Opprette en mappe med navn, adresser og annen informasjon

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan slå sammen dataene i et enkelt dokument, for eksempel en katalog, en katalog eller en deler-listen, ved hjelp av funksjonen Directory i Word.

  1. Klikk Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser, og klikk deretter Trinnvise veiviseren for utskriftsfletting.

    Starte veiviseren for utskriftsfletting

  2. Klikk mappen i oppgaveruten utskriftsfletting på høyre side av skjermen, under Velg dokumenttype.

  3. Klikk nederst i ruten utskriftsflettingNeste: starte dokument.

    Klikke gjennom trinn 6 utskriftsflettingen

  4. Under Velg starter dokument, kan du se følgende alternativer:

    • Bruk gjeldende dokument: Bruk det gjeldende dokumentet på skjermen som hoveddokumentet.

    • Start fra en mal: Velg en av malene som er klare til bruk utskriftsfletting.

    • Start fra eksisterende dokument: Åpne et eksisterende dokument skal brukes som hoveddokumentet for utskriftsfletting.

      Velg alternativet du vil bruke, og klikk deretter Neste: Velg mottakere.

  5. Når du åpner eller opprette en datakilde ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting, ber du Word til å bruke et bestemt sett med variable opplysninger for flettingen. Bruk ett av følgende metoder for å knytte hoveddokumentet til datakilden.

    1. Klikk Bruk en eksisterende liste under Velg mottakere, i oppgaveruten utskriftsfletting.

    2. Klikk Bla gjennom under Bruk en eksisterende liste.

    3. Velg fil som inneholder den variable informasjonen du vil bruke i dialogboksen Velg datakilde, og klikk deretter Åpne.

    4. Velg navnene du vil inkludere i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

      Hvordan?

      1. Gjør ett av følgende:

        Bruk avmerkingsboksene til å velge navn

        Denne metoden er mest nyttig hvis listen er kort. Merk av for navnene du vil inkludere, og fjern merket ved siden av navnene du vil utelate.

        Tips!: Hvis du vet du vil ta med mesteparten av listen i katalogen, gjør klikke Merk alle først det enkelt å fjerne bestemte poster. På samme måte hvis du vil ta med bare noen få poster i listen, klikk Fjern alle og velg deretter de ønskede postene.

        Sortere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge. Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel hvis du vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

        Filtrere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i katalogen. Når du har filtrert listen, kan du bruke alternativene til å inkludere eller utelate poster som beskrevet i forrige del.

        Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter, og klikk deretter ett av følgende:

        • (Tomme) viser alle postene som har et tomt tilhørende felt.

        • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

        • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia.

          Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (alle).

          Tips: 

          • For avansert filtrering og sortering, klikker du pilen ved siden av et kolonnenavn, og klikk deretter (avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å definere sortering eller filtrering spørringen du ønsker.

          • Hvis du har installert programvare for adressevalidering, kan du klikke Valider adresser i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere adressene som er oppført.

      2. Klikk OK for å gå tilbake til oppgaveruten utskriftsfletting. Word bruker navnene du har angitt for katalogen.

    1. I oppgaveruten utskriftsfletting under Velg mottakere, klikker du Velg blant Outlook-kontakter.

    2. Klikk Velg kontakter-mappen under Velg blant Outlook-kontaktene.

    3. Velg Outlook-kontaktmappen du vil bruke, i dialogboksen, og klikk OK.

    4. Velg navnene du vil inkludere i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

      Hvordan?

      1. Gjør ett av følgende:

        Bruk avmerkingsboksene til å velge navn

        Denne metoden er mest nyttig hvis listen er kort. Merk av for navnene du vil inkludere, og fjern merket ved siden av navnene du vil utelate.

        Tips!: Hvis du vet du vil ta med mesteparten av listen i katalogen, gjør klikke Merk alle først det enkelt å fjerne bestemte poster. På samme måte hvis du vil ta med bare noen få poster i listen, klikk Fjern alle og velg deretter de ønskede postene.

        Sortere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge. Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel hvis du vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

        Filtrere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i katalogen. Når du har filtrert listen, kan du bruke alternativene til å inkludere eller utelate poster som beskrevet i forrige del.

        Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter, og klikk deretter ett av følgende:

        • (Tomme) viser alle postene som har et tomt tilhørende felt.

        • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

        • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia.

          Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (alle).

          Tips: 

          • For avansert filtrering og sortering, klikker du pilen ved siden av et kolonnenavn, og klikk deretter (avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å definere sortering eller filtrering spørringen du ønsker.

          • Hvis du har installert programvare for adressevalidering, kan du klikke Valider i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere adressene som er oppført.

      2. Klikk OK for å gå tilbake til oppgaveruten utskriftsfletting. Word bruker navnene du har angitt for katalogen.

    1. Klikk Skriv inn en ny liste under Velg mottakere, i oppgaveruten utskriftsfletting.

    2. Klikk Opprett under Skriv inn en ny liste.

    3. Skriv inn informasjonen du vil inkludere for den første oppføringen i dialogboksen Ny adresseliste. Du må fylle ut hvert felt.

    4. For å fullføre den første oppføringen, og gå videre til en ny oppføring, klikker du Ny oppføring.

    5. Legge til flere oppføringer før du er ferdig, og klikk deretter Lukk.

    6. Skriv inn et navn for adresselisten i filnavn-boksen i dialogboksen Lagre adresseliste, og velg en mappe for å lagre i-listen.

      Som standard lagres adresselisten i mappen Mine datakilder. Er det best å oppbevare adresselisten her fordi dette er også standardmappen der Word ser etter datakilder. Slik Hvis du vil bruke denne adresselisten i en senere utskriftsfletting, slipper du å navigere gjennom filer og mapper for å finne den.

