Opprett og rediger en kontaktgruppe eller distribusjonsliste i Outlook

Opprett og rediger en kontaktgruppe eller distribusjonsliste i Outlook

Bruk en kontaktgruppe (tidligere kalt distribusjonsliste) for å sende en e-post til flere personer – en prosjektgruppe, en komité eller bare en gruppe venner – uten å måtte legge til hvert navn hver gang du vil skrive til dem. Slik oppretter du en kontaktgruppe:

Dialogboksen Kontaktgruppe

Hvis du trenger informasjon om kontaktgrupper for Mac, kan du se Opprett en kontaktgruppe i Outlook for Mac.

  1. Klikk Personer i navigasjonsfeltet.

    • For Outlook 2013: Personer

    • For Outlook 2016: Personer

  2. Velg hvor kontaktgruppen skal legges til, under Mine kontakter. I dette eksemplet klikker du Kontakter.

  3. Klikk Hjem > Ny kontaktgruppe.

  4. Skriv et navn for gruppen i Navn-boksen på fanen Kontaktgruppe.

  5. Klikk Legg til medlemmer, og legg deretter til personer fra adresseboken eller kontaktlisten.

    Legge til medlemmer i en ny gruppe

    Merknad: Hvis du skal legge til noen som ikke er i adresseboken eller kontaktlisten, kan du opprette eller legge til en person som en kontakt.

  6. Klikk Lagre og lukk.

    Du finner ut hvordan du bruker kontaktgruppen, under Sende en e-postmelding til en kontaktgruppe.

Hvis du alltid sender e-post til de samme personene, kan du opprette en kontaktgruppe (tidligere kalt en distribusjonsliste) som omfatter alle mottakerne, ved å bruke en tidligere e-postmelding du har sendt til dem. Neste gang du vil kontakte dem eller avtale et møte med dem, kan du legge til kontaktgruppen på Til-linjen i meldingen i stedet for å legge til én person om gangen.

  1. Åpne en e-postmelding som ble sendt til de du vil ha med i kontaktgruppen.

  2. Merk alle navnene i Til- eller Kopi-boksen med musen.

    Velg personene i e-postmeldingen

  3. Høyreklikk utvalget, og klikk deretter Kopier, eller trykk CTRL+C.

  4. Klikk Personer i Outlook (ikke i den åpne e-postmeldingen).

    Tips!:  Hvis kontaktlisten ikke vises, klikker du Personer på nytt.

    Klikk på Personer

  5. Klikk på Hjem > Ny kontaktgruppe.

    Klikk på Ny kontaktgruppe på startsidefanen

  6. Skriv inn et navn for kontaktgruppen, for eksempel Spesialprosjekter.

  7. Klikk på Legg til medlemmer > Fra Outlook-kontakter.

    Legg til medlemmer fra Outlook-kontakter.

  8. Høyreklikk i Medlemmer-boksen som vises, og klikk Lim inn, eller trykk CTRL+V.

  9. Klikk OK.

    Personene fra e-postmeldingen vises som en liste over medlemmer i kontaktgruppen.

    Den nye kontaktgruppen skal nå inneholde personer

  10. Klikk på Lagre og lukk.

Kontaktgrupper vises i listen over kontakter sammen med andre enkeltpersoner. Du kan se forskjellen på dem basert på ikonene som vises i listevisning til venstre for navnene. Kortikonet er for enkeltkontakter og personikonet er for kontaktgrupper.

Personikoner er for kontaktgrupper, og kortikoner er for enkeltpersoner

Husk at du alltids kan legge til personer eller fjerne personer fra kontaktgruppen senere.

Hvis du har mange forretningskontakter eller personlige kontakter som du har i et Excel-regneark, kan du importere dem rett inn i Outlook.

Du kan da opprette en kontaktgruppe (tidligere kalt en «distribusjonsliste») ved hjelp av den importerte kontaktinformasjonen. Med en kontaktgruppe kan du sende e-postmeldinger og møteinvitasjoner til personer uten å måtte legge til hvert navn hver gang.

