Mål for prosjektstyring: styre kostnader og budsjettet

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

ikon: styre kostnader

Hvis prosjektet inneholder kostnadsinformasjon for budsjettering eller for å spore prosjektytelse, denne informasjonen ikke å gjøre du mye god med mindre du kan vise og analysere dataene. Uten en heldekkende forståelse av der kostnadene går i et prosjekt, kan prosjektet raskt mislykkes og bli ulønnsomt.

Denne artikkelen er ett av mange prosjektstyringsmål på veikartet for Project.

EKSEMPLER FRA PROSJEKTSTYRING. . .

Eksempel én: utilsiktede prosjektlederen   : du har en opptatt person med for mye å gjøre, og plutselig sjefen din gir deg en prosjektplan og ber deg om å følge opp kostnader i prosjektet. Er noe du er vant til å opprette prosjekter, men kostnader er lagt til i Microsoft Project treffer du like hardt nok uten ekstra mareritt for å spore dem.

Imidlertid opp kostnader i Microsoft Project er ikke lenger vanskelig enn spore arbeid i et prosjekt. I tillegg forventet sjefen sannsynligvis ikke en komplisert inntjent verdianalyse eller en hovedversjoner portefølje-behandling. Her er noen grunnleggende ting du bør vite først.

  • Vite hva kostnader er    Forstå først hva kostnader er og hva de kan ikke. De viktigste kostnadene i et prosjekt er kostnadene for andres arbeid på prosjekter, samt konsulenter gebyrer og leverandør kostnader fra disse enkeltpersoner og organisasjoner hvem du reduseres med.
    Det finnes også kostnadene knyttet til materiell, for eksempel sement, tavler, klatre videre, tung utstyr og datamaskiner. Og hvis du planlegger en hvilken som helst handle på vegne av prosjektet på reise, må du bør vurdere kostnadene flyreiser, leie av bil og tilpasninger som kostnader som også må legges til i prosjektet.

  • ENTER kostnader     OK, så nå kjenner du handler om kostnader. Hvor angir du den i Microsoft Project? Koblinger til slutten av denne artikkelen hjelpe deg. De fleste kostnadsinformasjon angis Generelt i ressurslisten. Det er det du har angitt om det er en kostnad for hver time arbeidere, lønn arbeidere, KONTRAKTSMESSIG kostnader for konsulenter, fast eller engangs kostnader for prosjektet materialer og så videre.

  • Vis kostnadsinformasjon når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem for å se om de må justeres for å oppfylle kostnadsmålet. På et bestemt tidspunkt, vil du se interessenter på denne informasjonen.

  • Rapporten kostnadsinformasjon    En rask måte å opprette en imponerende visningen av kostnadsinformasjon er å eksportere kostnadsinformasjon til Excel, og Opprett sparkline-grafikk. Her er et eksempel på kostnadsinformasjon kopierte fra kostnadstabellen i prosjektet og limes inn i Excel 2010 med en sparkline opprettet for feltet som viser relativ utgiften typene.
    Spore kostnader på en enkel måte

Her er tre trinn for å øke ferdighetene dine kostnader.

  1. Start enkel    Du trenger ikke å skrive inn alle kostnader for å lære grunnleggende kostnader management i Project. Start med grunnleggende kostnader, som for eksempel en persons lønn, bruker ressurslisten. Deretter tilordne denne ressursen til noen aktiviteter for å lære om forholdet mellom arbeid varighet og kostnader. Nå kan vise dialogboksen Prosjektinformasjon (Klikk kategorien prosjekter, klikker du Prosjektinformasjon., klikk deretter Avansert ). Undersøk totalverdiene for prosjektets varighet, arbeid og kostnader. Gå frem og tilbake mellom ressurslisten og dialogboksen Prosjektinformasjon, endringer i ressurslisten lønn og ser totalene endre i dialogboksen prosjektinformasjon.

    Prosjektinformasjon, dialogboks

  2. Øke ferdighetene dine    Når du blir mer vant med kostnader, kan du begynne å legge til kostnader fir flyreiser Hotellopphold faste kostnader for reservasjoner, og kanskje leverandør kostnader, som catering, bordkort viser og så videre. Du ikke selv må eiendom kostnader eller opprette en opprinnelig plan for dem (med mindre du vil bruke mer robust budsjettering funksjonene i Project).

  3. Lær mer fra ekspertene    Lese neste del Hvis du vil lære hvordan du eksperter håndtere kostnader (tips: Dette er ikke utover din rekkevidde enten)

Eksempel to: du er en erfaren prosjektleder   : du har vært prosjektleder lenge, og du har brukt komplisert project manager-programvare i fortiden. Du selv forskjellen mellom BAC fra EAC og kan beregne et prosjekt netto nåverdi som ingen business.

