Opprette en utskriftsfletting

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Bruk utskriftsfletting når du vil opprette et stort antall dokumenter som stort sett er identiske, men som inneholder litt forskjellig informasjon. Du kan for eksempel bruke utskriftsfletting til å opprette egendefinerte publikasjoner med personlige kommentarer. Du kan også bruke utskriftsfletting til å opprette en produktkunngjøring du sender til de 100 beste kundene. Teksten i publikasjonen er alltid den samme, men navnet og adressen er forskjellig for hver kunde.

Bruk oppgaveruten Utskriftsfletting til å gjennomføre trinnene for oppretting av en utskriftsfletting. Du åpner oppgaveruten Utskriftsfletting i en ny eller eksisterende publikasjon ved å klikke Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen, og deretter klikker du Utskriftsfletting.

I denne artikkelen

Opprette eller koble til mottakerlisten

Klargjøre publikasjonen

Opprette flettede publikasjonen

Avbryte en fletting

Opprette eller koble til en mottakerliste

Du utfører en utskriftsfletting ved å åpne en ny eller eksisterende publikasjon og deretter koble til en datakilde. Datakilden er en fil som inneholder den unike informasjonen du vil inkludere. En datafil kan inneholde en liste over navn og adresser, produktdata eller bilder. Datafilen kan ha ulike formater, inkludert følgende:

  • Microsoft Outlook-kontaktliste

  • Microsoft Office Excel-regneark

  • Microsoft Office Word-tabell

  • Microsoft Office Access-databasetabeller

  • Tekstfiler der tabulatorer eller kommategn skiller kolonnene, og avsnittsmerker skiller radene

Du kan koble til en eksisterende liste eller datakilde, eller du kan opprette en ny mottakerliste. Hvis du vil bruke bare bestemte oppføringer i listen, kan du filtrere listen ved hjelp av et bestemt kriterium. Du kan også sortere elementene i alfabetisk rekkefølge.

Merknad: Hvis du vil flette bilder med sidene i publikasjonen, må datakilden inneholde enten filnavn eller baner for bildefilene du vil flette. Ikke ta med de faktiske bildene i datakilden.

Bruke en eksisterende liste

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Bruk en eksisterende liste, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

    Som standard lagres datakilder i Microsoft Publisher i mappen Mine datakilder. Du må kanskje søke for å finne datakilden.

  2. I dialogboksen Velg datakilde klikker du datakilden du vil bruke.

  3. Klikk Åpne.

    Avhengig av hvilken type datakilde du velger, kan det hende det vises andre dialogbokser der du blir bedt om å angi bestemt informasjon.

    Hvis datakilden for eksempel er en Microsoft Office Excel-arbeidsbok som har informasjon i flere regneark, må du velge regnearket som inneholder informasjonen du vil bruke, og deretter klikker du OK.

Velge blant Outlook-kontaktene

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Velg blant Outlook-kontaktene, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

  2. Hvis du blir bedt om å velge en e-postprofil, klikker du profilen du vil bruke, og deretter klikker du OK.

  3. I dialogboksen Velg kontakter klikker du kontaktlisten du vil ha, og deretter klikker du OK.

    Alle kontaktene i mappen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

Skrive inn en ny liste

Hvis du ikke har en eksisterende liste å koble til, kan du opprette en ny liste.

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Skriv inn en ny liste, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

  2. Skriv inn informasjonen for den første oppføringen i de relevante feltene i dialogboksen Ny adresseliste. Du trenger ikke fylle ut alle feltene.

  3. Når du er ferdig med å legge inn opplysningene for den første oppføringen, klikker du Ny oppføring.

  4. Gjenta trinn 2 og 3 til du har fullført tilleggingen av oppføringer, og klikk deretter OK.

  5. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn et navn på adresselisten i Filnavn-boksen og velger en mappe der listen skal lagres.

    Som standard lagres adresselister i Microsoft Publisher i mappen Mine datakilder. Det er best å oppbevare adresselisten her fordi dette også er standardmappen der Publisher ser etter datakilder.

    Alle kontaktene i den nye listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

Velge mottakere

I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting kan du velge mottakerne du vil inkludere i flettingen. Merk av i boksen ved siden av mottakerne du vil inkludere, og fjern merket i boksen for mottakerne du vil utelate.

Hvis du vil bruke bare bestemte oppføringer i listen, kan du filtrere listen ved hjelp av et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å ta med eller utelate poster.

Filtrere elementer i listen

  1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.

  2. Klikk ett av følgende:

    • (Tomme) viser alle postene som har et tomt tilhørende felt.

    • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

    • (Avansert) åpner dialogboksen Filtrer og sorter. Du kan bruke denne dialogboksen til å filtrere på flere kriterier. Du kan også klikke Filtrer under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å åpne dialogboksen Filtrer og sorter.

      Tips!: Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia.

      Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene på nytt, klikker du (Alle).

Hvis du vil vise elementene i alfabetisk rekkefølge, kan du sortere elementene i listen.

Sortere elementer i listen

  • I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting klikker du kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter.

    Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavn, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

  • Du kan raskt merke eller oppheve merkingen av alle elementene ved å fjerne merket for kolonneoverskriften.

  • Du kan sortere ved hjelp av flere kriterier ved å klikke Sorter under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. I dialogboksen Filtrer og sorter velger du kriteriene du vil sortere etter.

Klikk OK for å gå tilbake til oppgaveruten Utskriftsfletting.

Til toppen av siden

Klargjøre publikasjonen

En utskriftsfletting kombinerer ett dokument som inneholder informasjonen som er den samme i hvert eksemplar, og noen plassholdere for informasjonen som er entydig for hvert eksemplar. Etter at du har opprettet publikasjonen, setter du inn mer tekst du vil skal vises i hver versjon av publikasjonen for utskriftsfletting, for eksempel en hilsen, og plassholderne for den entydige informasjonen, for eksempel adresser.

Hvis du ikke allerede har gjort det, setter du inn en tekstboks, skriver inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for utskriftsfletting, og legger til plassholderne for den entydige informasjonen.

Sette inn en tekstboks

  1. Klikk Tekstboksen Knappesymbolobjektverktøylinjen.

  2. Stå i publikasjonen, velg stedet der du vil at det ene hjørnet av tekstboksen skal vises, og dra deretter diagonalt til tekstboksen har riktig størrelse.

Sette inn teksten du vil skal vises i hver versjon

  • Klikk i tekstboksen, og skriv deretter inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for utskriftsfletting.

Sette inn datafelt i publikasjonen.

  1. I publikasjonen for utskriftsfletting klikker du i tekstboksen der du vil sette inn datafelt.

  2. Sett inn ett av følgende:

    Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

    1. Klikk Adresseområde under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

    2. Klikk adresseelementene du vil bruke, i dialogboksen Sett inn adresseområde, og klikk deretter OK.

      Merknad: Hvis navnene på datafelt i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for adresseområdene i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adresseområde. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

    Hilsningslinje

    1. Under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen) klikker du Hilsningslinje.

    2. I dialogboksen Hilsningslinje velger du hilsningslinjeformatet, som inkluderer innledende hilsen, navneformat og etterfølgende tegnsetting.

    3. Merk teksten du vil skal vises i tilfeller der mottakerens navn ikke kan tolkes, for eksempel når datakilden ikke inneholder noen fornavn eller etternavn for en mottaker, men bare et firmanavn.

    4. Klikk OK.

      Merknad: Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke stemmer overens med navnene på feltene som brukes for hilsningslinjen i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Hilsningslinje. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

    Adressefeltene

    1. Under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen) klikker du Adressefelt.

    2. I dialogboksen Sett inn adressefelt klikker du hvert adresseelement du vil inkludere.

      Merknad: Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for adressefeltene i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adressefelt. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

    Andre informasjonsfelt

    I listen under Klargjør publikasjonen i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen) drar du feltet du vil inkludere i tekstboksen du har opprettet for feltet.

Formatere datafeltene

Du kan bruke formatene på datafeltene og annen tekst du har lagt til (for eksempel hilsenen Hallo eller Kjære...), for å endre visningen av de flettede dataene. Du formaterer de flettede dataene ved å formatere datafeltene i publikasjonen for utskriftsfletting.

  1. I publikasjonen for utskriftsfletting velger du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere.

  2. Klikk SkriftFormat-menyen, og velg deretter alternativene du vil ha.

Forhåndsvise mottakerdata i datafeltene i publikasjonen

Nå kan du vise hvordan publikasjonen kommer til å se ut med de faktiske dataene i de flettede feltene.

  1. Du forhåndsviser publikasjonen ved å gjøre ett av følgende:

    • Hvis du vil forhåndsvise oppføringer i rekkefølge, klikker du navigasjon knapper Frem-knapp Tilbake-knappen for å se hvordan hver oppføring vises i den flettede publikasjonen.

      Informasjonen fra den første posten i datakilden fylles ut i flettefeltene. Du kan ikke redigere datakildeoppføringer på publikasjonssidene, men du kan i stedet formatere, flytte eller slette datafelt.

