Måter å legge til, redigere og slette poster på

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Det finnes flere måter å oppdatere data på i en Access-database. Du legger til en post i databasen når du har et nytt element til å spore, for eksempel en ny kontakt i Kontakter-tabellen. Når du legger til en ny post, legger Access til posten på slutten av tabellen. Du kan også endre felt for å holde deg oppdatert, for eksempel en ny adresse eller et nytt etternavn. Hvis du vil opprettholde dataintegritet, er feltene i en Access-database satt til å godta en bestemt type data, for eksempel tekst eller tall. Hvis du ikke skriver inn riktig datatype, viser Access en feilmelding. Du kan slette en post når den ikke lenger er relevant, eller for å spare plass.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer en database for dataoppføring, se Utformingshensyn for oppdatering av data.

I denne artikkelen

Oppdatere data ved hjelp av et skjema eller dataark

Du bruker et skjema til å oppdatere data manuelt. Skjemaer for dataoppføring kan gi en enklere, raskere og mer nøyaktig måte å skrive inn data på. Skjemaer kan inneholde et stort antall kontroller som for eksempel lister, tekstbokser og knapper. Hver av kontrollene i skjemaet leser data fra eller skriver data til et underliggende tabellfelt.

En skjema som inneholder en fanekontroll

Dataark er rutenett med data som ser ut som Excel-regneark. Du kan endre data ved å arbeide direkte i Dataarkvisning. Hvis du er kjent med Excel, skal det være relativt enkelt å forstå dataark. Du kan endre data i tabeller, spørringsresultatsett og skjemaer som viser dataark. Vanligvis kan du bruke dataark når du trenger å se mange poster samtidig.

skrive inn et nytt feltnavn i access-tabell

Til toppen av siden

Forstå symboler for dataoppføring

Tabellen nedenfor viser noen av postvelgersymbolene du kan se når du oppdaterer dataene, og hva de betyr.

Symbol

Betydning

Indikatoren for gjeldende post

Dette er gjeldende post. Oppføringen har blitt lagret slik den vises. Den gjeldende posten indikeres med en endring i fargen i postvelgeren.

Redigert post-indikator

Du redigerer denne posten, endringer i posten er ikke lagret ennå.

Låst post-indikator

Denne posten er låst av en annen bruker. Du kan ikke redigere den.

Ny post-indikator

Dette er en ny post der du kan skrive inn informasjon.

Primærnøkkelindikator

Dette er primærnøkkelfeltet, og inneholder en verdi som identifiserer posten.

Til toppen av siden

Legge til en post i en tabell eller et skjema

  1. Åpne tabellen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

  2. Klikk på Ny eller Ny (tom) post i Poster-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+plusstegn (+).

  3. Finn posten med en stjerne i postvelgeren, og skriv inn den nye informasjonen.

  4. Klikk eller plasser fokus på det første feltet du vil bruke, og skriv deretter inn dataene.

  5. Hvis du vil flytte til neste felt i samme rad, trykk på TAB, bruk PIL HØYRE eller PIL VENSTRE, eller klikk på cellen i det neste feltet.

    Hvis du er i en tabell og vil flytte til neste celle i en kolonne, bruk PIL OPP eller PIL NED, eller klikk på cellen du vil bruke.

  6. Når du viser en annen post eller lukker tabellen eller skjemaet, lagrer Access den nye posten du har lagt til. Hvis du vil lagre endringer i gjeldende post, trykk på SKIFT+ENTER.

Til toppen av siden

Finne en post

Du må finne en post før du kan redigere eller slette den. I et skjema eller dataark som inneholder bare et lite antall poster, kan du bruke navigasjonsknappene til å navigere gjennom postene til du finner den du vil bruke. Når det er mange poster, kan du bruke dialogboksen Søk og Erstatt og filtrere for å finne posten.

Bruke postnavigeringsknappene

Du kan navigere mellom poster ved hjelp av navigeringsknappene.

Navigasjonskontroll

Pilknapper    Klikk for å navigere til første, forrige, neste eller siste post.

Ny (tom) post     Klikk for å legge til en post.

Gjeldende post    Skriv inn et nummer for en post, og trykk på ENTER for å navigere til den posten. Nummeret for posten telles i rekkefølge, fra begynnelsen av skjemaet eller dataarket. Det er ikke knyttet til noen feltverdi.

Filter     Filterindikatorknappen viser om et filter er brukt. Klikk for å fjerne eller bruke filteret på nytt.