    7. Klikk Lagre.

    8. Velg navnene du vil inkludere i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

      Hvordan?

      1. Gjør ett av følgende:

        Bruk avmerkingsboksene til å velge navn

        Denne metoden er mest nyttig hvis listen er kort. Merk av for navnene du vil inkludere, og fjern merket ved siden av navnene du vil utelate.

        Tips!: Hvis du vet du vil ta med mesteparten av listen i katalogen, gjør klikke Merk alle først det enkelt å fjerne bestemte poster. På samme måte hvis du vil ta med bare noen få poster i listen, klikk Fjern alle og velg deretter de ønskede postene.

        Sortere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge. Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel hvis du vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

        Filtrere elementer i listen

        Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i katalogen. Når du har filtrert listen, kan du bruke alternativene til å inkludere eller utelate poster som beskrevet i forrige del.

        Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter, og klikk deretter ett av følgende:

        • (Tomme) viser alle postene som har et tomt tilhørende felt.

        • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

        • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia.

          Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (alle).

          Tips: 

          • For avansert filtrering og sortering, klikker du pilen ved siden av et kolonnenavn, og klikk deretter (avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å definere sortering eller filtrering spørringen du ønsker.

          • Hvis du har installert programvare for adressevalidering, kan du klikke Valider i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere adressene som er oppført.

      2. Klikk OK for å gå tilbake til oppgaveruten utskriftsfletting. Word bruker navnene du har angitt for katalogen.

  6. Klikk Neste: Ordne katalogen.

  7. Hvis du ikke allerede har gjort det, i dokumentvinduet, skriver du inn teksten du vil gjenta for hvert element i katalogen. Hvis du for eksempel vise etiketter som navn: og adresse:.

    Merknad: På dette tidspunktet ikke inneholde tekst du vil skrive ut bare én gang i katalogen sluttdokumentet.

  8. Sett inn flettefelt der du vil flette navn, adresser og andre data fra datakilden. For eksempel sette inn et flettefelt etter et element-etikett som firmaet: «Company».

    Hvordan?

    1. Klikk der du vil sette inn feltet i hoveddokumentet.

    2. Sette inn ett av følgende:

      Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

      1. Klikk Adresseområde.

      2. Merk adresseelementene du vil inkludere, og formatene du vil bruke i dialogboksen Sett inn adresseområde, og klikk deretter OK.

        Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende Word ikke noe av informasjonen som trengs for adresseområdet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og velg deretter feltet fra datakilden som svarer til feltet som er nødvendig for utskriftsfletting.

      Andre informasjonsfelt

      1. Klikk flere elementer, og gjør deretter ett av følgende:

        • Hvis du vil velge adressefelt som automatisk tilsvarer felt i datakilden, selv om datakildens felt ikke har samme navn som feltene, klikker du Adressefelt.

        • Hvis du vil velge felt som alltid henter data direkte fra en kolonne i en database, klikker du Databasefelt.

      2. Klikk alternativet du vil ha, i Felt-boksen.

      3. Klikk Sett inn, og klikk deretter Lukk.

        Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende Word ikke noe av informasjonen som trengs å sette inn feltet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og velg deretter feltet fra datakilden som svarer til feltet som er nødvendig for utskriftsfletting.

        Merknad: Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke har en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

    3. Gjenta trinn en og b for alle feltene du vil sette inn.

      Kommentarer: 

      • Du kan ikke skrive flettefelttegn («») manuelt eller bruke kommandoen SymbolSett inn-menyen. Du må bruke oppgaveruten for utskriftsfletting.

      • Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel {MERGEFIELD By}, vises feltkoder i stedet for feltresultatene i Word. Dette påvirker ikke flettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden, og klikk deretter Vis feltkoder på hurtigmenyen.

    4. Hvis du vil, kan du endre formatet på flettede data.

      Hvordan?

      Hvis du vil formatere flettede data, må du formatere flettefeltene i hoveddokumentet. Format dataene i datakilden, formateringen ikke beholdes når du fletter dataene inn i dokumentet.

      1. I hoveddokumentet, merker du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere, inkludert de omliggende flettefelttegnene («»).

      2. Endre skriften eller annen formatering som du liker.

  9. Når du har fullført hoveddokumentet og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre somfil-menyen. Gi navn til dokumentet, og klikk deretter Lagre.

  10. Klikk Neste: Forhåndsvis katalogen.

  11. Hvis du vil forhåndsvise elementene i rekkefølge, klikker du tilbake og fremover pilknappene. Eller, hvis du vil finne og forhåndsvise et bestemt element, klikker du Finn en mottaker, og angi deretter søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.

  12. Hvis det er nødvendig, kan du finjustere mottakerlisten. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.

    • Hvis du vil endre listen over mottakere, klikker du Rediger mottakerliste, og deretter gjør du endringer i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  13. Klikk Neste: fullføre flettingen.

  14. Klikk Til nytt dokument under Slå sammen.

  15. Gjør ett av følgende i dialogboksen Slå sammen til et nytt dokument, og klikk deretter OK.

    • Hvis du vil flette alle postene, klikker du alle.

    • Hvis du vil flette bare posten du ser i dokumentvinduet, klikker du gjeldende post.

    • Hvis du vil flette et utvalg av poster, klikker du fra, og skriv deretter inn postnumrene i boksene fra og til.

      Word åpnes ett enkelt nytt dokument som inneholder alle enkeltposter.

  16. Legge til topptekster, bunntekster og annen tekst du vil bruke.

    Hvis du for eksempel hvis de flettede dataene er formatert som en tabell, legge til kolonneoverskrifter i tabellen etter at dataene er flettet.

  17. Lagre eller skrive ut katalogen akkurat som et vanlig dokument.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×