Opprette og dele en offentlig mappe i Outlook

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Fellesmapper i Outlook er et flott sted å samle, organisere og dele informasjon om bestemte emner eller prosjekter i en organisasjon. Felles i dette tilfellet betyr at det kan vises av alle i organisasjonen, ikke "hele verden". Når du publiserer en melding i en fellesmappe, sender du ikke e-post, så innboksen blir ikke fylt opp. I stedet kan andre kontrollere mappen når de vil se etter interessante innlegg.

Viktig: Du må ha en Microsoft Exchange Server og en e-postkonto i Exchange for å bruke fellesmappene med Outlook. De fleste private og personlige e-postkontoer bruker ikke Exchange.

Trinn 1: Kontroller med Exchange-administrator

Organisasjonen tillater kanskje ikke fellesmapper eller har kanskje policyer for hvordan de skal brukes. Kontakt administrator for å få informasjon. Hvis organisasjonen tillater og støtter bruk av fellesmapper, men det ennå ikke finnes en fellesmappe på øverste nivå, spør du Exchange-administrator om å opprette en.

Når mappen på øverste nivå er tilgjengelig, trykker du CTRL+6 for å vise den og innholdet i mapperuten i Outlook.

Trinn 2: Opprette og gi navn til mappen

  1. Trykk CTRL+6 for å se Fellesmapper i mapperuten.

    Viktig: Hvis du ikke ser en inndeling for Fellesmapper i mapperuten, kan du se lokal Exchange-e-administratoren. De må konfigurere den deg.

  2. Høyreklikk Fellesmapper, og klikk Ny mappe.

    Fellesmapper

  3. Gi mappen navn, og klikk OK.

Tips: 

  • Du kan legge til en offentlig mappe i Favoritter -mapper. Deretter i Outlook Web App, du kan utføre bestemte funksjoner i de samme fellesmappene, som opprette, oppdatere eller slette elementer. Disse handlingene kan utføres i Kalender, kontakter, e-post og innlegg fellesmapper.

  • Hvis du vil legge til en offentlig mappe i Favoritter, høyreklikker du mappen, og velg deretter Legg til i Favoritter....

  • Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker Favorittmapper i Outlook Web App, kan du se arbeide med meldingsmapper i Outlook Web App.

Trinn 3: Angi mappetillatelser for brukere og grupper

Som standard gir Outlook tillatelser bare for deg, som personen som opprettet fellesmappen, så du må deretter spesielt gi tillatelser til personer, slik at de kan lese og legge inn innhold i mappen. Lær hvordan du kan Endre tillatelser for en fellesmappe.

Komme i gang med å bruke fellesmapper

Her er noen vanlige måter å bruke fellesmapper på i en organisasjon:

Diskusjoner på weben

Lagre hvert enkelt diskusjonsemne i sin egen undermappe. Angi tillatelser for hver undermappe ved behov (du kan begrense tilgang til mapper som inneholder konfidensiell eller sensitiv informasjon). Et emne kan ha sin egen sensuransvarlig som kontrollerer om et element er publisert og sletter innlegg som ikke oppfyller eller bryter organisasjonens standarder og policyer.

Dele kalendere, kontaktlister og oppgavelister

Legg ved kalendere, kontakter og oppgaver eller oppgavelister i innlegg for å dele informasjon med andre som har tilgang til mappen. Denne typen sentralisert plassering fremmer kommunikasjon og samarbeid på gruppeprosjekter.

Forskjeller mellom e-postmapper og fellesmapper

  • Når du bytter fra en e-postmappe til en fellesmappe, endres knappen Ny e-post over mapperuten, til Nytt innlegg. Dette er fordi du vanligvis publiserer elementer i stedet for å sende e-postmeldinger i en fellesmappe.

  • Når du svarer på et innlegg i en fellesmappe, finnes det ingen Svar alle-knapp. Alle som kan vise mappeinnholdet, kan se innlegget.

Mer om Outlook-mapper

Veksle mellom Outlook-mapper

Endre tillatelser for en fellesmappe

Opprette en offentlig mappe og angi tillatelser, visninger, skjemaer og regler

Hvis du vil opprette en offentlig mappe, må du ha tillatelse til å opprette mapper i en eksisterende fellesmappe. For informasjon om hvordan du får tillatelse, kan du se systemansvarlig.

