Opprette en delt postboks

Bidragsytere: Stine Romund Wilmer Koch
Sist oppdatert: 19. juli 2017

Det er enkelt å opprette delte postbokser slik at en gruppe brukere kan overvåke og sende e-post fra felles e-postadresser, som for eksempel info@contoso.com. Når en person i gruppen svarer på en melding som er sendt til den delte postboksen, ser det ut som om svaret ble sendt fra den delte postboksen og ikke fra brukeren som faktisk sendte det.

Delte postbokser inkluderer en delt kalender! Mange små bedrifter foretrekker å bruke den delte kalenderen som et sted der alle kan legge inn avtaler. Hvis du for eksempel har tre personer som foretar kundebesøk, kan alle tre bruke den delte kalenderen til å legge inn avtalene sine. Dette er en enkel måte å holde alle informert på der de er.

Opprette en delt postboks og legge til medlemmer

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.
Opprette en delt postboks

Prøv det!

  1. Logg på med Office 365-administratorkontoen din på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logg deg på med administratorkontoen for Office 365.

    Logg på Office 365 drevet av 21Vianet

  2. Gå til Grupper > Delte postbokser i administrasjonssenteret.

    Merk av for å åpne en delt postboks
  3. Skriv inn et navn for den delte postboksen på Legg til en postboks-siden. Veiviseren velger deretter e-postadressen, men du kan redigere den.

    Gi navn til den delte postboksen.

  4. Klikk Legg til. Det kan ta noen minutter før du kan legge til medlemmer.

  5. Velg Legg til medlemmer i denne postboksen i Neste trinn Medlemmer er personer som kan lese inn- og utgående epost til den delte postboksen.

    Velg Legg til medlemmer

  6. Velg knappen +Legg til medlemmer. Merk av for de personene du ønsker skal bruke denne delte postboksen, og klikk på Lagre.

    Velg medlemmer som skal tilordnes til den delte postboksen.

  7. Velg Lukk.

Du er ferdig. Nå kan du gå til neste trinn: La alle se sendte e-postmeldinger.

La alle se sendte e-postmeldinger (svar)

Meldinger som sendes fra den delte postboksen, blir som standard ikke lagret i Sendte elementer-mappen i den delte postboksen. De blir i stedet lagret i Sendte elementer-mappen til personen som sendte meldingen.

Hvis du vil at alle skal kunne se sendte e-postmeldinger, endrer du innstillingene for delt postboks ved å velge Sendte elementer > Rediger i administrasjonssenteret for Office 365.

Velg Sendte elementer > Rediger.

Legge til den delte postboksen i Outlook

Hvis du har automapping aktivert i bedriften din (de fleste har det som standard), vil den delte postboksen vises automatisk i brukernes Outlook-program når de har lukket og startet Outlook på nytt.

Hvis du vil lære mer, kan du se følgende:

  • Åpne og bruke en delt postboks i Outlook 2016 og Outlook 2013

  • Åpne og bruke en delt postboks i Outlook på nettet: Svare som den delte adressen (for eksempel salg@contoso.com) ER VANSKELIG FØRSTE GANGEN. Brukerne må utføre denne midlertidige løsningen (denne feilen blir ikke rettet):

    1. Åpne Outlook på nettet og gå til den delte postboksen.

    2. Åpne en melding som ble sendt til den delte adressen.

    3. Klikk Svar.

    4. Klikk på Mer-pilen > Vis fra nederst i meldingen.

      Klikk mer-pilen, og klikk deretter Vis fra

    5. Høyreklikk på Fra-adressen, som for eksempel Ina@weewalter.me, og klikk på Fjern.

      Fjerne FRA-aliaset.

    6. Deretter skriver du inn den delte adressen, som for eksempel support@contoso.com, og sender meldingen. Neste gang du svarer fra den delte postboksen, vises adressen som et alternativ i Fra-rullegardinlisten.

      Aliaset til den delte postboksen vises i FRA-rullegardinlisten.

Bruke en delt postboks på en mobil enhet (telefon eller nettbrett)

Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks på en mobil enhet, åpner du nettleseren, logger på Office 365 og går deretter til Outlook på nettet. Hvis du ønsker instruksjoner, kan du se punktet ovenfor for å åpne og bruke en delt postboks i Oultook på nettet. Du får tilgang til den delte postboksen fra Outlook på nettet.

Du får ikke tilgang til den delte postboksen fra Outlook-appen som er installert på den mobile enheten.

