Opprette etiketter for utskrifter i Access

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Microsoft Office Access 2007 gir deg flere forskjellige alternativer for å opprette etiketter som inneholder data lagret i Access-tabellene. Det enkleste er å bruke etikettveiviseren i Access til å opprette og skrive ut etikettene fra en rapport som du oppretter. I tillegg kan du importere data i Access fra andre kilder, for eksempel Microsoft Office Excel 2007-arbeidsbøker og Microsoft Office Outlook 2007-kontaktlister, og flette disse dataene eller eksisterende Access-tabellene med et Microsoft Office Word 2007-dokument og deretter opprette og skrive ut etikettene fra Word.

Hva vil du gjøre?

Bruke Access til å opprette og skrive ut etiketter

Lære tips og triks for å opprette etiketter

Skrive ut Access-data ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting i Word

Bruke Access til å opprette og skrive ut etiketter

I Access oppretter du etiketter som en rapport som formateres med en liten sidestørrelse, slik at den passer til den ønskede etiketten. Det vanligste bruksområdet for etiketter er for adresser, men alle Access-data kan skrives ut i et etikettformat for flere formål. Når deg gjelder adresseetiketter, får rapporten adressedataene fra tabellene eller spørringene som inneholder adressene. Når du skriver ut rapporten, får du én enkelt etikett for hver adresse fra den den underliggende postkilden.

Merknad: Fremgangsmåten i denne artikkelen forutsetter at du allerede har opprettet en Access-database som inneholder tabeller (eller koblede tabeller) som inneholder dataene du vil bruke på etikettene. Du finner en kobling til mer informasjon om hvordan du kommer i gang med Access, under Se også.

Etikettveiviseren gir deg en serie med spørsmål om etikettene og dataene som du vil vise på dem. Veiviseren oppretter rapporten, og du kan deretter tilpasse den etter behov.

Opprette etiketter ved hjelp av etikettveiviseren i Access

  1. I navigasjonsruten velger eller åpner du tabellen eller spørringen som skal være postkilden for etikettene.

  2. Klikk etiketter Knappesymbol i rapporter-gruppen i kategorien Opprett.

    Access starter etikettveiviseren.

    Første side i etikettveiviseren

  3. Hvis du kjenner produsenten og produktnummeret for etikettene:

    • Velg produsenten i boksen Filtrer etter produsent.

    • Velg etiketten i boksen Hvilken etikettstørrelse vil du ha?.

      Hvis du ikke kjenner produsenten, prøver du å finne et produkt der verdiene i kolonnene Etikettmål og Antall bortover svarer til etikettene.

      Hvis du ikke finner en tilsvarende etikett:   

    • Klikk Tilpass, og klikk deretter Ny.

      Dialogboksen Ny etikett vises.

      Ny etikett-side i etikettveiviser

    • Mål etikettene, og angi målene i de aktuelle boksene i dialogboksen Ny etikett.

    • Angi et navn for de egendefinerte etikettene i tekstboksen Etikettnavn, velg den ønskede etikettypen og papirretningen, og klikk deretter OK.

      Hvis du allerede har opprettet en egendefinert etikett, og du ønsker å merke den:   

    • Klikk Vis egendefinerte etikettstørrelser, og klikk deretter den ønskede egendefinerte etiketten.

  4. Velg Arkmating eller Løpende bane under Etikettype, og klikk deretter Neste.

  5. Velg skriftnavnet, -størrelsen og -tykkelsen og tekstfargen som du vil ha på etiketten, og klikk Neste.

  6. På siden Hvilken tekst vil du ha på adresseetikettene i veiviseren velger du feltene som du vil ha på etikettene, fra listen Tilgjengelige felt, og deretter dobbeltklikker du dem for å legge dem til i boksen Prototypeetikett.

    Legge til felt i en etikett i etikettveiviseren

    • Hvis du vil legge til avstand mellom feltene i boksen Prototypeetikett, trykker du MELLOMROM-tasten.

    • Hvis du vil opprette en ny linje, trykker du ENTER-tasten.

    • Hvis du vil flytte mellom felt og linjer, bruker du piltastene.

    • Hvis du vil fjerne et felt fra boksen, trykker du TILBAKE-tasten.

    • Hvis du vil legge til annen tekst eller tegnsetting (for eksempel et komma etter poststed), klikker du for å plassere markøren der du vil at teksten skal vises, og deretter begynner du å skrive inn. Denne teksten vil være lik på alle etikettene

      Merknad: Du kan bare legge til felt av følgende datatyper ved hjelp av etikettveiviseren: Tekst, Notat, Tall, Dato/klokkeslett, Valuta, Ja/nei eller Vedlegg. Hvis du vil legge til felt av typene OLE-objekt eller Hyperkobling, åpner du etikettrapporten i utformingsvisning når du har fullført etikettveiviseren, og deretter bruker du Feltliste-ruten til å legge til feltene. Når du skal åpne Feltliste-ruten mens rapporten er åpen i utformingsvisning, trykker du ALT+F8.

