Mål: Starte et prosjekt

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Planleggingsfasen av et prosjekt kan strekker seg over en svært lang tid og omfatte mange personer, slik at det er viktig å definere prosjektets mål, antakelser og begrensninger. Planleggingsfasen er også det på tiden å utarbeide en omfangsstyringsplan viktig å prosjektmål.

For små prosjekter, kan det ikke være nødvendig å skrive hele dokumenter slik at andre kan se gjennom. Retningslinjene i denne artikkelen vil imidlertid være nyttige når du skriver notater om prosjektet til eget bruk.

Tips!: Denne artikkelen er en del av en serie med artikler i Project-kartet som beskriver et bredt spekter av project management aktiviteter. Vi kaller disse aktivitetene "mål" fordi de er organisert rundt livssyklusen til prosjektstyringen: lage en plan, spore og administrere et prosjekt og lukke et prosjekt.

|  Neste mål

Se alle mål på kartet for prosjektet

Mann med plantegning for prosjekt

Nummer 1 Definere prosjektmålene     Fjern prosjektmål er svært viktig et prosjekt skal lykkes ved hvor nært du oppfyller målene. 

Mer...

Et prosjektmål skal være presist og målbart. Unngå vage mål som "Lage en toppmoderne leveranse". Prosjektmål kan bestå av følgende:

  • En liste over prosjektleveringer.

  • Forfallsdatoer, både for ultimate fullføringen av prosjektet og mellomliggende milepæler.

  • Bestemte kvalitetskriterier som leveransen må oppfylle.

  • Kostnadsrammer som prosjektet ikke må overskride.

For målene skal være effektive må alle project deltakere samt sponsorer, som er finansiering prosjektet, offisielt godta målene. Prosjektlederen oppretter ofte et måldokument som blir en permanent del av prosjektet.

Hvis dokumentet ble opprettet i et annet program enn Microsoft Office Project 2007, for eksempel Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office OneNote 2007, kan du knytte dokumentet til prosjektfilen for enkel tilgang.

Hvis du bruker Microsoft Office Project Web Access 2007, kan du enkelt laste opp dokumenter på begynnelsen av et prosjekt. Dette er nyttig hvis gruppen ikke har en delt mappe eller et webområde som inneholder informasjon som er relevant for prosjekter eller andre bedriftens implementeringer.

Hvis du bruker Microsoft Office Project portefølje Server 2007, kan du også laste opp dokumenter. I tillegg kan du spore prosjekter gjennom oppstart og godkjenningsprosessen før du implementerer dem. Når nye prosjekter er startet, kan du vurdere dem opp mot målene for organisasjonen.

Merknad: Du kan også sette prosjektnivå informasjon i kommentarer-boksen i dialogboksen Egenskaper for et prosjekt. Dette hjelper deg å finne dokumenter og prosjekter når et prosjekt begynner.

Nummer 2 Identifisere prosjektforutsetningene     Under planleggingsfasen av et prosjekt, vil du sannsynligvis har mange viktige og ubesvarte spørsmål. Hvis du for eksempel når viktige ressurser blir tilgjengelig arbeidet skal begynne? Og hvor mye tid vil en ny prosess ta? 

Mer...

Hvis du vil begynne planleggingen ved å gjøre noen kvalifiserte gjetninger og bruker beregningene ved oppretting av tidsplanen.

Det er viktig å holde oversikt over antakelser du har gjort, slik at:

  • Project deltakere og sponsorer kan gi en kritisk vurdering antakelser og formelt godtar et sett med prosjektantakelser.

  • Når du har mer informasjon om disse faktorene, kan du oppdatere tidsplanen.

Vurder disse prosjektområdene når du skal identifisere underliggende forutsetninger:

  • Leveringer fra andre prosjekter eller avdelinger: Hvis prosjektet avhenger av andres arbeid, gjør de forstått dette avhengighetsforholdet og godtar leveringsdatoene?

  • Ressurstilgjengelighet for og bruk (inkludert personer, materialer og utstyr): Hvis du ikke administrerer noen av personene som arbeider på prosjektet, som betyr? Og har vedkommende godkjent bruken av disse ressursene?

  • Aktivitetsvarigheter: er oppgaven Estimerer basert på velfunderte opplysinger eller gjetninger?

  • Prosjektkostnader: hvor viktig er kostnader i prosjektet? Som kreves for å godkjenne din budsjett eller øke den om nødvendig?