Bruke den delte kalenderen

Vi liker å bruke kalenderen i den delte postboksen, i stedet for en SharePoint-kalender, til å holde rede på avtaler og hvor personer befinner seg. En delt kalender integreres med Outlook, genererer påminnelser, og er mye enklere å opprette og bruke enn en SharePoint-kalender.

  1. Gå til kalendervisningen i Outlook-appen, og velg den delte postboksen.

    Velg kalendervisningen

  2. Når du legger inn avtaler, kan alle som er medlem av den delte postboksen, se dem.

Videresende e-postmeldinger som er sendt til en delt postboks

  1. Velg den delte postboksen du vil redigere i administrasjonssenteret for Office 365.

  2. Velg Videresende e-post > Rediger.

  3. Sett veksleknappen til , og angi en e-postadresse som det skal videresendes til. Du kan skrive inn bare én e-postadresse. Adressen kan være utenfor organisasjonen, for eksempel en Gmail-adresse eller en annen delt postboks.

  4. Velg Save.

Sende automatiske svar fra en delt postboks

  1. Velg den delte postboksen du vil redigere i administrasjonssenteret for Office 365.

  2. Velg Automatiske svar > Rediger.

  3. Sett veksleknappen til , og velg om du vil sende svar til personer i organisasjonen eller utenfor organisasjonen. Skriv inn meldingen.

  4. Skriv inn svaret du ønsker å sende til personer i organisasjonen din. Du kan ikke legge til bilder, bare tekst.

  5. Hvis du også vil sende svar til personer utenfor organisasjonen, merker du av for dette, angir hvem som skal motta svaret, og skriver inn teksten. Det er ikke mulig bare å sende til personer utenfor organisasjonen, uten å samtidig sende til personer i organisasjonen.

  6. Velg Save.

Lagringsgrense for delt postboks: 50 GB

Den delte postboksen kan lagre opptil 50 GB med data uten at du tilordner en lisens til den. Etter det må du tildele en lisens for postboksen for å lagre mer data.

Når en delt postboks når lagringsgrensen, kan du fortsatt motta e-postmeldinger en stund, men du vil ikke kunne sende nye e-postmeldinger. Etter det vil du slutte å motta e-postmeldinger. Personer som sender til postboksen, får en bekreftelse på manglende levering.

Hindre at medlemmer sletter meldinger i en delt postboks

Dessverre kan du ikke hindre andre i å slette meldinger i en delt postboks. La oss for eksempel si at fem personer deler en postboks. Én av dem sletter en e-postmelding etter å ha lest den. Nå er e-postmeldingen slettet for alle, selv om de ikke har lest den. Den eneste måten du kan unngå dette på, er ved å opprette en Office 365-gruppe i stedet for en delt postboks.

En gruppe i Outlook er som en delt postboks. Se Sammenligne grupper for en sammenligning av de to. Hvis du vil lese mer om grupper, kan du se Les mer om grupper, spesielt inndelingen Grupper i Outlook langt ned på siden.

Det du ellers trenger å vite om delte postbokser

  • Du trenger ikke tilordne lisenser til delte postbokser som er på under 50 GB.

  • Du må gi brukere tillatelser (medlemsskap) til å bruke en delt postboks. Bare personer i organisasjonen din kan bruke en delt postboks.

  • Du kan ikke gi personer utenfor bedriften (for eksempel personer med Gmail-konto) tilgang til den delte postboksen. Hvis du ønsker å gjøre dette, kan du vurdere å opprette en gruppe for Outlook i stedet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en Office 365-gruppe i administrasjonssenteret.

  • Du får ikke tilgang til delte postbokser fra Outlook for iPhone, Android eller Mac. Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks fra en av disse enhetene, kan du bruke Outlook på nettet.

  • Du kan ikke kryptere e-post sendt fra en delt postboks.

  • Du kan konvertere brukerpostbokser til delte postbokser. Se Konvertere en brukerpostboks til en delt postboks.

Løse problemer med å opprette delte postbokser

  • Feilmelding: Proxy-adressen «smtp:<delt postboksnavn>» brukes allerede av proxy-adressene eller LegacyExchangeDN for «<navn>» Velg en annen proxy-adresse.

    Dette problemet oppstår når du prøver å gi den delte postboksen et navn som allerede er i bruk. La oss for eksempel si at du vil kalle delte postbokser for info@domene1 og info@domene2. Det er to måter du kan gjøre dette på:

Slik fungerer automapping med delte postbokser

Automapping er satt på brukerens postboks, ikke den delte postboksen.