Dessverre kan ikke Outlook opprette en kontaktgruppe fra en liste over kontakter i Excel automatisk. Men du kan gjøre det ved å følge denne fremgangsmåten:

  1. Gjør kontaktdataene klare til å importeres.

  2. Importer informasjonen.

  3. Tilordne kolonnene i Excel-regnearket til de aktuelle Outlook-feltene.

  4. Opprett kontaktgruppen.

Trinn 1: Lagre kontaktopplysningene fra Excel i en fil som Outlook kan importere

Outlook kan ikke importere arbeidsbøker med flere ark, men det kan importere kommadelte filer (CSV-filer). Slik lagrer du arbeidsboken som en CSV-fil:

  1. Klikk regnearket med kontaktopplysningene du vil importere, i arbeidsboken.

  2. Klikk Fil > Lagre som.

  3. Velg hvor du vil lagre filen.

  4. Velg CSV (MS-DOS) (*.csv) i boksen Filtype, gi filen et navn, og klikk Lagre.

  5. Hvis du får en melding om at den valgte filtypen ikke inneholder arbeidsbøker som inneholder flere ark, klikker du OK. Meldingen henviser til en begrensning i CSV-filen, ingenting vil skje med den opprinnelige arbeidsboken (XLSX-filen).

  6. Når Excel forteller deg at enkelte funksjoner i arbeidsboken kan gå tapt, klikker du Ja for å lagre gjeldende regneark som en CSV-fil. Den opprinnelige arbeidsboken (XLSX-filen) lukkes, men endres ikke.

  7. Lukk CSV-filen.

Du er ferdig med Excel. Nå kan du starte importprosessen i Outlook.

Trinn 2: Start importen

  1. Klikk Fil > Åpne og eksporter > Importer/eksporter i Outlook.

    Importer/eksporter

    Dette starter veiviseren for import og eksport.

  2. Velg Importer fra et annet program eller fil, og klikk Neste.

    Veiviser for import og eksport

  3. Velg Verdier atskilt med komma, og klikk Neste.

  4. Klikk Bla gjennom og finn den lagrede CSV-filen.

  5. Velg å erstatte duplikater (eksisterende kontakter), opprette duplikatkontakter eller ikke importere kontakter, under Alternativer. Her er noen ting å tenke på:

    • Hvis du velger å erstatte duplikater, slettes eksisterende kontakter hvis Outlook finner et treff på den kontaktens navn (eller et annet felt, som forklart i delen om tilordning nedenfor). Hvis du allerede har informasjon om noen av de samme kontaktene i Outlook, bør du velge å opprette duplikater i stedet.

    • Det tryggeste alternativet er å opprette duplikater. Du kan rydde opp og fjerne dem senere.

    • Hvis du er sikker på at informasjonen om eksisterende kontakter i Outlook er den samme som for kontaktene i importfilen, kan du velge å ikke importere duplikater. Outlook importerer da bare nye kontakter.

  6. Klikk Neste og velg hvor du vil lagre de nye, importerte kontaktene. Kontakter skal være valgt som standard. Hvis du vil bruke en annen mappe, blar du til du finner mappen du vil bruke.

  7. Klikk Neste.

  8. Kontroller at det er merket av for Importer MineKontakter.csv (forutsatt at det er filnavnet ditt).

  9. Ikke klikk Fullfør ennå, du må tilordne noen av kolonnene i CSV-filen til kontaktfeltene i Outlook.

Trinn 3: Tilordne kolonnene i CSV-filen til kontaktfelt i Outlook

  1. Klikk knappen Tilordne egendefinerte felt. Boksen Tilordne egendefinerte felt åpnes.

    • Kolonnenavnene fra CSV-importfilen vises i en boks under Fra.

    • Standardfeltene som Outlook bruker til kontakter, vises under Til. Hvis en av dem samsvarer med en kolonne i CSV-filen, vil du se kolonnen under Tilordnet fra.

