Mål for prosjektstyring: styre risikoer

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

.

Alle prosjekter har risikoer. Nøkkelen til å administrere et prosjekt er ikke å unngå risikoer, men forstår dem.

En risiko er muligheten for en hendelse eller betingelse som kan ha en negativ innvirkning på et prosjekt. Risikostyring er prosessen med å identifisere, redusere og håndtere kjente risikoer for å øke sannsynligheten for at prosjektmålene.

Denne artikkelen er ett av mange prosjektstyringsmål på veikartet for Project.

I denne artikkelen

Trinn 1: Finne risikoer i prosjektet

Trinn 2: Styre risikoer

EKSEMPLER FRA PROSJEKTSTYRING . . .

Eksempel én: utilsiktede prosjektlederen   : du er ferdig med å utforme prosjektplanen for en markedsføringskampanje, og når arbeidsgruppen omtale det noen Pek alt røde stolpene i Gantt-diagrammet. Du har peker Smart at dette er den kritiske linjen, og at det er tre av dem i prosjektet. Du forklare at den kritiske linjen inneholder disse aktivitetene som om de er endret i varighet, vil bli forsinket sluttdatoen for tidsplanen. Enda påpeker et annet gruppemedlem at sluttdatoen kan bli forsinket fordi det er lanseringen for det nye internet-webområdet som brukes i de nye kundestøtte programmet.

Med disse advarsler i tankene, gå tilbake til planen og se nærmere på aktivitetene langs den kritiske linjen. Du ser et nummer av dem som lenge fordi bare én person arbeider med dem samtidig, og du oppdager plutselig at er ikke bare denne personen en ny ansettelse med liten erfaring, han blir også tilordnet til disse oppgavene helt til slutt av tidsplanen når opplæring budsjettet vil tømt. Det er for mye risikoen på disse oppgavene, du bestemmer deg. Du begynner å bruke den nye funksjonen for ressursplanlegger i Project 2010 til å tilordne to erfarne brukeren for senere aktiviteter er kritiske, og du redusere varigheten for aktivitetene fordi du vet hvor mye raskere disse erfarne works kan få en jobben gjort. Som om ved Magisk, er færre av Gantt-stolpene nå røde, og du er mer sikker på om planen resultatet.

Viktigst å huske om risikoer er at alle prosjekter inneholder dem. Risikoer oppstå ikke i bare store prosjekter. Feil begynnelsen prosjektet ansvarlige gjøre i små prosjekter er ikke identifisere risikabelt hendelser i kort planlagt. Her er en liste over vanlige aktiviteter og hendelser som kan føre til risikoen i et prosjekt.

Aktivitet

Problem

Kritiske aktiviteter

Legg merke til oppgaver som er på den kritiske linjen. De har den mest hensiktsmessige måten på sluttdatoen for prosjektet

Flere kritiske linjer

Hvis du har flere kritiske linjer, oppmerksomheten enda mer. Flere kritiske linjer øke antall ukjente faktorer i prosjektet. En aktiviteter som ikke er på den kritiske linjen plutselig kan vises på den kritiske linjen eller den kan opprette en ekstra kritisk linje med bare en liten varighet endring.

Leverandøraktiviteter

Aktiviteter som har blitt ansatt av en leverandør har mer risiko enn utføre oppgaver som er av interne ressurser. Når reduseres arbeid med en leverandør, må du be om ofte brukte eller mer detaljert fremdriften til enn du ville gjort med dine egne gruppemedlemmer. Leverandøraktiviteter som skjer på slutten av et prosjekt har mer risiko enn leverandøraktiviteter på andre tidspunkter i prosjektet. Husk at en leverandør, inneholder begge sammentrukne personer utenfor ditt firma samt ansatte fra andre områder av firmaet. Begge utgjør eksterne avhengigheter, og begge må være behandles som samme med tanke på rapporter og aktivitetsstatus tidsplan tidsberegning.

Uerfarne gruppemedlemmer

Pass på å planlegge for helst rampen pålogging med personer som ikke har erfaring med arbeidet. Uerfarne arbeidere tildelt arbeid på slutten av prosjektet endanger sluttdatoen for prosjektet på grunn av rampen pålogging tiden mer enn på andre tidspunkter i prosjektets levetid.

