Opprette en arbeidsflyt

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Med Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du utforme arbeidsflyter som tilfører logikk til området eller -bruken uten at du må skrive egendefinert kode. Ved hjelp av Arbeidsflytutforming kan du lage regler som knytter betingelser og handlinger til elementene i Microsoft SharePoint-lister og -biblioteker, slik at når elementer i lister eller biblioteker endres, utføres handlinger i arbeidsflyten.

Du kan for eksempel utforme arbeidsflyter slik at forretningsprosesser i virksomheten automatiseres – for eksempel gjennomgang, godkjenning og arkivering av dokumenter. Eller du kan raskt opprette arbeidsflyter for å håndtere rutinemessige prosesser på gruppeområdet, for eksempel utsending av varsler eller oppretting av oppgaver.

I denne artikkelen får du vite hvilke viktige hensyn du må ta ved utforming, og en grunnleggende fremgangsmåte beskrives. I den siste delen finner du koblinger til eksempler på fullstendige arbeidsflyter.

Hvis du vil lære mer om arbeidsflyter, kan du se Innføring i SharePoint-arbeidsflyt.

Viktig: Når du skal opprette en arbeidsflyt, må området være plassert på en server som kjører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

I denne artikkelen

Hvordan evaluerer en arbeidsflyt trinn?

Før du begynner

Utforme arbeidsflyten

Foreslåtte neste trinn

Hvordan evaluerer en arbeidsflyt trinn?

Du kan forestille deg et trinn i en arbeidsflyt som en side i Arbeidsflytutforming som grupperer et sett med beslektede betingelser og handlinger. Alle betingelsene og handlingene på siden evalueres og behandles samtidig. På denne måten startes en arbeidsflyt (enten manuelt eller automatisk), og for hvert trinn evaluerer den alle betingelsene som er opprettet, og deretter utføres handlingene du velger i Arbeidsflytutforming. Ett trinn i en arbeidsflyt kan utføre et valgt antall handlinger, alt fra å sende e-postmeldinger til å opprette, kopiere, flytte eller slette et listeelement.

Når du oppretter en arbeidsflyt med mange trinn, må du tenke på hvordan du grupperer handlingene og betingelsene i hvert trinn av arbeidsflyten. Reglene i ett trinn blir behandlet ferdig før neste trinn starter, slik at du må gruppere alle regler som er nødvendige for å utføre handlingen eller handlingene du ønsker, i samme trinn.

Du må også utforme arbeidsflyten slik at trinnene får en logisk rekkefølge. Hvis for eksempel arbeidsflyten avhenger av et svar fra en deltaker i arbeidsflyten, må arbeidsflyten omfatte nødvendige betingelser og handlinger for å kunne håndtere alle mulige svar.

Når du utformer en arbeidsflyt, er det viktig å forstå hvordan en arbeidsflyt evaluerer hvert trinn. Følgende påstander er alle sanne:

  • Hvis et trinn inneholder bare handlinger og ingen betingelser, utfører arbeidsflyten alltid de handlingene.

  • Hvis et trinn har betingelsesgrener, og hver gren har en betingelse, utfører arbeidsflyten en handling bare når betingelsen i én av grenene oppfylles. Hvis ingen betingelse i noen av grenene oppfylles, går arbeidsflyten som standard til neste trinn.

  • Hvis et trinn har betingelsesgrener, og hver gren har en betingelse, utfører arbeidsflyten en handling bare når betingelsen i én av grenene oppfylles. Hvis ingen betingelse er oppfylt, utfører arbeidsflyten ellers handlingen i den siste grenen som ikke har noen betingelse.

Til toppen av siden

Før du begynner

Før du utformer arbeidsflyten, må du utføre de nødvendige endringene eller tilpasningene med området, listen eller biblioteket, for eksempel:

  • En arbeidsflyt er alltid knyttet til nøyaktig én SharePoint-liste eller ett bibliotek. Området må ha minst én liste eller ett bibliotek før du oppretter en arbeidsflyt. Hvis det ikke finnes lister på området, blir du bedt om å opprette én når du oppretter en arbeidsflyt.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke tilpassede kolonner eller innstillinger, må du utføre disse endringene før du oppretter arbeidsflyten, slik at disse kolonnene og innstillingene er tilgjengelige for deg i Arbeidsflytutforming.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke liste- eller bibliotekfunksjoner som ikke aktiveres som standard, for eksempel innholdsgodkjenning, må du aktivere disse funksjonene før du utformer arbeidsflyten.

Merknad: Arbeidsflytfunksjonen er basert på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Den samme versjonen av Workflow Foundation må være installert både på datamaskinen og serveren. Første gang du oppretter en arbeidsflyt, kan det hende at du blir bedt om å installere Workflow Foundation.

Til toppen av siden

Utforme arbeidsflyten

De grunnleggende trinnene med å opprette en arbeidsflyt er alltid de samme: Først definerer du arbeidsflyten, og deretter oppretter du reglene ved å velge betingelser og handlinger.