    • Hvis du vil finne og forhåndsvise en bestemt oppføring i datakilden, klikker du Finn en mottaker og angir søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.

  2. Om nødvendig utfører du endringer i mottakerlisten. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.

    • Hvis du vil endre listen over mottakere, klikker du Rediger mottakerliste og deretter gjør du endringer i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  3. Etter at du har fullført publikasjonen for utskriftsfletting og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre somFil-menyen. Skriv inn et navn på publikasjonen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Lagre.

  4. Klikk Neste: Opprett flettede publikasjoner.

Til toppen av siden

Opprette den flettede publikasjonen

Under Opprett flettede publikasjoner i oppgaveruten Utskriftsfletting kan du:

  • Skrive ut den flettede publikasjonen (for eksempel for masseutsendelse)

  • Forhåndsvise den flettede publikasjonen (for å se hvordan den ser ut før du skriver ut alle versjoner og for å løse eventuelle problemer)

  • Lagre den flettede publikasjonen for senere bruk

  • Legge til de flettede sidene i en annen publikasjon

Forhåndsvise den flettede publikasjonen

  • Klikk Forhåndsvisning.

Skrive ut den flettede publikasjonen

  1. Klikk Skriv ut.

  2. I dialogboksen Skriv ut velger du alternativene du vil bruke, og deretter klikker du OK.

    Viktig: Hvis du vil skrive ut forskjellige sett med flettedata – for eksempel ulike navn og adresser – på hvert papirark, klikker du Flere sider per ark i Utskriftsalternativer-delen. Hvis du velger Flere eksemplarer per ark, vil hvert papirark inneholde flere kopier av de samme dataene.

    Utskriftsdialogboks med alternativet Flere sider per ark

Lagre den flettede publikasjonen for senere bruk

Hvis du vil redigere de flettede sidene, lagre dem for senere bruk eller skrive dem ut senere, kan du samle inn og lagre alle de flettede sidene som én enkelt flettet ny publikasjon som inneholder de faktiske dataene, for eksempel navn og adresser, i stedet for flettefelt.

  1. Klikk Flett til ny publikasjon.

    I Publisher opprettes det en ny publikasjon med de flettede sidene.

  2. I den nye publikasjonen klikker du Lagre denne publikasjonen i oppgaveruten Utskriftsfletting. Skriv inn et navn på den nye publikasjonen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Lagre.

Legge til de flettede sidene i en eksisterende publikasjon

Hvis du har tenkt å legge til de flettede sidene på slutten av en eksisterende publikasjon, må du kontrollere at publikasjonen for utskriftsfletting tilsvarer den eksisterende publikasjonen på følgende måter:

  • Sidestørrelse (høyde og bredde)

  • Sidevisning (ensides eller tosiders oppslag)

  • Publikasjonstype (web eller trykt)

  • Siderekkefølge (fra venstre mot høyre eller fra høyre mot venstre)

Det legges til flettede sider i en ny eller eksisterende publikasjon, men de legges ikke til i en åpen publikasjon. Hvis en publikasjon du vil flette, er åpen, må du lagre og lukke den før du fullfører flettingen.

  1. Klikk Legg til i eksisterende publikasjon.

  2. I dialogboksen Åpne publikasjon finner du frem til publikasjonen der du vil legge til de flettede sidene, og deretter klikker du Åpne.

    De flettede sidene legges til i den eksisterende publikasjonen.

  3. I den eksisterende publikasjonen klikker du Lagre denne publikasjonen i oppgaveruten Utskriftsfletting for å lagre oppdateringene.

Lagre publikasjonen for utskriftsfletting

Hvis du også lagrer publikasjonen som inneholder flettefeltene, kan du gå tilbake og redigere flettefeltene og opprette en ny publikasjon for fletting som inneholder nye flettefelt eller en oppdatert mottakerliste. Gjør følgende for å lagre publikasjonen for utskriftsfletting:

  1. Kontroller at du er i publikasjonen for utskriftsfletting.

  2. Klikk LagreFil-menyen.

  3. Gi et navn til publikasjonen for utskriftsfletting, og klikk deretter Lagre.

Til toppen av siden

Avbryte en fletting

Du kan avbryte en fletting for å koble en publikasjon for utskriftsfletting eller mal for katalogfletting fra datakilde.

  1. Klikk Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen, og klikk deretter Avbryt fletting.

  2. Når du blir spurt om du vil avbryte flettingen, klikker du Ja.

Publikasjonen kobles fra datakilden.

Merknad: Hvis du avbryter en utskriftsfletting, vil alle felt utenom adressefelt, hilsningslinjer og adresseområder bli konvertert til vanlig tekst.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×