      Dialogboksen Tilordne egendefinerte felt

  2. Du vil trolig bli nødt til å foreta noen tilordninger manuelt. I det følgende eksemplet er for eksempel kontaktens private telefonnummer i kolonnen Hjemmetlf i importfilen. Dette har ingen samsvarende felt i Outlook. Outlook bruker i stedet feltet Telefon, priv.

    Tilordne felter i importfilen til felter i Outlook

  3. Dra Hjemmetlf fra ruten til venstre, og slipp det på Telefon, priv. i høyre rute.

    Hjemmetlf vises nå i kolonnen Tilordnet fra.

    Tilordnede felter

  4. Dra resten av verdiene én om gangen fra venstre rute til de aktuelle Outlook-feltene i høyre rute. Du kan for eksempel dra Adresse til enten Adresse, priv.: Gate/vei eller Adresse, arb.: Gate/vei, avhengig av typen adresse.

  5. Klikk OK og Fullfør.

    Kontaktene blir nå importert til Outlook.

    Kontakter

Nå som du har fått kontaktene inn i Outlook, har du bare ett trinn igjen – nemlig å opprette kontaktgruppen.

Trinn 4: Opprette kontaktgruppen

  1. Klikk Personer.

    Klikk på Personer

  2. Velg hvor kontaktgruppen skal legges til, under Mine kontakter. I dette eksemplet klikker du Kontakter.

  3. Klikk Hjem > Ny kontaktgruppe.

    Klikk på Ny kontaktgruppe på startsidefanen.

  4. Skriv et navn på gruppen i Navn-boksen i kategorien Kontaktgruppe.

  5. Klikk Legg til medlemmer > Fra Outlook-kontakter.

  6. Hold nede CTRL, klikk kontaktene du importerte, og klikk Medlemmer for å legge dem til i kontaktgruppen.

  7. Klikk OK.

  8. Klikk Lagre og lukk.

Se også

Legge til personer i en kontaktgruppe

Endre det som vises på navigasjonsfeltet

Det er ingen øvre grense for antall navn som du kan inkludere i en kontaktgruppe i Outlook 2010.

Opprette en kontaktgruppe

  • Opprette en kontaktgruppe med nye navn eller navn i adresseboken    

    1. Klikk på Ny kontaktgruppe i Ny-gruppen på Hjem-fanen i Kontakter.

      Kommandoen Ny kontaktgruppe på båndet

    2. Skriv et navn på kontaktgruppen i Navn-boksen.

    3. Klikk på Legg til medlemmer og deretter Fra Outlook-kontakter, Fra adressebok eller Ny e-postkontaktKontaktgruppe-fanen, i Medlemmer-gruppen.

    4. Hvis du vil legge til en ny e-postkontakt, skriver du inn informasjonen for personen i dialogboksen Legg til nytt medlem.

      Hvis du vil legge til et medlem fra Outlook-kontaktene eller en adressebok, gjør du følgende:

      1. Velg adresseboken som inneholder e-postadressene du vil inkludere i kontaktgruppen, i rullegardinlisten Adressebok.

      2. Klikk på navnene du vil ha i listen over navn, og deretter Medlemmer. Du kan legge til navn fra forskjellige adressebøker i samme kontaktgruppe.

    5. Gjør dette for hver person som du vil legge til i kontaktgruppen, og klikk deretter på OK.

      Kontaktgruppen blir lagret i Kontakter-mappen under navnet du angir.

  • Opprette en kontaktgruppe ved å kopiere navn fra en e-postmelding    

    1. Klikk på navnene i Til- eller Kopi-boksen i meldingen som du vil kopiere navnene fra.

    2. Høyreklikk på utvalget, og klikk deretter på Kopier.

    3. Klikk på Nye elementer, Flere elementer og deretter på Kontaktgruppe i E-post i Ny-gruppen på Hjem-fanen.

    4. Skriv et navn på kontaktgruppen i Navn-boksen.

    5. Klikk på Legg til medlemmer og deretter enten Fra Outlook-kontakter eller Fra adressebok i Medlemmer-gruppen på Kontaktgruppe-fanen.

