Opprette en aktiva sporing løsning ved hjelp av InfoPath og Excel

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Microsoft Office InfoPath, kan du opprette skjemamaler for innsamling og registrering av data. Microsoft Office Excel 2007 lar brukere til å beregne, diagram, og analysere data. Ved hjelp av både av disse programmene og XML, kan du enkelt opprette en enkel men effektive, uten kode forretningsløsning for sporing av aktiva i et firma.

oversikt over løsning for sporing av aktiva

I denne artikkelen

Introduksjon til å opprette en løsning for sporing av aktiva

Trinn 1: Tilpasse skjemamalen sporing av aktiva

Trinn 2: Tilordne skjemafilen og tilpasse tabelloppsettet i Excel

Trinn 3: Opprette en sammendragsrapport for pivottabell- og pivotdiagramrapporter

Trinn 4: Samle inn informasjon om anleggsmidler fra brukere

Trinn 5: Importere skjemaer til Excel

Endelig tanker: Vurder å bruke SharePoint-lister eller Access-database

Introduksjon til å opprette en løsning for sporing av aktiva

Du kan utveksle XML-data mellom InfoPath og Excel. Selv om Infopath Eksporter-kommandoen er en enkel, enkel måte å sende skjemadata til Excel, det er en annen fremgangsmåte kan du ta som gir deg mye mer fleksibilitet. Ved tilordning eksplisitt InfoPath XML-skjemafil (XSD) i Excel, og deretter importere InfoPath skjemafiler (.xml) i Excel, kan du tilpasse oppsettet av dataene og bedre dra nytte av funksjonene i Excel for å hjelpe deg med å behandle og analysere data mer effektivt.

I denne artikkelen skal vi bruke InfoPath aktiva sporing eksempel skjemamalen som illustrerer hvordan du sikrer InfoPath, XML- og Excel samarbeide. Tenk deg at hvert år organisasjonen innholdslister eiendelene i hver ansatt office. En Excel-rapport kjøres deretter for å bestemme hvordan du vil tildele utstyr budsjettet for neste år. Diagrammet nedenfor er en oversikt over hvordan du kan samle, spore og rapportere aktivadata i avdelingen.

a

1. sporing av aktiva skjemamalen opprettes.

2. skjemafilen er tilordnet til en Excel-tabell og tabelloppsettet er tilpasset.

3. en tom pivottabell- og pivotdiagramrapporter sammendragsrapport opprettes.

4. i skjemaet for sporing av aktiva brukes til å samle inn data fra brukere.

5. alle skjemadata eksporteres til Excel-tabell og rapporter pivottabell- og pivotdiagramrapporter oppdateres.

Denne løsningen omfatter følgende brukerroller og produkter:

Ikon for full støtte = nødvendige Ikon for ingen støtte = ikke nødvendig

Programvarekrav

Roller

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solution Designer

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Beslutningstaker

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Ansatte

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Ikon for ingen støtte

Til toppen av siden

Trinn 1: Tilpasse skjemamalen sporing av aktiva

Skjemamal for sporing av aktiva, som er inkludert i InfoPath, kan du samle inn informasjon om hvert aktiva i den ansattes office, avdelingen som ansatt tilhører, kategorier av aktiva og detaljer om hvert aktiva. I denne løsningen sender en skjemautformeren skjemamalen til den beslutning-maker e-postkonto ved hjelp av Office Outlook 2007.

mal for aktivaoversikt

Oppgave 1: Åpne og tilpasse skjemamalen sporing av aktiva

Fordi du ikke publisere en skjemamal til en liste over e-postmottakere Hvis det har en rik tekstbokskontroll som inneholder koblede bilder, må du gjøre en liten endring til sporing av aktiva eksempelskjema-malen.

  1. Velg Utform en skjemamal, på Fil-menyen.

  2. Klikk Tilpass et eksempel under åpner en skjemamal i dialogboksen Utform en skjemamal.

  3. Klikk eksempel - sporing av aktiva i dialogboksen Komme i gang, og klikk deretter Utform dette skjemaet under Skjemaoppgaver.

