standardiserte sideoppsett for å sikre at bestemte krav oppfylles, for eksempel at navnet på nettstedseieren vises øverst til venstre i alle nettsteder.

Det kan også hende at du vil angi retningslinjer om funksjonene personer kan bruke i sekundære nettsteder. Du kan for eksempel be dem om ikke å bruke nettdeler som krever tilpasset kode.

I den andre enden av skalaen kan det hende at du vil gi alle i gruppen SharePoint Designer, slik at de kan foreta alle endringene de ønsker.

Hvis du vil ha mer informasjon om tilpassing av nettstedet, kan du se Tilpasse gruppenettstedet eller Innføring i tilpassing av nettsteder og sider.

Navigasjon

Navigasjonselementer hjelper brukere med å bla gjennom aktuelt innhold. To navigasjonselementer som du kan tilpasse, er den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen.

Ved å bruke innstillingssidene for hver liste eller hvert bibliotek kan du velge hvilke lister og biblioteker som skal vises på hurtigstartlinjen. Du kan også endre rekkefølgen på koblinger, legge til eller slette koblinger og legge til eller slette delene som koblingene er organisert i. Hvis du for eksempel har for mange lister i Liste-delen, kan du legge til en ny del for Oppgavelister der du kan ta med koblinger til oppgavelistene.

Den øverste koblingslinjen gjør det mulig for brukere av nettstedet å flytte til andre nettsteder i nettstedssamlingen ved at det vises en rad med faner øverst på hver side på nettstedet. Når du oppretter et nytt nettsted, kan du velge om du vil inkludere nettstedet i den øverste koblingslinjen på det overordnede nettstedet, og om du vil bruke den øverste koblingslinjen fra det overordnede nettstedet.

Hvis du vil ha mer informasjon om nettstedsnavigasjonen, kan du se Innføring i nettstedsnavigasjon eller Tilpasse navigasjonen på gruppenettstedet

Søke

Innhold vises mange steder, blant annet i nettsteder, lister, biblioteker, nettdeler og kolonner. Når noen søker på nettstedet, vises som standard alt innhold på nettstedet og eventuelle sekundære nettsteder i søkeresultatene.

Som nettstedseier kan du velge om innholdet på nettstedet ditt skal vises i søkeresultater. Når du hindrer at innholdet i et nettsted vises i søkeresultater, hindrer du også at innholdet i alle sekundære nettsteder under det vises i søkeresultater.

Innhold med begrensede tillatelser vises som standard ikke i søkeresultatene til brukere som ikke har tillatelse til å lese det. Du kan endre dette slik at begrenset innhold vises i søkeresultatene, men at brukerne ikke kan åpne innhold som de ikke har tilgang til.

Se Oversikt over administrasjon av SharePoint Online-søk eller Konfigurere et innholdssøk i SharePoint for mer informasjon om søk.

Roller og ansvar for å støtte nettstedet

Det er lurt å definere roller og ansvarsområder for å redusere kaoset som kan oppstå i et nettsted når gruppemedlemmer kommer og går. Her er noen av tingene det er lurt å angi om hvem som skal gjøre hva på nettstedet:

  • Opplæring: Grunnleggende opplæring i navigasjon, søking og dokumentbehandling kan være svært nyttig for personer som ikke har brukt produktet før.

  • Støtte: Det kan hende at du ønsker en angitt ekspert i gruppen som kan feilsøke problemer og kontakte systemansvarlig ved behov.

  • Overholdelse av juridiske eller interne retningslinjer: Noen ganger dreier dette seg bare om å ha oppdaterte koblinger til de aktuelle retningslinjene, men det kan være nyttig å ha en person som har ansvaret for dette.

Se Planlegge nettsteder og administrere brukere eller Behandle administratorer for en nettstedssamling for å lese mer om roller.

Databeskyttelse

Funksjoner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting beskytter dataene mot tap ved et uhell. Hyppigheten av sikkerhetskopiering og hastighet og nivå for gjenoppretting er konfigurert av en administrator. Se Oversikt over sikkerhetskopiering og gjenoppretting i SharePointeller Administrere papirkurven for en SharePoint Online-nettstedssamling

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×