Opprett en tabell

Når du oppretter en Access-database, lagrer du dataene i tabeller, det vil si emnebaserte lister som inneholder rader og kolonner. Du kan for eksempel opprette en Kontakter-tabell for å lagre en liste over navn, adresser og telefonnumre, eller en Produkter-tabell til å lagre informasjon om produkter.

Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter en tabell, hvordan du legger til felt i en tabell og hvordan du angir tabellens primærnøkkel. Den forklarer også hvordan du angir felt og tabellegenskaper.

Fordi andre databaseobjekter avhenger så mye av tabeller, bør du alltid begynne utformingen av en database ved å opprette alle tabellene, og deretter opprette andre objekter. Før du oppretter tabeller bør du vurdere behovene dine nøye, og bestemme hvilke tabeller du trenger. Hvis du vil ha en innføring i planlegging og utforming av en database, kan du lese artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

I denne artikkelen

Oversikt

Opprette en ny tabell

Legge til et felt i en tabell

Lagre en tabell

Oversikt

En tabell er et databaseobjekt som du bruker til å lagre data om et bestemt emne, for eksempel ansatte eller produkter. En tabell består av poster og felt.

Hver post inneholder data om én forekomst av tabellemnet, for eksempel en bestemt ansatt. En post kalles også ofte en rad eller en forekomst.

Hvert felt inneholder data om ett aspekt av tabellemnet, for eksempel fornavn eller e-postadresse. Et felt kalles også ofte en kolonne eller et attributt.

En post består av feltverdier, for eksempel Contoso, Ltd. eller noen@eksempel.com. En feltverdi kalles også ofte et faktum.

Kundetabell i Access som viser oppsett for poster og felt

1. En post

2. Et felt

3. En feltverdi

En Access-database kan inneholde mange tabeller, der hver tabell lagrer informasjon om ulike emner. Hver tabell kan inneholde mange felt av ulike typer data, for eksempel tekst, tall, datoer og hyperkoblinger.

Tabell- og feltegenskaper

Tabeller og felt har også egenskaper du kan angi for å kontrollere kjennetegnene eller virkemåtene.

Egenskapsark for tabeller og felt
En tabell åpnet i utformingsvisning.

1. Tabellegenskaper

2. Feltegenskaper

I en Access-database er tabellegenskaper attributter for en tabell som påvirker utseendet eller virkemåten for tabellen som helhet. Tabellegenskaper angis i tabellens egenskapsark, i utformingsvisning. Du kan for eksempel angi en tabells standardvisningsegenskap for å angi hvordan tabellen vises som standard.

En feltegenskap gjelder et bestemt felt i en tabell og definerer et av feltets kjennetegn eller et aspekt ved feltets virkemåte. Du kan angi enkelte feltegenskaper i dataarkvisning. Du kan også angi en hvilken som helst feltegenskap i utformingsvisning ved hjelp av ruten Feltegenskaper.

Datatyper

Hvert felt har en datatype. Datatypen for et felt angir hvilken type data feltet lagrer, for eksempel store mengder tekst eller vedlagte filer.

Innstilling for datatype

En datatype er en feltegenskap, men den skiller seg fra andre feltegenskaper på følgende måter:

  • Du angir datatypen til et felt i utformingsrutenettet for tabellen, ikke i ruten Feltegenskaper.

  • Feltets datatype bestemmer hvilke andre egenskaper feltet har.

  • Når du oppretter feltet, må du angi datatypen.

    Du kan opprette et nytt felt i Access ved å skrive inn data i en ny kolonne i dataarkvisning. Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, tilordnes feltet automatisk en datatype i Access, basert på verdien du angir. Hvis det du skriver inn ikke antyder noe annet, velges datatypen Tekst. Du kan om nødvendig endre datatypen ved hjelp av båndet.

Eksempler på automatisk gjenkjenning av datatype

Tabellen nedenfor viser hvordan automatisk gjenkjenning av datatype fungerer i dataarkvisning.

Hvis du skriver inn:

Det opprettes et felt i Access med datatypen:

John

Tekst

http://www.contoso.com

Du kan bruke et hvilket som helst gyldig prefiks for Internett-protokoll. For eksempel er http://, https:// og mailto: gyldige prefikser.

Hyperkobling

1

Tall, langt heltall

50 000

Tall, langt heltall

50 000,99

Tall, dobbelt

50 000,389

Tall, dobbelt

12/67

Dato- og klokkeslettformatene som blir gjenkjent, er fra brukerinnstillingene.