Søke     Skriv inn tekst i Søk-boksen. Den første samsvarende verdien utheves i sanntid når du skriver inn tegnene.

Bruke dialogboksen Søk og erstatt

Dialogboksen Søk og Erstatt gir en annen raskere og enklere måte å endre små datamengder på. Du kan bruke Søk-funksjonen i dialogboksen Søk og Erstatt for å finne en samsvarende post. Når du finner en samsvarende post, blir dette den gjeldende posten, og du kan da redigere eller slette den.

  1. Klikk på feltet du vil søke i.

  2. Klikk på Søk i Søk-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.

    Dialogboksen Søk og erstatt vises.

  3. Klikk på Søk-fanen.

  4. Skriv inn verdien du vil sammenligne, i dialogboksen Søk etter.

  5. Alternativt kan du bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele den underliggende tabellen.

  6. Du kan også velge Del av feltet i Samsvar-listen. Dette alternativet gir bredest mulig søk.

  7. Velg Alle i Søk-listen, og klikk deretter på Finn neste.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Bruke dialogboksen Søk og erstatt til å endre data.

Til toppen av siden

Bruke et filter

Du kan bruke et filter til å begrense postene som vises, til bare å vise de som oppfyller vilkårene. Bruk av filter, gjør det enklere å finne posten du vil redigere eller slette.

  1. Åpne tabellen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

  2. Du kan forsikre deg om at tabellen eller skjemaet ikke allerede er filtrert, ved å klikke på Avansert i Sorter og filtrer-gruppen på Hjem-fanen, og deretter klikke på Tøm alle filtre, eller klikke på Filtrer i postnavigasjonsfeltet.

  3. Naviger til posten som inneholder verdien du vil bruke som en del av filteret, og klikk deretter på feltet. Hvis du vil filtrere basert på et delvis merket område, velg bare de tegnene du vil bruke.

  4. Klikk på Utvalg i Sorter og Filtrer-gruppen på Hjem-fanen, eller høyreklikk på feltet og bruk et filter.

  5. Hvis du vil filtrere andre felt basert på et utvalg, gjentar du trinn 3 og 4.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Bruke et filter til å vise valgte poster i en Access-database.

Til toppen av siden

Slette en oppføring

Sletteprosessen er ganske enkel, bortsett fra når posten er relatert til andre data og befinner seg på «én»-siden i en én-til-mange-relasjon. Hvis du vil opprettholde dataintegritet, kan du som standard ikke slette relaterte data i Access. Hvis du vil ha mer informasjon, se Veiledning for tabellrelasjoner.

  1. Åpne tabellen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

  2. Velg posten eller postene du vil slette.

    Når du skal velge en post, klikk på postvelgeren ved siden av posten, hvis den er tilgjengelig.

    Hvis du vil utvide eller redusere det merkede området, dra postvelgeren (hvis den er tilgjengelig), eller trykk på SKIFT+PIL NED eller SKIFT+PIL OPP.

  3. Trykk på DELETE, velg Hjem > Poster > Slett, eller trykk på CTR+minustegn (-).

Tips    Hvis du trenger å slette litt informasjon, men ikke hele posten, velger du bare dataene i hvert felt du vil slette, og deretter trykker du på DELETE.

Til toppen av siden

Redigere data i en tekstboks eller et felt

Access har én tekstkontroll for bruk med felt for kort tekst og lang tekst (også kalt Notat-felt). Vanligvis kan du se om det underliggende feltet er for kort eller lang tekst etter størrelsen på kontrollen, den gjenspeiler vanligvis størrelsen som trengs for det underliggende tabellfeltet. Et Korttekst-felt kan inneholde opptil 255 tegn, og en Langtekst-felt kan inneholde 64 000 tegn.

Utformingen kan hindre deg i å redigere data i enkelte spørringer  Du kan for eksempel ikke redigere dataene som returneres av en krysstabellspørring, og du kan ikke redigere eller fjerne beregnede felt – verdier som beregnes av en formel når du bruker databasen, men som ikke er plassert i en tabell.

  1. Åpne tabellen eller spørringen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

  2. Klikk på feltet eller naviger til feltet ved hjelp av TAB eller piltastene, og trykk deretter på F2.

    Du kan klikke på etiketten for et felt for å velge det, i Skjemavisning. I Dataarkvisning, kan du velge et felt ved å klikke nær den venstre kantlinjen på feltet når musepekeren blir et plusstegn (+).