  1. Klikk Åpne områdeFil-menyen.

  2. Bla til og klikk SharePoint-området som du vil opprette arbeidsflyten på, i dialogboksen Åpne område, og klikk deretter Åpne.

  3. Velg NyFil-menyen, og klikk deretter Arbeidsflyt.

    Arbeidsflytutforming åpnes.

    Første side i Arbeidsflytutforming

  4. I boksen Gi arbeidsflyten et navn skriver du inn et navn for denne arbeidsflyten.

    Besøkende på området ser dette navnet når de viser arbeidsflytstatusen og arbeidsflytsidene i leseren. Som standard får nye arbeidsflyter automatisk navnene Arbeidsflyt 1, Arbeidsflyt 2 og så videre.

  5. Klikk et alternativ i listen Hvilken SharePoint-liste skal arbeidsflyten knyttes til?

    Arbeidsflytutforming viser tilgjengelige lister som den kan knyttes til

    Du må knytte arbeidsflyten til en liste eller et bibliotek i SharePoint. Hvilken liste du knytter arbeidsflyten til, avgjør hvor arbeidsflytdeltakerne starter arbeidsflyten. Hvis du for eksempel vil at arbeidsflyten skal starte når et element opprettes eller endres i Delte dokumenter, velger du det biblioteket. Den tilknyttede listen er stedet du går til for å kontrollere arbeidsflytstatus og -logg, eller for å starte en arbeidsflyt manuelt.

    Merknad: Arbeidsflyter som starter manuelt når et element opprettes eller endres, kan kjøre i uendelige løkker, men dette bør du unngå. En arbeidsflyt som for eksempel starter når et element endres, bør aldri endre et element i listen den er knyttet til. Dette gjelder også for flere arbeidsflyter. Arbeidsflyt A er for eksempel knyttet til Liste A, og Arbeidsflyt B er knyttet til Liste B. Begge arbeidsflyter starter automatisk når et nytt element opprettes. Arbeidsflyt A oppretter et element i Liste B, og Arbeidsflyt B oppretter et element i Liste A. Et slikt scenario fører til en uendelig løkke. Det anbefales at du vet hvilke arbeidsflyter som allerede kjører i hvilke lister eller biblioteker, der arbeidsflyten oppretter eller endrer elementer.

  6. Under Velg startalternativer for elementer i listen, gjør du ett eller flere av følgende:

    • Merk av for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt fra et element.
      Dette alternativet hvis du legger til en Arbeidsflytkommando i et listeelement slik at brukere kan klikke kommandoen for å starte arbeidsflyten for det elementet.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et element endres.

      Merknad: Du kan velge to eller tre alternativer, men du må velge minst ett alternativ hvis du vil kjøre arbeidsflyten. Hvis du ikke velger et alternativ, kan du utforme arbeidsflyten og deretter klikke Fullfør, men arbeidsflyten kan ikke initialiseres. Senere kan du åpne arbeidsflyten (kommandoen Åpne arbeidsflytFil-menyen), velge et startalternativ, og deretter klikke Fullfør. Dette er nyttig når du skal lagre en arbeidsflyt du er i ferd med å utforme.

  7. Klikk Neste.

  8. I Trinnavn-boksen skriver du inn et navn på det første trinnet i arbeidsflyten.

    Andre side av Arbeidsflytutforming

    Deretter oppretter du reglene for arbeidsflyten ved å velge handlingene du vil at arbeidsflyten skal utføre, og eventuelle betingelser som må oppfylles for at handlingene skal utføres.

    Merknad: Ikke alle trinn må inneholde en betingelse. Du kan for eksempel ha trinn som ganske enkelt er en liste over handlinger som skal utføres. Alle trinn kan imidlertid ha minst én betingelsesgren som inneholder en handling uten en tilknyttet betingelse. Dette skyldes at en betingelsesgren som ikke har en betingelse, fungerer som Else-grenen i en Else If-betingelsesgren. Hvis betingelsen A er sann, skal handling B utføres. Ellers skal handling C utføres. På denne måten vil det ikke gi mening å ha mer enn én Else-gren fordi man aldri vil komme til den siste grenen.

  9. For hver betingelse du vil angi, klikker du Betingelser, og deretter klikker du den betingelsen i listen. Gjenta denne prosedyren til du har angitt alle betingelsene du vil inkludere.

    Merknad: Du kan velge mer enn én betingelse. Hvis du gjør dette, slås betingelsene sammen av hjelp av operatoren and, som betyr at alle betingelsene må oppfylles før arbeidsflyten utfører de tilknyttede handlingene. Flere betingelser oppretter et progressivt filter, der rekkefølgen har betydning fordi den første betingelsen evalueres først. Hvis du vil flytte en betingelse opp eller ned i listen over betingelser, klikker du betingelsen, klikker nedoverpilen som vises, og klikker deretter Flytt betingelse opp eller Flytt betingelse ned i listen.