Dato/klokkeslett

31. desember 2016

Dato/klokkeslett

10:50:23

Dato/klokkeslett

kl. 10:50

Dato/klokkeslett

17:50

Dato/klokkeslett

$ 12,50

Valutasymbolet som gjenkjennes, er fra brukerinnstillingene.

Valuta

21,75

Tall, dobbelt

123,00 %

Tall, dobbelt

3.46E+03

Tall, dobbelt

Tabellrelasjoner

Selv om hver tabell lagrer data om forskjellige emner, lagrer tabellene i en Access-database vanligvis data om emner som er relatert til hverandre. En database kan for eksempel inneholde:

  • En kundetabell med firmaets kunder og tilhørende adresser

  • En produkttabell med produktene du selger, inkludert priser og bilder for hver vare

  • En ordretabell som sporer kundeordrer

Fordi du lagrer data om forskjellige emner i separate tabeller, trenger du en måte å knytte dataene sammen slik at du enkelt kan kombinere relaterte data fra de separate tabellene. Hvis du vil koble data som er lagret i forskjellige tabeller, kan du opprette relasjoner. En relasjon er en logisk forbindelse mellom to tabeller som spesifiserer de feltene som tabellene har til felles.

Nøkler

Felt er en del av en tabellrelasjon som kalles nøkler. En nøkkel består vanligvis av ett felt, men den kan bestå av flere felt. Det finnes to typer nøkler:

  • Primærnøkkel    En tabell kan bare ha én primærnøkkel. En primærnøkkel består av ett eller flere felt som unikt identifiserer hver post du lagrer i tabellen. Det er ofte et unikt identifikasjonsnummer, for eksempel et ID-nummer, et serienummer eller en kode som fungerer som en primærnøkkel. Du kan for eksempel ha en kundetabell der hver kunde har et unikt kunde-ID-nummer. Feltet for kunde-ID er primærnøkkelen til Kunder-tabellen. Når en primærnøkkel inneholder mer enn ett felt, er den vanligvis sammensatt av eksisterende felt som gir unike verdier når de blir samlet. Du kan for eksempel bruke en kombinasjon av etternavn, fornavn og fødselsdato som primærnøkkel for en tabell om personer.

  • Sekundærnøkkel    En tabell kan også ha én eller flere sekundærnøkler. En sekundærnøkkel inneholder verdier som tilsvarer verdier i primærnøkkelen til en annen tabell. Du kan for eksempel ha en ordretabell der hver ordre har et kunde-ID-nummer som tilsvarer en post i en kundetabell. Feltet for kunde-ID er en sekundærnøkkel for ordretabellen

Verdisamsvar mellom nøkkelfelt utgjør grunnlaget til en tabellrelasjon. Du bruker en tabellrelasjon til å kombinere data fra relaterte tabeller. Anta for eksempel at du har en kundetabell og en ordretabell. I kundetabellen identifiseres hver post av primærnøkkelfeltet ID.

Du kan knytte hver ordre til en kunde ved å legge til et sekundærnøkkelfelt som tilsvarer ID-feltet i kundetabellen, i ordretabellen og deretter opprette en relasjon mellom de to nøklene. Når du legger til en post i ordretabellen, bruker du en verdi for kunde-ID som kommer fra kundetabellen. Når du vil vise informasjon om kunden for en ordre, bruker du relasjonen til å identifisere hvilke data i kundetabellen som tilsvarer hvilke poster i ordretabellen.

En tabellrelasjon i Access vist i Relasjoner-vinduet
En tabellrelasjon vist i Relasjoner-vinduet.

1. En primærnøkkel identifisert av nøkkelikonet ved siden av feltnavnet.

2. En sekundærnøkkel – legg merke til at nøkkelikonet mangler.

Fordeler ved å bruke relasjoner

Det har følgende fordeler å holde data atskilt i relaterte tabeller:

  • Konsekvens    Siden hvert dataelement bare registreres én gang i én tabell, er det mindre fare for tvetydighet eller inkonsekvens. Du lagrer for eksempel kundens navn bare én gang i en tabell for kunder, i stedet for å lagre det gjentatte ganger (og muligens inkonsekvent) i en tabell som inneholder ordredata.

  • Effektivitet    Hvis du registrerer data bare ett sted, bruker du mindre diskplass. Dessuten er små tabeller raskere enn store tabeller. Hvis du ikke bruker separate tabeller for separate emner, introduserer du nullverdier (mangel på data) og redundans i tabellene, og dette kan sløse med plassen og påvirke ytelsen.