  4. Høyreklikk kontrollen assetNotes, pek på Egenskaper for Boks for rik tekst, klikker du kategorien visning og under tilgjengelig formatering, fjerner du merket for Koblede bilder.

Oppgave 2: Definere Sendealternativer

Neste oppgave er å definere Sendealternativer slik at ansatte kan sende et unikt navn skjemafilen (.xml) til den beslutning-maker e-postkonto som en vedlagt fil.

  1. Klikk SendealternativerVerktøy-menyen.

  2. Merk av for Tillat brukere å sende dette skjemaet i dialogboksen Sendealternativer.

  3. Klikk Send skjemadata til ett enkelt sted, og klikk deretter E-post i listen.

  4. Klikk Legg til.

    Veiviseren for datatilkobling vises.

  5. Skriv inn aliaset til beslutningstaker som skal motta alle innsendte skjemaene i til-boksen.

  6. Angi en unik emnelinje i Emne-boksen:

    • Klikk Sett inn formel Knappetekst .

    • Skriv inn følgende formel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klikk Kontroller formel, og klikk deretter OK to ganger.

  • Skriv inn en melding i boksen Innledning eller Legg til viktige instruksjoner for denne løsningen.

  • Klikk Neste.

  • Klikk Send skjemadata som vedlegg på den neste siden i veiviseren, og merk deretter av for Legg ved skjemamalen for å sikre at brukere kan åpne skjemaet.

    Dette sikrer at ansatte har tilgang til skjemamalfil (XSN) i tilfelle de ikke tilgang til dem fra den nettverksplassering.

  • Angi en et unikt navn for hver skjemafil (XML) i boksen Vedlegg:

    1. Klikk Sett inn formel Knappetekst .

    2. Skriv inn den samme formelen som den på Emne-linjen:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klikk Kontroller formel, og klikk deretter OK to ganger.

  • Klikk Neste.

  • På neste side i veiviseren, i boksen Skriv inn et navn for datatilkoblingen, Skriv inn et beskrivende navn for denne datatilkoblingen.

  • Kontroller at informasjonen under Sammendrag er riktig, og klikk deretter Fullfør.

  • Lagre skjemaet den til en offentlig nettverksmappe tilgjengelig for beslutningstaker og alle ansatte.

Til toppen av siden

Trinn 2: Tilordne skjemafilen og tilpasse tabelloppsettet i Excel

Konfigurere tilkoblingen mellom InfoPath og Excel krever tre oppgaver: trekker ut skjemafilen for sporing av aktiva skjemamalen, tilordne denne XML-filen i Excel, og tilpasse standardoppsettet for Excel-tabell som inneholder alle importert XML skjema-datafiler.

Oppgave 1: Trekke ut skjemafilen fra InfoPath

  1. Åpne malfilen sporing av aktiva skjema i InfoPath.

  2. Klikk Utform dette skjemaetVerktøy-menyen.

  3. Klikk Lagre som kildefiler, på Fil-menyen.

  4. Velg en mappe i dialogboksen Bla gjennom etter mappe eller opprette en ny mappe der du vil lagre skjemafilen.

Legg merke plasseringen til mappen der alle kildefilene skal lagres og navnet på skjemafilen, i dette tilfellet myschema.xsd, som inneholder skjemadefinisjonen av skjemaet for XML-data.

Oppgave 2: Tilordne InfoPath-skjemafilen i Excel

  1. Opprette en ny Excel-fil, og lagre den på en plassering som er tilgjengelige for beslutningstaker.

  2. I Excel, hvis fanen utvikler ikke er synlig, gjør du følgende:

    1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappesymbol , og klikk deretter Alternativer for Excel.

    2. Merk av for Vis kategorien Utvikler på båndet under Beste alternativer for arbeid med Excel i kategorien Populær, og klikk deretter OK.

      Merknad: Båndet er en komponent i Brukergrensesnittet Microsoft Office Fluent.