  3. Plasser markøren der du vil skrive inn informasjon.

  4. Skriv inn eller oppdater teksten du vil sette inn. Hvis du gjør en skrivefeil, trykk på TILBAKE.

  5.  Hvis et felt har en inndatamaske, skriv inn data i henhold til formatet.

  6. Hvis du vil være mer produktiv, lær deg følgende hurtigtaster:

    • Hvis du vil sette inn en ny linje i et tekstfelt, trykk på CTRL+ENTER.

    • Hvis du vil sette inn standardverdien for et felt, trykk på CTRL+ALT+MELLOMROM.

    • Hvis du vil sette inn gjeldende dato i et felt, trykk på CTRL+; (semikolon).

    • Hvis du vil sette inn gjeldende klokkeslett, trykk på CTRL+SKIFT+: (kolon).

    • Trykk på F7 for å kontrollere staving.

    • Hvis du vil bruke verdier for forrige post på nytt, gå til det tilsvarende feltet i den forrige posten, og trykk deretter på CTRL+' (apostrof).

    • Hvis du vil lagre endringene, trykk på SKIFT+ENTER.

    Hvis du vil ha mer informasjon, se Hurtigtaster for Access.

  7.  Hvis du vi lagre dataene, klikk på Lagre post i Poster -gruppen på Hjem -fanen, eller trykk på SKIFT+ENTER.

    Du trenger ikke å lagre endringene. De lagres automatisk i tabellen i Access når du flytter markøren til et nytt felt i samme rad, når du flytter pekeren til en annen rad, eller når du lukker skjemaet eller dataarket.

Til toppen av siden

Legge til en dato ved hjelp av datovelgeren

Det finnes flere måter å legge til en dato i tabellen på, og bruk av datovelger-kontrollen er et raskt alternativ.

  1. Klikk på feltet der du vil legge til en dato. En kalender-ikon vises.

    Datovelger-kontrollen er ikke tilgjengelig hvis en inndatamaske brukes på Dato/klokkeslett-feltet.

  2. Klikk på kalenderikonet. En kalenderkontroll vises.

    Kalenderkontrollen

  3. Gjør ett av følgende:

    • Klikk på I dag for å velge gjeldende dato.

    • Hvis du vil velge en dag i gjeldende måned, klikk på datoen.

    • Bruk frem- eller tilbakeknappen for å velge en annen måned og dag.

Til toppen av siden

Skrive inn tekst i en kontroll med inndatamasker

Et felt kan ha en inndatamaske. En inndatamaske er et sett med litteral- og plassholdertegn som tvinger deg til å skrive inn data i et bestemt format. Hvis du vil ha mer informasjon om inndatamasker, se Kontrollere dataoppføringsformater med inndatamasker.

  • Skrive inn data. Følg inndatamasken:

    En inndatamaske for telefonnumre

    Standard telefonnummer, definisjon av inndatamaske og resulterende format

Til toppen av siden

Bruke rik tekstformatering for data i et Lang tekst-felt

Hvis et felt med lang tekst (også kalt Notat-felt) støtter rik tekstformatering, kan du bruke forskjellige skrifter, størrelser, stiler og farger på teksten.

  1. Åpne skjemaet i Skjemavisning eller tabellen i Dataarkvisning.

  2. Velg feltet Lang tekst. Vanligvis kan du søke etter et felt kalt «Kommentarer», «Notater,» eller «Beskrivelse».

  3. Hjem-fanen i Tekstformatering -gruppen kan du bruke knappene og menyene til å formatere teksten.

    Tilgjengelige kommandoer i Access-skriftgruppen Du kan bruke forskjellige skrifter og størrelser, endre teksten til fet eller kursiv, endre farger og så videre.

    Hvis du vil ha mer plass til å redigere, åpne Zoom-boksen.

Til toppen av siden

Skrive inn data ved hjelp av en liste

Lister bidrar til å opprettholde dataintegritet og er enkle å bruke. Du kan bruke lister i skjemaer og i tabeller og spørringer. Access har tre typer lister – verdi lister, oppslags felt og lister med flere verdier. Verdi lister viser et sett med elementer som du angir manuelt. OppSlags lister bruker en spørring til å hente data fra én eller flere tabell resultat sett som er åpne i data ark visning. Lister med flere verdier løser et vanlig forretnings krav, en mange-til-mange-relasjon. Du vil for eksempel kanskje følge opp kunde støtte problemer og tilordne flere personer det samme problemet i ett felt.