  1. Velg Nyfil-menyen, og klikk deretter mappe.

  2. Skriv inn et navn på mappen i Navn-boksen.

  3. Klikk mappen du vil opprette, i boksen Mappen inneholder.

  4. Klikk plasseringen for mappen i listen Velg hvor mappen skal plasseres.

    Du raskt vil starte en fellesmappe med eksisterende elementer:

    1. I mappelisten, i navigasjonsruten, klikk mappen du vil kopiere.

    2. Velg mappefil-menyen, og klikk deretter Kopier mappenavnet.

    3. Klikk plasseringen du vil kopiere til mappen i listen.

  1. I den Mappeliste, i navigasjonsrute, Høyreklikk fellesmappen du vil dele, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

    Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe for å kunne angi delingstillatelser for mappen. Du kan angi tillatelser for bare én mappe om gangen.

  2. Klikk kategorien tillatelser.

  3. Klikk Legg til.

  4. Skriv inn navnet på personen du vil gi delingstillatelser til, i Søk-boksen.

  5. Klikk Legg til, og klikk deretter OK.

  6. Klikk navnet på personen du nettopp la til i navn-listen.

  7. Velg innstillingene du vil bruke, under tillatelser.

    Merknad: Du kan tilordne alle som har tilgang til mappen de samme tillatelsene ved å velge standard i navn-listen.

Gjør ett av følgende:

  • Opprette en visning fra grunnen av

    1. Gå til Visning-menyen, pek på Gjeldende visning og klikk deretter på Definer visninger.

    2. Klikk på Ny.

    3. Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.

    4. Velg visningstype du vil bruke i visningstype-boksen.

    5. Hvis du vil endre hvor visning skal være tilgjengelig, klikker du et alternativ under kan brukes på.

    6. Klikk på OK.

    7. Hvis du vil tilpasse visningen, under Beskrivelse, klikke en knapp, og velg deretter alternativene du vil bruke.

    8. Klikk på OK når du er ferdig med å velge alternativer.

    9. Hvis du vil bruke visningen umiddelbart, klikker du på Bruk visning.

  • Opprette en visning basert på en standardvisning

    1. Bytte til visning du vil basere den nye visningen på.

    2. Pek på Gjeldende visning, og deretter klikk på Tilpass gjeldende visning i Vis-menyen.

    3. Klikke en knapp for hver type endring du vil gjøre, under Beskrivelse, og velg deretter de ønskede alternativene.

    4. Når du er ferdig med endringene, lukker du dialogboksen Tilpass visning .

    5. Gå til Visning-menyen, pek på Gjeldende visning og klikk deretter på Definer visninger.

    6. Klikk gjeldende visning i boksen visninger for mappen mappenavn.

    7. Klikk på Kopier.

    8. Skriv inn et navn i boksen Navn på ny visning.

    9. Hvis du vil endre på hvor visningen skal være tilgjengelig, klikker du på et alternativ under Kan brukes på.

      Merknad: Nye visninger legges til Gjeldende visning-undermeny (Velg Ordne etter på Vis-menyen). 

Hvis du vil endre standardvisningen for en fellesmappe, må du ha eiertillatelse for mappen, og det må være minst ett egendefinert visning som er definert for mappen som er synlige for alle.

  1. Høyreklikk fellesmappen i den Mappeliste, i navigasjonsrute, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

  2. Klikk kategorien Administrasjon.

    Hvis kategorien Administrasjon ikke vises, kan du ikke har eiertillatelse.

  3. Klikk visningen du vil skal vises hver gang mappen åpnes i listen Første visning i en mappe.

    I normalvisningen viser standardvisningen for Microsoft Outlook for typen elementer i mappen.

Du må ha redaktør, Ansvarlig redaktør eller eier tillatelse til å legge til skjemaer i en privat delt mappe eller en fellesmappe. Hvis mappen er en offentlig mappe, og du har eiertillatelse, kan du begrense skjemaer som er tilgjengelige for andre personer som bruker mappen.

  1. I den Mappeliste, i navigasjonsrute, høyreklikker du mappen, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

  2. Klikk kategorien skjemaer.

  3. Hvis du vil legge til et skjema i listen skjemaer som er tilknyttet denne mappen, klikk Behandle, og deretter angir du skjemaet.