      Når du har ordnet feltene på etiketten slik du vil ha dem, klikker du Neste.

  7. På den neste siden kan du velge felt som du vil sortere etikettene etter. Det kan for eksempel være at du vil sortere etter postnummer for store sendinger. Velg feltene som du vil sortere etter, fra listen Tilgjengelige felt, og dobbeltklikk deretter feltene for å legge til boksen Sorter etter. Når du er ferdig, klikker du Neste.

    Angi sorteringsrekkefølgen i etikettveiviseren

  8. Angi navnet på etikettene på den siste siden, og klikk Fullfør.

    Siste side i etikettveiviseren

    Hvis du velger Vise hvordan etikettene vil se ut når de skrives ut på den siste siden i etikettveiviseren, forhåndsviser Access etikettene. Du kan klikke etiketten for å zoome inn og ut eller bruke zoomkontrollen på statuslinjen.

    Zoomkontroll

    Hvis du velger Endre etikettutformingen på den siste siden i etikettveiviseren, viser Access etikettrapporten i utformingsvisning.

Tilpasse visningen av etiketten

Hvis de resulterende etikettene ikke har det ønskede utseendet, kan du tilpasse oppsettet ved å åpne rapporten i utformingsvisning og foreta endringer. Når du arbeider med etiketter, er det vanligvis enklere å bruke utformingsvisning der du har mer nøyaktig kontroll over oppsettet. Hvis du vil se resultatene av endringene du foretar i utformingsvisning, bytter du til forhåndsvisning.

Hvis dataene ikke er på linje med etikettene

I mange tilfeller kan du reparere mindre problemer med etikettoppsettet ved å foreta justeringer i utformingsvisning. Du kan flyttet kontrollene, og du kan justere etikettstørrelsen ved å endre bredden eller høyden for detaljinndelingen.

Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning Knappesymbol på hurtigmenyen.

Hvis du vil endre marger eller avstanden mellom etikettene, kan du bruke dialogboksen Utskriftsformat når du er i utformingsvisning.

Klikk kolonner Knappesymbol i Sideoppsett-gruppen i kategorien Utskriftsformat. Dialogboksen Utskriftsformat vises med kategorien kolonner valgt.

Kategorien Kolonner i dialogboksen Utskriftsformat

Du kan endre følgende innstillinger i de tre inndelingene i dialogboksen Utskriftsformat:

Inndeling

Alternativ

Beskrivelse

Innstillinger for rutenett

Antall kolonner

Dette skal være lik antall etiketter på tvers av siden.

Radavstand

Angi en ny verdi for å øke eller redusere den loddrette avstanden mellom radene med etiketter.

Kolonneavstand

Angi en ny verdi for å øke eller redusere den vannrette avstanden mellom kolonnene med etiketter.

Kolonnestørrelse

Bredde

Husk marginnstillingene og kolonneavstanden når du angir denne verdien.

Du kan kontrollere og justere margene ved å klikke Utskriftsalternativer i dialogboksen Utskriftsformat.

Høyde

Juster høyden på hver etikett etter behov.

Samme som detalj

Når dette alternativet er valgt, angis kolonnebredden og -høyden til den samme verdien som bredden og høyden for detaljinndelingen i utformingsvisning.

Kolonneoppsett

Kolonner først

Når dette alternativet er valgt, skrives etikettdataene ut nedover for den første kolonnen, deretter nedover for den andre kolonnen og så videre.

Rader først

Når dette alternativet er valgt, skrives etikettdataene ut på tvers av den første raden, deretter på tvers av den andre raden og så videre.

Merknad: Du kan også bruke dialogboksen Utskriftsformat når du er i forhåndsvisning. Når du klikker OK for å lukke dialogboksen, kan du se hvordan de nye innstillingene påvirker etikettene.

Det kan hende at du må eksperimentere for å oppnå den optimale justeringen for dataene på etikettene, spesielt for arkmatede etiketter med flere kolonner. En etikettrapport består av en antall områder som opptar plass. Det kan for eksempel være selve etikettene, avstanden mellom etikettene og plassen som opptas av sidemargene. Hvis arket med etiketter er 8,5 tommer bredt og du bruker en marg på 0,25 tommer til venstre og høyre, er det bare 8 tommer med tilgjengelig plass (8,5 minus 0,5). Hvis du utformer rapporten for to kolonner med etiketter og bruker 0,25 tommer for avstanden mellom etikettene (innstillingen for kolonneavstand i dialogboksen Utskriftsformat), har du bare 7,75 tommer tilgjengelig for selve etikettene. Dermed må bredden på detaljinndelingen ikke være større enn 3,875 tommer (7,75/2 kolonner) for at etikettdataene skal passe. Det samme prinsippet gjelder i den loddrette dimensjonen – du må ta hensyn til topp- og bunnmargene og radavstanden når du justerer høyden på etikettene.

