Opprette og skrive ut brev med utskriftsfletting i Word 2016 for Mac

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du har flere e-post som sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting til å opprette en bunke personlige brev. Hver bokstav som er produsert har samme oppsett, formatering, tekst og grafikk. Bare bestemte deler av brevet variere og er tilpasset.

Det er tre filer som er involvert i å opprette og skrive ut brev ved hjelp av utskriftsflettingen:

  • Hoveddokumentet
    dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (en logo eller et bilde, for eksempel) som er identiske for hver versjon av flettet dokument. Brødteksten bokstaven er et eksempel på identiske innhold.

  • Adresselisten
    dette dokumentet som inneholder dataene som brukes til å fylle ut informasjonen i bokstaven. Adresselisten har navn, for eksempel og hoveddokumentet er bokstaven som vil bli adressert til navn i listen.

  • Flettet dokument
    dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten, og plasserer den i hoveddokumentet, noe som resulterer i et personlig for hver person.

Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette og skrive ut personlige brev ved hjelp av utskriftsfletting.

Før du begynner utskriftsflettingen, kan du klargjøre brevet. Hvis du er å la andre vite om et kommende arrangement, for eksempel ta med navn, dato, klokkeslett og sted for hendelsen. Det er disse detaljene som er viktig for alle mottakere av brevet.

  1. Velg Start utskriftsfletting i gruppen Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser > bokstaver.

    standardbrev

  2. I Word, skriver du inn teksten i brevet du vil sende til alle.

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook kontakter, en Access-database eller en adresseliste for Office. Den inneholder postene som Word bruker til å hente informasjon fra å bygge brevet.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette den under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, samler du inn alle datapostene og legger dem til datakilden.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, kontrollerer du at kolonnen for postnumre eller postnumre er formatert som tekstslik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook kontakter, kontrollerer du at Outlook er standard e-postprogrammet. Hvis du vil gjøre dette, åpne Apple Mail, og velg Preferencese-post-menyen. På Generelt-fanen ved siden av standard e-leseren, velger du Microsoft Outlook

  • Du kan også bruke Apple-kontaktene dine, gjør at Apple mail er standard e-postprogrammet.

  • Bruke FileMake pro database som din datakilde for utskriftsfletting.

  1. Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen, og velg deretter et alternativ.

    Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer i kategorien masseutsendelser

    Velg

    Hvis du vil

    Opprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste mens du oppretter utskriftsflettingen

    Bruk eksisterende liste

    Bruke et Excel-regneark eller en annen type datafil, som adresselisten

    Velg blant Outlook-kontaktene

    Velge navn direkte fra kontaktene dine Outlook på adresselisten

    Apple-kontakter

    Velg navn direkte fra Apple-adresseboken på adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Hvis du har valgt Opprett en ny liste, kan du følge disse trinnene:

    1. I dialogboksen Rediger listefelt opprettes Word det automatisk felt for grunnleggende informasjon, for eksempel fornavn, Etternavn og adresse. Hvis du vil legge til et nytt felt, for eksempel en melding-feltet – Legg til nå, slik at du kan fylle den ut når du skriver inn oppføringene. Skriv inn navnet på feltet du vil legge til, og velg deretter plusstegnet (+) under nye feltnavnet.

      Tips!: Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du vil flytte, og deretter bruke pil opp eller pil ned til å flytte feltet der du vil koble til.

    2. Når alle feltene er satt opp slik du ønsker, velger du Opprett for å opprette listen.

  3. Hvis du valgte Bruk eksisterende liste, gjør du følgende:

    1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

    2. Hvis du velger å åpne en Excel-regneark, i dialogboksen Åpne arbeidsbok, merker du arket du vil bruke, og la Celleområde stå tomt for å bruke hele regnearket eller angi et celleområde for dataene du vil bruke, og velg deretter OK.

  4. Hvis du valgte Velg blant Outlook-kontaktene eller Apple-kontakter, kan du følge disse trinnene:

    1. Velg Filtrer mottakere å velge mottakerne du vil inkludere.

    2. For Outlook kontakter i dialogboksen Spørringsalternativer ved siden av listen mottakere for utskriftsfletting ved, velger du fullstendig referat. I listen over kontakter, merker du kontaktene du vil sende masseutsending av post, og velg deretter OK.

    3. Velg gruppen du vil sende masseutsending av post, og velg deretter OK i dialogboksen Spørringsalternativer under Apple Gruppekontakter for Apple kontakter.

    4. Velg databasefilen i dialogboksenVelg en FileMaker Pro Database som skal brukes som datakilde for FileMaker Pro databasen, og velg Åpne

  1. Velg Sett inn flettefelt på fanen Masseutsendelser og velg feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på masseutsendelser-fanen

    Fortsett å legge til felt til du har lagt til all informasjonen du vil bruke på brevet.

  2. Formatere feltene i bokstaven slik at det ser ut slik du vil resten av konvoluttene skal se ut. For eksempel sette inn et mellomrom mellom første og siste navnefelt, og trykk ENTER for å starte en ny linje for adresse-feltet.

    Tips!: Velg Filtrer mottakere for å sortere mottakerlisten eller fjerne mottakere på Masseutsendelser-fanen, og velg deretter Sorter eller Filtrer poster. Når du er ferdig, velger du OK.

  1. Velg Forhåndsvis resultater til å se hvordan brevet på fanen Masseutsendelser. Bruk venstre og høyre Pil i kategorien Masseutsendelser til å bla gjennom hver bokstav.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på masseutsendelser-fanen

  2. Hvis du vil foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt, slik at du kan legge til eller fjerne flettefelt.

  3. Når bokstavene ser hvordan du vil bruke, i kategorien Masseutsendelser, velger du Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter for å fullføre utskriftsflettingen.

    Fullfør og slå sammen og alternativet Skriv ut dokumenter er uthevet på masseutsendelser-fanen

    Tips!: Hvis du vil se gjennom og oppdatere brevene enkeltvis før du skriver ut i kategorien Masseutsendelser, velger du Fullfør og slå sammen > Rediger enkeltdokumenter. Når du er ferdig, klikker du fil > Skriv ut til å skrive ut konvoluttene.

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir den koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til den neste masseutsendelsen.

Bruke utskriftsflettingsdokumentet på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word ber deg om å beholde tilkoblingen.

Slik endrer du adressene i dokumentet for utskriftsfletting

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×