Organisere filer i et bibliotek

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Måten du organiserer filene på i et bibliotek, avhenger av behovene for gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjon. Noe planlegging kan bidra til å sette opp den strukturen som fungerer best i organisasjonen.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inneholder en rekke forhåndsdefinerte biblioteker og biblioteksmaler. Disse bibliotekene og malene er et godt utgangspunkt for organisering av filer.

I denne artikkelen

Office SharePoint Server 2007 biblioteker og biblioteksmaler

Måter å organisere filer

Legge til en kolonne i et bibliotek

Opprette en visning

Opprette en mappe i et bibliotek

Office SharePoint Server 2007-biblioteker og biblioteksmaler

Når du installerer Office SharePoint Server 2007, opprettes det en rekke biblioteker for deg, og disse kan du bruke til å holde oversikt over områdesamlingen. Hvilke biblioteker som opprettes, avhenger av måten områdesamlingen er konfigurert på. Områdesamlinger som har publiseringsfunksjoner konfigurert, inneholder for eksempel følgende biblioteker:

  • Dokumenter     Dette biblioteket opprettes for hvert område for å lagre dokumenter som brukes på sider på det området.

  • Bilder     Dette biblioteket opprettes for hvert område for å lagre bilder som brukes på sider på det området.

  • Sider     Dette biblioteket opprettes for hvert område for å lagre sider på det området.

  • Områdesamlingsdokumenter     Dette biblioteket opprettes for å lagre dokumenter som brukes i områdesamlingen.

  • Områdesamlingsbilder     Dette biblioteket opprettes for å lagre bilder som brukes i områdesamlingen.

  • Stilbibliotek     Dette biblioteket opprettes for å lagre tilpassede XSL-stiler og gjennomgripende stilark.

Biblioteksmaler som er en annen måte som Office SharePoint Server 2007 lar deg organisere filene dine. Ved hjelp av biblioteksmaler, kan du enkelt opprette biblioteker som er utformet for å støtte bestemte typer filer, og aktivere et bestemt biblioteksfunksjoner. Hvis du vil ha mer informasjon om Office SharePoint Server 2007 maler, kan du se artikkelen biblioteksmaler i Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Til toppen av siden

Måter å organisere filer på

Biblioteker har flere funksjoner som hjelper deg med å arbeide med flere filer i ett bibliotek, men det kan hende at flere biblioteker passer bedre for organisasjonen.

Lagre mange dokumenter i ett bibliotek

Det kan hende du ønsker at ett stort bibliotek skal tjene ulike formål. Du kan for eksempel ha flere prosjekter innen samme gruppe eller flere grupper som arbeider med samme prosjekt.

Vurder å bruke ett bibliotek når:

  • Gruppen trenger å se oppsummeringsinformasjon om, eller ulike visninger for, det samme settet av filer. For eksempel kan en leder ønske å se alle filene gruppert etter avdeling eller forfallsdato.

  • Brukere ønsker å søke etter filene på samme sted på et område.

  • Du ønsker å bruke de samme innstillingene for filer, for eksempel sporing av filversjoner eller krav om godkjenning.

  • Gruppene som arbeider med biblioteket, har felles, lignende egenskaper, for eksempel samme nivå for tillatelser.

    Obs!: Unike tillatelsesnivåer kan benyttes for spesifikke filer, men hvis nivået for tillatelser varierer mye, bør du vurdere å benytte flere biblioteker.

  • Du ønsker å analysere informasjon om filene i et regneark, eller du ønsker å motta konsoliderte oppdateringer for disse filene.

    Obs!: Du kan bruke RSS-teknologi til å få beskjed om endringer i biblioteket, for eksempel når filer som er lagret i biblioteket, endres. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se en konsolidert liste over filer som er endret.