Hvis innstillingene i dialogboksen Utskriftsformat og/eller bredden på kontrollene i rapportutformingen fører til at en del informasjon ikke får plass på siden ved utskrift eller forhåndsvisning, vises meldingen. Det kan være at noen av dataene ikke blir vist. Dette er et sikkert tegn på at du må finjustere sideinnstillingene og kanskje justere størrelsen på kontrollene i rapportutformingen. Hvis du ser denne meldingen, kan du prøve følgende:

  • Reduser bredden på kontrollene i detaljinndelingen, slik at de får plass i området som er beregnet for én enkelt etikett. Se eksempelet tidligere i denne kolonnen for å lære hvordan du beregner tilgjengelig plass.

  • Reduser størrelsen på sidemargene i dialogboksen Utskriftsformat. Dette vil øke den tilgjengelige plassen for informasjonen på etikettene.

Skrive ut etikettene

  1. Åpne rapporten i en hvilken som helst visning (eller velg rapporten i navigasjonsruten).

  2. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Skriv ut. Skriv ut-knappen

    Access viser dialogboksen Skriv ut.

  3. Angi dine valg for alternativer som skriver, utskriftsområde og antall eksemplarer.

  4. Klikk OK.

Til toppen av siden

Lære tips og triks for å opprette etiketter

  • Velge adressene du vil skrive ut    Hvis du ikke vil skrive ut alle adressene i den underliggende postkilden, gjør du ett av følgende:

    • Velg adresser ved å angi ett eller flere vilkår    Opprette en parameterspørring, og angi denne spørringen som postkilde for etikettrapporten. Når du åpner rapporten, blir du bedt om å angi vilkår for å hente poster. Poster som oppfyller kriteriene deretter hentes og gjøres tilgjengelig i etikett-rapporten.
      Hvis du bruker Word til å opprette og skrive ut adressene, angir du parameterspørringen som datakilde under utskriftsflettingen.

    • Velge adresse ved å bla gjennom adressepostene     Hvis du vil bla gjennom adresselisten og velge adressene du vil skrive ut etiketter for, gjør du følgende:

      1. Legg til et Ja/Nei-felt kalt SkrivUtEtikett i den underliggende adressetabellen i utformingsvisning. Når du bytter til dataarkvisning, vises det en avmerkingsboks i hver rad i kolonnen SkrivUtEtikett.

      2. Bruk veiviseren for enkle spørringer til å opprette en spørring som inkluderer alle adressefeltene og feltet SkrivUtEtikett.

      3. Åpne spørringen i utformingsvisning. Skriv inn JaVilkår-cellen i feltet SkrivUtEtikett. Spørringen henter bare adressene du vil skrive ut.

      4. Sett egenskapen RecordSource (Postkilde) for etikettrapporten til navnet på spørringen.

      5. Før du skriver ut etiketter, åpner du tabellen i dataarkvisning og merker av for de adressene du vil skrive ut. Fjern merket for adressene du ikke vil skrive ut. Deretter åpner du rapporten og skriver den ut.

  • Skrive ut adresser direkte på konvolutter    Du vil kanskje skrive ut adresser direkte på konvolutter i stedet for å skrive dem ut på etiketter og deretter feste de utskrevne etikettene på konvoluttene. Når du skal skrive ut en etikett på en konvolutt, må du angi en egendefinert etikett. Klikk Tilpass i trinn 1 i veiviseren når du blir bedt om å angi etikettdetaljene, og følg deretter instruksjonene i trinn 4. Husk å angi Etikettype til Arkmating.

Til toppen av siden

Skrive ut Access-data ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting i Word

Hvis adressene er lagret i Access, men du vil eksportere dem til Word slik at du kan bruke utskriftsflettingsfunksjonen til å formatere og skrive ut etikettene, kan du bruke veiviseren for utskriftsfletting i Word

  1. I navigasjonsruten merker du tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil skrive ut.

  2. Velg kategorien Eksterne data, gruppen Eksporter, klikk Mer, og klikk deretter Flett data med Microsoft Office Word.

    Veiviseren for utskriftsfletting med Microsoft Word starter.

  3. Hvis du allerede har opprettet et dokument og vil koble dataene til det, klikker du Koble dataene til et eksisterende Microsoft Word-dokument. Hvis ikke, klikker du Lag et nytt dokument og koble dataene til det.

  4. Klikk OK.

    Hvis du velger Koble dataene til et eksisterende Microsoft Word-dokument, åpnes dialogboksen Velg Microsoft Word-dokument. Velg det ønskede dokumentet, og klikk Åpne. Dokumentet åpnes i Word.

    Hvis du velger å opprette en nytt dokument, åpnes Word med et tomt dokument.

  5. I Word følger du instruksjonene i utskriftsflettingsruten. Hvis du vil ha mer informasjon om veiviseren for utskriftsfletting i Word, se Hjelp for Word.

Merknad: Du kan bruke Word til å skrive ut adressene, uavhengig av hvor de er lagret. Fra Word kan du koble til adresselister lagret i en rekke programmer, for eksempel Excel, Outlook og Access. Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette en i Word og deretter skrive ut etiketter. Hvis du vil ha mer informasjon, se Hjelp for Word.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×