Legge til tidspunkter du er opptatt i kollegenes Outlook-kalendere

Du kan enkelt merke tid som «opptatt» eller «fraværende» i Outlook-kalenderen din. Men hva om du ikke bruker Office 365 og du ikke har aktivert funksjonen for delt kalender, men har behov for å at kollegene dine skal få oversikt over når du ikke er på kontoret? Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til tilpassede heldagsmøteinnkallelser i kollegenes kalendere, uten å påvirke den ledige tiden i deres kalendere.

Planlegging av ferietid med en møteinkallelse er en todelt prosess. Først lar du kollegaene dine vite at du kommer til å være borte ved å legge til ferie i kalenderne deres. Deretter merker du av ferie i din egen kalender.

Trinn 1: Legge til egen ferie i kollegenes kalendere

Når du merker tid som «fravær» på kalenderen din, kan kollegene se dette når de ønsker å invitere deg til et møte. Men ville det ikke ha vært flott om du kunne varsle alle samtidig om at du kommer til å være borte, uten å påvirke deres ledig/opptatt-status eller gjøre kalenderne deres uoversiktlig? Dette kan du gjøre ved å angi at informasjonen din skal vises på deres kalendere som en heldagshendelse, men i motsetning til en heldagshendelse som vanligvis er angitt til «opptatt», vises denne heldagshendelsen som ledig tid. Dette påvirker ikke kollegenes ledig/opptatt-status.

Merknad: Møteinnkallelser er ment å sendes mellom Outlook-brukere. Muligheten til å se kollegenes tidsplaner mens du oppretter en møteinnkallelse i Outlook, krever at organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server.

  1. Klikk på Nytt møteHjem-fanen i kalenderen.

    Hurtigtast Trykk på CTRL+SKIFT+Q for å opprette en ny møteinnkallelse.

  2. Skriv inn en beskrivelse i Emne-boksen, og oppgi eventuelt sted i Plassering-boksen.

  3. Velg start- og sluttidspunktet for fraværstiden din i listene Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Ferier er som regel hele dager. Hvis dette er tilfellet, merker du av for Hele dagen.

    Merknad: Outlook bruker som standard innstillingen for gjeldende tidssone på datamaskinen for tidsplanlegging. Hvis du ønsker å planlegge fravær basert på en annen tidssone, klikker du på Tidssoner i Alternativer-gruppen.

  4. Klikk på Ledig i rullegardinlisten i Alternativer-gruppen for å angi Vis som Hvis du allerede har angitt dette som en heldagshendelse, angis Vis som automatisk som Ledig.

    Viktig: 

    • Kontroller at innstillingen Vis som er angitt til Ledig. Dette gjør at mottakere kan godta møteinnkallelsen og legge til ferien din i kalenderen, uten å merke av noen tid. Mottakernes kalender viser fremdeles ledig tid for planlegging i løpet av ferien din.

    • Når du velger en heldagshendelse, blir starttiden for hendelsen midnatt. Hvis du vil unngå at kollegene dine mottar varsler utenfor arbeidstid, kan du angi innstillingen Påminnelse til Ingen.

  5. Skriv inn informasjonen du vil dele med mottakerne.

  6. Legg til mottakerne på Til-linjen.

  7. Hvis du ønsker å varsle andre om gjentakende fravær fra kontoret, kan du klikke på Regelmessighet i Alternativer-gruppen. Velg deretter regelmessighetsmønster, og klikk deretter på OK.

  8. Klikk Send.

Når du sender møteinnkallelsen med Vis som angitt til Ledig, vises arrangementet øverst på hver dag i kollegenes Outlook-kalendere – en visuell påminnelse som ikke blokkerer arbeidstid.

Merknad: Hvis du ikke merket av for Hele dagen, vises hendelsen i tidsrutenettet, ikke øverst på dagen. Den er likevel merket som ledig tid.

Trinn 2: Merke av ferie i egen kalender

Hvis du fulgte trinnene i forrige del, ble møteinnkallelsene du sendte ut merket som ledig. Dermed unngår du å fylle opp andres kalendere. Tiden merkes imidlertid også som ledig i din egen kalender. Du må nå opprette enda en avtale i din egen kalender, slik at andre kan se at du ikke er tilgjengelig i den tidsperioden du angir.

En vanlig feil er å åpne møteinnkallelsen på kalenderen og endre innstillingen Vis som fra Ledig til Fravær, etter at du har sendt ut den opprinnelige innkallelsen. Når du gjør dette, sendes det imidlertid en oppdatering til alle du sendte møteinnkallelsen til, om å endre Ledig til Fravær. Dette opphever trinnene du gjennomførte for å unngå nettopp dette. Du må opprette en duplisert avtale på kalenderen din med innstillingen for Vis som som angitt til Fravær.

Når andre bruker Outlook-kalenderen til å planlegge møter og andre hendelser, kan de se din tilgjengelighet, med mindre du endrer tillatelsene for kalenderen din for å forhindre dette. Normalt har avtaler, møter og hendelser en innstilling for Vis som som er angitt til Opptatt. Du kan også opprette elementer med en innstilling for Vis som som er angitt til Fravær. Elementer som er angitt som Fravær, behandles på samme måte som elementer som er angitt til Opptatt – ingen skal forvente at du er ledig i dette tidsrommet. De to typene er forskjellige, visuelt sett – elementer som er angitt til Fravær, vises med lilla farge. Elementer som er angitt til Opptatt, identifiseres med blå farge. Den visuelle forskjellen understreker hvorfor du ikke er tilgjengelig. Du kan kanskje flytte på et Opptatt-element ved behov, men du er nok mindre villig til å endre et Fravær-element, som for eksempel ferie.

