Opprette og dele et instrumentbord med Excel og Microsoft Groups

Hent dataene dine

1. Du kan kopiere og lime inn data direkte i Excel, eller du kan konfigurere en spørring fra en datakilde. I dette emnet brukte vi salgsanalysespørringen fra Northwind Traders-malen for Microsoft Access. Hvis du vil bruke den, kan du åpne Access og gå til Fil > Ny > Søk etter «Northwind» og opprette maldatabasen. Når du har gjort dette, får du tilgang til alle spørringene som er inkludert i malen. Vi har allerede lagt inn disse dataene i Excel-arbeidsboken for deg, så det er ingen grunn til bekymring hvis du ikke har Access.

2. Kontroller at dataene er strukturert riktig, uten manglende rader eller kolonner. Hver rad skal representere en individuell post eller et element. Hvis du trenger hjelp til å konfigurere en spørring, eller hvis dataene må manipuleres, kan du se Få & Transformer i Excel.

   

3. Hvis den ikke allerede er det, formaterer du dataene som en Excel-tabell. Når du importerer fra Access, importeres dataene automatisk til en tabell.

Opprette pivottabeller

1. Merk en celle i dataområdet, og gå til Sett inn > pivottabell > nytt regneark. Se Opprette en pivottabell for å analysere regnearkdata for mer informasjon.

2. Legg til de ønskede pivottabellfeltene, og formater deretter slik du ønsker. Denne pivottabellen vil være grunnlaget for andre, så du bør bruke litt tid på å foreta nødvendige justeringer av stil, rapportoppsett og generell formatering nå, slik at du ikke trenger å gjøre det flere ganger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se: Utforme oppsettet og formatet til en pivottabell.

   I dette tilfellet opprettet vi et sammendrag av salg på øverste nivå etter produktkategori, og sortert etter Salg-feltet i synkende rekkefølge.

   

   Se Sortere data i en pivottabell eller et pivotdiagram for mer informasjon.

3. Når du har opprettet hovedpivottabellen, merker du den og kopierer og limer den inn så mange ganger som nødvendig for å tømme områder i regnearket. Disse pivottabellene kan for eksempel endre rader, men ikke kolonner, så vi plasserte dem på samme rad med en tom kolonne mellom hver av dem. Det kan imidlertid hende at du må plassere pivottabellene under hverandre hvis de kan utvide kolonnene.

   Viktig!: Pivottabeller kan ikke overlappe hverandre, så pass på at utformingen gir nok plass mellom dem til at de kan utvides og trekkes sammen etter hvert som verdier filtreres, legges til eller fjernes.

   På dette tidspunktet vil du kanskje gi pivottabellene meningsfulle navn, slik at du vet hva de gjør. Hvis ikke vil Excel gi dem et navn til pivottabell1, pivottabell2 og så videre. Du kan velge hver av dem, og deretter gå til Pivottabellverktøy > Analyser > skrive inn et nytt navn i boksen Navn på pivottabell . Dette vil være viktig når det er på tide å koble pivottabellene til slicere og tidslinjekontroller.

   

Opprette pivotdiagrammer

1. Klikk hvor som helst i den første pivottabellen, og gå til Pivottabellverktøy > Analyser > pivotdiagram > velg en diagramtype. Vi valgte et kombinasjonsdiagram med Salg som et gruppert stolpediagram, og % totalt som et linjediagram tegnet inn på sekundæraksen.

   

2. Velg diagrammet, og deretter endre størrelse og format slik du ønsker, på fanen Verktøy for pivotdiagram . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se seriene våre om formateringsdiagrammer.

3. Gjenta dette for hver av de gjenværende pivottabellene.

4. Nå kan du også gi nytt navn til pivotdiagrammet. Gå til Pivotdiagramverktøy > Analyser > skriv inn et nytt navn i Diagramnavn-boksen .

Legge til slicere og en tidslinje

Med slicere og tidslinjer kan du raskt filtrere pivottabeller og pivotdiagrammer, slik at du bare kan se informasjonen som gir mening for deg.

1. Velg en pivottabell, og gå til Pivottabellverktøy > Analyser > Filtrer > Sett inn slicer, og merk deretter av for hvert element du vil bruke for en slicer. For dette instrumentbordet valgte vi Kategori, Produktnavn, Ansatt og Kundenavn. Når du klikker OK, legges slicerne til midt på skjermen, stablet oppå hverandre, slik at du må ordne og endre størrelsen på dem etter behov.

   

2. Alternativer for slicer – Hvis du klikker på en slicer, kan du gå til Slicer-verktøy > Alternativer og velge ulike alternativer, for eksempel Stil og hvor mange kolonner som vises. Du kan justere flere slicere ved å merke dem med CTRL+VENSTREklikk, og deretter bruke Juster-verktøyene på slicerverktøy-fanen.

3. Slicertilkoblinger – Slicere kobles bare til pivottabellen du brukte til å opprette dem, så du må velge hver slicer og deretter gå til slicerverktøy > alternativer > rapporttilkoblinger og kontrollere hvilke pivottabeller du vil koble til hver av dem. Slicere og tidslinjer kan kontrollere pivottabeller i alle regneark, selv om regnearket er skjult.

   

4. Legg til en tidslinje – Velg en pivottabell, og gå til Pivottabellverktøy > Analyser > Filtrer > Sett inn tidslinje, og merk deretter av for hvert element du vil bruke. For dette instrumentbordet valgte vi Ordredato.

5. Tidslinjealternativer – Klikk tidslinjen, og gå til Tidslinjeverktøy > Alternativer , og velg alternativer som Stil, Topptekst og Bildetekst. Velg alternativet Rapporttilkoblinger for å koble tidslinjen til pivottabellene du ønsker.

Mer informasjon om slicere og tidslinjekontroller.

Neste trinn

Instrumentbordet er nå funksjonelt fullført, men du må sannsynligvis fortsatt ordne det slik du ønsker, og foreta endelige justeringer. Du kan for eksempel legge til en rapporttittel eller en bakgrunn. For instrumentbordet vårt la vi til figurer rundt pivottabellene og deaktiverte overskrifter og rutenettlinjer fra Visning-fanen.

Pass på å teste hver av slicerne og tidslinjene for å sikre at pivottabeller og pivotdiagrammer fungerer på riktig måte. Du kan finne situasjoner der enkelte valg forårsaker problemer hvis én pivottabell ønsker å justere og overlappe en annen, noe den ikke kan gjøre og viser en feilmelding. Disse problemene bør rettes før du distribuerer instrumentbordet.

Når du er ferdig med å konfigurere instrumentbordet, kan du klikke på «Del et instrumentbord»-fanen øverst i dette emnet for å lære hvordan du distribuerer det.