Mål for prosjektstyring: Kommunisere prosjektinformasjon

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Kommunisere med gruppen

Kommunisering av prosjektinformasjon er ofte vanskelig, det være seg å hente statusinformasjon fra gruppen eller å kommunisere prosjektstatus til ledere.

Lær når og hvordan du kommuniserer og rapporterer prosjektinformasjon. Hvis ikke, vil effektivt samarbeid være vanskelig og prosjektet kan være i fare.

Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

  • Finn interessentene    Før et prosjekt begynner, kan du finne ut hvem som interessentene er. En at veien som hindrer et prosjekt er å glemme en kritiske deltaker som har gå gå/ingen innvirkning på prosjektet

  • Få en kommunikasjonsplan tidlig i gang    Utforme kommunikasjonsstrategier for og prosesser i prosjektet før prosjektet starter. Enda bedre, har kommunikasjonsprosesser vises som en aktivitet i den første linjene i prosjektet, slik at denne viktig del av samarbeid blir alles engasjement.

  • Kommuniser ofte    Samler inn informasjon om aktivitetsstatus når en uke dreier seg om høyre for å gå av problemer før de utvide. Hvis du kommunisere oftere enn, kan gruppemedlemmer slutte å sende oppdateringer på grunn av den ekstra tiden i klargjøre dem.

  • Se etter problemer    Hvis alt ser ut til å gå bra fordi du ikke har hørt noe negative, er du sannsynligvis hoder mot problemer. Selv best Kjør prosjektene har problemer. Jobben din er å gå til å finne dem før de vokse inn større problemer.

  • Bruk riktig teknologi    Forstå din gruppemedlem og deltakernes kommunikasjon behov. For eksempel kanskje gruppemedlemmer rapportere på aktivitetsstatus vil bruke e-post eller Project Server, mens ledelsen foretrekker kanskje et flott diagram eller en pivottabell. Her er en liste over programmer du kan bruke til å i kommunikasjon.

Program

Fordeler

Ulemper

Prosjekt

  • Har innebygde presentasjonsverktøy for interessenter på alle nivåer.

  • Har tidslinje- og ressursplanleggervisning som er enkle å forstå.

  • Kan eksportere data til Excel og Visio for kommunisering av kompliserte data.

  • Firmaet bruker kanskje ikke Project.

  • Prosjektene som firmaet arbeider med, er kanskje for små til å dra nytte av kraftig programvare for tidsplanlegging.

Project Server

  • Best for avansert kommunikasjon og rapportering av prosjektinformasjon på tvers av en organisasjon.

  • Kan sammenligne statusen for flere prosjekter eller for en prosjektportefølje.

  • Små firmaer trenger kanskje hjelp av konsulenter for å installere og bruke Project Server.

Excel

  • Project kan eksportere data til Excel for avanserte analyser, for eksempel ANOVA-analyse og analyse av inntjent verdi.

  • Ideell for tidlig planlegging av prosjekter for leveringer på høyt nivå som senere kan legges til i Project.

  • Excel mangler funksjoner for automatisert planlegging for mer kompliserte prosjekter.

Ord

  • Ideell i startfasen når du har behov for å dele planleggingsdokumenter som budsjetter og leveringer.

  • Ikke ideell for visuelle presentasjoner for interessenter som er ledere. Bruk Excel, Visio, PowerPoint eller Projects egen rapportfunksjonalitet i stedet.

SharePoint

  • Tilbyr synkroniseringsfunksjoner uten Project Server. En endring i den ene aktivitetslisten gjenspeiles i den andre.

Opprette en disposisjon med nummerert liste

  • Ideell for slagkraftige presentasjoner for interessenter som er ledere.

  • Analytikere og ingeniører vil kanskje ha mer detaljerte diagrammer for kompliserte budsjettanalyser.

Visio

  • Ideell i startfasen for prosjekter der du må kommunisere forretnings- og produksjonsprosesser med flytskjemaer eller andre diagrammer.

  • Kan presentere for mye informasjon til en ledermålgruppe. Bruk Projects egne rapporteringsfunksjoner i stedet.

Lync   

  • Ideell for grupper på forskjellige steder. Du kan dele prosjektinformasjon med direktemeldinger, tale, video eller under nettmøter.

  • Krever en IT-avdelingen du distribuerer. Hvis du ikke har ressurser i selskapet installerer Lync, kan du bruke Office 365 med Lync Online.

Kontrollere statusoppdateringer fra Project Server

Hvis gruppen bruker Project Server, laster du ned oppdateringer om aktivitetsstatus fra serveren før du kommuniserer med gruppen om fremdriften for prosjektet.

Følge med på fremdriften i planen, fra enkel til ekspert

Det finnes enkle og kompliserte metoder for sporing av fremdrift. Finn metoden som fungerer best for ditt prosjekt og din gruppe.

Direktemeldingschat med et gruppemedlem via Lync

Når du får spørsmål når du arbeider på en prosjektplan, kan du holde markøren over et navnet på spørsmålstilleren og dele en direktemelding ved hjelp av Lync.

Bli med på et Lync-nettmøte

Hvis noen ikke kan bli med på et møte, kan du bruke Lync til å dele prosjektinformasjon. Del PowerPoint-lysbilder, Excel-regneark eller OneNote-notatblokker for å dele prosjektplaner. Personer kan delta i nettmøter fra kontoret, hjemme eller fra den mobile enheten.

Opprette en prosjektrapport

Med Project 2013 kan du opprette og tilpasse flotte grafiske rapporter av ønskede prosjektdata, uten å bruke annen programvare. Når du arbeider med prosjektet, endres rapportene for å gjenspeile den nyeste informasjonen, ingen manuelle oppdateringer er nødvendig!

Synkronisere med en SharePoint-aktivitetsliste

Gruppemedlemmene kan vise planen og oppdatere arbeidet i SharePoint, og du kan se endringene i Project, og omvendt.

Bruke Office 365 med SharePoint og Lync online

Arbeid med tidlige prosjektspesifikasjoner ved hjelp av Office 365. Så lenge du arbeider på en PC med en Internett-tilkobling, kan du arbeide hvor og når som helst på dokumentene med de fullstendige versjonene av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote.

Du kan også bruke SharePoint og Lync Online hvis firmaet ikke har disse installert på brukernes datamaskiner.

Publisere aktivitetsendringer til serveren

Når du endrer aktiviteter, publiserer du disse endringene til Project Server, slik at alle har riktig informasjon for å fortsette arbeidet.

Gå tilbake til veikartet for prosjektstyring

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×