Opprette og skrive ut adresseetiketter for en adresseliste i Excel

Opprette og skrive ut adresseetiketter for en adresseliste i Excel

Hvis du vil sende en masseutsendelse til en adresseliste du har i et Microsoft Office Excel-regneark, kan du bruke utskriftsfletting i Microsoft Office Word. Utskriftsflettingen genererer et ark med adresseetiketter du kan skrive ut, og hver etikett på arket inneholder en adresse fra listen.

Hvis du vil opprette og skrive ut adresseetikettene, må du først klargjøre regnearkdataene i Excel og deretter bruke Word til å konfigurere, organisere, gå gjennom og skrive ut adresseetikettene. Når du vil bruke adresseetiketter til å sende en masseutsendelse basert på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting til å opprette et ark med adresseetiketter. Hver etikett inneholder en adresse fra listen.

Utskriftsflettingen består av følgende hovedtrinn:

  1. Klargjøre regnearkdataene i Excel for utskriftsflettingen    Før du begynner utskriftsflettingen, må adresselisten i Excel må samsvare med tabellstrukturen som kreves av utskriftsfletting.

  2. Opprette etikettene for utskriftsfletting i Word    Du definerer etikettoppsettet for alle etikettene i utskriftsflettingen én gang. I en utskriftsfletting kalles dokumentet du bruker til dette, for hoveddokumentet. I hoveddokumentet for etiketter kan du også angi innhold som skal gjentas på hver etikett, for eksempel avsenderadresse, firmalogo eller standardtekst.

  3. Koble etikettene til data i regnearket    Adresselisten er datakilden som Microsoft Word bruker i utskriftsflettingen. I dette tilfellet er det et Excel-regneark som inneholder adressene som skal skrives ut på etikettene.

  4. Begrense listen over mottakere som du vil inkludere i etikettene    Det genereres en etikett for hver adresse i adresselisten. Hvis du bare vil generere etiketter for bestemte adresser i adresselisten, kan du velge hvilke adresser, eller poster, du vil inkludere.

  5. Legge til plassholdere, som kalles flettefelt, i etikettene   . Når du utfører utskriftsflettingen, fylles flettefeltene med informasjon fra adresselisten.

  6. Forhåndsvise og fullføre flettingen og skrive ut etikettene    Du kan forhåndsvise hver etikett før du skriver ut hele settet.

  7. Lagre etikettene for fremtidig bruk   

Tips!: Hvis Microsoft Office Access er installert på datamaskinen, kan du i stedet eksportere adresselisten fra Excel til Access og deretter bruke Access til å opprette og skrive ut adresseetiketter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Utveksle (kopiere, importere, eksportere) data mellom Excel og Access og Opprette etiketter for utskrifter i Access.

Trinn 1: klargjøre regnearkdataene i Excel for utskriftsflettingen

Adresselisten i Excel må samsvare med tabellstrukturen som kreves av utskriftsfletting.

  1. Gjør følgende i et regneark for å ordne adresselisten:

    1. Bruk kolonneoverskrifter som tydelig angir hvilken type data hver kolonne inneholder.

      Tips!: Bruk for eksempel kolonneoverskrifter som Fornavn, Etternavn, Adresse og Poststed i stedet for Kolonne 1, Kolonne 2, Kolonne 3 og Kolonne 4.

    2. Bruk en egen kolonne for hvert element du vil inkludere i utskriftsflettingen.

      Tips!:  Hvis du lagrer fornavn og etternavn i forskjellige kolonner, kan du også bruke utskriftsflettingen til å opprette standardbrev der fornavnet til hver mottaker brukes. Du kan også legge til en egen kolonne for en tittel, for eksempel Hr. eller Fr.

    3. Bare ta med rader og kolonner som inneholder data. Ikke ta med tomme rader eller kolonner i adresselisten, fordi det kan hende at listen over etiketter som opprettes, slutter etter de tomme radene og kolonnene når du konfigurerer etikettene for utskriftsfletting i Word.