  • Forståelse    Utformingen av en database er enklere å forstå hvis emnene deles i tabeller.

Tips!: Planlegg tabellene med tanke på relasjoner. Du kan bruke oppslagsveiviseren til å opprette et sekundærnøkkelfelt, hvis tabellen som inneholder den tilsvarende primærnøkkelen allerede finnes. Oppslagsveiviseren oppretter relasjonen for deg.

Til toppen av siden

Opprette en ny tabell

En enkel database, for eksempel en kontaktliste, kan bruke så lite som én enkelt tabell. Mange databaser bruker imidlertid flere tabeller. Når du oppretter en ny database, oppretter du en ny fil på datamaskinen som fungerer som en beholder for alle objektene i databasen, inkludert tabellene.

Du kan opprette en tabell ved å opprette en ny database, enten ved å sette en tabell inn i en eksisterende database, eller ved å importere eller koble til en tabell fra en annen datakilde – som for eksempel en Microsoft Excel-arbeidsbok, et Microsoft Word-dokument, en tekstfil eller en annen database. Når du oppretter en ny, tom database, blir en ny, tom tabell automatisk satt inn. Du kan deretter legge inn data i tabellen for å begynne å definere feltene.

Hva vil du gjøre?

Opprette en ny tabell i en ny database

Opprette en ny tabell i en eksisterende database

Importere eller koble for å opprette en tabell

Bruke et SharePoint-område til å opprette en tabell

Angi primærnøkkelen for en tabell

Angi egenskapene for en tabell

Opprette en ny tabell i en ny database

  1. Klikk på Fil > Ny. Hvis du bruker Access 2007, klikker du på Microsoft Office-knappen > Ny.

  2. Skriv inn et filnavn for den nye databasen i Filnavn-boksen.

  3. Klikk på mappeikonet hvis du vil bla til en annen plassering for å lagre databasen.

  4. Klikk på Opprett.

    Den nye databasen åpnes, og en ny tabell kalt Tabell1 opprettes og åpnes i dataarkvisning.

Opprette en ny tabell i en eksisterende database

  1. Klikk på Fil > Åpne. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Microsoft Office-knappen > Åpne.

  2. Merk databasen du vil åpne, i dialogboksen Åpne, og klikk deretter på Åpne.

  3. Klikk på Tabell i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen.

    En ny tabell blir satt inn i databasen og tabellen åpnes i dataarkvisning.

Importere eller koble for å opprette en tabell

Du kan opprette en tabell ved å importere eller koble til data som er lagret andre steder. Du kan importere eller koble til data i et Excel-regneark, en SharePoint-liste, en XML-fil, en annen Access-database, en Microsoft Outlook-mappe med mer.

Når du importerer data, oppretter du en kopi av dataene i en ny tabell i den gjeldende databasen. Påfølgende endringer i kildedataene vil ikke påvirke de importerte dataene, og endringer i de importerte dataene påvirker ikke kildedataene. Når du har koblet til en datakilde og importert dataene, kan du bruke de importerte dataene uten å koble til kilden. Du kan endre utformingen av en importert tabell.

Når du kobler til dataene, oppretter du en koblet tabell i den gjeldende databasen som representerer en direkte kobling til den eksisterende informasjonen som er lagret andre steder. Når du endrer data i en koblet tabell, endrer du den i kilden. Når data endres i kilden, vises denne endringen i den koblede tabellen. Du må kunne koble til datakilden når du bruker en koblet tabell. Du kan ikke endre utformingen av en koblet tabell.

Obs!: Du kan ikke redigere data i et Excel-regneark ved å bruke en koblet tabell. En midlertidig løsning er å importere kildedataene til en Access-database og deretter koble til databasen fra Excel.

Opprette en ny tabell ved å importere eller koble til eksterne data

  1. Klikk på Fil > Åpne. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Microsoft Office-knappen > Åpne.

  2. Merk og åpne databasen der du vil opprette en ny tabell, i dialogboksen Åpne.

  3. Klikk på en av de tilgjengelige datakildene i gruppen Importer og koble på fanen Eksterne data. Hvis du bruker Access 2007, er datakildene i gruppen Import.

    Bilde av båndet i Access

  4. Følg instruksjonene i dialogboksene som vises i hvert trinn.

    Det opprettes en ny tabell som vises i navigasjonsruten.

Du kan også importere eller koble til en SharePoint-liste ved hjelp av en kommando på Opprett-fanen.

