Oversikt: Legge til og bruke ressurser

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Legg til ressursgrafikk

Personer i gruppen Inkluder ikke bare de personene som er tildelt arbeid i prosjektet.

Innen prosjektstyring, personer, er en del av en stor kategori med ressurser som kan også inneholde noe brukes til å fullføre et prosjekt, for eksempel utstyr eller materiale.

Denne oversikten veileder deg gjennom hvordan du legger til og behandle personer og andre ressurser for å hjelpe deg med å avslutte prosjektet til rett tid og i god figur.

Denne artikkelen er ett av mange prosjektstyringsmål på veikartet for Project.

I denne artikkelen

Legge til ressurser

Administrere ressurser

EKSEMPLER FRA PROSJEKTSTYRING. . .

Eksempel én: utilsiktede prosjektlederen   : du har vært godt med Microsoft Project. Du er oppgaver er organisert, koblet opp, og har riktig varigheter. Nå vil du få den neste stor skritt og tildele personer til aktiviteter. Plutselig, du er bekymret for ekstra visningene du må hoveddokumenter. Ikke bare det du er klar over at du må legge til personer i planen før du kan tilordne. Og du også er bekymret for at for mye personlige opplysninger skal vises om disse personene, for eksempel lønn, telefonnumre, e-postadresser og så videre.

Legge til personer i et prosjekt og tilordne dem til aktiviteter er imidlertid ganske enkelt – så lenge du starter med enkle trinn og bygge langsomt ferdighetene dine.

Et par ting å komme i gang her.

  • Vurdere hvordan tallene ressurs påvirker varigheter     Antall ressurser som er tildelt en aktivitet ofte påvirker varigheten for aktiviteten. I de fleste tilfeller, spesielt for manuell arbeidskraft aktiviteter, to ressurser kan fullføre en oppgave i halvparten av tiden det tar en enkelt ressurs Hvis du vil den. I mange tilfeller kan ganske enkelt forårsaket personer på en aktivitet imidlertid motsatt effekt. Innen prosjektstyring kalles legge til flere personer til aktiviteter i et forsøk på å forkorte varigheten for prosjektets "krasjer" prosjektet. Det kan være risikabelt måten å gjøre et prosjekt på grunn av de ekstra kostnadene, ekstra kommunikasjon og andre ineffektivitet som kan resultere.
    For eksempel utformingen for en ny gratisnummer bro sannsynligvis ikke kommer til å gå raskere hvis du dobbeltklikker hvor mange arkitekter på prosjektet.

  • Bruke sosiale medier å holde kontakten med gruppen    Det er mer å sørge for at en vellykket et prosjekt enn å samle inn faktiske data og se etter ressurs over tildelinger. Labyrinten av programvare funksjonaliteten glemt ofte å plassere sider på personene som er tilordnet til aktiviteter i prosjektet. Dette er der sosiale medier som Facebook, Twitter og selv YouTube kan være nyttige, spesielt for små bedrifter, eller for prosjekter i startfasen av utviklingen.

  • Identifisere ressurstyper og antall behov     Når du har samlet all informasjonen du trenger om aktivitetene i prosjektet, identifisere hvilke typer ressurser (personer, utstyr og materialer) og antallet som er nødvendig for hver ressurs. Identifisere også eventuelle spesifikasjoner og antakelser du bruker om hver ressurs stilling, kompetansesett, opplevelse, funksjonaliteten, kvalitet eller gradering.

  • Vurdere hvordan ressursmuligheten og kvalitet påvirker varigheter     Funksjoner og opplevelse for ressursene som er tildelt til en aktivitet kan påvirke betydelig varigheten for aktiviteten. Hvis du for eksempel forventes et gruppemedlem med fem års erfaring vanligvis å fullføre en aktivitet i mindre tid enn et gruppemedlem med to års erfaring.

Her er tre enkle trinn for å komme i gang føler komfortabel om hvordan du tilordner personer til aktiviteter i project.

  1. Legge til personer i prosjektet, og tildele dem i ett trinn. Rulle over til kolonnen ressurser på Gantt-diagrammet, og begynn å skrive inn navnene på personene du vil tilordne til disse oppgavene. Du kan også skrive inn generelle navn som "Gruppenettsteder", "Konsulenter" eller "Leverandør".
    Når du gjør dette, kan du merke til at brukernes navn vises ved siden av Gantt-stolpene.

