Opprette en gruppert rapport eller sammendragsrapport

Opprette en gruppert rapport eller sammendragsrapport

Viktig!: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Informasjon er ofte enklere å forstå når den deles inn i grupper. En rapport som for eksempel grupperer salg etter region, kan fremheve trender som ellers kan bli oversett. I tillegg kan totaler (for eksempel summer eller gjennomsnitt) på slutten av hver gruppe i rapporten erstatte mye manuelt arbeid med kalkulator.

Access gjør arbeid med grupperte rapporter enkelt. Du kan opprette en grunnleggende gruppert rapport ved hjelp av rapportveiviseren, du kan legge til gruppering og sortering i en eksisterende rapport, eller du kan endre grupperings- og sorteringsalternativer som allerede er definert.

Obs!: Denne artikkelen gjelder ikke for Access Web Apps – den typen databaser du utformer med Access og publiserer på nettet.

I denne artikkelen

Opprette en gruppert eller sortert rapport raskt

Bygge en ny gruppert rapport ved hjelp av rapportveiviseren

Legge til eller endre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Opprette en gruppert eller sortert rapport raskt

Selv om grupperte rapporter er nytt for deg, kan du raskt opprette en enkel en ved å følge denne fremgangsmåten:

  1. Merk en tabell eller spørring som inneholder postene du vil ha med i rapporten, i navigasjonsruten.

  2. Klikk Rapport i kategorien Opprett.

    Det opprettes en enkel tabellrapport, og deretter vises den i oppsettvisningen. Hvis det er mange felt i rapporten, går den sannsynligvis over flere sider. Før du bruker gruppering eller sortering, kan det være aktuelt å endre størrelsen på kolonner (og slette uønskede kolonner), slik at rapporten får plass på én sidebredde. Du sletter en kolonne ved å høyreklikke den og deretter klikke Slett kolonne.

  3. Høyreklikk en kolonne du vil gruppere eller sortere etter, og klikk deretter Grupper etter [feltnavn], eller klikk et av alternativene for Sorter. Hvis du for eksempel vil gruppere etter Prioritet-kolonnen, høyreklikker du Prioritet-kolonnen og klikker deretter Grupper etter Prioritet.

    Når du bruker gruppering, flyttes grupperingsfeltet til kolonnen lengst til venstre, og de gjenstående kolonnene grupperes etter denne kolonnen. I enkelte tilfeller legges det også til en samlet sum i bunnteksten i rapporten.

  4. Du kan også vise og finjustere gruppering og sortering alternativer ved å følge fremgangsmåten i delen Legg til eller endre gruppering og sortering i en eksisterende rapport.

Bygge en ny gruppert rapport ved hjelp av rapportveiviseren

Rapportveiviseren gir deg en serie med spørsmål, og genererer en rapport som er basert på svarene. Disse spørsmålene er en verdi som ber om feltet eller feltene du bruker til å gruppere rapporten. Når rapporten er opprettet, kan du bruke den som-er eller endre den slik at de passer dine behov. Før du begynner med rapportveiviseren, må du bestemme deg for en datakilde.

Start rapportveiviseren

  1. Klikk Rapportveiviser i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett.

    Access starter rapportveiviseren.

    Feltvalg i rapportveiviser

  2. Klikk rullegardinlisten Tabeller/spørringer, og velg tabellen eller spørringen som inneholder feltene som du vil ha i rapporten.

  3. Dobbeltklikk feltene i listen Tilgjengelige felt for å velge dem.

    Access flytter dem til listen Valgte felt. Du kan også klikke knappene mellom boksen Tilgjengelige felt og boksen Valgte felt for å legge til eller fjerne det valgte feltet eller legge til eller fjerne alle feltene.

  4. Hvis det er felt i en annen tabell eller spørring som du også vil plassere i rapporten, klikker du rullegardinlisten Tabeller/spørringer på nytt og velger den andre tabellen eller spørringen og fortsetter med å legge til felt.