Her følger noen av måtene du kan vise og behandle filer på i samme bibliotek:

  • Legge til kolonner    For å hjelpe gruppen til å presisere hvilke data som er viktigst og vise dataene på forskjellige måter, kan du legge til kolonner i biblioteket. Kolonner vises øverst på siden som overskrifter, for eksempel "Avdelingsnavn" eller "Forfallsdato". Du kan bruke kolonneoverskriftene til å sortere og filtrere filer i et bibliotek.

  • Opprette visninger    Du kan bruke visninger hvis personene i gruppen ofte trenger å se dataene i en bestemt måte. Kolonnene brukes til å sortere, gruppere, filtrere og vise dataene i visninger.

  • Opprette mapper    Hvis et bibliotek inneholder mange filer som kan grupperes logisk, kan du bruke mapper til å opprette de gruppene i biblioteket. Mapper kan hjelpe brukere med å skanne og behandle filer på en brukervennlig måte. Office SharePoint Server 2007 har en trevisning som brukere kan bruke til å navigere på områder og i lister på samme måte som de arbeider med mapper på en harddisk.

  • Sette opp flere maler    Hvis det er satt opp flere innholdstyper i et bibliotek, kan du opprette ulike typer av standardmaler  — for eksempel salgskontrakter, markedspresentasjoner og budsjettregneark  — i samme bibliotek. Innholdstyper tilfører fleksibilitet og konsistens på tvers av flere biblioteker.

Opprette flere biblioteker

Du vil kanskje opprette flere biblioteker der det er klare forskjeller mellom filsettene du vil lagre og behandle, eller mellom brukergruppene som skal arbeide med filene.

Bruk flere biblioteker i disse tilfellene:

  • Typene av filer du ønsker å lagre og behandle er distinkte, og du forventer ikke at brukere ofte skal se oppsummeringer av filene eller søke i filene .

  • Gruppene av personer som bruker filene, er distinkte, og de har distinkte ulike nivåer for tillatelser.

  • Du trenger å benytte ulike innstillinger, for eksempel versjoner eller godkjenning, for ulike sett av filer.

  • Du trenger ikke å analysere filene samlet eller få konsoliderte oppdateringer for filene.

  • Du vil formidle forskjellige sett med alternativer for oppretting av nye filer, eller du vil at alternativene på Ny-menyen i et bibliotek skal vises i en annen rekkefølge.

Her følger noen måter du kan arbeide effektivt med flere biblioteker på:

  • Sette opp områdemaler og kolonner     Hvis organisasjonen ønsker å etablere noen konsistente innstillinger på tvers av bibliotekene, kan den sette opp områdemaler og områdekolonner. Du kan dele innstillingene på tvers av flere biblioteker slik at du ikke må opprette innstillingene på nytt hver gang.

  • Sende filer til et annet sted    Hvis du vil at en fil skal være tilgjengelig i flere biblioteker, kan du lagre den i ett bibliotek og sende en kopi til andre biblioteker. Du kan velge om du skal bli minnet på å oppdatere kopier av dokumentet når du gjør endringer i det opprinnelige dokumentet.

  • Opprette bibliotekmaler    Hvis du vil etablere noen felles innstillinger for biblioteker eller gjenbruke egenskaper på tvers av biblioteker, kan du lagre et bibliotek som en mal. Bibliotekmaler er tilgjengelige som et alternativ for området når du klikker Opprett på menyen Områdehandlinger.

Obs!: Hvis du legger til nye filer i et bibliotek som inneholder filer fra et tidligere prosjekt, kan det være vanskelig å avgjøre om du skal opprette et nytt bibliotek eller legge til i det som finnes. Hver situasjon er ulik, men hvis du tror du kommer til å trenge å analysere eller behandle alle filene samlet på noe tidspunkt, bør du vurdere å legge til filene i det eksisterende biblioteket. Du kan bruke kolonner, filtre og visninger slik at bare de nyeste filene vises i standardvisningen.