Til toppen av siden

Bruke et SharePoint-område til å opprette en tabell

Du kan opprette en tabell i databasen som importerer fra eller kobler til en SharePoint-liste. Du kan også opprette en ny SharePoint-liste ved hjelp av en forhåndsdefinert mal. De forhåndsdefinerte malene i Access inkluderer Kontakter, Oppgaver, Problemer og Hendelser.

  1. Klikk på Fil > Åpne. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Microsoft Office-knappen > Åpne.

  2. Merk databasen der du vil opprette en ny tabell, i dialogboksen Åpne, og klikk deretter på Åpne.

  3. Klikk på SharePoint-lister i gruppen TabellerOpprett-fanen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Opprett en SharePoint-liste som er basert på en mal

      1. Klikk på enten Kontakter, Oppgaver, Problemer eller Hendelser.

      2. Skriv inn nettadressen for SharePoint-området der du vil opprette listen, i dialogboksen Opprett ny liste.

      3. Skriv inn et navn for den nye listen og en beskrivelse i boksene Angi et navn på den nye listen og Beskrivelse.

      4. Hvis du vil åpne den koblede tabellen etter at den er opprettet, merker du av for Åpne listen etter fullføring (merket av som standard).

    • Opprette en ny egendefinert liste

      1. Klikk Egendefinert.

      2. Skriv inn nettadressen for SharePoint-området der du vil opprette listen, i dialogboksen Opprett ny liste.

      3. Skriv inn et navn for den nye listen og en beskrivelse i boksene Angi et navn på den nye listen og Beskrivelse.

      4. Hvis du vil åpne den koblede tabellen etter at den er opprettet, merker du av for Åpne listen etter fullføring (merket av som standard).

    • Importere data fra en eksisterende liste

      1. Klikk Eksisterende SharePoint-liste.

      2. Skriv inn nettadressen til SharePoint-nettstedet som inneholder dataene du vil importere, i dialogboksen Hent eksterne data.

      3. Klikk Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen, og klikk deretter Neste.

      4. Merk av for hver SharePoint-liste du vil importere.

    • Koble til en eksisterende liste

      1. Klikk Eksisterende SharePoint-liste.

      2. Skriv inn nettadressen til SharePoint-nettstedet som inneholder listen du vil koble til, i dialogboksen Hent eksterne data - SharePoint-nettsted.

      3. Klikk Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter Neste.

      4. Merk av for hver SharePoint-liste du vil koble til.

Til toppen av siden

Angi primærnøkkelen for en tabell

Du bør angi en primærnøkkel for en tabell, med mindre du har en bestemt grunn til ikke å gjøre det. Det opprettes automatisk en indeks for primærnøkkelen i Access. Den kan hjelpe deg å forbedre databaseytelsen. Med Access sikrer du også at hver post har en verdi i primærnøkkelfeltet, og at verdien alltid er unik. Unike verdier er viktige, fordi det ellers ikke vil være mulig å skille en bestemt rad fra andre rader på en pålitelig måte.

Når du oppretter en ny tabell i dataarkvisning, opprettes det automatisk en primærnøkkel i Access som tilordner et feltnavn for ID og datatypen Autonummer.

I utformingsvisning kan du endre eller fjerne primærnøkkelen, eller angi primærnøkkelen for en tabell som ikke allerede har en.

Bestemme hvilke felt som skal brukes som en primærnøkkel

Noen ganger kan du allerede ha data som du vil bruke som en primærnøkkel. Du kan for eksempel ha eksisterende ID-numre for de ansatte. Hvis du oppretter en tabell for å spore informasjon om ansatte, ønsker du kanskje å bruke eksisterende ansatt-ID som primærnøkkelen for tabellen. Det kan også hende at ansatt-ID bare er unik i kombinasjon med avdelings-ID, noe som krever at du bruker begge feltene sammen som primærnøkkelen. En god primærnøkkelkandidat har følgende kjennetegn:

  • Hver post har en unik verdi for feltet eller kombinasjonen av felt.

  • Feltet eller kombinasjon av felt er aldri tom eller null, det eksisterer alltid en verdi.

  • Verdiene endrer seg ikke.

Hvis det ikke finnes noen passende data som kan brukes som en primærnøkkel, kan du opprette et nytt felt og bruke det som en primærnøkkel. Når du oppretter et nytt felt som skal brukes som en primærnøkkel, angir du feltets datatype til Autonummer for å forsikre deg om at den oppfyller de tre egenskapene i den forrige listen.