  5. Når du er ferdig med å legge til felt, klikker du Neste.

Gruppere poster i rapportveiviseren

Du kan benytte deg av gruppering for å organisere og ordne poster etter gruppe, for eksempel Region eller Selger. Grupper kan nestes, slik at du enkelt kan identifisere relasjonene mellom gruppene og raskt finne ønsket informasjon. Du kan også bruke gruppering til å beregne sammendragsinformasjon, for eksempel totalsummer og prosentdeler.

Når du tar med flere tabeller i en rapport, undersøker veiviseren relasjonene mellom tabellene og bestemmer hvordan du kan vise informasjonen.

  1. På siden i rapportveiviseren der du får spørsmålet Vil du legge til grupperingsnivåer?, klikker du ett av feltnavnene i listen, og deretter klikker du Neste.

  2. Når du vil legge til grupperingsnivåer, dobbeltklikker du hvilke som helst av feltnavnene i listen for å legge dem til i rapporten.

    Du kan også fjerne et grupperingsnivå ved å dobbeltklikke det i sidevisningen, til høyre for dialogboksen. Bruk pilknappene til å legge til og fjerne grupperingsnivåer, og juster prioriteten for en gruppe ved å merke den og klikke prioritetsknappene opp eller ned. Hvert grupperingsnivå legges til i Access og vises nestet i det overordnede grupperingsnivået.

    Legge til grupperingsnivåer i rapportveiviser

  3. Klikk Grupperingsalternativer for å vise dialogboksen Gruppeintervaller.

    Grupperingsintervaller i rapportveiviser

  4. Hvis du vil, velger du et grupperingsintervall for grupperingsnivåfelt.

    Grupperingsintervallet lar deg tilpasse hvordan poster skal grupperes. I den forrige illustrasjonen poster er gruppert etter SendtDato-feltet, som er et dato/klokkeslett-data type. Rapportveiviseren tilbyr valg som passer til felttypen i Grupperingsintervaller-listen. Dermed, fordi SendtDato er et dato/klokkeslett-datatype, kan du velge å gruppere etter faktisk verdi (Normal ), år, Kvartal, måned, uke, dag, time og minutt. Hvis feltet er datatypen tekst, kan du velge å gruppere etter hele feltet (Normal ), eller kanskje etter første 1-5 tegn. For en numerisk datatype, kan du velge å gruppere etter verdi (Normal ), eller etter område i valgte intervaller.

    Når du har valgt et grupperingsintervall, klikker du OK.

  5. Klikk Neste for å gå til neste side i veiviseren.

Sortere og summere poster

Du kan sortere poster etter opptil fire felt, i stigende eller synkende rekkefølge.

  1. Klikk den første rullegardinlisten, og velg et felt du vil sortere etter.

    Du kan klikke knappen til høyre for listen for å veksle mellom stigende og synkende rekkefølge (Stigende er standarden). Du kan også klikke andre, tredje og fjerde rullegardinliste for å velge flere sorteringsfelt.

    Sorteringsrekkefølger i rapportveiviser

  2. Klikk Alternativer for sammendrag hvis du vil summere noen av de numeriske feltene.

    Legg merke til at knappen Alternativer for sammendrag bare vises hvis du har ett eller flere numeriske felt i detaljinndelingen i rapporten. Veiviseren viser de tilgjengelige numeriske feltene.

    Alternativer for sammendrag i rapportveiviser

  3. Merk avmerkingsboksen under valg av Sum, Gjsn, Min eller Maks å inkludere disse beregningene i bunnteksten for gruppe.

    Du kan også velge å vise detaljene og sammendraget eller bare sammendraget. I det siste tilfellet vises totalsummer for hver SendtDato-verdi (hvis du for eksempel merket av for Sum), men rekkefølgedetaljen utelates. Du kan også velge å vise prosent av totale beregninger for summer.

  4. Velg OK.

  5. Følg instruksjonene på de gjenværende sidene i rapportveiviseren. På siste side kan du redigere tittelen på rapporten. Denne tittelen kan vises på den første siden i rapporten, og Access vil også lagre rapporten med dette som dokumentnavnet. Du kan redigere både tittelen og dokumentnavnet senere.

