Microsoft MyAnalytics tips

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Disse tipsene kan hjelpe deg med å bruke din tid bedre og fokusere på hva som er viktig i arbeidet. Det er ikke alle tips for alle. Hva du kan og bør gjøre alltid avhenger av rollen din og organisasjonen du arbeider i.

Bruk MyAnalytics i Outlook

Vil du vite hvor mange personer som leser en bestemt e-postmelding du har sendt? Sjekk Outlook-tillegget MyAnalytics for å se hvor mange personer som har lest, svart på eller videresendt e-postmeldingen din.

Tips!: Gå til Outlook og åpne en e-postmelding du har sendt eller mottatt. Klikk deretter MyAnalytics øverst i e-postmeldingen, like under mottakerlinjen, for å se statistikken.

Møter

Færre møter, kortere møter eller mer fokusert møter. Dette er noen alternativer hvis du vil spare tid som brukes i møter.

Send referater i stedet for invitasjoner

E-post er ikke alltid bortkastet tid Det kan være en nyttig måte å redusere møtedeltakelsen, samtidig som de som ikke deltar, holdes informert. Hvis du har kolleger med beslutningsmyndighet som ikke er nødvendige på et møte, kan du sende dem en oppdatering etter møtet å fortelle dem hva som ble besluttet.

Forkorte møter

En nylig undersøkelse blant ledere viste at 25 til 50 prosent av tiden som brukes i møter, er bortkastet. Enkelte bedrifter har introdusert stående møter. Selv om dette ikke passer for alle møteformer, vil et stående møte nødvendigvis bli kortere og være mer effektivt enn et vanlig, sittende møte. Alternativt kan du vurdere å forkorte eller slå sammen regelmessige møter, spesielt hvis det er mer enn 10 deltakere.

Tenke nytt om regelmessige møter

Et vanlig produktivitetstips er å ha «våropprydding» i kalenderen din. Prøv å avlyse alle regelmessige møter i en uke, og legg til de som er virkelig nødvendige på nytt etter behov. Dette har vist seg å redusere antall møter med 10–30 % når gjennomført på gruppenivå.

Tenk over deltakerlisten på nytt

Høystatus- og oppdateringsmøter for deltakere som «trenger å vite» kan trekke hardt på oppmerksomheten når ikke alle deltakerne engasjerer seg tilstrekkelig. En vanlig indikasjon på at en person ikke trengs på et møtet, er når vedkommende tar seg tid til andre oppgaver under møtet. Kan du sende et referat i stedet?

Unngå «bedriftsturisme»

Begrepet «bedriftsturist» brukes om personer i et selskap som «gjør et poeng ut av å delta i så mange møter de kan, slik at de føler at de vet hva som skjer» Vellykkede møter krever dynamiske bidrag og fokus fra alle deltakerne, og uoppmerksomme deltakere kan redusere møteeffektiviteten i betydelig grad. Som møteansvarlig bør du prøve å begrense samarbeid til møtedeltakerne, for å redusere distraksjoner og sikre relevante bidrag

E-post

Bruk telefonen, ikke «svar alle», eller stopp abonnementet fra e-postlister som ikke er nyttige, er noen alternativer for hva du kan gjøre hvis du ser at du bruker for mye tid på e-postmeldinger.

Fjerne unødvendige e-postmottakere

Se gjennom mottakerlisten før du klikker send, og påse at hver enkelt person kan gi nyttige bidrag til samtalen. Tenk deg om to ganger før du bruker Svar til alle. Standard bør være å svare bare til avsenderen. Bruk Svar til alle bare når svaret er virkelig relevant for alle involvert. Enkelte mottakere trenger bare å kjenne til utfallet av beslutninger, heller enn å motta kopier av hele samtalen.