Nå vil du finne ut hvordan du gjør det samme i Project 2010. Du finner at Project inneholder robuste funksjoner for å styre budsjettet ved å behandle endringer i kostnader og kostnader referanseverdier.

Husk, men at den større og mer komplisert organisasjonen, flere ting du må tenke på når det gjelder å skrive inn, analysere og styre kostnader.

  • Se gjennom historiske data    Undersøker kostnader historikk for lignende prosjekter hjelper deg med å bedre estimat kostnader i en gjeldende prosjekt. Hvis organisasjonen har Prosjektstyringskontor (Project Management Office), kan du se med dem om kostnads- og budsjettinformasjon behov. Ett aspekt av en organisasjon med kjent project management fremgangsmåter er en konstant under utvikling logg over tidligere prosjekter slik at feil ikke gjentas og vellykkede er fortsatt.

  • ENTER kostnader     De fleste informasjonen angis i ressurslisten. Det er det du har angitt om det er en kostnad for hver time ansatte og fast eller engangs kostnader for prosjektet materialer. Ikke glem kostnader som er involvert i prosjektstyring: kostnaden for kontrakter, kostnader eller alternativ forbeholder for aktiviteter som har høy risiko kostnader for forsikring eller obligasjoner.
    Sporing og behandling av kostnader, spesielt hvis du skal utføre analyse av inntjent verdi, krever at du angir informasjon om kostnader for ressurser som er tildelt til aktiviteter. Den krever at du angir referanseverdier.

    Advarsel: Organisasjonen kan ha strenge policy vedrørende påløpte fra KONTRAKTSMESSIG forpliktelser. Kontroller at du forstår firmapolicyer grundig om du skal angi til kontrakter med, si en leverandør, og hvilken type kontrakt du kan skrive inn i. .

  • Opprett en opprinnelig plan   . Med mindre du oppretter en opprinnelig plan etter angivelse av kostnader, er du ikke å analysere eller kontrollere dem. En opprinnelig plan er planen som godkjent av alle deltakerne. Dette er angitt i kategorien Prosjekt Behold i tankene når du angir en opprinnelig plan med Project, du angir den opprinnelige planen ikke bare for kostnader, men for aktivitetsvarigheter og fungerer også estimater i Project.

  • Alltid gå gjennom kostnadene    Når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem for å se om de må justeres for å oppfylle kostnadsmålet. På et bestemt tidspunkt, vil du se interessenter på denne informasjonen

  • Bruk en ekspert på se gjennom kostnad-krav     Bruke et gruppemedlem erfarne og kjennskap til å gå gjennom kostnadsestimater for aktiviteter og ressurser. Større organisasjoner bruke et Prosjektstyringskontor (Project Management Office), eller de kan leie en profesjonell estimator.

  • Forstå opptjent verdi   . Inntjent verdi er en bransje som standard for å analysere Kostnadsavvik i hele lengden på prosjektet. Du vil ikke oppdage mot slutten av prosjektet du er overskridelse og etter tidsplanen.

  • Eksportere kostnadsinformasjon til andre programmer    Du kanskje vil eksportere kostnadsinformasjon til et annet program for videre analyse. En rask verktøy du kan bruke er sparkline-grafikk i Excel 2010. Dette eksemplet viser sparkline-grafikk for opptjent verdi kopiere informasjon fra Project til Excel.

    EVM i Excel ved hjelp av sparkline-grafikk

    du kan også bruke visuelle rapporter i Project til å opprette et mer avanserte pivotdiagram av inntjent verdi (vanligvis kalt en S-kurve).
    Inntjent verdi-tabell i Excel

  • Du kan ta prosjektet data lenger og opprette en avansert analyse ved hjelp av VARIANSANALYSE eller Monte Carlo selv. Hersker grensen til å analysere prosjektinformasjon.

I denne artikkelen

Trinn 1: Registrere og vise kostnader i prosjektet

Trinn 2: Styre kostnader

Trinn 1: Registrere og vise kostnader i prosjektet

Angi kostnader for ressurser

Materialene ting første, må du angi kostnader for alle personene, utstyr og andre ressurser i prosjektet.

Vise kostnader

Når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem for å se om de må justeres for å oppfylle kostnadsmålet.