  2. Gjør følgende for å definere et navn for adresselisten, slik at det blir enklere å finne og velge adresselisten under utskriftsflettingen:

    1. Merk hele adresselisten i regnearket, inkludert cellene som inneholder kolonneoverskrifter.

    2. Klikk Definer navn i Definerte navn-gruppen i kategorien Formler.

      Båndet i Excel

    3. Skriv inn et navn for adresselisten i Navn-boksen, for eksempel Julekort, og klikk deretter OK.

      Tips!: Første tegn i et navn må være en bokstav, og du kan ikke bruke mellomrom mellom ord. Bruk et understrekingstegn (_) i stedet for et mellomrom.

  3. Lagre og lukk arbeidsboken.

Til toppen av siden

Trinn 2: Sette opp etikettene for utskriftsfletting i Word

Du konfigurerer oppsettet for etikettene bare én gang for alle etikettene i utskriftsflettingen. Dokumentet du konfigurerer for oppsettet, kalles hoveddokumentet for etiketter i en utskriftsfletting. I dette dokumentet kan du også konfigurere innhold som skal gjentas på hver etikett, for eksempel en firmalogo eller avsenderadressen på fraktetiketter.

Du har sannsynligvis allerede en pakke med etiketter fra en av etikettprodusentene, for eksempel Avery, AOne eller Formtec. Hvert etikettark har en bestemt størrelse og inneholder et bestemt antall etiketter med bestemte mål.

Du konfigurerer hoveddokumentet for etiketter ved å få målene for hoveddokumentet til å samsvare med målene for etikettene på regnearkene du har tenkt å bruke.

  1. Start Word.

    Et tomt dokument åpnes som standard. La det være åpent. Hvis du lukker det, blir ikke kommandoene i neste trinn tilgjengelige.

  2. Klikk Start utskriftsfletting i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser.

    Båndet i Office 2010

  3. Klikk Etikett.

  4. Du må gjøre flere valg i dialogboksen Etikettalternativer.

    Dialogboksen Etikettalternativer

    1. Typen skriver du bruker til å skrive ut etikettene.

    2. Leverandøren som har produsert etikettene du har.

    3. Nummeret som tilsvarer produktnummeret på etikettpakken.

  5. Klikk skrivertypen du skal bruke til å skrive ut etikettene, under Skriverinformasjon.

  6. Klikk navnet på firmaet som har laget etikettarkene du bruker, i Etikettleverandører-listen.

  7. Klikk produktnummeret som er oppført på esken med etikettark, i Produktnummer-listen.

    Produktnummeret for etikettene jeg har, samsvarer ikke med noen av alternativene i dialogboksen Etikettalternativer.

    Du kan likevel skrive ut etikettene. Du må bare gjøre noen tilpassinger.

    1. Ta mål av etikettene på arket du har, og noter målene og hvor mange etiketter som får plass på et enkelt ark

      Merknad: Vær nøyaktig når du måler etikettene. Den faktiske etikettstørrelsen kan være mindre enn størrelsen som er angitt av etikettprodusenten. En etikett som er oppgitt til 6,5 x 4 cm, kan for eksempel være 6,4 cm høy og 3,8 cm bred.

    2. Klikk en etikettype med omtrent samme størrelse som etikettene du har, i Produktnummer-listen.

      Hvis etikettypen du vil bruke, ikke vises i Produktnummer-boksen, kan du kanskje bruke en av de andre etikettene i listen. Du kan også opprette en ny etikettstørrelse.

    3. Klikk Detaljer, og sammenlign deretter etikettstørrelsen og antall etiketter per ark (gjelder etiketter som skrives ut på laser- og blekkskrivere) eller antall kolonner på etikettskjemaet (gjelder etiketter som skrives ut på matriseskrivere).

    4. Gjør ett av følgende:

      • Hvis målene og etikettoppsettet tilsvarer etikettene dine, bruker du den merkede etiketten.

      • Hvis målene og oppsettet ikke tilsvarer etikettene dine, klikker du Avbryt og forsetter til trinn 5.

    5. Klikk skrivertypen (Skrivere med fortløpende mating eller Sideskrivere) i dialogboksen Etikettalternativer, og klikk deretter Ny etikett.

    6. Skriv inn et navn i Etikettnavn-boksen, velg høyde, bredde, marger og andre alternativer for etiketten, og klikk deretter OK.