Send færre e-postmeldinger – bruk Skype eller telefonen

Før du sender en e-postmelding i det hele tatt, tenk over følgende: En arbeidsgruppe som så på forenkling av arbeidsoppgaver, fant at ved å redusere utsendelsen av e-post på ledelsenivå med 54 prosent, oppnådde man en produktivitetsøkning på 7 prosent i hele bedriften. En artikkelserie med tips for ledere støttet denne tilnærmingen ved å oppmuntre til å «bruke telefonen». I mange tilfeller er en telefonsamtale mer effektiv enn å sende e-poster frem og tilbake, og gjør at du får svar på spørsmål i sanntid. Skype er et godt alternativ.

Stopp abonnementet fra grupper som du ikke leser

Vurder å fjerne deg fra grupper du egentlig ikke trenger å være mer i. Hvis du ender opp med bare å slette e-postmeldinger eller flytte dem til mappen «Les senere» og aldri ser på dem igjen, er det kanskje bedre å stoppe disse e-postmeldingene fra å fylle opp innboksen din.

Ta hensyn til andre sine innbokser

Kanskje du kan innføre følgende disiplin for utsendelse av e-postkopier over hele bedriften. Det er svært enkelt: Når du svarer på en e-postmelding, flytter du så mange mottakere som mulig til Blindkopi, med en merknad som sier «flytter Joe, Marie og Eileen Blindkopi for å spare innboksen deres». Dette gir disse kollegene muligheten til å si fra om de vil bli værende i den åpne mottakerstrengen for e-postmeldingene, men gjør det også enkelt for dem å slutte å motta e-postmeldinger som bare fyller opp innboksen og kaster bort tiden deres. Denne enkle verdsettingen av andre sin tid bidrar også til å spre god praksis hver gang noen ser meldingen. Oppmuntre andre.

Overtid

Vær en omtenksom kollega!

  • Samle e-postmeldinger og statusoppdateringer i én melding, med daglig eller ukentlige sammendrag for «informasjons-e-postmeldinger» Dette reduserer generell støy og kaos forårsaket av e-postoverflod.

  • Lagre kladder, eller utsett levering av e-post til mottakernes vanlige arbeidstid. Begrens utsendelse av e-post sent på kvelden / tidlig om morgenen til haste-meldinger.

  • Deaktivere varsler på telefonen og skrivebordet når du må konsentrere deg.

Som en gruppe:

  • For eksempel: Ingen møter onsdager

  • Avtalte «gruppetider»

  • Vis respekt for andre sin tid

  • Ta hensyn ved møteoverskridelser og til hvem du inviterer

Fokustid

Vi definerer fokustid som minst to fortløpende timer uten møter. Fokustid er ment å gi nok tid for deg til å fokusere på kvalitet eller fullføre viktige oppgaver.

Blokker fokustid i kalenderen din

Prioriter din egen tid, og blokker mot dobbelbooking. Vis respekt for kollegene dine og deres tid – ikke dobbeltbook dem heller.  

Færre møter

Færre møter kan bety mer tid til å konsentrere deg om viktige oppgaver eller å hvile.

Mer sosial tid kan bidra til høyere produktivitetsnivå.

Hvis du tillater deg litt hvile i løpet av arbeidsdagen, kan dette gjøre mer for suksess på jobben enn bare å gi deg tid til å samle tankene. Bruk av tid på sosiale relasjoner og nettverksbygging har vist seg å være uvurderlig for karrieren. En studie utført av et partnerteam viste samsvar mellom vellykkede selgere og store nettverk. De oppdaget at de beste selgerne hadde interne nettverk som var 33 % større enn de med resultater under gjennomsnittet. I dette tilfellet omsettes et meningsfullt forhold til en medarbeider til bedre resultater.

Ta deg tid til det som er viktig

Før du hopper over lunsj og i stedet har en fjerde kopp kaffe ved pulten din, gå og nyt et godt måltid med gruppen din. Det gir tankene en pause, utvider nettverket ditt og vil sannsynligvis øke produktiviteten din.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×