  4. Klikk på Lukk.

  5. Hvis du vil begrense skjemaer som du vil skal være tilgjengelig for andre personer som bruker mappen, klikker du et alternativ under Tillat disse skjemaene i denne mappen.

Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe til å opprette eller endre regler for mappen.

  1. Høyreklikk fellesmappen du vil opprette eller endre regler for i den Mappeliste, i navigasjonsrute, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

  2. Klikk kategorien Administrasjon.

  3. Klikk Mappeassistent.

  4. Gjør et av følgende:

    • Hvis du vil opprette en regel, klikker du Legg til regel.

    • Hvis du vil endre en eksisterende regel, klikker du regelen i listen, og klikk deretter Rediger regel.

  5. Angi hvilke betingelser som elementet må oppfylle for at handlingen skal utføres. Klikk Avansert for flere betingelser.

  6. Velg ønskede alternativer under Utfør følgende handlinger.

    Merknad: Når du oppretter en regel, er det aktive som standard.

Gjør ett eller flere av følgende:

  • Dele en kalender

    1. Opprette en ny mappe, og velg kalenderelementer i listen mappen inneholder.

    2. Klikk Kalender i listen Velg hvor mappen skal plasseres, og klikk deretter OK.

    3. Legge til møter og hendelser i mappen.

  • Dele en kontaktliste

    1. Opprette en ny mappe, og velg kontaktelementer i listen mappen inneholder.

    2. Klikk kontakter i listen Velg hvor mappen skal plasseres, og klikk deretter OK.

    3. Legge til kontakter i mappen.

      Merknad: Delt kontaktliste vises i de Outlook adressebok/kontaktene.

  • Dele en oppgaveliste

    1. Opprette en ny mappe, og velg oppgaveelementene i listen mappen inneholder.

    2. Klikk oppgaver i listen Velg hvor mappen skal plasseres, og klikk deretter OK.

    3. Legge til aktiviteter i mappen.

      Merknad: Mens du kan kopiere en oppgaveliste til en offentlig mappe, kan du kopiere en oppgaveforespørsel til en offentlig mappe eller opprette en oppgaveforespørsel fra en fellesmappe.

  • Legge inn informasjon i en fellesmappe

    1. Åpne fellesmappen du vil legge inn informasjon i.

    2. Hvis du vil bruke standardskjema for å legge inn informasjon, klikk fil-menyen, pek på Ny, og klikk deretter artikkel i denne mappen.

    3. Skriv inn informasjonen du vil legge inn i skjemaet.

    4. Klikk Legg inn.

Opprette en sensurert fellesmappe

Du må ha eiertillatelse for en fellesmappe for å angi det som en sensurert mappe.

  1. Høyreklikk fellesmappen i den Mappeliste, i navigasjonsrute, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.

  2. Klikk Sensurert mappe i kategorien Administrasjon.

  3. Merk av for angi at mappen som en sensurert mappe.

  4. Skriv inn navnet på personen som mottar innkommende meldinger eller navnet på en alternativ fellesmappe der meldingene skal lagres til gjennomgang, i boksen Videresend nye elementer til. Den sensuransvarlige som er angitt i trinn 6.

  5. Valgfritt: Hvis du vil sende et svar automatisk når en ny melding mottas av sensuransvarlig, velge et alternativ under svar på nye elementer med.

    Gjør ett av følgende:

    • Standardsvar   

      "Takk for innlegget. Vær oppmerksom på at innsending til enkelte mapper eller diskusjonsgrupper blir vurdert for å finne ut om de skal gjøres offentlig tilgjengelig. I slike tilfeller vil det bli en forsinkelse før godkjente innlegg kan vises av andre brukere."

    • Tilpasset svar   

      Klikk Egendefinert svar, og klikk deretter malen. Skriv inn teksten for det egendefinerte svaret.

    Sensuransvarlige vil ikke motta noen av disse svarene når de legger inn meldinger.

  6. Hvis du vil legge til eller fjerne navnene på personer som er sensuransvarlige, klikker du Legg til eller fjerne.

  7. Valgfritt: For å vise egenskapene for en valgt sensuransvarlig, klikker du Egenskaper.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×