    6. Høyreklikk i Medlemmer-boksen og klikk deretter på Lim inn nederst i dialogboksen Velg medlemmer.

Merknad:  Et medlem trenger ikke være i adresseboken for å bli lagt til i kontaktgruppen. Medlemmets navn og e-postadresse er inkludert når du kopierer og limer inn fra den opprinnelige e-postmeldingen.

Når du mottar en melding som inneholder en kontaktgruppe som du vil bruke, kan du lagre den i Kontakter.

  1. Åpne meldingen som inneholder kontaktgruppen.

  2. Høyreklikk på kontaktgruppen, og klikk deretter på Legg til i Outlook-kontakter i Til- eller Kopi-boksen.

Vise navnene i en kontaktgruppe

Gjør noe av følgende:

  • Vise navnene i adresseboken

    1. Klikk på Til i en ny melding.

    2. Velg adresseboken som inneholder kontaktgruppen du vil ha informasjon om, i rullegardinlisten Adressebok.

      Tips!: Ser du ikke riktig kontaktgruppe? Du må kanskje legge til en adressebok først.

    3. Se etter navnet på kontaktgruppen, eller skriv det inn i søkeboksen.

    4. Høyreklikk på kontaktgruppen du vil bruke, og klikk deretter på Egenskaper i Navn-listen.

  • Vise navnene i toppteksten på en melding eller møteforespørsel

    1. Klikk på plusstegnet (+) i Til-boksen ved siden av navnet på kontaktgruppen.

      Merknad:  Når du har utvidet listen, kan du ikke skjule den igjen i meldingen.

  1. Åpne kontaktgruppen i Kontakter.

    Merknad:  Kontaktgrupper er merket med kontaktgruppeikonet Distribusjonslinje i listevisninger.

  2. Gjør ett eller flere av følgende:

    • Legge til en adresse fra en adressebok eller en kontaktmappe    

      1. Klikk på Legg til medlemmer og deretter på Fra Outlook-kontakter eller Fra adressebok i Medlemmer-gruppen på Kontaktgruppe-fanen.

      2. Velg adresseboken som inneholder e-postadressene du vil ha i kontaktgruppen, i rullegardinlisten Adressebok.

      3. Se etter navnet du vil ha, eller skriv det inn i søkeboksen.

      4. Klikk på navnet i Navn-listen, og klikk deretter på Medlemmer. Gjør dette for hver person som du vil legge til i kontaktgruppen, og klikk deretter på OK.

    • Legge til en adresse som ikke er i en kontaktmappe eller en adressebok    

      1. Klikk på Legg til medlemmer og deretter på Ny e-postkontakt i Medlemmer-gruppen på Kontaktgruppe-fanen.

      2. Skriv inn informasjonen for e-postadressen, og klikk deretter på OK.

    • Fjerne et navn    

      1. Klikk på navnet du vil fjerne i listen over navn, og klikk deretter på Fjern i Medlemmer-gruppen på Kontaktgruppe-fanen.

Se også

Del en Kontakter-mappe med andre

Opprette en distribusjonsliste

Distribusjonslister lagres som standard i Kontakter-mappen. Hvis du bruker en Microsoft Exchange-konto, kan Global adresseliste inneholde globale distribusjonslister, som er tilgjengelig for alle som bruker dette nettverket. Personlige distribusjonslister som du oppretter i Kontakter-mappen, er bare tilgjengelige for deg, men du kan dele dem ved å sende dem til andre.

Hvor mange navn kan jeg ta med i en distribusjonsliste?

Maksimalt antall navn som du kan ta med i en distribusjonsliste, avhenger av størrelsen på kontaktfilene (for hver kontakt). Det finnes ingen håndfaste regler, men generelt sett kan en distribusjonsliste inneholde 50–70 navn og e-postadresser. Maksimalt antall e-postadresser, med minimum filstørrelse for kontakter, er omtrent 125, og dette kan omfatte andre distribusjonslister.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Artikkelen i kunnskapsbasen om maksimumsstørrelse for distribusjonslister.

