Opprette en e-postfletting

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Bruk e-postfletting når du vil sende et stort antall meldinger som er nesten identiske, men som også innholder noe informasjon som er unik for hver melding. Du kan for eksempel bruke e-postfletting til å opprette personlig tilpassede e-postmeldinger som inneholder en personlig tilpasset kommentar, eller ulikt innhold for ulike kundesegmenter. Du kan også bruke e-postfletting til å opprette en produktkunngjøring som skal sendes til firmaets 100 beste kunder, der mesteparten eller hele teksten i publikasjonen er den samme, men kundenes e-postadresser er ulike.

Merknad: Du må ha Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Outlook Express (versjon 5.0 eller senere) for å opprette en e-postfletting.

Bruk oppgaveruten E-postfletting til å opprette en e-postfletting. Du åpner oppgaveruten E-postfletting i en ny eller eksisterende publikasjon ved å peke på Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen og deretter klikke E-postfletting.

I denne artikkelen

Opprette eller koble til i mottakerliste

Klargjøre publikasjonen

Opprette flettede publikasjonen

Avbryte en fletting

Opprette eller koble til en mottakerliste

Du utfører en e-postfletting ved å åpne en ny eller eksisterende publikasjon og deretter koble til en datakilde. Datakilden er en fil som inneholder den unike informasjonen du vil inkludere. En datafil kan inneholde en liste over navn og e-postadresser, produktdata eller bilder. Datafilen kan ha ulike formater, for eksempel følgende formater:

  • Microsoft Office Outlook-kontaktliste

  • Microsoft Office Excel-regneark

  • Microsoft Office Word-tabell

  • Microsoft Office Access-databasetabell

  • Tekstfiler der kolonnene skilles med tabulatorer, kommaer, semikolon eller andre skilletegn, og radene skilles med avsnittsmerker

Du kan koble til en eksisterende liste eller datakilde, eller du kan opprette en ny mottakerliste. Hvis du bare vil bruke noen av oppføringene i flettingen, kan du filtrere listen etter et bestemt kriterium. Du kan også sortere oppføringene i alfabetisk rekkefølge.

Merknad: Hvis du vil flette bilder med sidene i publikasjonen, må datakilden inneholde enten filnavn eller baner for bildefilene du vil flette. Ikke ta med de faktiske bildene i datakilden.

Bruke en eksisterende liste

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Bruk en eksisterende liste, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

    Som standard lagres datakilder i Microsoft Office Publisher i mappen Mine datakilder. Du må kanskje søke for å finne datakilden.

  2. I dialogboksen Velg datakilde klikker du datakilden du vil bruke.

  3. Klikk Åpne.

    Avhengig av hvilken type datakilde du velger, kan det hende det vises andre dialogbokser der du blir bedt om å angi bestemt informasjon.

    Hvis datakilden for eksempel er en Microsoft Office Excel-arbeidsbok som inneholder informasjon i flere regneark, må du velge regnearket som inneholder informasjonen du vil bruke, og deretter klikker du OK.

    Alle kontaktene i listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

Velge mottakere blant Outlook-kontaktene

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Velg blant Outlook-kontaktene, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

  2. Hvis du blir bedt om å velge en e-postprofil, klikker du profilen du vil bruke, og deretter klikker du OK.

  3. I dialogboksen Velg kontakter klikker du kontaktlisten du vil ha, og deretter klikker du OK.

    Alle kontaktene i mappen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

Skrive inn en ny liste

Hvis du ikke har en eksisterende liste å koble til, kan du opprette en ny liste.

  1. Under Opprett mottakerliste klikker du Skriv inn en ny liste, og deretter klikker du Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste.

  2. Legg til eventuelle nye felt eller kolonneoverskrifter etter behov i dialogboksen Ny adresseliste.

    Hvordan?

    Klikk Tilpass kolonner i dialogboksen Ny adresseliste, og gjør deretter ett eller flere av følgende:

    • Hvis du vil legge til et felt, klikker du navnet på feltet du vil legge til, og deretter klikker du Legg til.

    • Hvis du vil fjerne et felt, klikker du navnet på feltet du vil fjerne, og deretter klikker du Slett.

    • Hvis du vil gi nytt navn til et felt, klikker du navnet på feltet du vil gi nytt navn til, og deretter skriver du inn det nye navnet i Til-boksen i dialogboksen Gi nytt navn til felt.

    • Hvis du vil flytte et felt opp eller ned i listen, klikker du navnet på feltet du vil flytte, og deretter klikker du Flytt opp eller Flytt ned til feltet er plassert der du vil ha det.

  3. Skriv inn informasjonen for den første oppføringen i de relevante feltene, inkludert mottakerens e-postadresse. Du trenger ikke fylle ut alle feltene.

  4. Når du er ferdig med å legge inn opplysningene for den første oppføringen, klikker du Ny oppføring.

  5. Gjenta trinn 3 og 4 til du har lagt til alle oppføringene du vil, og klikk deretter OK.

  6. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn et navn på adresselisten i Filnavn-boksen og deretter velger du en mappe der listen skal lagres.