  6. Klikk Fullfør. Rapporten lagres automatisk og forhåndsvises, slik at du kan se hvordan rapporten ser ut når du skriver den ut.

Du kan bruke navigasjonsknappene nederst i forhåndsvisningsruten til å vise sidene i rapporten sekvensielt eller gå til en hvilken som helst side i rapporten. Klikk én av navigasjonsknappene, eller skriv inn sidetallet du vil se, i sidetallsboksen. Trykk deretter ENTER.

I forhåndsvisning kan du zoome inn for å se detaljer eller zoome ut for å se hvor godt dataene er plassert på siden. Med musepekeren over rapporten klikker du én gang. Du reverserer effekten av zoomen ved å klikke på nytt. Du kan også bruke zoomkontrollen på statuslinjen.

Legge til eller endre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Hvis du har en eksisterende rapport og vil legge til sortering eller gruppering i den, eller hvis du vil endre rapportens eksisterende sortering eller gruppering, får du starthjelp i dette avsnittet.

Legge til gruppering, sortering og totaler

Du kan utføre enkle sorterings-, grupperings- og summeringsoperasjoner ved å høyreklikke felt i oppsettvisningen og deretter velge den ønskede operasjonen fra hurtigmenyen. Når du vil bytte til oppsettvisningen, høyreklikker du rapporten i navigasjonsruten, og deretter klikker du Oppsettvisning.

Obs!:  Selv om instruksjonene i dette avsnittet ikke bruker ruten Grupper, sorter og summer direkte, er det en god idé å åpne ruten og se hvordan den endres mens du arbeider. Du får en bedre forståelse av hva Access gjør, og etter hvert som du blir mer fortrolig med å arbeide med ruten Grupper, sorter og summer, kan du bruke den til å gjøre flere justeringer i rapporten. Slik viser du ruten Grupper, sorter og summer:

  • Klikk Grupper og sorter i gruppen Gruppering og totaler i kategorien Utforming.

Sortere ett enkelt felt

  • Høyreklikk en verdi i feltet du vil sortere etter.

  • Klikk det ønskede sorteringsalternativet på hurtigmenyen. Hvis du for eksempel vil sortere et tekstfelt i stigende rekkefølge, klikker du Sorter A til Å. Hvis du vil sortere et numerisk felt i synkende rekkefølge, klikker du Sorter fra største til minste.

Access sorterer rapporten som angitt. Hvis ruten Grupper, sorter og totaler er åpen, kan du se at en ny Sorter etter-linje for feltet er lagt til.

Sortere flere felt

Obs!: Når du bruker sortering ved å høyreklikke et felt i oppsettvisning, kan du bare sortere ett felt om gangen. Når du bruker sortering til et annet felt, fjernes sorteringen for det første feltet. Dette er forskjellig fra sorteringen virkemåte i skjemaer, der flere sorteringsrekkefølger kan kan opprettes ved å høyreklikke hvert felt i sin tur og velge Sorter bestille du ønsker. Hvis du vil opprette flere sorteringsnivåer, kan du se delen legge til gruppering, sortering og summer ved hjelp av grupper, Sorter og totalt-ruten.

Gruppere etter felt

  • Høyreklikk en verdi i feltet som du vil gruppere.

  • Klikk Grupper etter på hurtigmenyen.

Access legger til grupperingsnivået og oppretter en topptekst for gruppe for det. Hvis ruten Grupper, sorter og totaler er åpen, kan du se at en ny Grupper etter-linje for feltet er lagt til.

Legge til en sum i et felt

Dette alternativet lar deg beregne en sum, gjennomsnitt, antall eller andre mengder for et felt. En totalsum legges til på slutten av rapporten, og gruppesummer legges til i alle grupper som finnes i rapporten.

  • Høyreklikk en verdi i feltet som du vil summere.

  • Klikk Totalt.

  • Klikk operasjonen som du vil utføre: Sum, Gjennomsnitt, Tell poster (for å telle alle poster), Tell verdier (for å telle bare postene med en verdi i dette feltet), Maks, Min, Standardavvik eller Varians.