Angi eller endre primærnøkkelen

  1. Velg tabellen der du vil angi eller endre primærnøkkelen.

  2. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.

  3. Velg feltet eller feltene du vil bruke som primærnøkkel, i utformingsrutenettet for tabellen.

    Hvis du vil velge ett felt, klikker du på radvelger for feltet du ønsker.

    Hvis du vil velge mer enn ett felt, holder du nede CTRL og klikker på radvelgeren for hvert felt.

  4. Klikk på Primærnøkkel i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.

    Verktøy-gruppen på Utforming-fanen

    En nøkkelindikator vises til venstre for feltet eller feltene du angir som primærnøkkelen.

Fjerne primærnøkkelen

  1. Velg tabellen der du vil fjerne primærnøkkelen.

  2. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Utformingsvisning.

  3. Klikk på radvelger for den gjeldende primærnøkkelen. Hvis primærnøkkelen består av flere felt, hold nede CTRL og klikk på radvelgeren for hvert felt.

  4. Klikk på Primærnøkkel i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.

    Verktøy-gruppen på Utforming-fanen

    Nøkkelindikatoren fjernes fra feltet eller feltene som du tidligere har angitt som primærnøkkelen.

Obs!: Når du lagrer en ny tabell i Access uten å angi en primærnøkkel, blir du bedt om å opprette et nytt felt for primærnøkkelen. Hvis du klikker på Ja, opprettes et ID-felt i Access som bruker datatypen Autonummer til å gi en unik verdi for hver post. Hvis tabellen allerede inneholder et Autonummer-felt, brukes dette som primærnøkkelen. Hvis du klikker på Nei, legges det ikke til et felt, og ingen primærnøkkel blir angitt.

Til toppen av siden

Angi egenskapene for en tabell

I tillegg til å angi egenskaper for felt, kan du også angi egenskaper som gjelder for en hel tabell eller hele poster.

  1. Velg tabellen der du vil angi egenskapene.

  2. Klikk Visning i Visninger-gruppen på fanen Hjem, og klikk deretter Utformingsvisning.

  3. Klikk på Egenskapsark i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

    Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen i Access

    Egenskapsarket for tabellen vises.

  4. Klikk påGenerelt-fanen på egenskapsarket.

  5. Klikk i boksen til venstre for egenskapen du vil angi, og skriv deretter inn en innstilling for egenskapen.

    Tilgjengelige tabellegenskaper

    Bruk denne tabellegenskapen

    Hvis du vil

    Se visninger på et SharePoint-område

    Angi om visninger som er basert på tabellen, kan vises på et SharePoint-nettsted.

    Obs!: Effekten av denne innstillingen er avhengig av innstillingen for databaseegenskapen Vis visninger på SharePoint-nettsted.

    Utvidet underdataark

    Utvid alle underdataark når du åpner tabellen.

    Høyde på underdataark

    Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil utvide underdataarkvinduet for å vise alle rader, kan du angi 0" for denne egenskapen.

    • Hvis du vil kontrollere høyden på underdataarket, kan du angi ønsket høyde.

    Retning

    Angi visningsretningen, avhengig av om språket leses fra venstre mot høyre eller høyre mot venstre.

    Beskrivelse

    Legg inn en beskrivelse for tabellen. Denne beskrivelsen vises i verktøytips for tabellen.

    Standardvisning

    Angi Dataark, Pivottabell eller Pivotdiagram som standardvisning når du åpner tabellen. Legg merke til at alternativene Pivottabell og Pivotdiagram ble fjernet fra og med Access 2013.

    Valideringsregel

    Skriv inn et uttrykk som må være sant når du legger til eller endrer en post.

    Valideringstekst

    Skriv inn en melding som vises når en post ikke overholder uttrykket i egenskapen Valideringsregel.

    Filter

    Definer vilkår for å vise bare samsvarende rader i dataarkvisning.

    Sortere etter

    Velg ett eller flere felt for å angi standard sorteringsrekkefølge for rader i dataarkvisning.

    Navn på underdataark

    Angi om et underdataark skal vises i dataarkvisning, og hvilken tabell eller spørring som i så fall skal levere radene i underdataarket.

    Koble underordnede felt

    Vise feltene i tabellen eller spørringen som brukes til underdataarket som tilsvarer egenskapen Koble overordnede felt som er angitt for tabellen.

    Koble overordnede felt

    Vis feltene i tabellen som tilsvarer egenskapen for Koble underordnede felt som er angitt for tabellen.