    Som standard lagres adresselister i Microsoft Office Publisher i mappen Mine datakilder. Det er best å oppbevare adresselisten her fordi dette også er standardmappen der Publisher ser etter datakilder.

    Alle kontaktene i den nye listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere og sortere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

Velge mottakere

I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting kan du velge mottakerne du vil inkludere i flettingen. Merk av i boksen ved siden av hver mottaker du vil inkludere, og fjern merket i boksen ved siden av hver mottaker du vil utelate.

Merk av eller Fjern alle oppføringer i listen

  • Merk av eller fjern merket i avmerkingsboksen i overskriftraden.

Hvis du bare vil bruke noen av oppføringene i flettingen, kan du filtrere listen etter et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å ta med eller utelate poster.

Filtrere oppføringer i listen

  1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.

  2. Klikk ett av følgende:

    • (Tomme) viser alle postene som har et tomt tilhørende felt.

    • (IkkeTomme) viser alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

    • (Avansert) åpner dialogboksen Filtrer og sorter som du kan bruke til å filtrere oppføringer etter flere kriterier. Du kan også åpne dialogboksen Filtrer og sorter ved å klikke Filtrer under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

      Tips!: Hvis datakilden inneholder flere poster og informasjonen i noen av feltene er identiske, og hvis det finnes ti eller færre unike verdier i en kolonne, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det for eksempel finnes flere adresser som viser Australia som land/område, kan du filtrere på Australia

      Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare postene som oppfyller kriteriene. Hvis du vil vise alle postene på nytt, klikker du (Alle).

Hvis du vil vise postene i listen i alfabetisk rekkefølge, kan du sortere dem.

Sorter oppføringer i listen

  • I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting klikker du kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter.

    Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavn, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

  • Du kan sortere etter flere kriterier ved å klikke Sorter under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. I dialogboksen Filtrer og sorter velger du kriteriene du vil sortere etter.

Klikk OK for å gå tilbake til oppgaveruten E-postfletting.

Til toppen av siden

Klargjøre publikasjonen

En e-postfletting kombinerer én melding som inneholder informasjonen som er den samme i hvert eksemplar, og én eller flere plassholder(e) for informasjonen som er entydig for hvert eksemplar. Etter at du har opprettet publikasjonen, kan du sette inn mer tekst du vil skal vises i hver versjon av publikasjonen for e-postfletting, for eksempel en hilsen, og plassholderne for den entydige informasjonen, for eksempel mottakernavn.

Hvis du ikke allerede har gjort det, setter du inn en tekstboks, skriver inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for e-postfletting, og legger til plassholderne for den entydige informasjonen.

Sette inn en tekstboks

  1. Klikk Tekstboksen Knappobjektverktøylinjen.

  2. Velg det stedet i publikasjonen der du vil at det ene hjørnet av tekstboksen skal vises, og dra diagonalt til tekstboksen har riktig størrelse.

Sette inn teksten du vil skal vises i hver versjon

  • Klikk i tekstboksen, og skriv deretter inn teksten du vil skal vises i alle versjoner av publikasjonen for e-postfletting.

Sette inn datafelt i publikasjonen.

  1. I publikasjonen for e-postfletting klikker du i tekstboksen der du vil sette inn et datafelt.

  2. Sett inn ett eller flere av følgende:

    Adressefeltene

    I listen under Klargjøre publikasjonen i oppgaveruten E-postfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen) drar du feltet du vil inkludere til tekstboksen du har opprettet for feltet.

    Merknad: 

    • Du kan også klikke Adressefelt under Flere elementer og deretter klikke hvert av adresseelementene du vil sette inn, i dialogboksen Sett inn adressefelt.

    • Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke tilsvarer navnene på feltene som brukes for adressefeltene i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adressefelt. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene i datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

    Personlig hyperkobling

    1. Klikk Sett inn personlig hyperkobling under Flere elementer i oppgaveruten E-postfletting (Klargjøre publikasjonen).

    2. Skriv inn teksten som skal vises, og adressen til webområdet du vil at mottakerne skal gå til når de klikker hyperkoblingen, i dialogboksen Sett inn personlig hyperkobling.

    3. Hvis du vil sette inn et datafelt i teksten som vises, klikker du inne i tekstboksen der du vil sette inn datafeltet, og deretter klikker du datafeltet du vil sette inn, i listen til høyre.

      Merknad: Hvis du setter inn et datafelt, kan du angi en tekst og en webadresse som skal brukes for eventuelle tomme oppføringer som tilsvarer det innsatte datafeltet. Merk av for Bruk standardtekst for tomme oppføringer og Bruk standard hyperkobling for tomme oppføringer etter behov, og skriv inn teksten og webadressen som skal brukes som erstatning.