    Den nye etiketten vises i kategorien Annet/egendefinerte. Neste gang du bruker de egendefinerte etikettene, må du passe på at du velger Annet/egendefinerte fra Etikettleverandører-listen.

  8. Klikk OK når du har valgt etikettalternativene du vil bruke.

    Det opprettes et dokument der etikettene vises i et tabelloppsett. Hvis linjene som skiller etikettene i oppsettet, ikke vises, klikker du kategorien Oppsett under Tabellverktøy, og deretter klikker du Vis rutenettlinjer i Tabell-gruppen.

Avbryte og fortsette en utskriftsfletting

Hvis du må avbryte arbeidet med en utskriftsfletting, kan du lagre hoveddokumentet for etiketter og fortsette flettingen senere. Informasjonen om datakilde og felt i dokumentet du lagrer, beholdes i Word. Hvis du brukte oppgaveruten Utskriftsfletting da du sluttet å arbeide på flettingen, returneres du til samme sted i oppgaveruten når du fortsetter flettingen.

  1. Når du er klar til å fortsette flettingen, åpner du hoveddokumentet for etiketter du lagret.

    Det vises en meldingsboks der du blir bedt om å bekrefte at du vil åpne dokumentet og kjøre en SQL-kommando (SQL-kommandoen brukes til å koble Word til Excel-kildefilen).

  2. Klikk Ja for å koble til Excel-kildefilen og hente adresselisten.

    Teksten i hoveddokumentet for etiketter og eventuelle felt du har satt inn, vises.

  3. Klikk kategorien Masseutsendelser, og fortsett arbeidet.

Til toppen av siden

Trinn 3: koble etikettene til regnearket

Hvis du vil flette adresseinformasjonen inn i etikettene, må du koble etikettene til regnearket som inneholder adresselisten.

  1. Hvis dette er aller første gang du kobler til et regneark, gjør du følgende:

    1. Klikk AlternativerFil-menyen.

    2. Klikk Avansert.

    3. Bla til Generelt-delen, og merk av for Bekreft konvertering av filformat ved åpning.

    4. Klikk OK.

  2. Åpne hoveddokument for utskriftsfletting, og klikk deretter Bruk eksisterende liste i Velg mottakere i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser.

    Båndet i Office 2010

  3. Finn Excel-regnearket i dialogboksen Velg datakilde, og dobbeltklikk det.

  4. Klikk MS Excel-regneark via DDE (*.xls) i dialogboksen Bekreft datakilde, og klikk deretter OK.

    Merknad: Hvis MS Excel-regneark via DDE (*.xls) ikke vises i listen, merker du av for Vis alle.

  5. Merk celleområdet eller regnearket som inneholder informasjonen du vil flette, under Navngitt område eller celleområde i dialogboksen Microsoft Office Excel, og klikk deretter OK.

Merknad: Etikettene er nå koblet til regnearkdataene, men etikettarket er fortsatt tomt. Hvis det er nødvendig, kan du definere listen over mottakere, som beskrevet i trinn 4, eller du kan begynne å fylle ut etikettene med plassholdere for adresseinformasjonen, som beskrevet i trinn 5.

Til toppen av siden

Trinn 4: Innskrenke listen over mottakerne du vil inkludere på etikettene

Det genereres en etikett for hver adresse i adresselisten. Hvis du bare vil generere etiketter for bestemte adresser i adresselisten, kan du velge hvilke adresser (poster) du vil inkludere.

Hvis du vil begrense listen over mottakere eller bruke et delsett av postene i datafilen, gjør du følgende:

  1. Klikk Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Båndet i Office 2010

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting:

    • Merk enkeltposter    Denne metoden passer best til korte lister. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av mottakerne du vil inkludere, og fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av mottakerne som du vil utelate.

      Tips!: Hvis du vet at du bare vil inkludere noen få poster i utskriftsflettingen, kan du fjerne merket i avmerkingsboksen i overskriftsraden og deretter merke av for bare de postene du vil ha. Hvis du vil inkludere mesteparten av listen, kan du likeledes merke av i avmerkingsboksen i overskriftsraden og deretter fjerne merket i avmerkingsboksene for bare de postene du vil utelate.