Gjør noe av følgende:

  • Opprette en distribusjonsliste ved hjelp av navn i adresseboken    

    1. Pek på Ny i Fil-menyen, og klikk deretter på Distribusjonsliste.

    2. Skriv inn navnet på distribusjonslisten i Navn-boksen. (For eksempel «Politiske venner».)

    3. Klikk på Velg medlemmerDistribusjonsliste-fanen.

    4. Velg adresseboken som inneholder e-postadressene du vil inkludere i distribusjonslisten, i rullegardinlisten Adressebok.

      Adressebokliste

    5. Skriv inn et navn du vil inkludere, i søkeboksen. Når navnet du søker etter, vises i listen nedenfor, klikker du på det og deretter på Medlemmer.

    6. Gjør dette for hver person som du vil legge til i distribusjonslisten, og klikk deretter på OK.

      Hvis du vil legge til en lengre beskrivelse av distribusjonslisten, går du til Distribusjonsliste-fanen, klikker på Notater og skriver deretter inn teksten.

      Distribusjonslisten blir lagret i Kontakter-mappen under navnet du angir.

  • Opprette en distribusjonsliste ved å kopiere navn fra en e-postmelding    

    1. I meldingen som du vil kopiere navnene fra, velger du navnene i Til- eller Kopi-boksen.

    2. Høyreklikk på valget ditt, og klikk deretter på Kopier på hurtigmenyen.

    3. Klikk på Microsoft Office-knappen Office-knappen , og under Opprett nytt Outlook-element klikker du på Distribusjonsliste.

    4. Klikk på Velg medlemmer i Medlemmer-gruppen på Distribusjonsliste-fanen.

    5. Høyreklikk i Medlemmer-boksen nederst i dialogboksen Velg medlemmer, og klikk deretter på Lim inn på hurtigmenyen.

      Merknad: Et medlem trenger ikke å være i adresseboken for å kunne legges til i distribusjonslisten. Medlemmets navn og e-postadresse vil bli inkludert når du kopierer og limer inn fra den opprinnelige e-postmeldingen.

    6. Klikk på OK.

    7. Skriv inn et navn for distribusjonslisten i Navn-boksen.

    8. Klikk på Lagre og lukk i Handlinger-gruppen på Distribusjonsliste-fanen.

Distribusjonslister lagres som standard i Kontakter-mappen. Når du mottar en distribusjonsliste fra noen andre, kan du lagre den i Kontakter.

  1. Åpne meldingen som inneholder distribusjonslisten.

  2. Høyreklikk på distribusjonslisten i toppteksten til meldingen, og klikk deretter på Legg til i Outlook-kontakter på hurtigmenyen.

Du kan redigere en distribusjonsliste ved å legge til eller slette navn.

Vise navnene i en distribusjonsliste

Gjør noe av følgende:

  • Vise navnene i adresseboken

  • Klikk på Til i en ny melding.

  • Klikk på adresseboken som inneholder kontaktgruppen du vil ha informasjon om, i rullegardinlisten Adressebok.

  • Skriv inn navnet på distribusjonslisten i søkeboksen.

  • Høyreklikk på distribusjonslisten i Navn-listen, og klikk deretter på Egenskaper på hurtigmenyen.

    Hvorfor kan jeg ikke se Navn-listen i adresseboken?

    Du kan ha brukt søkealternativet Flere kolonner sist gang du brukte adresseboken. Klikk på Bare Navn ved siden av Søk for å gjenopprette listevisning etter navn.

  • Vise navnene i toppteksten på en melding eller møteforespørsel

    • Klikk på plusstegnet (+) i Til-boksen ved siden av navnet på distribusjonslisten.

      Merknad:  Når du har utvidet listen, kan du ikke skjule den igjen. Distribusjonslister i E-post-feltet til en kontakt, kan ikke utvides

  1. Åpne distribusjonslisten i Kontakter.

    Merknad: Distribusjonslister er merket med Distribusjonslinje i listevisninger.

  2. Gjør ett eller flere av følgende:

    • Legge til en adresse fra en adressebok eller en kontaktmappe    

      1. Klikk på Velg medlemmerDistribusjonsliste-fanen.

      2. Klikk på adresseboken som inneholder e-postadressene du vil inkludere i distribusjonslisten, i rullegardinlisten Adressebok.

