Mål for prosjektstyring: Styre risiko i prosjektet ditt

Mediebilde

Risikoen i et prosjekt avgjøres av to ting:

  1. Det negative utfallet av en prosjektaktivitet.

  2. Sannsynligheten for at utfallet skal forekomme.

Eller risiko = innvirkning x sannsynlighet

Eksempel: En prosjektleder tror kanskje at det å skrive ut en endelig prosjektrapport medfører risiko for at strømmen går før utskrift. Men fordi et strømbrudd er usannsynlig, kan risikoen trygt ignoreres. En mer rimelig risiko å ta med i beregningen kan være at man ikke finner en utskriftsleverandør for en kompleks aksjonærrapport av høy kvalitet. På grunn av denne risikoen må prosjektlederen sette av mer tid til utskrift av rapporten.

Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

Eksempler på aktiviteter med høy risiko

Her er noen vanlige aktiviteter og hendelser som kan øke risikoen i et prosjekt.

Risikabel aktivitet

Beskrivelse

Kritiske aktiviteter

Vær oppmerksom på oppgaver som er kritiske. De medfører mer risiko fordi de har størst innvirkning på sluttdatoen for prosjektet.

Leverandøraktiviteter

Når du inngår kontrakt med en leverandør, bør du be om hyppigere eller mer detaljerte fremdriftsrapporter enn du ville gjort med dine egne gruppemedlemmer.

Leverandøraktiviteter som skjer på slutten av et prosjekt, medfører mer risiko enn leverandøraktiviteter på andre tidspunkter. Leverandører omfatter både personer du har inngått kontrakt med utenfor firmaet, samt ansatte fra andre områder i firmaet. Fordi begge i større grad er utenfor din kontroll enn personer i din egen gruppe, skal begge behandles likt når det gjelder risiko tilknyttet utfallet av prosjektet.

Uerfarne gruppemedlemmer

Det å sette uerfarne medarbeidere til å jobbe med slutten av prosjektet setter sluttdatoen for prosjektet i fare, fordi de kan komme til å trenge mer forberedelsestid. Minimer denne risikoen ved å planlegge tilstrekkelig forberedelsestid for nye medarbeidere.

Prosjekter med mer enn ett års varighet

Prosjekter som tar lengre tid enn ett år, har mer ukjente faktorer og inneholder dermed mer risiko knyttet til ressurstilgjengelighet, teknologiendringer, endringer i markedet og så videre.

For mange aktiviteter som forekommer samtidig

Se etter et overdrevent stort antall aktiviteter planlagt samtidig. Selv om disse aktivitetene utføres av ulike personer, skapes en risiko i prosjektet hvis for mange av dem utføres samtidig, særlig mot slutten av prosjektet.

Utform en plan i riktig rekkefølge

Nye prosjektledere begår feilen å knytte sammen aktiviteter før de skisserer dem. Dette kan føre til forvirring og en stor grad av retrett. Når du starter et nytt prosjekt, bør du liste opp og gruppere aktiviteter først slik at du ser hele omfanget av prosjektet og hva som skal oppnås. Deretter kan du begynne å knytte sammen aktiviteter for å komme frem til en ideell plan.

Ignorer fortiden

Hvis du ikke registrerer feil i prosjekter, kommer du garantert til å gjenta dem i fremtidige prosjekter. Prosjekter ender ofte med avsluttende dokumenter i den hensikt å minimere gjentatte risikoer for fremtidige prosjekter.

Hvordan styre risikoer

Her er innsidetriksene prosjektledere bruker for å håndtere prosjektrisikoer.

Unngå risikoen   

Hvis en prosjektaktivitet resulterer i alvorlige konsekvenser, er unngåelse en god strategi. Hvis du for eksempel bruker en produksjonsprosess samtidig for to produkter, kan det sette prosjektets tidsplan i fare. I stedet kan prosjektlederen unngå risikoen ved å bruke produksjonsprosessen sekvensielt.

Begrens risikoen   

Finn ut hvordan du kan redusere sannsynligheten for en risiko. Du kan for eksempel bestemme deg for å bruke en forenklet og godt forstått produksjonsprosess hvis en mer nyskapende og kostbar prosess tar for lang tid å innføre.

Overfør risikoen   

Kontrollerer risikoen ved å overføre den til en ekstern leverandør. Hvis for eksempel dokumentasjonen av en datamaskins delsystem er for stor i omfang til at interne ressurser kan fullføre den i tide, kan du sette ut deler av den til en ekstern leverandør.

Lær av risikoen   

Ikke all risiko er dårlig. Risiko kan også åpne for muligheter. Hvis du for eksempel etter å ha utforsket risikoer i prosjektet innser at en programvares delsystem som utvikles som en del av en større produksjonsprosess, er salgbart i seg selv, kan du bestemme deg for å sette de beste teknikerne dine i gang med ytterligere utvikling av delsystemet. Det å fjerne erfarne teknikere fra et prosjekt skaper flere risikoer i prosjektet, men i dette tilfellet kan det oppveies av muligheten som har oppstått.

Risikostyring

Følg med på fremdriften i planen

Vis aktivitetsoppdateringer fra gruppemedlemmer for å finne ut hvor det finnes risikoer. Du kan hurtig spore fremdriften ved hjelp av Gantt-diagrammet, eller du kan bruke en avansert analyse av inntjent verdi.

Vis den kritiske linjen for et prosjekt

Vis aktiviteter som har størst innvirkning på sluttdatoen for prosjektet. Se på disse aktivitetene først for å påpeke risikoer i planen.

Velg riktig visning av prosjektplanen

Risikoene i et prosjekt kan ikke ses bare ved å bruke én visning. Bli komfortabel med å utforske prosjektrisikoer ved å bruke en rekke visninger.

Finn problemer ved hjelp av analyse av inntjent verdi

Analyse av inntjent verdi hjelper deg til å oppdage risikoer for fremdriften ved å stille spørsmål som dette: «Når du ser på arbeidsmengden som er utført så langt i prosjektet, hvor mye penger skal vi ha brukt?», eller: «Kommer vi til å bli ferdige i tide?».

Forstå kompromissene når du styrer et prosjekt

Når du risikostyrer et prosjekt, kommer du til å flytte rundt på aktivitetene i tidsplanen. Alle prosjektendringer koster tid, penger eller omfang.

Finn ut hvordan aktiviteter planlegges i Project

Når du planlegger risiko og justerer planen, kan det hende Project flytter oppgaver rundt uventet. Forstå logikken bak den kraftige planleggingsmotoren i Project.

Finn risikoer knyttet til kostnader

Etter at du har lagt inn prosjektkostnader, undersøk dem for å være sikker på at du ikke har skapt risikoer for budsjettet.

Gå tilbake til veikartet for prosjektstyring

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×