    • Sortere poster    Klikk overskriften for kolonnen du vil sortere etter. Listen sorteres i stigende alfabetisk rekkefølge (fra A til Å). Klikk kolonneoverskriften på nytt hvis du vil sortere listen i synkende rekkefølge (Å til A).

      Hvis du vil angi mer avanserte sorteringsalternativer, klikker du Sorter under Begrens mottakerliste og velger sorteringsinnstillingene du vil bruke på Sorter poster-fanen i dialogboksen Filtrer og sorter. Du kan for eksempel angi at mottakeradresser må alfabetiseres etter etternavn innenfor hvert postnummer, og at postnumrene oppføres i numerisk rekkefølge.

    • Filtrere poster    Denne metoden er praktisk hvis listen inneholder poster som du ikke vil vise eller ta med i flettingen. Etter at du har filtrert listen, kan du merke av i eller fjerne merket i avmerkingsboksene for å inkludere eller utelate bestemte poster.

      Slik filtrerer du poster:

      1. Klikk Filtrer under Begrens mottakerliste.

      2. Velg vilkårene du vil bruke til å filtrere postene, på Filtrer poster-fanen i dialogboksen Spørringsalternativer.

        Hvis du for eksempel vil generere etiketter bare for adresser i Norge, klikker du Land eller region i Felt-listen, klikker Lik i Sammenligning-listen og klikker Norge i Sammenlign med-listen.

      3. Hvis du vil begrense filteret ytterligere, klikker du Og eller Eller og velger deretter flere vilkår.

        Hvis du for eksempel vil generere etiketter bare for bedrifter i Bergen, angir du poster som har Bergen i Poststed-feltet og data i Firmanavn-feltet. Hvis du bruker Eller i stedet for Og i dette feltet, inneholder utskriftsflettingen alle adresser i Bergen i tillegg til alle adresser som inneholder et firmanavn, uavhengig av poststed.

Hvis du har installert programvare for adressevalidering på datamaskinen, kan du klikke Valider adresser i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere adressene til mottakerne.

Til toppen av siden

Trinn 5: legge til plassholdere (flettefelt) i etikettene

Når du har koblet etikettene til adresselisten, er du klar til å legge til plassholderne som angir hvor adressene skal vises på hver etikett. Du kan også skrive inn tekst som du vil gjenta på hver etikett, for eksempel firmalogoen eller avsenderadressen på fraktetikett.

Plassholderne for adressene kalles flettefelt. Når du utfører utskriftsflettingen, fylles flettefeltene med informasjon fra adresselisten. Flettefeltene i Word tilsvarer kolonneoverskriftene i Excel-regnearket.

Datafil med kolonner (kategorier) og rader (poster)

1. Kolonnene i en datafil representerer kategorier med informasjon. Flettefelt som du legger til på etikettene, er plassholdere for disse kategoriene.

2. Radene i en datafil representerer poster med informasjon. Når du utfører en utskriftsfletting, genererer Word en etikett for hver post.

Når du setter inn et flettefelt i den opprinnelige etiketten du konfigurerer i hoveddokumentet for etiketter, angir du at en bestemt kategori med informasjon, for eksempel navn eller adresse, skal vises på denne plasseringen.

Felt innsatt i et Word-dokument

Merknad: Når du setter inn et flettefelt i hoveddokumentet for etiketter, er feltnavnet alltid omgitt av vinkeltegn (« »). Vinkeltegnene vises ikke på de endelige etikettene. De gjør det bare enklere å skille feltene fra den vanlige teksten i hoveddokumentet for etiketter.

Hva som skjer når du fletter    

Når du utfører utskriftsflettingen, erstattes feltene i den første etiketten med informasjon fra den første raden i datafilen. Deretter erstattes feltene i den andre etiketten med informasjon fra den andre raden i datafilen og så videre.

Flette informasjon fra datafilen inn i etiketten

Eksempler på hvordan du arbeider med felt    

Når du utformer etiketter, kan du koble en hvilken som helst kolonneoverskrift i datafilen til et felt i en etikett.