      3. Skriv inn et navn du vil inkludere, i søkeboksen.

      4. Klikk på navnet i Navn-listen, og klikk deretter på Medlemmer. Gjør dette for hver person som du vil legge til i distribusjonslisten, og klikk deretter på OK.

        Hvorfor kan jeg ikke se Navn-listen i adresseboken?

        Du kan ha brukt søkealternativet Flere kolonner sist gang du brukte adresseboken. Klikk på Bare Navn ved siden av Søk for å gjenopprette listevisning etter navn.

    • Legge til en adresse som ikke er i en kontaktmappe eller en adressebok    

      1. Klikk på Legg til nyDistribusjonsliste-fanen.

      2. Skriv inn informasjonen for e-postadressen, og klikk deretter på OK.

    • Slette et navn    

      1. Klikk på navnet, og klikk deretter på Fjern.

En distribusjonsliste er en gruppe e-postadresser som du oppretter og legger til i Outlook-adresseboken som én enkelt e-postadresse. Når du sender en melding til en distribusjonsliste, går den til alle e-postadressene i listen.

Gjør ett av følgende:

  • Opprette en distribusjonsliste ved hjelp av navn i adresseboken    

    1. Pek på NyFil-menyen, og klikk deretter på Distribusjonsliste.

    2. Skriv inn et navn i Navn-boksen.

    3. Klikk på Velg medlemmerDistribusjonsliste-fanen.

    4. Klikk på adresseboken som inneholder e-postadressene du vil inkludere i distribusjonslisten, i rullegardinlisten Adressebok.

    5. Skriv inn navnet du vil inkludere, i Søk-boksen. Klikk på navnet, og klikk deretter på Medlemmer. Gjør dette for hver person du vil legge til i distribusjonslisten, og klikk deretter på OK.

      Hvis du vil legge til en lengre beskrivelse av distribusjonslisten, klikker du på NotaterDistribusjonsliste-fanen og legger til beskrivelsen.

      Distribusjonslisten blir lagret i Kontakter-mappen under navnet du angir.

  • Opprette en distribusjonsliste ved å kopiere navn fra en e-postmelding    

    1. Velg navnene i Til- eller Kopi-boksen i e-postmeldingen du vil kopiere navnene fra.

    2. Høyreklikk på valget ditt, og klikk deretter på Kopier på hurtigmenyen.

    3. Klikk på Microsoft Office-knappen Office-knappen , og under Opprett nytt Outlook-element klikker du på Distribusjonsliste.

    4. Klikk på Velg medlemmer i Medlemmer-gruppen på Distribusjonsliste-fanen.

    5. Høyreklikk i Medlemmer-boksen nederst i dialogboksen Velg medlemmer, og klikk deretter på Lim inn på hurtigmenyen.

      Merknad: Et medlem trenger ikke å være i adresseboken for å kunne legges til i distribusjonslisten. Medlemmets navn og e-postadresse vil bli inkludert når du kopierer og limer inn fra den opprinnelige e-postmeldingen.

    6. Klikk på OK.

    7. Skriv inn et navn for distribusjonslisten i Navn-boksen.

    8. Klikk på Lagre og lukk i Handlinger-gruppen på Distribusjonsliste-fanen.

Hvis du vil ha mer informasjon om distribusjonslister, som for eksempel å legge til navn eller sende en melding til en del av en liste, kan du se Opprette og redigere en kontaktgruppe eller distribusjonsliste.

Opprette en Outlook-kontaktgruppe

Når du ordner individuelle kontakter i mapper, kan du organisere relaterte kontaktmapper i grupper i navigasjonsrute for å holde dem synlige og lett tilgjengelig.

Tips!: Hold kontaktmappene synlige ved å holde gruppen åpen eller «utvidet», eller skjul gruppen for å få mer plass. Klikk på pilene i toppteksten for gruppen for å utvide og skjule gruppen.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×