    Bilde-feltet

    1. Klikk Bildefelt under Flere elementer i oppgaveruten E-postfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

    2. Klikk feltet som tilsvarer listen med bildefilnavn du vil sette inn, i dialogboksen Sett inn bildefelt.

    Hilsningslinje

    1. Klikk Hilsningslinje under Flere elementer i oppgaveruten E-postfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

    2. I dialogboksen Hilsningslinje velger du et hilsningslinjeformat. Hvert av hilsningslinjeformatene inneholder en innledende hilsen, navneformat og etterfølgende tegnsetting.

    3. Velg teksten du vil skal vises hvis mottakerens navn ikke kan tolkes, for eksempel hvis datakilden ikke inneholder fornavn eller etternavn for en mottaker, men bare et firmanavn. 

      Merknad: Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke stemmer overens med navnene på feltene som brukes for hilsningslinjen i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn hilsningslinje. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene i datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

Formatere datafeltene

Du kan bruke tekstformater på datafeltene og hvilken som helst annen tekst du har lagt til (for eksempel hilsenen Hallo eller Kjære), for å endre utseendet på de flettede dataene. Du formaterer de flettede dataene ved å formatere datafeltene i publikasjonen for e-postfletting.

  1. I publikasjonen for e-postfletting velger du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere.

  2. Klikk SkriftFormat-menyen, og velg deretter alternativene du vil ha.

Forhåndsvise mottakerdata i datafeltene i publikasjonen

Nå kan du kontrollere hvordan publikasjonen kommer til å se ut når de faktiske dataene vises i de flettede datafeltene.

  1. Du forhåndsviser publikasjonen ved å gjøre ett eller flere av følgende:

    • Hvis du vil forhåndsvise oppføringer i rekkefølge slik de vises i den flettede publikasjonen, klikker du navigasjonsknappene under Forhåndsvis mottaker i den E-postfletting aktivitet ruten Frem-knapp Tilbake-knappen .

      Informasjonen fra den første posten i datakilden vises i datafeltene. Du kan ikke redigere datakildeoppføringer på publikasjonssidene, men du kan formatere, flytte eller slette datafelt der.

    • Hvis du vil finne og forhåndsvise en bestemt oppføring i datakilden, klikker du Finn en mottaker og angir søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.

  2. Om nødvendig utfører du endringer i mottakerlisten. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.

    • Hvis du vil endre listen over mottakere, klikker du Rediger mottakerliste, og deretter gjør du endringer i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  3. Etter at du har fullført publikasjonen for e-postfletting og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre somFil-menyen. Skriv inn et navn på publikasjonen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Lagre.

  4. Klikk Neste: Opprett flettede publikasjoner.

Til toppen av siden

Opprette den flettede publikasjonen

Under Velg utdata for e-postfletting i oppgaveruten E-postfletting kan du:

  • Sende den flettede publikasjonen som en e-postmelding.

  • Forhåndsvise den flettede publikasjonen (for å se hvordan den vil se ut før du sender ut alle versjoner og for å løse eventuelle problemer)

Forhåndsvise den flettede publikasjonen

  1. Klikk Forhåndsvisning av e-post.

  2. Klikk Neste eller Forrige for å forhåndsvise hver av e-postmeldingene slik de vil se ut når de sendes.

    Merknad: Hvis utformingskontrollen oppdaget problemer som kan forhindre at e-postflettingen utføres riktig, får du informasjon om det under Forhåndsvisning av e-post i oppgaveruten E-postfletting. Hvis du vil vise og løse de potensielle problemene, klikker du Utformingskontroll.

Til toppen av siden

Sende den flettede publikasjonen

  1. Klikk Send e-post.

  2. Velg mottakerfeltet fra Til-listen i dialogboksen Flett til e-post. I de fleste tilfeller velger du E-postadresse for en e-postfletting.

  3. Skriv inn emnelinjen under Emne. Klikk eventuelle datafelt du vil sette inn på emnelinjen, under Element som skal settes inn.

  4. Klikk Alternativer for å angi eventuelle andre alternativer du vil bruke, for eksempel for å sende kopi eller blindkopi til mottakere, eller sett inn meldingsvedlegg.

  5. Klikk Send.

    Dialogboksen Send flettede e-postmeldinger åpnes, slik at du kan kontrollere utsendelsen ved å se gjennom en liste med mottakere e-posten enten ble sendt til, eller ikke ble sendt til.

Til toppen av siden

Avbryte en fletting

Du kan når som helst avbryte en fletting før du sender de flettede e-postmeldingene for å koble en publikasjon for e-postfletting fra datakilden.

  1. Klikk Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen, og klikk deretter Avbryt fletting.

  2. Når du får spørsmål om du vil avbryte flettingen, klikker du Ja.

Publikasjonen kobles fra datakilden.

Merknad: Hvis du avbryter en e-postfletting, konverteres noen datafelt til tekst, men adresseblokker, adressefelt og hilsningslinjer forblir aktive datafelt.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×