Til toppen av siden

Legge til en kolonne i et bibliotek

Som standard sporer biblioteker navnet på en fil i tillegg til informasjon om statusen for en fil, for eksempel om filen er sjekket inn. Du kan angi ytterligere kolonner som hjelper gruppen med å kategorisere og spore filer, for eksempel avdelingsnavn eller prosjektnummer. Når du legger til kolonner, bidrar det til å gjøre det beste ut av flere visninger for biblioteket.

Du har flere alternativer for kolonnetyper du oppretter, inkludert en enkelt tekstlinje, en rullegardinliste med alternativer, et tall som blir beregnet fra andre kolonner, eller til og med navn og bilde for en person på området.

Obs!: Følgende prosedyre begynner på biblioteksiden for biblioteket du vil legge til kolonnen i. Hvis biblioteket ikke allerede er åpent, klikker du navnet på Hurtigstart. Hvis navnet på biblioteket ikke vises, klikk Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter navnet på biblioteket.

  1. Klikk Opprett kolonneInnstillinger-menyen Innstillinger-meny .

  2. Skriv inn navnet du vil bruke, i Kolonnenavn-boksen under Navn og type.

  3. Velg informasjonstypen du vil skal vises i kolonnen, under Informasjonstypen i denne kolonnen er.

  4. Skriv inn en beskrivelse i Beskrivelse-boksen under Flere kolonneinnstillinger, slik at andre kan forstå hensikten med kolonnen og hvilke data den bør inneholde. Denne beskrivelsen er valgfri.

  5. Avhengig av kolonnetypen du har valgt, kan det vises flere alternativer i delen Flere kolonneinnstillinger. Velg tilleggsinnstillingene du vil bruke.

  6. Hvis du vil legge til kolonnen i standardvisningen, som personer på ditt nettsted kan se automatisk når de åpner en liste eller et bibliotek, klikker du Legg til i standardvisning.

  7. Klikk OK.

Til toppen av siden

Opprette en visning

Du kan bruke visninger til å se på de filene som er viktigst for deg, eller som best tjener et formål. Du kan for eksempel opprette visninger for filene som ble opprettet sist, filer fra en bestemt avdeling, eller filer som ble opprettet av en bestemt person. Når du har opprettet en visning, er den alltid tilgjengelig når du ser på et bibliotek.

Visninger på Vis-menyen

Når du ser på filer i et bibliotek, kan du sortere eller filtrere filene midlertidig ved å velge navnet på en kolonne og deretter klikke nedoverpilen ved siden av navnet. Dette er nyttig hvis du trenger å vise filene på en bestemt måte, men du må gjenta trinnene neste gang du viser biblioteket.

Sortere elementer i en liste eller et bibliotek

Hvis du regner med å vise filene på en bestemt måte ofte, kan du opprette en visning. Du kan bruke denne visningen når du arbeider med biblioteket. Når du oppretter en visning, legges den til visning-menyen Vis-meny på biblioteket.

Biblioteker kan ha personlige visninger og fellesvisninger. Alle kan opprette en personlig visning for å se på filene på en bestemt måte eller filtrere for å se bare de filene de ønsker. Hvis du har tillatelse til å utforme et område, kan du opprette en fellesvisning som alle kan bruke når de viser biblioteket. Du kan også gjøre fellesvisningen til standardvisning, slik at brukere automatisk ser denne visningen av biblioteket.

I tillegg når du utformer et område, kan du koble til ulike visninger eller utforme sider med webdeler som bruker de forskjellige visningene.

Hvis medlemmer av gruppen viser bibliotekene på en mobil enhet, kan du opprette mobilvisninger som gir grenser, for eksempel antall elementer som vises i en visning, som er optimale for båndbredden og begrensningene for enhetene. Du finner koblinger til mer informasjon om å opprette visninger i Se også-delen.

Prosedyren nedenfor gjelder for oppretting av en visning av standardtype. Alternativene du velger kan variere for noen av typene av visninger, men de grunnleggende trinnene for oppretting av visninger er like.