  3. Klikk Kilde i XML-gruppen i kategorien Utvikler.

    XML-gruppe på båndet

    Oppgaveruten XML-kilde vises.

  4. Klikk XML-tilordninger, og klikk deretter Legg til i dialogboksen XML-tilordninger.

  5. På en datamaskin som kjører Windows Vista   

    1. Klikk stasjonen eller mappen som inneholder myschema.xsd filen som du opprettet i trinn 2 i delen i adresselinjenoppgave 1: trekke ut skjemafilen fra InfoPath.

      På en datamaskin som kjører Microsoft Windows XP   

    2. Klikk stasjonen eller mappen som inneholder myschema.xsd filen som du opprettet i trinn 2 av inndeling, i listen Søk ioppgave 1: trekke ut skjemafilen fra InfoPath.

  6. Klikk filen, og klikk deretter Åpne.

  7. Når dialogboksen Flere rot vises, klikker du assetTracking rot-noden som er definert i myschema.xsd-filen, og klikk deretter OK.

    XML-tilordningen vises i oppgaveruten XML-kilde.

  8. Dra det ns1:asset node elementet, som er et gjentatt XML-element, til stedet der du vil at Excel-tabellen skal vises i regnearket.

    Tilordne InfoPath-skjemafilen til Excel

Oppgave 3: Tilpasse oppsettet for Excel-tabell

Som standard bruker Excel XML-elementnavnene som kolonneoverskrifter for tabellen. Du kan imidlertid endre kolonneoverskriftene ved å redigere kolonnen topptekst cellene.

  1. Hvis du vil endre standard kolonneoverskriftene, holde Excel-tabell som er valgt, Finn følgende streng prefikset, ns1:asset, og fjerne den. Du kan for eksempel endre ns1:assetIDID.

    Tilpasse tabelloverskriftene i Excel

  2. Hvis du vil justere kolonnebredden, klikker du Merk alt-knappen, og dobbeltklikk deretter en kolonnegrense overskrift.

Til toppen av siden

Trinn 3: Opprette en sammendragsrapport for pivottabell- og pivotdiagramrapporter

Beslutningstakere Bruk pivottabell og pivotdiagramrapporter til å analysere, utforske og visualisere sammendragsdata. Ved å konfigurere pivottabell- og pivotdiagramrapporter rapportene du vil bruke i dette scenarioet forskudd, åpnes det en enkel operasjon for en beslutningstaker å kjøre rapporten senere når dataene er fullført.

  1. Merk en celle i Excel-tabellen.

  2. Klikk Pivottabell i Tabeller-gruppen i kategorien Sett inn, og klikk deretter Pivottabell.

    Båndet i Excel

    Dialogboksen Opprett pivottabell vises.

  3. Hvis du vil plassere pivottabellrapporten i et nytt regneark som starter i celle A1, klikker du Nytt regneark, og klikk deretter OK.

    Excel legger til en tom pivottabellrapport på angitt sted og viser Feltlisten for pivottabell-slik at du kan legge til felt, opprette et oppsett og tilpasse pivottabellrapporten.

  4. Hvis du vil opprette en rapport i tvers tabellformat for dataene, drar du ID-feltet til verdier-området, avdeling-feltet til kolonneområdet etiketter, kategori-feltet til radområdet etiketter og TilordnetTil-feltet til området rapportfilter.

  5. Klikk pivottabellrapporten.

  6. Klikk diagramtypen Liggende i diagrammer-gruppen i kategorien Sett inn.

    Båndet i Excel

  7. Velg Gruppert liggende stolpediagram under 2D - linjen.

  8. Justere størrelsen og plasseringen av pivotdiagramrapporten du foretrekker.

den tomme pivottabellen og pivotdiagramrapporter

Til toppen av siden

Trinn 4: Samle inn informasjon om anleggsmidler fra brukere

Nå, og at skjemamalen er klar til å være fylt ut av alle ansatte, må du publisere skjemaet og send den til hver ansatt. Når hver ansatt sender utfylt skjema, sendes den som en XML-datafil (XML) vedlagt i en e-postmelding til de beslutning-maker e-postkonto. Beslutningstaker kan deretter flytte alle meldinger til en dedikert InfoPath-mappe i Outlook. Det anbefales at du tilordner en bestemt tidsperiode for alle brukere til å fullføre skjemaene slik at beslutningstaker kan kjøre rapporten med alle de utfylte skjemaene når datainnsamling tidsfristen er nådd i dette scenariet.