  • Tilgjengelig tid: Hvis du arbeider mot et kjent tidsfrist, kan du realistisk kan fullføre alle aktivitetene med et akseptabelt kvalitetsnivå?

  • Leveringer: Listen over project avhengigheter og leveringer samsvarer hva kunder og andre deltakere forventer? Hvis du må avkall på en levering, har interessentene gått med på hvilke aspekter av leveransen vil først utsatt?

Dette er bare noen få ting man bør ta hensyn til før du begynner et omfattende prosjekt. Vellykkede prosjektet avhenger av identifisere antakelser og at planene som det gjør på utfører du planlagt.

2007 Microsoft Office-system tilbyr en rekke programvareløsninger som du kan bruke til å hjelpe deg med å forstå kompleksiteten i et prosjekt før du begynner å arbeide med Project. Du kan for eksempel opprette en kompleks tverrfunksjonelt flytskjema eller en blogg for å ta gruppemedlemmenes ideer som de har idédugnad prosjektplaner.

Nummer 3 Identifisere prosjektbegrensningene     Prosjektbegrensninger er faktorer som sannsynligvis vil begrense prosjektlederens muligheter. 

Mer...

Her er tre vanlige og viktige begrensninger:

  • Planlegge, for eksempel en fast sluttdato eller en tidsfrist for en større milepæl.

  • Ressurser, for eksempel en forhåndsdefinert budsjett.

  • Omfang, for eksempel et krav om det skal utvikles tre modeller av produktet.

En endring av en av disse begrensningene har vanligvis innvirkning på de to andre og kvaliteten som sådan.

Hvis for eksempel prosjektvarigheten (tidsplanen) reduseres, kan det medføre et behov for flere arbeidere (ressurser) og at antallet funksjoner som kan tas med i produktet (omfanget), må reduseres.

Prosjektlederen bestemmer så om dette kompromisset er akseptabelt. Dette konseptet kalles "de tre betingelsene for prosjektstyring" eller "prosjekttrekanten".

Listen over prosjektbegrensninger må gjøres kjent i løpet av planleggingsprosessen for å sikre at alle deltakere i prosjektet kjenner til begrensningene, og får mulighet til å uttale seg om dem.

Det er også viktig at deltakerne er enige om hvordan de skal håndtere uventede begrensninger som kan oppstå i løpet av prosjektet.

Hvis arbeidskostnadene viser seg for å bli høyere enn forventet, kan for eksempel interessenter være villig til å redusere omfanget av prosjektet på bestemte, forhåndsdefinerte måter.

Merknad: I Project betyr ordet "begrensning" en restriksjon du angir i en oppgave. Du kan for eksempel angi at en aktivitet må begynne på en bestemt dato eller avsluttes senere enn en bestemt dato.

Nummer 4 Klargjøre en omfangsstyringsplan     Når du har funnet prosjektets mål, antakelser og begrensninger, er du klar til utkast en omfangsstyringsplan. 

Mer...

Prosjektets omfang er en kombinasjon av alle prosjektmål og prosjektaktiviteter og arbeidet som er nødvendig for å utføre dem.

Omfangsstyringsplanen er et dokument som beskriver hvordan prosjektomfanget skal håndteres, og hvordan endringer i omfanget skal integreres i prosjektet.

Denne planen er nyttig fordi prosjektgrupper ofte må justere målene i løpet av et prosjekt.

En omfangsstyringsplan kan inneholde følgende:

  • Det er en vurdering av hvor sannsynlig omfanget vil endres, hvor ofte, og hvor mye.

  • En beskrivelse av hvordan eventuelle endringer i omfanget identifiseres og klassifiseres.

    I et byggeprosjekt bestemmer du for eksempel at arbeidslederen har myndighet til å godkjenne arbeidet hvis kunden ber om en endring i utformingen som vil koste under kr 5 000. Hvis endringen derimot koster mer, må prosjektlederen og kunden revurdere omfanget av prosjektet i form av kostnader, ressurser og andre faktorer.

  • En plan for hva du må gjøre når en omfangsendring identifiseres (for eksempel varsle sponsorene og utstede en kontrakt endre rekkefølge).

En gjennomarbeidet omfangsstyringsplan kan fungere som grunnlag for prosjektets alternativ plan.

Selv om du kan opprette omfangsstyringsplaner med Project, oppretter prosjektledere vanligvis dem med andre programmer, for eksempel Word 2007 eller OneNote 2007.

|  Neste mål

Se alle mål på kartet for prosjektet

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×