Access legger til en beregnet tekstbokskontroll i bunnteksten i rapporten, og en totalsum opprettes. Hvis rapporten har grupperingsnivåer, legger Access også til bunntekster for grupper (hvis de ikke allerede finnes) og plasserer summen i hver bunntekst.

Obs!: Du kan også legge til totaler ved å klikke feltet som skal summeres, og deretter klikke Totaler i gruppen Gruppering og totaler i kategorien Utforming.

Legge til gruppering, sortering og summer ved hjelp av ruten Grupper, sorter og totaler

Arbeid i ruten Grupper, sorter og totaler gir deg mest fleksibilitet når du vil legge til eller endre grupper, sorteringsrekkefølger eller summeringsalternativer i en rapport. Oppsettvisning er også her den ønskede visningen å arbeide i, ettersom det er mye enklere å se hvordan endringene påvirker visningen av dataene i oppsettsvisning.

Vise ruten Grupper, sorter og totaler

  • Klikk Grupper og sorter i gruppen Gruppering og totaler i kategorien Utforming.

    Ruten Grupper, sorter og summer vises.

Ruten Grupper, sorter og summer

Når du skal legge til et nytt sorterings- eller grupperingsnivå, klikker du Legg til en gruppe eller Legg til en sortering.

En ny linje legges til i ruten Grupper, sorter og totaler, og en liste over tilgjengelige felt vises.

Feltliste i ruten Grupper, sorter og totaler

Du kan klikke ett av disse feltnavnene, eller du kan klikke uttrykk under listen over felt for å angi et uttrykk. Når du velger et felt eller angir et uttrykk, legger Access til grupperingsnivået i rapporten. I oppsettvisningen endres visningen umiddelbart for å vise grupperings- eller sorteringsrekkefølgen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du lager uttrykk, kan du se artikkelen lage uttrykk.

Obs!: 

  • Hvis det finnes allerede flere sorterings- eller grupperingsnivåer definert, kanskje du må bla nedover i ruten grupper, Sorter og summer før du kan se knappene Legg til en gruppe og Legg til en sortering.

  • Du kan definere opptil 10 grupperings- og sorteringsnivåer i en rapport.

Endre grupperingsalternativer

Hvert sorterings- og grupperingsnivå har flere alternativer som kan angis for å få resultatene du vil ha.

Grupperingsalternativer

  • Hvis du vil vise alle alternativene for et grupperings- eller sorteringsnivå, klikker du Mer på nivået som du vil endre.

    Grupperingsalternativer (utvidet)

  • Hvis du vil skjule alternativene, klikker du Mindre.

Sorteringsrekkefølge    Du kan endre sorteringsrekkefølgen ved å klikke rullegardinlisten for sorteringsrekkefølgen og deretter klikke det ønskede alternativet.

Grupperingsintervall    Denne innstilingen bestemmer hvordan postene grupperes sammen. Du kan for eksempel gruppere det første tegnet i et tekstfelt slik at alt som begynner med A grupperes sammen, alt som begynner med B grupperes sammen og så videre. For datofelt kan du også gruppere etter dag, uke, måned eller kvartal eller angi et egendefinert intervall.

Totaler    Hvis du vil legge til summer, klikker du dette alternativet. Du kan legge til flere summer for flere felt, og du kan angi flere summeringstyper for samme felt.

Totaler-popup-vindu

  • Klikk rullegardinpilen Sum i, og velg feltet som du vil summere.

  • Klikk rullegardinpilen Type, og velg beregningen som skal utføres.

  • Velg Vis samlet sum for å legge til en samlet sum på slutten av rapporten (i bunnteksten for rapporten).

  • Velg Vis gruppetotaler som % av samlet sum for å legge til en kontroll i bunnteksten for gruppen som beregner prosenten av den samlede summen for hver gruppe.

  • Velg Vis i topptekst for gruppe eller Vis i bunntekst for gruppe for å vise summen på den ønskede plasseringen.