  1. Hvis biblioteket ikke er åpent, klikker du navnet på det på hurtigstartlinjen.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på biblioteket.

  2. Innstillinger-menyen Innstillinger-meny , klikker du Opprett visning.

  3. Klikk den type visning du vil opprette, under Velg et visningsformat. I mange situasjoner klikker du Standardvisning, men du kan velge andre visninger for spesifikke situasjoner, for eksempel for å opprette en rapport.

  4. Skriv inn et navn for visningen, for eksempel Sorted etter etternavn i Visningsnavn-boksen.

  5. Hvis du vil at dette skal være standardvisningen for biblioteket, merker du avmerkingsboksen Angi denne som standardvisning. Du kan gjøre dette til standardvisning bare hvis det er en fellesvining.

  6. Under Vis målgruppe i Målgruppe-delen velger du om du vil opprette en personlig visning som bare du kan bruke, eller en fellesvisning som andre kan bruke.

  7. I Kolonner-delen kan du vise eller skjule kolonner ved å velge de aktuelle alternativene. Ved siden av kolonnenavnet angir du hvilket nummer kolonnen har i rekkefølgen i visningen.

  8. Velg alternativer for om du vil sortere filer og hvordan, i Sorter-delen. Du kan bruke to kolonner ved sorteringen. Du kan for eksempel først sortere etter forfatter og så etter filnavn for hver forfatter.

  9. I Filtrer-delen velger du om du vil filtrere filene og hvordan. En filtrert visning gir deg et mindre utvalg av filene, for eksempel bare de filene som er opprettet av en bestemt avdeling, eller bare de filene som har status Godkjent.

  10. I Grupper etter-delen kan du gruppere elementer med samme verdi i en inndeling, for eksempel en inndeling for dokumenter for hver forfatter, som du kan vise og skjule.

  11. I Totalt-delen kan du telle antall elementer i en kolonne, for eksempel som totalt antall saker. I noen tilfeller kan du summere eller destillere tilleggsinformasjon som for eksempel gjennomsnitt.

  12. I Stil-delen velger du stilen du vil bruke for visningen, for eksempel en skyggelagt liste der annenhver rad er skyggelagt.

  13. Hvis biblioteket har mapper, kan du opprette en visning som ikke omfatter mappene. Dette blir av og til kalt en flat visning. Du kan vise alle filene på samme nivå ved å klikke Vis alle elementer uten mapper i Mapper-delen.

  14. Du kan begrense hvor mange filer som kan vises i biblioteket, eller hvor mange filer som kan vises på samme side. Disse innstillingene er spesielt viktige hvis du oppretter en visning for en mobil enhet. Velg de alternativene du ønsker i Elementgrense-delen.

  15. Hvis du planlegger å vise biblioteket på en mobil enhet, velger du de alternativene du ønsker i Mobil-delen.

  16. Klikk OK.

Til toppen av siden

Opprette en mappe i et bibliotek

Hvis du har flere typer dokumenter eller variert innhold i et bibliotek, kan du opprette mapper som hjelper deg med å organisere innholdet.

  1. Hvis biblioteket ikke er åpent, klikker du navnet på det på hurtigstartlinjen.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på biblioteket.

  2. Ny-menyen Ny-meny , klikk Ny mappe.

    Obs!: Personen som opprettet biblioteket, kan ha angitt at mapper ikke kan opprettes i biblioteket. Hvis dette er tilfellet, er kommandoen Ny mappe ikke tilgjengelig.

  3. Skriv inn et navn for mappen, og klikk deretter OK.

Tips!: Hvis du har flere biblioteker med mapper, og medlemmene av gruppen liker å bla i biblioteket som de ville bladd på harddisken, kan det hende gruppen ønsker å aktivere området til å benytte trevisning. Du kan bruke trevisning til å vise, skjule og navigere enkelt i mapper. Hvis du har tillatelse til å utforme områder, kan du aktivere trevisningen i Navigasjonsalternativer på siden Innstillinger for område.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×