  2. Legg til detaljer andres arbeid på disse oppgavene. Klikk kategorien visninger, og klikk deretter visningen Ressursliste i Ressursvisninger-gruppen.

  3. Vis alle disse tildelte aktiviteter fra perspektivet for den ressursplanlegger i Project 2010. Klikk kategorien Vis, og klikk deretter Gruppen Planer.

    Tips!: Skjule kolonner du ikke vil at alle kan se. Høyreklikk en kolonneoverskrift, og klikk deretter Skjul kolonne.
    Ikke bekymre deg. Informasjonen i kolonnen slettes ikke når du skjuler kolonnen. Du kan alltid vise kolonnen på nytt ved å klikke Sett inn kolonne.

Eksempel to: erfaren prosjektleder   : du har brukt på dette lang tid. Men nå en ny sponsorene vises på din dør forespørselen om en ny kontrakt firmaet vunnet som omfatter et prosjekt som er mer komplisert enn du er komfortabel med, med leverandøren tildelinger, ressurser fra andre avdelingen som løper opptatt og avanserte oppfølging eksempel opptjent verdi. Nå er du bekymret for at. Og helgen nesten skal starte.

Microsoft Project har heldigvis verktøyene du trenger.

Husk gjennom, så de større og mer komplisert organisasjonen flere ting du trenger å bekymre deg når det gjelder å skrive inn, analysere og kontrollere personer i prosjektet.

Her er noen gode fremgangsmåter for å tenke på.

  • Se gjennom prosjektlisten omfang og oppgave     Identifiser prosjektets krav for personer, utstyr, materielle ressurser og kostnadsressurser ved å se gjennom prosjektlisten omfang og oppgave.

  • Spore ressursfremdrift    Den mest effektive måten å måle fremdriften av andres arbeid på et prosjekt er å saldo arbeidsmengdene og følge opp fremdriften for aktiviteter.

  • Identifisere problemer med ressursallokeringer    Hvis du ser gjennom ressursinformasjon, for eksempel tildelinger, over tildelinger eller underallokeringer, ressurskostnader og avvik mellom planlagt og faktisk arbeid, kan du kontrollere at ressurser er optimalt tildelt til aktiviteter til å få resultatet du ønsker

  • Behandle delte ressurser    Når du har lagt til virksomhetsressurser, se gjennom eller endre informasjon om delte ressurser å sikre at er prosjektet så fleksibel og kostnad effektiv som mulig.

  • Se gjennom og Begrens varigheten Estimerer     Bruk informasjonen du har samlet inn om dette prosjektet og lignende prosjekter for å finjustere Estimerer for prosjektoppgavene. Mer nøyaktige estimater av din for ressursen krav (og til slutt prosjektkostnader) avhenger av stor grad nøyaktigheten av beregningene for aktivitetsvarigheten.

  • Expect motstand    Hvis du planlegger å spore arbeid på prosjektet, kan du forvente noen motstand. Negativ reaksjoner til formell sporing av management prosjektdata er normalt.

  • Hent historiske ressursen og informasjon om aktivitetsvarighet     Samle inn informasjon fra tidligere prosjektfiler, databaser og personer som har jobbet på lignende prosjekter. Se spesielt etter informasjon om typer og antall ressurser som ble brukt, samt faktisk varighet oppgavene.

  • Bruk en ekspert på se gjennom din ressurskrav     Bruk et gruppemedlem erfarne og kjennskap til å se på beregninger for oppgaven aktivitetsvarighet og ressurskrav. Store selskaper arbeide med kompliserte prosjekter noen ganger leie eksterne estimators som gjør det enklere.