La oss for eksempel anta at adresselisten din inneholder navnene til de som abonnerer på nyhetsbrevet ditt, og at datafilen inneholder en kolonne som heter Utløpsdato som inneholder datoen da hvert abonnement utløper. Hvis du setter inn et «Utløpsdato»-felt i hoveddokumentet for etiketter før du kjører flettingen, får hver enkelt abonnent se utløpsdatoen for sitt abonnement på etiketten.

Du kan sette sammen felt og skille dem med skilletegn. Du kan for eksempel opprette en adresse ved å konfigurere følgende felt i hoveddokumentet for etiketter på følgende måte:

«Fornavn» «Etternavn»

«Gateadresse»

«Postnummer» «Poststed»

Word støtter sammensatte felt, der en rekke felt grupperes, og du kan bruke dem for kombinasjoner du bruker ofte, for eksempel adresseområder og hilsningslinjer. Adresseblokk-feltet er for eksempel en kombinasjon av flere felt, inkludert fornavn, etternavn, gateadresse, poststed og postnummer.

Elementer i Adresseområde-feltet

Du kan tilpasse innholdet i de sammensatte feltene. Det kan for eksempel hende at du vil bruke et formelt navneformat i adressen (Hr. Thomas Jensen), og at du foretrekker å bruke "Til" i stedet for "Kjære" som hilsen.

Tilordne flettefeltene til datafilen    

Hvis du vil forsikre deg om at Word kan finne en kolonne i datafilen som svarer til hvert adresseelement, må du kanskje tilordne flettefeltene i Word til kolonnene i Excel-regnearket.

Når du skal tilordne feltene, klikker du Tilordne felt i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

Båndet i Office 2010

Dialogboksen Tilordne felt vises.

Dialogboksen Tilordne felt

Elementene i en adresse vises til venstre. Kolonneoverskriftene fra datafilen vises til høyre.

Word søker etter kolonnen som samsvarer best med hvert element. Som vist i bildet ble datafilens Tittel-kolonne automatisk tilordnet til Høflig tittel, men andre elementer, for eksempel Mellomnavn, kunne ikke tilordnes.

I listen til høyre kan du velge kolonnen i datafilen som samsvarer med elementet til venstre. Det er OK at Unik identifikator og Mellomnavn ikke er tilordnet, siden du ikke trenger å bruke alle feltene på etiketten for utskriftsfletting. Hvis du legger til et felt fra datafilen som ikke inneholder data, vises det som en tom plassholder, vanligvis i form av en tom linje eller et tomt område, i det flettede dokumentet.

Skrive inn innholdet og legge til plassholderne eller feltene    

  1. Skriv inn innhold du vil skal vises på alle etiketter, i den første etiketten du lager (i hoveddokumentet for etiketter).

    Hvis du vil legge til et bilde, for eksempel en logo, klikker du Bilde i Illustrasjoner-gruppen i kategorien Sett inn.

  2. Klikk der du vil sette inn feltet.

  3. Bruk gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

    Båndet i Office 2010

  4. Legg til ett av følgende:

    Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

    1. Klikk Adresseområde.

    2. Merk adresseelementene du vil inkludere, og formatene du vil bruke, i dialogboksen Sett inn adresseområde, og klikk deretter OK.

    3. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, betyr dette at noe av informasjonen som kreves for å fullføre adresseområdet, ikke finnes. Klikk pilen ved siden av (ingen samsvar), og merk deretter feltet i datakilden som svarer til feltet som kreves for utskriftsflettingen.

    Individuelle felt

    Du kan sette inn informasjon fra enkeltfelt, for eksempel fornavn, telefonnummer eller bidragsbeløpene fra en liste over bidragsytere. Du kan raskt legge til et felt fra datafilen i hoveddokumentet for etiketter ved å klikke pilen ved siden av Sett inn flettefelt og deretter klikke feltnavnet.

    Slik setter du inn andre valgfrie felt i dokumentet:

    1. Klikk Sett inn flettefelt i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

    2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Sett inn flettefelt:

      • Klikk Adressefelt hvis du vil velge adressefelt som automatisk svarer til felt i datakilden, selv om navnene på disse feltene ikke er like feltnavnene i Word.