Prosjekter med mer enn ett års varighet

De fleste prosjektets ta mindre enn ett år å fullføre. Prosjekter som tar lengre tid enn ett år har mer ukjente faktorer og inneholder dermed mer risiko knyttet til ressurstilgjengelighet (spesielt for erfarne arbeidere), teknologiendringer, markedsføre tvinger dataødeleggelsesfeil stor prognoser indikatorer, og så videre.

For mange aktiviteter som forekommer samtidig

Se etter et stort antall oppgaver som er planlagt samtidig. Selv om disse oppgavene utføres av ulike personer, for mange av dem som forekommer samtidig mens andre ikke innebærer risiko. Dette gjelder spesielt hvis samtidige aktiviteter mot slutten av prosjektet.

Utforme en plan bakover

Begynnelsen prosjektledere gjør feil med å opprette aktivitetsavhengigheter gjennom koble før disponering av aktiviteter. Her er i et nøtteskall ting du bør gjøre i utforme et nytt prosjekt: en liste over aktivitetene, gruppere relaterte oppgaver under hovedaktivitetene bestemme varigheten for aktiviteter på laveste nivå, koble aktivitetene. Husk at det er ikke nødvendig å koble alle aktiviteter.

Ignorer fortiden

Et firma blir kjent ved vellykkede forsøk og-problemer fra tidligere prosjekter. Dokumentere hvordan risikoer ble håndtert i et prosjekt er ofte en del av den avsluttende fasen av et prosjekt. Noen organisasjoner har avdelinger (call project management kontorer) som er ansvarlig for å spille inn loggen for et prosjekt er vellykkede eller mislykkede. På denne måten begynner et firma å vokse sin vellykkede mens reduksjon i satser sin feil.

Her er tre trinn for å begynne å bruke risikostyring i en meningsfull måte å prosjektet lykkes.

  1. Forklare arbeidsgruppen hvordan risikoer er definert i prosjektstyring. Personer svare på en matematisk Skildringer eller grafiske skildringer av vanskelige konsepter. Forklarer at risikoen er definere ved denne formelen:
    Risk = Probabiliy x Impact
    Dette betyr søkeresultatet risiko kan bestemmes ved å se på begge sin likeliness av den som forekommer og konsekvensene ha på resultatet av prosjektet. Dette er hvordan bransjer definerer risikoen. Mer dramatisk Hvis sannsynligheten for hurting selv ved lysforhold et treff, er den samme i to ROM i en bygning, er det bare relevante risikoen hvis ett av rommene inneholder bokser av fyrverkeri.

  2. Gå gjennom tidsplanen for risikoen. Vær spesielt oppmerksom på den kritiske linjen og oppgaver med over tildelte ressurser. Lese neste del Hvis du vil lære hvordan du eksperter håndtere kostnader (tips: Dette er ikke utover din rekkevidde enten).

  3. Dokumentere risikoen. Ta i bruk denne matematiske definisjonen på en tavle team mens diskuteres risikoen forenkler gruppens prioritere risikoer og få ikke side som er registrert av lang diskusjoner om slagkraftige risikoen som er svært lite sannsynlig skal skje. Her er et eksempel på en innvirkning kvadrant ved hjelp av Excel som viser grafisk hvordan påvirke er relatert til sannsynlighet i risikoen.
    Bilde av risikorutenett i Excel
    Lær hvordan du oppretter et Punktdiagram med firmaets egne etikettene i Excel 2010.

Eksempel to: erfaren prosjektleder   : du er ferdig med å planlegge prosjektet vei Vedlikehold og den vurderes av kommunal interessenter. Sponsorene (én av kritisk interessentene) spør sikker på hvor du befinner deg i sluttdatoen for prosjektet ettersom at noe av kritisk arbeidet du har vended ut (for eksempel gate lysforhold og beskyttelse mot tog forbedringer) utføres mot slutten av prosjektet.

Du ikke hadde tenkt på tidsberegning for den kontrakt eksternt arbeid. Du går gjennom ressursplanlegger i prosjekt for å se Hva annet oppstår mot slutten av prosjektet som ser ut risikabelt, og du ser andre oppgaver som er blir vended ut som ikke er forfall til rett foran fullføringsdato. Du forhandle kontrakt med en leverandør til å endre planleggingen av disse sene aktiviteter på nytt, og du mener nå sikrere i resultatet av prosjektet.

Her er noen ting du bør huske på når du utforske risikoer.

