Mål for prosjektstyring: Legge til personer og tildele dem til aktiviteter

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Legge til ressurser i prosjektet

Husk på to ting når du setter personer i arbeid på prosjektet:

  1. Du må legge til personer i prosjektplanen før ...

  2. Du kan tildele dem til aktiviteter.

Denne forskjellen skaper ofte forvirring ved bruk av prosjektstyringsprogrammer.

Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

Hvis prosjektstyring er nytt for deg Hvis prosjektstyring er nytt for deg, har du kanskje innsett at det er mer å tenke på enn bare å legge til aktiviteter, for eksempel hvor mange personer du skal tildele til dem, hvordan du skal ta hensyn til fridager og ferier og hvordan og hvor du skal legge til personlige opplysninger som telefonnumre, e-postadresser og informasjon om lønn.

Her er noen tips som hjelper deg i gang.

  • Lær hvilke ressurstyper du kan tildele til aktiviteter    Når du har samlet inn informasjonen du behøver om prosjektaktiviteter, finner du ut hvilke ressurstyper du trenger.

    • Personressurser    Dette er ressurser vi vanligvis tenker at arbeider med aktiviteter. Prosjektledere kaller dette av og til arbeidsressurser, i motsetning til materialer og utstyr.

    • Virksomhetsressurser    Disse ressursene er arbeidsressurser som styres og deles på tvers av organisasjonen. Virksomhetsressurser brukes med Project Professional.

    • Materialressurser    Disse ressursene omfatter datamaskiner eller maskiner som brukes til å utføre arbeid på aktiviteter.

    • Generelle ressurser    Disse ressursene angir bemanningskrav for aktiviteter og ikke bestemte enkeltpersoner, for eksempel snekkere eller utviklere.

  • Tenk på hvordan antall ressurser endrer varigheter Når du tildeler flere ressurser til en aktivitet, forventer du at varigheten til aktiviteten blir kortere. I mange tilfeller kan det imidlertid ha motsatt effekt å legge til personer for en aktivitet. Det kan føre til økte kostnader, mer kommunikasjon og annen ineffektivitet. Utformingen av for eksempel en ny bompengebro går sannsynligvis ikke raskere hvis du dobler antall arkitekter på prosjektet. Project lar deg styre hva som skjer med aktivitetsvarigheter når du har lagt til aktiviteter.

  • Tenk på hvordan en persons evner kan ha innvirkning på varigheter En persons erfaring kan direkte påvirke varigheten til aktiviteten. Du kan for eksempel forvente at en person med fem års erfaring fullfører en aktivitet på kortere tid enn en person med to års erfaring.

Hvis du er en erfaren prosjektleder: Når prosjektene blir større, er det mer å tenke på. Du bekymrer deg for bruk av ressurser i andre avdelinger, leie av leverandører, sporing av arbeidet til hundrevis av personer, generering av rapporter for ledere og utallige andre komplikasjoner du ikke engang har tenkt på ennå. Heldigvis omfatter Microsoft Project ekspertverktøyene du trenger.

Her er noe tips som bidrar til at ekspertisen din vokser.

  • Se gjennom og finjuster estimert varighet    Bruk informasjonen du samler inn om nåværende prosjekt og lignende prosjekter, til å finjustere estimert varighet. Hvor nøyaktige estimatene for ressursbehov er (og senere prosjektkostnader), avhenger i stor grad av hvor nøyaktig den estimerte varigheten til hver oppgave er.

  • Spore ressursfremdrift    Pass på at personene på prosjektet regelmessig sender inn statusoppdateringer for aktiviteten. Visningene og rapportene i Microsoft Project bidrar til at du ikke mister oversikten over hva alle gjør.

  • Identifisere problemer med overallokering av ressurser    Project lar deg identifisere om personer arbeider på for mange aktiviteter samtidig.

  • Hold et øye med de opprinnelige planen   

  • Opprinnelige planer gir deg et øyeblikksbilde av prosjektet, slik at du sammenligner gjeldende fremdrift med hva du planla til å begynne med.

  • Distribuere arbeid ved å utjevne    Når personer arbeider på for mange aktiviteter samtidig, kan Project justere tildelingene for å få en mer realistisk arbeidsbelastning. Ved å utjevne ressurstildelingene utjevnes også arbeidsmengden.

  • Eksporter prosjektdata til Excel for videre analyse Excel kan hjelpe deg når du trenger videre analyse av prosjektinformasjon. Du kan for eksempel eksportere aktivitets- og ressursinformasjon til Excel for avanserte rapporter for inntjent verd. Deretter kan du vise informasjonen ved hjelp av sparkline-grafikk for å se hvordan kostnadene blir brukt i forhold til arbeidsmengden som er fullført.