    Filtrere ved lasting

    Bruk filtervilkårene i egenskapen Filter automatisk (ved å angi Ja) når tabellen åpnes i dataarkvisning.

    Sortere etter lasting

    Bruk sorteringsvilkårene i egenskapen Sorter etter automatisk (ved å angi Ja) når tabellen åpnes i dataarkvisning.

    Tips!: Hvis du trenger mer plass til å skrive inn eller redigere en innstilling i egenskapsboksen, trykk på SKIFT+F2 for å vise Zoom-boksen. Hvis du angir egenskapen Valideringsregel til et uttrykk og vil ha hjelp til å utforme uttrykket, klikker du på Verktøy-knappen ved siden av egenskapsboksen Valideringsregel for å vise uttrykksverktøyet.

  6. Trykk på CTRL+S for å lagre endringene.

Til toppen av inndelingen

Til toppen av siden

Legge til et felt i en tabell

Du lagrer hver datadel som du vil spore, i et felt. I en kontakttabell kan du for eksempel opprette feltene Etternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. I en varetabell kan du opprette feltene Produktnavn, Produkt-ID og Pris.

Før du oppretter felter, må du dele data inn i de minste delene som gir mening. Det er mye enklere å kombinere data senere enn å skille dem. I stedet for et Fullt navn-felt kan du for eksempel opprette separate felter for etternavn og fornavn. Deretter kan du enkelt søke eller sortere etter fornavn, etternavn eller begge deler. Hvis du skal rapportere, sortere, søke i eller beregne med et dataelement, legger du dette elementet i et eget felt.

Når du har opprettet et felt, kan du også angi feltegenskapene for å kontrollere utseendet og virkemåten.

Hva vil du gjøre?

Legge til et felt ved å skrive inn data

Når du oppretter en ny tabell eller åpner en eksisterende tabell i dataarkvisning, kan du legge til et felt i tabellen ved å skrive inn data i kolonnen Legg til nytt felt i dataarket.

Dataark i Access med kolonnen Legg til nytt felt

1. Skriv inn data i kolonnen Legg til nytt felt.

  1. Opprett eller åpne en tabell i dataarkvisning ved å høyreklikke på tabellen du vil bruke, i navigasjonsruten. Deretter klikker du på Dataarkvisning på hurtigmenyen.

  2. Skriv inn navnet på feltet du vil opprette i kolonnen Legg til nytt felt.

    Bruk et beskrivende navn slik at feltet blir enklere å identifisere.

  3. Skriv inn data i det nye feltet.

Legge til et felt ved hjelp av en feltmal

Noen ganger er det enklere å velge fra en forhåndsdefinert liste over felt som passer til behovene dine, enn å opprette et felt manuelt. Du kan bruke Flere felt-listen i Access 2010, 2013 eller 2016, eller oppgaveruten Feltmaler i Access 2007 til å velge fra en liste over feltmaler. En feltmal er et forhåndsdefinert sett med kjennetegn og egenskaper som beskriver et felt. Feltmaldefinisjonen inneholder et feltnavn, en datatype, en innstilling for feltets Format-egenskap og andre feltegenskaper.

Hvis du bruker Access 2010, 2013 eller 2016, følg disse trinnene.

  1. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Dataarkvisning.

  2. Klikk på Flere felt i gruppen Legg til og slettFelt-fanen.

    Skjermbilde av Legg til og Slett-gruppe på båndfanen Felt.

  3. Velg et felt i Flere felt-listen for å sette inn den nye kolonnen. Access plasserer feltet til høyre for kolonnen der markøren for øyeblikket er plassert. Hvis du velger ett av feltalternativene under overskriften Hurtigstart, for eksempel Adresse, vil det bli opprettet flere felt i tabellen i Access som skal inneholde de ulike delene av en adresse.

Hvis du bruker Access 2007, følg disse trinnene.

  1. Klikk på Visning i Visninger-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter på Dataarkvisning.

  2. Klikk på Nytt felt i Felt og kolonner-gruppen på Dataark-fanen.

    Bilde av båndet i Access

  3. Velg ett eller flere felt i Feltmaler-ruten, og deretter drar du dem til tabellen der du vil sette inn den nye kolonnen.

Angi feltegenskaper

Når du har opprettet et felt, kan du angi feltegenskaper for å kontrollere utseendet og virkemåten.

