Opprette regler for innholdsarrangør for å distribuere dokumenter

Opprette regler for innholdsarrangør for å distribuere dokumenter

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Innholdsarrangøren bruker regler du kan opprette, for å fastslå hvordan et dokument skal distribueres. Regler er basert på en kombinasjon av innholdstyper og metadata.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan lage regler for organisering og distribusjon av dokumenter eller poster. Alle SharePoint-virksomhetsområder kan aktiveres for dokumentdistribusjon.

Viktig: Du må først aktivere innholdsarrangørfunksjonen og konfigurere arrangøren slik at den distribuerer poster. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer innholdsarrangøren under Se også.

I denne artikkelen

Før du kan opprette regler: første trinn

Forstå over hvordan dokumenter distribueres

Lage regler for å distribuere dokumentene

Før du kan opprette regler: første trinn

Det er flere viktige trinn du må følge før du kan opprette regler for distribusjon av dokumenter.

  1. Aktiver innholdsarrangørfunksjonen.

  2. Opprette biblioteker og mapper som du vil at dokumentene skal distribueres til. Du ønsker kanskje å opprette mapper for hver dokumenttype du distribuerer. Du kan for eksempel opprette et bibliotek bare for e-postposter eller Excel-regneark. Hvis du vil lære hvordan du oppretter biblioteker, kan du se koblingene under Se også.

  3. Innholdstyper må knyttes til dokumenter som skal distribueres. I dem kan innholdstypen være en del av kriteriene som bestemmer den endelige plasseringen der dokument skal lagres.

Til toppen av siden

Forstå over hvordan dokumenter distribueres

Dokumenter kan distribueres til et bibliotek eller en mappe på et område for arkivsenter eller en hvilken som helst annen type SharePoint-område. Leveringsbiblioteket, som opprettes automatisk når du aktiverer innholdsarrangørfunksjonen, fungerer som standardplassering. Flere elementer inngår i dokumentdistribusjonsprosessen:

  • Målbiblioteker og -mapper    Innhold innholdsmedarbeidere eller postadministratorer oppretter manuelt biblioteker og mapper som dokumentene skal distribueres, og tilordner disse bibliotekene som målbiblioteker.

  • Innholdstyper for område    Alle dokumenter må ha en innholdstype, og brukere kan legge til riktige områdeinnholdstyper manuelt i målbibliotekene.

  • Leveringsbibliotek    Dokumenter som ikke samsvarer med en regel, eller som mangler obligatoriske metadata sendes til leveringsbibliotek slik at brukere kan skrive inn obligatoriske metadata. Eller du kan konfigurere innholdsarrangøren slik at alle opplastede dokumenter distribueres midlertidig til leveringsbibliotek.

  • Dokumentregelliste    Dette er en samling av alle distribusjonsreglene. Innholdsmedarbeidere eller postadministratorer bruker denne listen til å opprette, administrere og vise distribusjonsregler.

Diagrammet nedenfor viser hvordan dokumenter og e-post distribueres basert på møtespesifikke kriterier, og hvordan dokumenter som mangler informasjon, returneres til leveringsbiblioteket.

Dokumentdistribusjon ved hjelp av innholdsarrangøren. Viser flere ressurser, og viser dokumenter med manglende metadata returneres til leveringsbiblioteket.

Til toppen av siden

Lage regler for å distribuere dokumentene

Du angir posttittel og -beskrivelse for hver posttype du legger til i postdistribusjonslisten. Du kan også angi plasseringen på området der posten er lagret. Du kan angi alternative navn for posttypen for å forsikre deg om at alle relevante poster distribueres til riktig sted.

Merknad: Du må ha minst områdeeiertillatelse for å kunne opprette regler for å distribuere dokumenter.

  1. Naviger til nettstedet du vil lage innholdsarrangørregler for.

  2. Klikk Mer… i hurtigstartpanelet for å se alternativene for områdeinnhold.

  3. Klikk Innstillinger fra Apper-menylinjen.

  4. Klikk Regler for innholdsarrangør under Områdeadministrasjon på siden Innstillinger for område.

  5. På siden for regler for innholdsarrangøren klikker du legg til i Klikk for å legge til nytt element.

  6. Skriv inn et navn som beskriver regelens betingelser og handlinger under Regelnavn.

  7. Under Regelstatus og prioritet velger du Aktiv for å bruke regelen på innkommende innhold. Velg deretter en prioritet som avgjør hvordan innholdet distribueres hvis det samsvarer med flere regler for innholdsarrangør.
    Hvis du ikke vil at regelen skal gjelde for innkommende innhold, velger du Inaktiv.

  8. Under innsendingens innholdstype knytter du regelen til en innholdstype. Da merkes innsendinger til arrangøren med den valgte innholdstypen, og egenskapene som brukes i betingelsene i regelen, identifiseres.

    • Velg riktig innholdsgruppe. Gruppen du velger, avgjør innholdstypene du kan velge mellom i neste trinn.

    • Velg riktig innholdstype.

    • Hvis innholdstypen du valgte har et annet navn på et annet SharePoint-område, velger du avmerkingsboksen under alternative navn. Deretter skriver du inn navnet som skal brukes i det andre området i feltet som vises, og klikkLegg til. Navn for alternative innholdstypene vises i listen under.

  9. Under Betingelser velger du betingelsene som en innsendings egenskaper må oppfylle for regelen. Du kan for eksempel ønske at regelen skal gjelde for alle dokumenter som har ordet «budsjett» i tittelen. Du kan legge til flere betingelser ved å klikke Legg til en ny betingelse.

    Merknad: Egenskapene som er tilgjengelige fra rullegardinlisten egenskap, varierer i henhold til innholdstypen du valgte i trinn 6.

  10. Under Målplassering skriver du inn eller blar etter et sted å plassere innholdet som samsvarer med regelen. Merk av for Opprett automatisk en mappe for å gruppere lignende dokumenter sammen i mapper. Hvis du for eksempel har en egenskap som viser alle dokumenter for prosjekter i organisasjonen, kan du tvinge arrangøren å opprette en egen mappe for hvert prosjekt.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×