Angi hvordan kostnader belastes

Å angi når de faktiske kostnadene belastes i prosjektet (ved start, slutt, eller gjennom hele prosjektet) kan hjelpe deg med å opprette en plan for kontantstrøm

Skrive ut en visning eller rapport

På et bestemt tidspunkt, vil du vil rapportere om prosjektkostnader til andre i organisasjonen.

Opprette en visuell rapport

Du kan eksportere prosjektkostnadsinformasjon til Visio eller Excel for å rapportere eller ytterligere analyse.

Opprette eller oppdatere en opprinnelig eller en midlertidig plan

Når kostnadsestimater er på linje med kostnadsmålet, kan du opprette dem som den opprinnelige planen. På denne måten, kan du sammenligne faktisk kostnad med den opprinnelige planen som prosjektet går fremover.

Sammenligne to versjoner av et prosjekt

Du sammenligne kostnadene for ett prosjekt mot et tidligere prosjekt ved hjelp av funksjonen Sammenligne versjoner i Project.

Analysere fremdriften i planen

Se gjennom hvordan aktivitetene er for personene i tidsplanen, forteller deg om der kostnadene skal.

Se hva som driver frem prosjektets sluttdato (kritisk linje)

Tekst

Oppgave på den kritiske linjen kan ha størst påvirkning på kostnader for prosjektet samlet. Lær hvordan du oppdage.

Skjule en kolonne i en visning

Tekst

Skjule kolonner er en effektiv måte å forhindre at informasjonen blir synlige for andre midlertidig. Ikke bekymre deg, når du skjuler kolonner, kostnadsdata ikke skal slettes.

Trinn 2: Styre kostnader

Se gjennom prosjektkostnader

Når du har angitt kostnader for ressurser, aktiviteter eller begge, kan du undersøke dem for å se om de må justeres for å oppfylle kostnadsmålet.

Angi hvordan kostnader belastes

Angi når de faktiske kostnadene belastes i prosjektet (ved start, slutt, eller gjennom hele prosjektet) kan hjelpe deg med å etablere en kontantstrøm-plan

Opprette eller oppdatere en opprinnelig eller en midlertidig plan

Når kostnadsestimater er på linje med kostnadsmålet, kan du opprette dem som den opprinnelige planen. På denne måten, kan du sammenligne faktisk kostnad med den opprinnelige planen som prosjektet går fremover.

Analysere fremdriften i planen

Se gjennom hvordan aktivitetene er for personene i tidsplanen, forteller deg om der kostnadene går.

Analysere prosjektytelse med analyse av inntjent verdi

En analyse av inntjent verdi angir hvor mye av budsjettet skal har brukt, med hensyn til mengden arbeid som er utført så langt og de planlagte kostnadene for aktiviteten, tildelingen eller ressurser.

Lær avanserte prinsipper for analyse av inntjent verdi (blogg)

Lær hvordan du eksporterer planen til et format som er UN/CEFACT-kompatibelt (United Nations Centre for Trade Faciltation and Electronic Business).

Se hva som driver frem prosjektets sluttdato (kritisk linje)

Tekst

Oppgave på den kritiske linjen kan ha størst påvirkning på kostnadene for det overordnede prosjektet. Lær hvordan du oppdage.

Skjule en kolonne i en visning

Tekst

Vil du kanskje ikke alle i organisasjonen til å vise informasjon om kostnader, especial kostnader fra personers lønn, kostnader fra ekstern forhandler kontrakter eller bedriftens budsjetter. Skjule kolonner er en effektiv måte å forhindre at informasjonen blir synlige for andre midlertidig. Ikke bekymre deg, når du skjuler kolonner, kostnadsdata ikke skal slettes. Data kan bare slettes fra prosjektet hvis du manuelt utheve rader eller celler med data, ikke hele kolonner med data.

Opprette en visuell rapport over Project-data i Excel

Du kan eksportere prosjektdata til excel. Hvis du analyserer en analyse av inntjent verdi, kan du for eksempel eksportere denne informasjonen for å vise en standard S-kurve av informasjon om opptjent verdi for videre analyse.

Bruke sparkline-grafikk i Excel 2010 til å kontrollere kostnader

Tekst

Vil du kanskje ikke alle i organisasjonen til å vise informasjon om kostnader, especial kostnader fra personers lønn, kostnader fra ekstern forhandler kontrakter eller bedriftens budsjetter. Skjule kolonner er en effektiv måte å forhindre at informasjonen blir synlige for andre midlertidig. Ikke bekymre deg, når du skjuler kolonner, kostnadsdata ikke skal slettes. Data kan bare slettes fra prosjektet hvis du manuelt utheve rader eller celler med data, ikke hele kolonner med data.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×