Du kan for eksempel angi feltegenskapene for å gjøre følgende:

  • Kontrollere utseendet til data i et felt

  • Forhindre feil dataregistrering i et felt

  • Angi standardverdier for et felt

  • Gjøre det raskere å søke og sortere i et felt

Du kan angi noen av de tilgjengelige feltegenskapene når du jobber i dataarkvisning. Hvis du vil ha tilgang til og angi den fullstendige listen over feltegenskaper, må du imidlertid bruke utformingsvisning.

Angi feltegenskaper i dataarkvisning

Du kan gi et felt et nytt navn, endre datatypen, endre Format-egenskapen, samt endre noen av de andre egenskapene for feltet mens du arbeider i dataarkvisning.

Åpne en tabell i dataarkvisning

  1. I navigasjonsruten høyreklikker du på tabellen du vil åpne.

  2. Klikk på Dataarkvisning på hurtigmenyen.

Gi nytt navn til et felt

Når du legger til et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, tilordnes feltet automatisk et generisk navn i Access. Navnet Felt1 tilordnes til det første nye feltet, Felt2 til det andre nye feltet og så videre. Feltnavnet brukes som standard som etikett der feltet vises, for eksempel en kolonneoverskrift i et dataark. Du kan gi feltene nye og mer beskrivende navn som gjør dem enklere å bruke når du viser eller redigerer poster.

  1. Høyreklikk på overskriften til feltet du vil gi nytt navn (for eksempel Felt1).

  2. Klikk på Gi kolonne nytt navn på hurtigmenyen. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Gi kolonne nytt navn på hurtigmenyen.

  3. Skriv inn det nye navnet i feltoverskriften.

    Feltnavn kan bestå av opptil 64 tegn (bokstaver eller tall), inkludert mellomrom.

Endre datatypen for et felt

Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, undersøkes dataene i Access for å fastsette den riktige datatypen for feltet. Hvis du for eksempel skriver inn 01.01.2017, gjenkjennes dataene som en dato, og angir datatypen for feltet til å være Dato/klokkeslett. Hvis datatypen ikke kan fastsettes i Access, blir datatypen angitt til Tekst som standard (Kort tekst hvis du bruker Access 2016).

Datatypen for feltet bestemmer hvilke andre feltegenskaper du kan angi. Du kan for eksempel kun angi egenskapen Bare tilføy for et felt som har datatypen Hyperkobling eller Notat. (Lang tekst hvis du bruker Access 2016).

Det kan være tilfeller der du vil endre datatypen for et felt manuelt. Anta at du har romnumre som ligner på datoer, for eksempel 10/2017. Hvis du skriver inn 10/2017 i et nytt felt i dataarkvisning, vil den automatiske funksjonen for datatypegjenkjennelse velge datatypen Dato/klokkeslett for feltet. Siden romnumrene er etiketter og ikke datoer, bør de ha datatypen Tekst. Bruk fremgangsmåten under for å endre datatypen for feltet.

  1. Klikk på Felt-fanen på båndet. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Dataark-fanen.

  2. Velg datatypen du vil ha i Formatering-gruppen i Datatype-listen. Hvis du bruker Access 2007, velg datatypen du vil ha i gruppen Datatype og formatering i Datatype-listen.

    Hvilke datatyper er tilgjengelige?

    Se Datatyper for Access-skrivebordsdatabaser for å få en fullstendig liste over tilgjengelige datatyper i Access-databaser.

    Obs!: Den maksimale størrelsen på en Access-databasefil er 2 GB.

    Tips om datatyper

    • Hvis du vil optimalisere ytelsen, bør du bruke den mest aktuelle Feltstørrelsen når du oppretter et felt for tekst eller tall. Hvis du for eksempel har tenkt å lagre postnumre av en kjent lengde, angir du denne lengden som feltstørrelsen. Du kan spesifisere feltstørrelsen ved å angi en verdi i egenskapsboksen Feltstørrelse. Hvis du vil ha mer informasjon, se delen Angi andre feltegenskaper.

    • For telefonnumre, delenumre og andre numre som du ikke har tenkt å bruke til matematiske beregninger, bør du velge datatypen Tekst i stedet for datatypen Tall. En numerisk verdi som er lagret som tekst, kan sorteres og filtreres mer logisk.

Endre formatet til et felt

I tillegg til at datatypen for et nytt felt bestemmes, kan det også hende at Format-egenskapen angis for feltet, avhengig av hva du skriver inn. Hvis du for eksempel skriver inn 10:50 AM, angis datatypen til Dato/klokkeslett og Format-egenskapen til Middels klokkeslett. Slik endrer du Format-egenskapen for et felt:

  1. Klikk på Felt-fanen på båndet. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Dataark-fanen.

  2. Angi formatet du vil ha i Formatering-gruppen i Format-listen. Hvis du bruker Access 2007, skriv inn formatet du vil ha i gruppen Datatype og formatering i Format-listen.