  • Eksportere prosjektdata til Excel for videre analyse   . Du kan for eksempel eksportere informasjonen fra inntjent verditabeller til Excel og vise informasjon ved hjelp av sparkline-grafikk i Excel 2010. Inntjent verdi gir informasjon om hvordan kostnader er blitt brukt, og hvordan fungerer blir utført.
    EVM i Excel ved hjelp av sparkline-grafikk

    du kan også bruke visuelle rapporter i Project til å opprette et mer avanserte pivotdiagram av inntjent verdi (vanligvis kalt en S-kurve).
    Inntjent verdi-tabell i Excel

  • Lære noen nye ting om inneholde mennesker virkemåten    Bli som større organisasjoner. De investere ofte store summer penger for å lære hvordan du arbeider i forskjellige miljøer for ansatte. Lure ledelsen å lære opp viktige ansatte om ledelse og kommunikasjon kompetanse. Det finnes en rekke opplæring formater, men de alle midtstille rundt forstå og arbeide med forskjellen-funksjoner og arbeide stiler som er funnet i medarbeiderne. Eksempler på fremgangsmåter: Meyer Brigg og de mange metodene vokste fra deres arbeid, én dag kurs på tvers av grupper kommunikasjon og så videre.

Legge til ressurser

Legge til ressurser i prosjektet

Tekst

Første ting første – du må legge til enkelte personer eller andre ressurser i prosjektet. Andre ressurser kan omfatte materialressurser (for eksempel sement eller paint), og kostnadsressurser (for eksempel flyreiser og restauranter).

Legge til ressurser i ressursutvalget for virksomheten

Hvis du bruker Project Professional og er koblet til Project Server, kan du legge til personer og andre ressurser i ressurssamlingen for hele organisasjonen (eller ressursutvalget for virksomheten).

Eksportere eller importere data til Excel eller Visio

Noen ganger trenger du mer enn Project for å analysere prosjektdataene. Excels kraftige matematiske og statistiske funksjoner kan hjelpe deg med å analysere ressursinformasjonen ytterligere og rapportere om den.

Fjerne eller erstatte en ressurstildeling

Hvis en person eller en annen ressurs ikke passer til jobben, kan du erstatte (eller fjerne) ressursen.

Angi eller endre informasjon om virksomhetsressurser

Når en virksomhetsressurs er lagt til organisasjonens ressurssamling, kan du endre informasjonen om ressursen, for eksempel pris, jobbkalender og e-postadresse.

Administrere ressurser

Ressursplanlegging: en undersøkelse-veiledning for Project 2010

Lær mer fra Project MVP Gary Chefetz detaljer om behandling og optimalisere personer og andre ressurser i prosjektet

Bruk ressursplanleggeren

Den nye visningen Ressursplanlegger hjelper deg med å tildele arbeid til ressurser, og flytte arbeid rundt ved å dra og slippe. Administrere gruppens arbeid blitt mye enklere i Project 2010.

Skrive ut en visning eller rapport over ressursinformasjon

En av de vanligste aktivitetene i prosjektstyring skrives ut prosjektinformasjon. Skrive ut prosjektinformasjon blitt mye enklere i Project 2010.

Oppdatere arbeid på et prosjekt

For at et prosjekt skal kunne avsluttes til riktig tid, er det helt avgjørende at det er mulig å spore arbeidet. Sporingen logger prosjektrisikoer, problemer og vellykkede aktiviteter og er viktig for at du skal kunne lære av eventuelle feil.

Distribuere prosjektarbeid jevnt (utjevne ressurstildelinger)

Personer kan bli overarbeidet, særlig hvis de gjør to ting samtidig. Ved å utjevne ressurstildelingene utjevnes også arbeidsmengden.

Angi arbeidstid, ferie og fridager for prosjektet

Vi har alle behov for fri. Vi kan alle bli syke. Og vi liker alle å dra på ferie. Lær hvordan du håndterer denne uplanlagte tiden ved å legge den til i planen.

Endre standard enhetsformat for tildelinger

Du kan vise tilordninger til personer og andre ressurser enten i prosent eller som en desimalverdi.

Bruke sosiale medier områder for å organisere arbeidsgruppen

Det er mer å sørge for at en vellykket et prosjekt enn å samle inn faktiske data og se etter overallokeringer. Labyrinten av programvare funksjonaliteten glemt ofte å plassere sider på personene som er tilordnet til aktiviteter i prosjektet.

Løse beskyttelse mot sporing

Organisatoriske motstand til å spore prosjektdata management er normalt. Lær noen metoder for å håndtere den.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×