Når alle alternativene er valgt for et felt, kan du gjenta prosessen og summere et annet felt ved å velge det andre feltet fra rullegardinlisten Sum i. Ellers klikker du utenfor popup-vinduet Totaler for å lukke det.

Tittel    Dette gir deg muligheten til å endre tittelen for feltet som summeres. Dette brukes for kolonneoverskriften og til å merke sammendragsfelt i topp- og bunntekster.

Slik legger du til eller endrer tittelen:

  • Klikk den blå teksten som etterfølger med tittel.

    Dialogboksen Zoom vises.

  • Skriv inn den nye tittelen i dialogboksen, og klikk deretter OK.

med/uten topptekstinndeling    Bruk denne innstillingen til å legge til eller fjerne topptekstinndelingen som kommer foran hver gruppe. Når du legger til en topptekstinndeling, flytter Access grupperingsfeltet til toppteksten for deg. Når du fjerner en topptekstinndeling som inneholder andre kontroller enn grupperingsfeltet, spør Access om bekreftelse for å slette kontrollene.

Med/uten bunntekstinndeling    Bruk denne innstillingen til å legge til eller fjerne bunntekstinndelingen som kommer foran hver gruppe. Når du fjerner en bunntekstinndeling som inneholder kontroller, spør Access om bekreftelse om å slette kontrollene.

Holde gruppen samlet    Denne innstillingen fastsetter hvordan grupper vises på siden når rapporten skrives ut. Det kan hende at du vil holde gruppene sammen så mye som mulig for å redusere plassen som trengs for å se hele gruppen. Dette vil imidlertid vanligvis øke mengden papir som trengs for å skrive ut rapporten, ettersom de fleste sidene vil ha noen tomme områder nederst.

  • Ikke hold gruppen samlet på en side    Bruk dette alternativet hvis du ikke bryr deg om at grupper deles opp av sideskift. En gruppe på 30 elementer kan for eksempel ha 10 elementer nederst på én side og de gjenværende 20 elementene øverst på neste side.

  • Skal gruppen holdes samlet på en side?     Dette alternativet bidrar til å minimere antall sideskift i en gruppe. Hvis en gruppe ikke kan få plass på det gjenværende området på en side, vil Access la dette området stå tomt og begynne gruppen på neste side i stedet. Det kan hende at store grupper fortsatt vil vises over flere sider, men dette alternativet minimerer antall sideskift i gruppen så mye som mulig.

  • Hold topptekst og første post samlet på en side     For grupper med topptekster sikrer dette at toppteksten for gruppen ikke skrives ut alene nederst på en side. Hvis Access bestemmer at det ikke er nok plass for minst én rad med data som skal skrives ut etter toppteksten, begynner gruppen på den neste siden.

Endre prioriteten for grupperings- og sorteringsalternativer

Hvis du vil endre prioriteten for et grupperings- eller sorteringsnivå, klikker du raden i ruten Grupper, sorter og totaler, og deretter klikker du Pil opp eller Pil ned på høyre side av raden.

Slette grupper og sorteringsnivåer

Hvis du vil slette et grupperings- eller sorteringsnivå, klikker du raden som du vil slette, i ruten Grupper, sorter og summer, og deretter trykker du DEL eller klikker Slett-knappen på høyre side av raden. Når du sletter et grupperingsnivå og grupperingsfeltet var i toppteksten eller bunnteksten for gruppen, flytter Access det til detaljinndelingen for rapporten. Andre kontroller i toppteksten for gruppen eller bunnteksten for gruppen slettes.

Opprette en sammendragsrapport (uten postdetaljer)

Hvis du bare vil vise totaler (det vil si bare informasjon i topptekst- og bunntekstrader), klikker du Skjul detaljer i gruppen Gruppering og totaler i kategorien Utforming. Dermed skjules postene på det neste lavere grupperingsnivået, og sammendragsdataene presenteres på en mye mer kompakt måte. Selv om postene skjules, slettes ikke kontrollene i den skjulte inndelingen. Hvis du klikker Skjul detaljer på nytt, gjenopprettes detaljradene i rapporten.

Til toppen av siden

Obs!: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×