    Obs!: Format-listen kan være utilgjengelig for visse felt (for eksempel Tekst), avhengig av datatypen for feltet.

Angi andre feltegenskaper

  1. Klikk feltet du vil angi egenskapen for, i dataarkvisning.

  2. Hvis du bruker Access 2010, 2013 eller 2016, velg egenskapene du vil ha i gruppene Egenskaper, Formatering eller FeltvalideringFelt-fanen.

  3. Hvis du bruker Access 2007, velg egenskapene du vil ha i gruppen Datatype og formateringDataark-fanen.

Angi feltegenskaper i utformingsvisning

Du kan angi en hvilken som helst feltegenskap mens du arbeider med en tabell i utformingsvisning. I utformingsvisning angir du datatypen for et felt i utformingsrutenettet for tabellen, og angir andre egenskaper i Feltegenskaper-ruten.

Åpne en tabell i utformingsvisning

  1. Høyreklikk på tabellen i navigasjonsruten.

  2. Klikk på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

Endre datatypen for et felt

  1. I utformingsrutenettet for tabellen kan du finne feltet der du vil angi datatypen.

  2. Velg en datatype fra listen i Datatype-kolonnen.

    Hvilke datatyper er tilgjengelige?

    Se Datatyper for Access-skrivebordsdatabaser for å få en fullstendig liste over tilgjengelige datatyper i Access-databaser.

    Obs!: Den maksimale størrelsen på en Access-databasefil er 2 GB.

    Tips om datatyper

    • For telefonnumre, delenumre og andre numre som du ikke har tenkt å bruke til matematiske beregninger, bør du velge datatypen Tekst i stedet for datatypen Tall. En numerisk verdi som er lagret som tekst kan sorteres og filtreres mer logisk, men er vanskelig å bruke i beregninger.

    • For datatypene tekst og tall kan du spesifisere feltstørrelsen eller datatypen mer nøyaktig ved å angi en verdi i egenskapsboksen Feltstørrelse.

Angi andre feltegenskaper

  1. Velg feltet du vil angi egenskaper for, i utformingsrutenettet for tabellen. I Access vises egenskapene for dette feltet i Feltegenskaper-ruten.

    Feltets datatype bestemmer hvilke egenskaper du kan angi.

  2. Skriv inn innstillingene du ønsker for hver egenskap i Feltegenskaper-ruten, eller trykk på F6 og bruk piltastene til å velge en egenskap.

    Hvilke feltegenskaper er tilgjengelige?

    Hvis du vil ha en fullstendig liste over feltegenskaper som er tilgjengelige for hver datatype i Access-databaser, kan du se Innføring i datatyper og feltegenskaper.

    Obs!: Ikke alle egenskapene er tilgjengelige for hvert felt. Feltets datatype bestemmer hvilke egenskaper det har.

  3. Hvis du vil gi mer plass til å skrive inn eller redigere egenskapsinnstillinger i egenskapsboksen, trykk på SKIFT+F2 for å vise Zoom-boksen.

    Tips!: Hvis du skriver inn en inndatamaske eller et valideringsuttrykk, og vil ha hjelp med dette, klikk på Verktøy-knappen ved siden av egenskapsboksen for å vise det aktuelle byggeverktøyet.

  4. Trykk på CTRL+S for å lagre endringene.

Lagre en tabell

Etter at du har opprettet eller endret en tabell, bør du lagre utformingen. Når du lagrer en tabell for første gang, gi den et navn som beskriver dataene den inneholder. Du kan bruke inntil 64 alfanumeriske tegn, inkludert mellomrom. Du kan for eksempel gi en tabell navnet Kunder, Deler på lager eller Produkter.

Tips!: Du bør bestemme deg for en navngivningskonvensjon for objekter i databasen og bruke den konsekvent.

  1. Hvis du bruker Access 2010, 2013 eller 2016, klikk på Fil > Lagre, eller trykk på CTRL+S.

  2. Hvis du bruker Access 2007, klikk på Microsoft Office-knappen, og klikk deretter på Lagre eller trykk på CTRL+S.

  3. Hvis det er første gang du lagrer tabellen, skriv inn et navn for tabellen og klikk deretter på OK.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×