skrive inn data i skjemaet for sporing av aktiva

  1. I InfoPath, kan du åpne skjemamalen (XSN) som du lagret i trinn 1: utforme skjemamalen sporing av aktiva eksempel

  2. Klikk Utform dette skjemaetVerktøy-menyen.

  3. Klikk PubliserFil-menyen.

  4. I publiseringsveiviseren klikker du Til en liste over e-postmottakere og deretter Neste.

  5. På den neste siden i veiviseren skriver du inn et navn for skjemamalen i boksen Navn på skjemamal og klikker Neste. Skjemamalnavnet vises i emneoverskriften i meldingen som sendes til e-postmottakerne.

  6. Du kan også på den neste siden i veiviseren, kan du opprette kolonner som skal vises i Outlook-mapper til å organisere e-postmeldinger.

  7. Klikk Neste.

  8. Klikk Publiser.

  9. Når den publiseringsveiviseren har publisert skjemamalen, åpnes en e-postmelding med skjemaet.

  10. Fyll ut meldingen, Skriv inn Ansattnavn eller bruke en distribusjonsliste, og send deretter meldingen.

I Outlook, kan beslutningstaker organisere alle innsendte XML-skjemaer i én av to måter:

  • Hvis meldingsboksen InfoPath-skjema mapper vises meldingen åpnes første gang, klikker du Opprett skjemamappe.

  • Opprette en regel i Outlook for å flytte alle relaterte InfoPath-skjemaer til en InfoPath-mappe.

    For mer informasjon, kan du se Behandle meldinger ved hjelp av regler.

Til toppen av siden

Trinn 5: Importere skjemaer til Excel

Fordi du allerede har opprettet Excel-arbeidsbok trinn 2 og 3, er det en enkel oppgave for beslutning maker og se gjennom skjemadata. Beslutning-maker må ganske enkelt eksportere xml-filtyper (*.XML) fra Outlook, importere alle skjemafiler (.xml) til Excel-arbeidsboken, og deretter oppdaterer dataene.

Oppgave 1: Eksportere skjemaene fra Outlook til en Windows-mappe

  1. Velg mappen som inneholder alle skjemaer som du har mottatt fra ansatte i Outlook, og trykk deretter CTRL + A for å merke alle skjemaet e-postmeldinger.

  2. Høyreklikk utvalget, pek på InfoPath-handlinger, og klikk deretter Eksporter skjemaer.

  3. Velg en mappe i dialogboksen Eksporter skjemaer, og trykk OK.

Oppgave 2: Importere skjemaene til Excel

  1. I Excel-arbeidsboken som du opprettet i trinn 2: tilordne skjemafilen og tilpasse tabelloppsettet i Excel, velg ett av de tilordnede cellene i Excel-tabellen.

  2. Klikk Importer i kategorien utvikler i XML-gruppen.

    XML-gruppe på båndet

    Importere XML-dialogboksen vises.

  3. På en datamaskin som kjører Windows Vista   

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis filene er sammenhengende, trykker du SKIFT, og klikk deretter først og siste filen i listen.

    • Hvis filene ikke er sammenhengende, holder du nede CTRL, og klikk deretter hver fil du vil importere, i listen.

  5. Klikk Importer.

    Excel-tabell med importerte data

Som standard, Excel, overskrives eventuelle eksisterende data i tilordnede celler, som er ønsket endelige resultatet for denne forretningsløsning. Imidlertid kan, en beslutningstaker for eksempel importere dataene flere ganger til å måle fremdriften før den planlagte tidsfristen.