Dette betyr at hvis du prøver å bruke en sikkerhetsgruppe til å styre hvem som har tilgang til den delte postboksen, vil ikke automapping fungere. Hvis du vil ha automapping, må du tilordne tillatelser eksplisitt.

Opprett en delt postboks i administrasjonssenteret for Exchange

Enkelte kunder gjør alle postboksbehandling i administrasjonssenteret for Exchange. Her er instruksjoner for hvordan du oppretter delte postbokser ved å bruke det aktuelle grensesnittet.

Hvis du vil se hvilke tillatelser du trenger for å utføre disse trinnene, kan du se oppføringen «Postbokser for brukere» i Tillatelser for mottakere.

  1. Gå til Mottakere > Delt > Legg til .

  2. Fyll ut de obligatoriske feltene:

    • Visningsnavn

    • E-postadresse

  3. Hvis du vil tildele Full tilgang- eller Send som-tillatelser, klikker du på Legg til, og velger deretter de du vil gi tillatelser til. Du kan bruke CTRL for å velge flere brukere. Er du usikker på hvilken tillatelse du skal bruke? Se Hvilken tillatelse bør du bruke?.

    Merknad: Med tillatelsen Full tilgang kan brukeren åpne postboksen og opprette og endre elementene i den. Med tillatelsen Send som kan alle andre enn eieren av postboksen sende e-post fra den delte postboksen. Begge tillatelser er nødvendige for å kunne bruke den delte postboksen på riktig måte.

  4. Klikk på Lagre for å lagre endringene og opprette den delte postboksen.

  1. Gå til Mottakere > Delt > Rediger .

  2. Klikk på Delegering av postboks

  3. Hvis du vil tildele eller fjerne tillatelsene Full tilgang og Send som, klikker du på Legg til eller Fjern, og deretter velger du brukerne du vil gi tillatelsene til.

    Merknad: Med tillatelsen Full tilgang kan brukeren åpne postboksen og opprette og endre elementene i den. Med tillatelsen Send som kan alle andre enn eieren av postboksen sende e-post fra den delte postboksen. Begge tillatelser er nødvendige for å kunne bruke den delte postboksen på riktig måte.

  4. Klikk Lagre for å lagre endringene.

  • Full tilgang Med tillatelsen Full tilgang kan brukeren logge på den delte postboksen og opptre som eier av postboksen. Når brukeren er logget på, kan vedkommende opprette kalenderelementer, lese, vise, slette og endre e-postmeldinger, opprette oppgaver og kalenderkontakter. En bruker med tillatelsen Full tilgang kan imidlertid ikke sende e-post fra den delte postboksen med mindre vedkommende også har tillatelsen Send som eller Send på vegne av.

  • Send som Med tillatelsen Send som kan en bruker representere den delte postboksen ved sending av e-post. Hvis for eksempel Ove logger på den delte postboksen for markedsføringsavdelingen og sender en e-post, vil det se ut som om det var markedsføringsavdelingen som sendte e-postmeldingen.

    De vil imidlertid ikke kunne se noen av e-postmeldingene som sendes til eller fra den delte adressen.

  • Send på vegne av Med tillatelsen Send på vegne av kan brukeren sende e-post på vegne av den delte postboksen. Hvis for eksempel Snorre logger på den delte postboksen Resepsjonsbygning 32 og sender en e-post, vil det se ut som om e-postmeldingen ble sendt av Snorre på vegne av Resepsjonsbygning 32». Du kan ikke bruke EAC for å tildele tillatelsen Send på vegne av. Du må bruke Angi postboks-cmdleten med GrantSendonBehalf-parameteret.

Bruk PowerShell-cmdleten Ny postboks til å opprette delte postbokser.

Følgende eksempel viser hvordan du oppretter den delte postboksen Salgavdeling og tildeler tillatelsene Full tilgang og Send på vegne av for sikkerhetsgruppen MarkedsføringSG. Brukere som er medlemmer av sikkerhetsgruppen gis tillatelsene til postboksen.

Merknad: Dette eksemplet forutsetter at du allerede har opprettet sikkerhetsgruppen MarkedsføringSG og denne sikkerhetsgruppen er e-postaktivert. Se Behandle e-postaktiverte sikkerhetsgrupper.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Skal jeg opprette en delt postboks eller en Office 365-gruppe for Outlook?

Se Sammenligne grupper for veiledning.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×