      • Hvis du vil bruke felt som alltid henter data direkte fra en kolonne i datafilen, klikker du Databasefelt.

    3. Klikk feltet du vil ha, i Felt-boksen.

    4. Klikk Sett inn, og klikk deretter Lukk.

    5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, betyr dette at noe av informasjonen som kreves for å sette inn feltet, ikke finnes. Klikk pilen ved siden av (ingen samsvar), og merk deretter feltet i datakilden som svarer til feltet som kreves for utskriftsflettingen.

      Merknad: Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke inneholder en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

    Egendefinerte felt fra Microsoft Office Outlook-kontakter

    Hvis du vil inkluderer egendefinerte kontaktfelt i hoveddokumentet, må du starte utskriftsflettingen i Outlook. Først oppretter du en visning av kontaktene med de feltene du vil bruke i flettingen, og deretter starter du utskriftsflettingen. Når du har valgt innstillingene du vil ha, startes Word automatisk, og du kan fullføre utskriftsflettingen.

    Opprette en kontaktvisning som inneholder egendefinerte felt

    1. Klikk Endre visning i kategorien Visning i Kontakter i Outlook, og klikk deretter Liste.

    2. Høyreklikk en kolonneoverskrift, og klikk deretter Feltvelger på hurtigmenyen.

    3. Merk Brukerdefinerte felt i mappe i rullegardinlisten øverst i dialogboksen Feltvelger.

    4. Dra feltet du vil legge til, fra dialogboksen til kolonneoverskriftene. En liten rød pil gjør det enklere å plassere feltet nøyaktig der du vil ha det.
      Dra et egendefinert felt fra feltvelgeren til kontaktmappevisning

      Merknad: Du kan legge til et nytt felt i dialogboksen Feltvelger ved å klikke Ny nederst i dialogboksen.

    5. Når du har lagt til alle de egendefinerte feltene i visningen, lukker du dialogboksen Feltvelger.

    6. Hvis du vil fjerne et felt fra utskriftsflettingen, klikker du feltnavnet i kolonneoverskriften i listevisning og drar det bort fra kolonneoverskriften.

      Kjøre utskriftsflettingen fra Outlook

    7. I Kontakter i Outlook merker du individuelle kontakter ved å holde nede SKIFT og klikke for å merke et område, eller ved å holde nede CTRL og klikke for å merke individuelle kontakter. Hvis du vil inkludere samtlige kontakter i gjeldende visning, klikker du ingen av kontaktene.

    8. Klikk Utskriftsfletting i kategorien Hjem.

    9. Hvis du merket individuelle kontakter som skal inkluderes i flettingen, klikker du Bare merkede kontakter. Hvis du vil inkludere samtlige kontakter som vises i gjeldende visning, klikker du Alle kontakter i gjeldende visning.

    10. Hvis du konfigurerte listen slik at den bare inneholder nøyaktig de feltene du vil inkludere i utskriftsflettingen, klikker du Kontaktfelt i gjeldende visning. Klikk ellers Alle kontaktfelt for å gjøre alle kontaktfeltene tilgjengelige i utskriftsflettingen.

    11. Hvis du vil generere et nytt hoveddokument for utskriftsflettingen, klikker du Nytt dokument. Klikk ellers Eksisterende dokument, og klikk deretter Bla gjennom for å finne dokumentet som skal brukes som hoveddokument.

    12. Hvis du vil lagre kontaktene og feltene du merket slik at de kan brukes på nytt senere, merker du av for Permanent fil og klikker deretter Bla gjennom for å lagre filen. Dataene lagres som kommadelte data i et Word-dokument.

    13. Klikk Adresseetiketter under Dokumenttype.

    14. Klikk OK. Når dokumentet åpnes i Word, klikker du pilen ved siden av Sett inn flettefelt i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser, og deretter klikker du feltene du vil legge til i hoveddokumentet for etiketter.

  5. Når du har konfigurert den første etiketten slik du vil ha den, klikker du Oppdater etiketter i gruppen Skriv og sett inn felt.

    Oppsettet for den første etiketten kopieres til alle de andre etikettene.