    Bruke sparkline-grafikk i prosjektstyring

    Lær opp ansatte    Store organisasjoner investerer tid og penger for å lære de ansatte nye ferdigheter og å arbeide på tvers av ulike miljøer. Opplæring av gjeldende ansatte kan være en mer kostnadseffektiv metode for å forbedre prestasjonen enn å hente inn nye personer.

Trinn 1: Legge til personer i prosjektet

Legge til personer i prosjektet

Du må legge til personer og andre ressurser før du kan tildele dem til å arbeide på aktiviteter. De andre ressursene kan omfatte materialressurser som sement eller maling, eller kostnadsressurser som flyreiser og representasjon.

Endre arbeidsdager for prosjektkalenderen

Når du har lagt til personer i et prosjekt, må du endre arbeidskalenderen deres slik at den tar hensyn til arbeidstiden. Project antar at de fleste har en standard arbeidsuke, mandag til fredag, 08:00 til 17:00. Du trenger imidlertid ikke å følge den planen.

Legge til fridager og feriedager

Vi har alle behov for fri. Vi kan alle bli syke. Og vi liker alle å dra på ferie. Lær hvordan du håndterer denne uplanlagte tiden ved å legge den til i planen.

Dele personer ved hjelp av et ressursutvalg

Du kan legge til personer i prosjektet fra et ressursutvalg. Et ressursutvalg lar deg holde all informasjon om personer i én Project-fil som kan brukes som en del av hovedprosjekter.

Skjule en kolonne som inneholder sensitiv informasjon

Du kan legge til sensitiv informasjon i et prosjekt, som lønn og telefonnumre, og skjule informasjonen for visning uten at den går tapt.

Til toppen av siden

Trinn 2: Tildele personer og andre ressurser til aktiviteter

Tildele personer til å arbeide på aktiviteter

Når du har lagt til aktiviteter i planen, kan du begynne å tildele personer til å arbeide på dem.

Vise aktivitetsnavn ved siden av stolper i Gantt-diagrammer

Det er enklere å forstå Gantt-stolper hvis aktivitetsnavnene vises ved siden av dem. Dette er nyttig i rapporter og møter.

Angi kostnader for personer og materialer

Legg til kostnadene for personer når du legger dem til i et prosjekt. Når du har tildelt personer til å arbeide på aktiviteter, vil Microsoft Project deretter automatisk beregne prosjektkostnadene.

Kontrollere statusoppdateringer

Når personer har angitt arbeidsstatusen, kan du se endringer i planen i Project.

Fjerne en person fra prosjektet

Folk forlater prosjekter, forlater bedriften eller, kanskje fordi du stavet et navn feil, aldri i det hele tatt fantes. I alle disse tilfellene kan det hende at du må personer fra et prosjekt.

Til toppen av siden

Trinn 3: Styre personer og andre ressurser

Velge riktig visning for visning av ressurser

Når du har tildelt personer til aktiviteter og arbeidet har startet, kan du bruke de mange visningene i Project til å overvåke fremdriften og gjøre endringer i planen.

Endre en aktivitetsvarighet

Én metode for å håndtere problemer med arbeidsbelastning, er å redusere aktivitetsvarigheter.

Distribuere arbeid for å lette arbeidsbelastningen for personer

Når personer i prosjektet arbeider på for mange tildelinger samtidig, kan du la Project utjevne arbeidet.

Endre den innsatsdrevne innstillingen for aktivitetstyper

Når du letter til eller fjerner personer fra en aktivitet, vil Project forlenge eller forkorte aktivitetens varighet. Dette er innsatsdrevet planlegging. Hvis du ikke vil at varigheten skal endres, kan du endre den innsatsdrevne innstillingen for aktiviteten.

Følge med på fremdriften i planen

For at et prosjekt skal kunne avsluttes til riktig tid, er det helt avgjørende at det er mulig å spore arbeidet. Dette lar deg også lære av det som gikk galt eller bra i et prosjekt.

Lagre en opprinnelig plan

Når sjefen spør deg om hvordan fremdriften for prosjektet er sammenlignet med den opprinnelige planen, er det siste du vil si "Jeg vet ikke". Du kan unngå dette ved å angi en opprinnelig plan som et øyeblikksbilde av den opprinnelige planen før prosjektet begynner.

Kommunisere med gruppen

Når du har endret planen til en person, må du formidle endringene slik at informasjonen ikke går tapt.

Vise en prosjektrapport for fremdriften til personer

Opprett og tilpass grafiske rapporter om prosjektfremdriften. Du kan vise rapportene i Project, eller eksporter dem til andre programmer som PowerPoint, Word eller Excel.

Direktemeldingschat med et gruppemedlem via Lync

Når det dukker opp spørsmål om en aktivitet, gir Project deg nå flere muligheter til å få svar umiddelbart. Hold markøren over et navn, og klikk Send en direktemelding for å starte en direktemeldingsøkt i Lync.

Gå tilbake til veikartet for prosjektstyring

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×