Merknad: I Excel, kan du også føye dataene ved hjelp av alternativet Legg nye data til eksisterende XML-tabeller (i XML-gruppen i kategorien utvikler Klikk Kartegenskaper ), som kan være riktig for andre løsninger.

For mer informasjon, kan du se hjelpeemnene for Excel, importere XML-data og Tilføy eller overskriver tilordnede XML-data.

Oppgave 3: Oppdatere pivottabellen og pivotdiagramrapporter

  • Klikk en celle i pivottabellrapporten.

  • Klikk pilen ved siden av Oppdater alt i kategorien Alternativer i gruppen Data, og klikk deretter Oppdater.

    Båndet i Outlook

Siste pivottabell- og pivotdiagramrapport

Excel-arbeidsboken inneholder nå alle dataene og sammendrag rapporter du trenger å hjelpe deg med å tildele utstyr budsjettet for neste år. Du kan selvfølgelig gjøre videre analyse i Excel-arbeidsboken hvis det er nødvendig, for eksempel sortere, filtrere eller betinget formatering av dataene.

Til toppen av siden

Endelig tanker: Vurder å bruke SharePoint-lister eller Access-database

Som et alternativ, kan du vurdere å bruke SharePoint-lister eller Access-database i stedet for XML, til å overføre data mellom InfoPath og Excel.

Bruke en SharePoint-liste

Fra InfoPath, kan du enkelt bruke en SharePoint-liste som en skrivebeskyttet datakilde. Du kan gjøre ett av følgende:

  • Fra SharePoint-listen, kan du eksportere dataene til Excel, opprettes det automatisk en datatilkobling i Excel.

  • Eksplisitt opprette en datatilkobling til SharePoint-liste fra Excel.

Når en datatilkobling er opprettet, kan du oppdatere dataene i Excel for å hente oppdaterte data.

Du kan bruke en SharePoint-liste til å legge til og oppdatere dataene, bruke et InfoPath-skjema til å vise et element fra listen (for eksempel en kompleks eller lang element beste vises loddrett) og deretter bruke Excel til å utføre ytterligere analyser dataene.

Kombinere InfoPath, en SharePoint-liste og Excel

1. vise ett element for enkelt se gjennom i InfoPath.

2. Legg til og oppdatere data i en SharePoint-liste.

3. Oppdater og rapportere oppdatert med Excel.

For mer informasjon, kan du se legge til en datatilkobling til en SharePoint-dokumentbibliotek eller liste og importere data fra en SharePoint-liste.

Bruke en Access-database

Fra InfoPath, kan du opprette en leses og skrives tilkobling til en Access-database. Fra Excel, kan du opprette en datatilkobling til Access-databasen som du kan oppdatere til å hente oppdaterte data eksplisitt. Du kan også definere tilkoblingen skal oppdateres automatisk når arbeidsboken åpnes, eller periodisk oppdatering, for eksempel som hvert 5.

Du kan bruke en Access-database som et mellomledd mellom InfoPath og Excel. Når du sender et InfoPath-skjema til Access, kan du oppdatere Access-databasen. Når du oppdaterer datatilkobling i Excel, kan du hente oppdaterte data fra Access. I virkeligheten sender du data indirekte fra InfoPath til en Excel-arbeidsbok.

Kombinere Infopath, Access og Excel

1. vise og sende et skjema til en Access-database.

2. lagrer data i en Access-database.

3. Oppdater og rapportere oppdatert med Excel.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Utform en skjemamal som er basert på en Microsoft Access-database.

Tips!: Visste du at du kan opprette et InfoPath-skjema direkte fra Access 2007? Hvis brukerne har Outlook 2007 og InfoPath 2007 installert på datamaskinen, kan du samle data fra ulike brukere direkte fra Access 2007 ved hjelp av veiviseren Samle data fra e-postmeldinger. For mer informasjon, kan du se hjelpeemnet Access 2007, Samle inn data ved hjelp av e-postmeldinger.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×