Tips!: Et lite kjente konseptet i risikostyring vises. Ikke alle risikoer er ugyldig. Hvis når utforske risikoene i prosjektet du er klar over at et sekundære programvaresystem utvikles som en del av en større produksjonsprosessen er selve marketable, ønsker du kanskje å tilordne du er best ingeniører til ytterligere utvikling av en ny programvarepakke for forbruker markedet. Tar erfarne ingeniører av et prosjekt oppretter flere risiko i prosjektet, men i dette tilfellet det kan være berettiget etter salgsmulighet vunnet. Husk imidlertid å kontrollere med Prosjektstyringskontoret office, aktive ledere eller andre deltagere før tildele personer midt i et prosjekt bare fordi du tror det er greit for firmaet.

  • Se gjennom historiske data    Undersøker kostnader historikk for lignende prosjekter hjelper deg med å bedre estimat kostnader i en gjeldende prosjekt. Hvis organisasjonen har Prosjektstyringskontor (Project Management Office), kan du se med dem om kostnads- og budsjettinformasjon behov. Ett aspekt av en organisasjon med kjent project management fremgangsmåter er en konstant under utvikling logg over tidligere prosjekter slik at feil ikke gjentas og vellykkede er fortsatt.

  • Bruk en ekspert på se gjennom kostnad-krav     Bruke et gruppemedlem erfarne og kjennskap til å gå gjennom kostnadsestimater for aktiviteter og ressurser. Større organisasjoner bruke et Prosjektstyringskontor (Project Management Office), eller de må inngår kontrakt med en profesjonelt estimator.

  • Se gjennom kostnadsavvik ved hjelp av inntjent verdi   . Inntjent verdi er en bransje som standard for å analysere arbeid og kostnadsverdier varianser i hele lengden på prosjektet. Du vil ikke oppdage mot slutten av prosjektet som du er over budsjettet og etter tidsplanen.

  • Eksportere kostnadsinformasjon til andre programmer    Du kanskje vil eksportere kostnadsinformasjon til et annet program for videre risikoanalyse. En rask verktøy du kan bruke er sparkline-grafikk i Excel 2010. Følgende eksempel viser sparkline-grafikk for opptjent verdi kopiere informasjon fra Project til Excel. Legg merke til at i dette eksemplet kan det hende risiko knyttet til prosjektets CPI (kostnad ytelse Index)
    EVM i Excel ved hjelp av sparkline-grafikk
    Lær hvordan du oppretter imponerende sparkline-grafikk ved hjelp av Excel 2010.

  • Du kan også bruke visuelle rapporter i Project 2010 til å opprette et mer avanserte pivotdiagram av inntjent verdi (vanligvis kalt en S-kurve av erfarne prosjektledere).

  • Ikke vær redd av Avansert Analyseverktøyene    Du kan ta prosjektet data lenger og opprette en avansert analyse ved hjelp av VARIANSANALYSE (analyse av variasjon) eller Monte Carlo-simuleringer i Excel 2010. Sky er grensen til å analysere prosjektinformasjon.

Husk tre metoder risikoen management yrkesutøvere bruke til å håndtere risikoer i et prosjekt.

Unngå risikoen   

Hvis risikoen resulterer i alvorlige konsekvenser for prosjektet, er forebygging en god policy. Et firma kan for eksempel bestemme at bruker samme produksjonsprosesser samtidig for to nye leveringer oppretter en risiko i prosjektet tidsberegning, og kan unngås ved hjelp av produksjonsprosessen sekvensielt for leveransen.

Begrens risikoen   

Redusere sannsynligheten for alvorlig risiko er en strategi for nyttig hvis du er komfortabel med alternativene. Du kan for eksempel bestemmer deg for å distribuere en forenklet og lett å forstå produksjonsprosessen hvis en mer nyskapende og høye tar for lang tid å installere.

Overfør risikoen   

En vanlig måte å styre risiko er å overføre den til en ekstern leverandør. Hvis dokumentasjonen for en sekundære datasystem er for stor i omfanget for interne ressurser for å fullføre, kan for eksempel deler av den være inngått, til en ekstern leverandør til å utvikle. Forsikring firmaer brukes også som en metode for å overføre risikoen, spesielt pengeverdier risikoer som overføres via garantier og betaling obligasjoner.