    Office SharePoint Designer 2007 inneholder et antall forhåndsdefinerte betingelser. I tillegg kan du opprette avanserte og egendefinerte betingelser. Med egendefinerte betingelser kan du sammenligne et felt i gjeldende liste med en verdi. Med avanserte betingelser kan du sammenligne én verdi med en annen verdi. På denne måten kan du opprette en sammenligning mellom et felt i en liste og en verdi fra et stort utvalg kilder.

    Liste over betingelser

  10. Når du har satt inn en betingelse, klikker du hver hyperkobling, og deretter velger du en verdi for de obligatoriske parameterne.

    En betingelse kan for eksempel inneholde koblinger for å velge et felt i listen, en sammenligning og en verdi.

    Trinn 1 i Arbeidsflytutforming som viser egendefinert betingelse

  11. For hver handling du vil inkludere, klikker du Handlinger, og deretter klikker du den handlingen i listen. Gjenta denne prosedyren til du har angitt alle betingelsene du vil inkludere.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger, klikker handlingen du vil bruke, og klikker deretter Legg til.

    Liste over handlinger

    Merknad: Du kan opprette mer enn én handling for en betingelse. Hvis du gjør dette, kan handlingene kjøres én og én etter hverandre (slått sammen av "then") eller samtidig (slått sammen av "and"). Hvis du vil bytte mellom kjøring i sekvens og kjøring i parallell, klikker du pilen øverst i høyre hjørne i regelen, og deretter klikker du Kjør alle handlinger sekvensielt eller Kjør alle handlinger parallelt.

  12. Når du har satt inn en handling, klikker du hver hyperkobling, og deretter velger du en verdi for de obligatoriske parameterne.

    En handling kan for eksempel inneholde en kobling til oppretting av en e-postmelding.

    Trinn 1 i Arbeidsflytutforming som viser betingelse og handling

  13. Hvis du vil legge til en betingelsesgren, klikker du Legg til betingelsesgrenen Ellers hvis og gjentar trinn 9 til 12 for å opprette en annen regel.

    En regel er et sett med beslektede betingelser og handlinger, som vist i forrige illustrasjon. Når betingelsen er sann, utfører arbeidsflyten de tilknyttede handlingene. Men hva skjer når betingelsen er usann? Ved å legge til betingelsesgrener kan du angi ekstra betingelser. Du kan for eksempel opprette tre ulike betingelser for å endre dokumentstatusen til Godkjent, Avslått eller Venter. Du kan også opprette en Else-betingelse, der arbeidsflyten utfører handlingen bare når ingen av de tidligere betingelsene er oppfylt. Hvis du vil opprette en Else-betingelse, må den siste regelen i trinnet være en handling uten betingelser. Arbeidsflyten evaluerer alle betingelsene, og hvis ingen av dem oppfylles, utfører arbeidsflyten alle handlinger i den siste grenen som ikke har noen betingelse.

  14. Når dette trinnet i arbeidsflyten er fullført, klikker du Neste.

  15. For hvert trinn i arbeidsflyten gjentar du trinn 8–14 når du skal opprette flere sett med betingelser og handlinger.

    Etter hvert som du legger til trinn må du huske på at hvert trinn kan bestå av bare ett sett med betingelsesgrenene Ellers hvis, der handlingene i hver gren bare utføres når den tilknyttede betingelsen er oppfylt. Her må du legge til flere trinn når dette er tilfelle:

    • Flere sett med betingelsesgrenene Ellers hvis må evalueres.

    • Du må skille en forgrenet setning fra en setning som ikke er forgrenet.

  16. Hvis du vil se etter feil i arbeidsflyten før du avslutter Arbeidsflytutforming, klikker du Kontroller arbeidsflyt.

    Hvis det finnes feil i arbeidsflyten, får hyperkoblingen en annen farge, og det vises stjernetegn før og etter den ugyldige parameteren. I tillegg vises det et feilsymbol ved siden av hvert trinn som inneholder en feil, under Arbeidsflyttrinn. For hver feil kontrollerer du at de oppgitte parameterne er gyldige.

  17. Klikk Fullfør. Arbeidsflyten lagres og knyttes til listen du har angitt.

    Merknad: Du kan ikke endre hvilken liste en arbeidsflyt knyttes til, etter at du har lagret arbeidsflyten. I stedet må du opprette en ny arbeidsflyt og knytte den til listen du vil bruke.

Til toppen av siden

Foreslåtte trinn videre

Nå som du er kjent med de viktigste begrepene og hvilke hensyn som må tas ved utforming, kan det hende du vil utforme en arbeidsflyt som har et bestemt anvendelsesområde. Du finner koblinger til artikler som viser eksempler på fullstendige arbeidsflyter i delen Se også.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×