  • Du kan ikke skrive inn flettefelttegnene («« »») manuelt eller bruke kommandoen SymbolSett inn-menyen i Word. Du må bruke utskriftsfletting.

  • Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel {MERGEFIELD By }, vises feltkodene i stedet for feltresultater. Dette påvirker ikke utskriftsflettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden og velger Aktiver/deaktiver feltkoder.

Formatere flettede data    

I database- og regnearkprogrammer, for eksempel Access og Excel, lagres informasjonen du skriver inn i celler, som rådata. Formatering som du bruker i Access eller Excel, for eksempel skrifter og farger, lagres ikke sammen med rådataene. Når du fletter informasjon fra en datafil inn i et Word-dokument, fletter du rådataene uten formateringen.

Hvis du vil formatere dataene i dokumentet, merker du flettefeltet og formaterer det på samme måte som du formaterer annen tekst. Pass på at du også merker vinkeltegnene « ») som omgir feltet.

Til toppen av siden

Trinn 6: forhåndsvise og skrive ut etikettene

Når du har lagt til feltene i den opprinnelige etiketten du konfigurerte i hoveddokumentet for etiketter, er du klar til å forhåndsvise resultatene av utskriftsflettingen. Når du er fornøyd med forhåndsvisningen, fullfører du utskriftsflettingen og skriver ut etikettene. Du kan deretter lagre hoveddokumentet for etiketter til bruk senere.

Forhåndsvise utskriftsflettingen

Du kan forhåndsvise etikettene og gjøre endringer før du faktisk fullfører utskriftsflettingen.

Gjør ett av følgende i gruppen Forhåndsvis resultater i kategorien Masseutsendelser hvis du vil forhåndsvise:

Båndet i Word

  • Klikk Forhåndsvis resultater.

  • Bla gjennom hver etikett ved å klikke knappene Neste post og Forrige post i gruppen Forhåndsvis resultater i kategorien Masseutsendelser tab.

  • Forhåndsvis et bestemt dokument for etiketter ved å klikke Søk etter mottaker.

Merknad: Klikk Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser for å åpne dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere listen eller fjerne mottakere fra flettingen hvis du ser poster du vil utelate.

Båndet i Word

Merknad: I Word brukes en tabell til å plassere etikettene på siden. Når du blar gjennom etikettene, vises den aktive posten i den første cellen i tabellen, og de påfølgende postene vises i etterfølgende celler.

Fullføre utskriftsflettingen

Slik skriver du ut etikettene:

  1. Klikk Fullfør og slå sammen i Fullfør-gruppen i kategorien Masseutsendelser, og klikk deretter Skriv ut dokumenter.

    Båndet i Word

  2. Velg om du vil skrive ut hele settet med etiketter, bare etiketten som vises, eller et bestemt delsett av etikettene.

Slik endrer du individuelle etiketter:

  • Klikk Fullfør og slå sammen i Fullfør-gruppen i kategorien Masseutsendelser, og klikk deretter Rediger enkeltdokumenter.

    Båndet i Word

  • Velg om du vil redigere hele settet med etiketter, bare etiketten som vises, eller et bestemt delsett av etikettene. Etikettene du vil redigere, lagres i en egen fil.

Til toppen av siden

Trinn 7: lagre etikettene for fremtidig bruk

Husk at de flettede etikettene du lagrer, er atskilt fra den opprinnelige etiketten du konfigurerte i hoveddokumentet for etiketter. Det er en god idé å lagre selve hoveddokumentet for etiketter hvis du har tenkt å bruke det til en annen utskriftsfletting.

Når du lagrer hoveddokumentet for etiketter, lagrer du også dets kobling til datafilen. Neste gang du åpner hoveddokumentet for etiketter, blir du bedt om å velge om du vil flette informasjonen fra datafilen inn i hoveddokumentet for etiketter på nytt.

  • Klikk Ja for å åpne dokumentet med informasjonen fra den første posten som ble flettet inn.

  • Klikk Nei for å bryte koblingen mellom hoveddokumentet for etiketter og datafilen, omformatere hoveddokumentet for etiketter til et vanlig Word-dokument og erstatte feltene med den unike informasjonen fra den første posten.

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×