  • Advarsel: Før du bestemmer deg til å overføre risikoen til en leverandør eller binde sammen firmaer, kan du ta kontakt med Prosjektstyringskontor (project management office) eller juridiske avdelingen om hvilken type kontrakt som minimerer selskapets egen risiko, holde oppmerksom på at du ikke vil overføre så mye risikoen til en ekstern forhandler sluttdatoen for prosjektet blir i jeopardy.

Til toppen av siden

Trinn 1: Finne risikoer i prosjektet

Analysere fremdriften i planen

Se gjennom hvordan aktivitetene er for personene i tidsplanen, forteller deg om der kostnadene går.

Se hva som driver frem prosjektets sluttdato (kritisk linje)

Oppgave på den kritiske linjen kan ha størst påvirkning på kostnader for prosjektet samlet. Lær hvordan du oppdage. Et prosjekt, kan også ha flere kritiske linjer, lenger hvilke øker risikoen for sluttdatoen for prosjektet blir sendt uventet.

Se gjennom prosjektkostnader

Når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem til stedet negative trender til å presentere en risiko å overskride budsjettrammene på prosjektet.

Stedet risikoer ved hjelp av visuell rapport

Du kan eksportere prosjektkostnadsinformasjon til Visio eller Excel for videre analyse for å oppdage, for eksempel hvis prosjektets opptjent verdi tall angir risiko med noen av aktivitetene ikke fullfører tidsskjema.

Opprette eller oppdatere en opprinnelig eller en midlertidig plan

Hvis du vil følge med på fremdriften i planen for uncovering oppgaver som er en risiko, må du lære mer om å angi opprinnelig plan for prosjektet.

Skjule en kolonne i en visning

Skjule en kolonne i en visning

Skjule kolonner er en effektiv måte å hindre midlertidig informasjon blir synlige for andre. Ikke bekymre deg, når du skjuler kolonner, data ikke skal slettes.

Til toppen av siden

Trinn 2: Styre risikoer

Vise prosjektkostnader

Når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem for å se om de må justeres for å oppfylle kostnadsmålet.

Angi hvordan kostnader belastes

Angi når de faktiske kostnadene belastes i prosjektet (ved start, slutt, eller gjennom hele prosjektet) kan hjelpe deg med å etablere en kontantstrøm-plan

Opprette eller oppdatere en opprinnelig eller en midlertidig plan

Når kostnadsestimater er på linje med kostnadsmålet, kan du opprette dem som den opprinnelige planen. På denne måten, kan du sammenligne faktisk kostnad med den opprinnelige planen som prosjektet går fremover.

Analysere fremdriften i planen

Se gjennom hvordan aktivitetene er for personene i tidsplanen forteller deg om du går over budsjettet eller etter tidsplanen.

Analysere prosjektytelse med analyse av inntjent verdi

En analyse av inntjent verdi angir hvor mye av budsjettet skal har brukt, med hensyn til mengden arbeid som er utført så langt og de planlagte kostnadene for aktiviteten, tildelingen eller ressurser.

Lær avanserte prinsipper for analyse av inntjent verdi (blogg)

Lær noen mer avanserte tips for bruk av inntjent verdi som er kompatible CEFCT.

Se hva som driver frem prosjektets sluttdato (kritisk linje)

Oppgave på den kritiske linjen kan ha størst påvirkning på kostnader for prosjektet samlet. Lær hvordan du oppdage.

Skjule en kolonne i en visning

Skjule kolonner er en effektiv måte å hindre midlertidig informasjon blir synlige for andre. Ikke bekymre deg, når du skjuler kolonner, data ikke skal slettes.

Opprette en visuell rapport over Project-data i Excel

Du kan eksportere prosjektdata til excel. Hvis du analyserer en analyse av inntjent verdi, kan du for eksempel eksportere denne informasjonen for å vise en standard S-kurve av informasjon om opptjent verdi for videre analyse.

Bruke sparkline-grafikk til å styre risikoer

Tekst | Video-opplæring

Bruke sparkline-grafikk i Excel 2010 til funksjonen dynamics statistikk i prosjektet.

Avanserte modellering verktøy:

VARIANSANALYSE | Monte Carlo

Utføre avanserte risikoanalyse av project-data ved hjelp av VARIANSANALYSE (analyse av variasjon) eller Monte Carlo-simuleringer i Excel 2010.

Legg til Risikoalternativ (blogg)

Lær hvordan du utvikle en plan for å håndtere risikoer, bør de oppstår.

Til toppen av siden | Gå tilbake til veikartet for Project

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×