Det finnes tre typer listekontroller:

Kombinasjonsboks

En tom oppslagsliste

Listeboks

En grunnleggende listekontroll i et skjema

Velg kombinasjons boks

En merket rullegardinliste i åpen status. En liste for avmerkingsbokser

Skrive inn et element fra en kombinasjonsboks

  1. Åpne skjemaet i Skjemavisning, eller tabellen eller spørringen i Dataarkvisning.

  2. Klikk på nedoverpilen ved siden av listen, og velg ønsket element.

  3. Hvis du vil lagre valget i databasen, flytt pekeren til et annet felt, eller trykk på SKIFT+ENTER.

Skrive inn et element fra en listeboks

  1. Åpne skjemaet i Skjemavisning.

  2. Bla nedover i listen over elementer i listeboksen og velg ønsket element.

  3. Hvis du vil lagre valget i databasen, flytt pekeren til et annet felt, eller trykk på SKIFT+ENTER.

Angi elementer fra en liste med flere verdier i en fler valgs kombinasjons boks

  1. Åpne skjemaet i Skjemavisning, eller tabellen eller spørringen i Dataarkvisning.

  2. Klikk på nedoverpilen ved siden av listen.

  3. Velg opptil 100 avmerkingsbokser, og klikk deretter på OK.

Redigere elementene i en liste

Hvis du vil redigere elementer i en liste, må listen være aktivert for redigering. Hvis du vil ha mer informasjon, se utFormings hensyn for oppdatering av data.

  1. Åpne skjemaet, tabellen eller resultatsettet for spørringen som inneholder listen.

  2. Gjør et av følgende:

    • Høyreklikk på listen du vil redigere, og klikk deretter på Rediger listeelementer.

    • Klikk listen, og klikk deretter knappen for å åpne dialog boksen Rediger liste elementer eller skjemaet.

      Kombinasjonsboks med Rediger listeelementer-knapp

  3. Skjermen som vises avhenger av hvilken type liste du vil redigere.  Gjør ett av følgende:

    • Hvis du redigerer et verdi liste-eller fler verdi felt, bruker du dialog boksen Rediger liste elementer til å redigere liste dataene, beholde hvert element på en egen linje, og deretter klikker du OK etter at du er ferdig.

    • Hvis du redigerer et oppslagsfelt, vises et skjema for dataoppføring. Bruk det skjemaet til å redigere listedataene.

  4. Hvis du vil velge en standard verdi for nye poster, klikker du rulle gardin pilen i boksen standard verdi , og deretter klikker du verdien du vil bruke.

  5. Klikk OK.

Til toppen av siden

Skrive inn tomme strenger

I Access kan du skille mellom to typer tomme verdier: Nullverdier eller tomme strenger. Nullverdier indikerer en ukjent verdi, og tomme strenger indikerer felt som inneholder et mellomrom. Anta for eksempel at du har en tabell med kundedata, og at den tabellen inneholder et felt for faksnummer. Du kan la feltet stå tomt hvis du er usikker på kundens faksnummer. I så fall vil et tomt felt angi en nullverdi, det betyr at du ikke vet hva verdien er. Hvis du senere finner ut at kunden ikke har en faksmaskin, kan du angi en tom streng i feltet for å indikere at du vet at det ikke finnes noen verdi.

  1. Åpne en tabell eller spørring i Dataarkvisning, eller et skjema i Skjemavisning.

  2. Velg feltet du ønsker, og skriv inn to doble anførselstegn uten mellomrom («»).

  3. Hvis du vil lagre valget i databasen, flytt pekeren til et annet felt, eller trykk på SKIFT+ENTER. Som standard vil anførselstegnene bli borte.

Til toppen av siden

Angre endringer

Hvis du skriver inn data feil, kan du ofte angre endringene. Gjør ett eller flere av følgende:

  • Hvis du vil angre de siste endringene, velg Angreverktøylinjen for hurtigtilgang, eller trykk på ESC.

  • Hvis du vil angre alle endringer i posten, til posten, trykk på ESC på nytt.

  • Hvis du vil angre endringer etter du har lagret dem, eller går til en annen post, velg Angreverktøylinjen for hurtigtilgang.

    Viktig    Så snart du begynner å redigere en annen post, bruke eller fjerne et filter, eller bytte til et annet vindu eller en annen dokumentfane, blir endringene permanente.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×