  1. Klikk på Ny avtaleHjem-fanen i kalenderen.

  2. Skriv inn et navn for tiden du er borte, i Emne-boksen.

  3. Klikk på start- og sluttdatoene for tiden du er borte, i Starttidspunkt og Sluttidspunkt.

  4. Merk av for Hele dagen.

  5. Endre innstillingen for Vis som til Fravær.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Merknad: Du kan eventuelt slette (bare fra kalenderen) den opprinnelige møteinnkallelsen som du sendte ut. Eller du kan la den ligge i kalenderen din, slik at du kan bruke den til enkelt å sende en oppdatering eller en kansellering, i tilfelle planene endrer seg.

Trinn 1: Legge til egen ferie i kollegenes kalendere

Når du merker tid som «fravær» på kalenderen din, kan kollegene se dette når de ønsker å invitere deg til et møte. Men ville det ikke ha vært flott om du kunne varsle alle samtidig om at du kommer til å være borte, uten å påvirke deres ledig/opptatt-status eller gjøre kalenderne deres uoversiktlig? Dette kan du gjøre ved å angi at informasjonen din skal vises på deres kalendere som en heldagshendelse, men i motsetning til en heldagshendelse som vanligvis er angitt til «opptatt», vises denne heldagshendelsen som ledig tid. Dette påvirker ikke kollegenes ledig/opptatt-status.

Merknad: Møteinnkallelser er ment å sendes mellom Outlook-brukere. Muligheten til å se kollegenes tidsplaner mens du oppretter en møteinnkallelse i Outlook, krever at organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server.

  1. Pek på NyFil-menyen, og klikk deretter på Møteinnkallelse.

    Hurtigtast Trykk på CTRL+SKIFT+Q for å opprette en ny møteinnkallelse.

  2. Skriv inn en beskrivelse i Emne-boksen, og oppgi eventuelt sted i Plassering-boksen.

  3. Velg start- og sluttidspunktet for fraværstiden din i listene Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Ferier er som regel hele dager. Hvis dette er tilfellet, merker du av for Hele dagen.

    Merknad: Outlook bruker som standard innstillingen for gjeldende tidssone på datamaskinen for tidsplanlegging. Hvis du ønsker å planlegge ferien basert på en annen tidssone, klikker du på Tidssone i Alternativer-gruppen på Møte-fanen.

  4. Klikk på Ledig i rullegardinlisten i Alternativer-gruppen for å angi Vis som. Hvis du allerede har angitt dette som en heldagshendelse, angis Vis som automatisk som Ledig.

    Viktig: 

    • Kontroller at innstillingen Vis som er angitt til Ledig. Dette gjør at mottakere kan godta møteinnkallelsen og legge til ferien din i kalenderen, uten å merke av noen tid. Mottakernes kalender viser fremdeles ledig tid for planlegging i løpet av ferien din.

    • Når du velger en heldagshendelse, blir starttiden for hendelsen midnatt. Hvis du vil unngå at kollegene dine mottar varsler utenfor arbeidstid, kan du angi innstillingen Påminnelse til Ingen.

  5. Skriv inn informasjonen du vil dele med mottakerne.

  6. Legg til mottakerne på Til-linjen.

  7. Hvis du ønsker å varsle andre om gjentakende fravær fra kontoret, kan du klikke på Regelmessighet i gruppen AlternativerMøte-fanen. Velg deretter regelmessighetsmønster, og klikk på OK.

    Når du legger til et mønster for regelmessighet i en møteinnkallelse, endres fanen Møte til Regelmessig møte.

  8. Klikk på Avtale i Vis-gruppen på Møte-fanen.

  9. Klikk Send.

Når du sender møteinnkallelsen med Vis som angitt til Ledig, vises arrangementet øverst på hver dag i kollegenes Outlook-kalendere – en visuell påminnelse som ikke blokkerer arbeidstid.

Merknad: Hvis du ikke merket av for Hele dagen, vises hendelsen i tidsrutenettet, ikke øverst på dagen. Den er likevel merket som ledig tid.

Trinn 2: Merke av ferie i egen kalender

Hvis du fulgte trinnene i forrige del, ble møteinnkallelsene du sendte ut merket som ledig. Dermed unngår du å fylle opp andres kalendere. Tiden merkes imidlertid også som ledig i din egen kalender. Du må nå opprette enda en avtale i din egen kalender, slik at andre kan se at du ikke er tilgjengelig i den tidsperioden du angir.

En vanlig feil er å åpne møteinnkallelsen på kalenderen og endre innstillingen Vis som fra Ledig til Fravær, etter at du har sendt ut den opprinnelige innkallelsen. Når du gjør dette, sendes det imidlertid en oppdatering til alle du sendte møteinnkallelsen til, om å endre Ledig til Fravær. Dette opphever trinnene du gjennomførte for å unngå nettopp dette. Du må opprette en duplisert avtale på kalenderen din med innstillingen for Vis som som angitt til Fravær.

Når andre bruker Outlook-kalenderen til å planlegge møter og andre hendelser, kan de se din tilgjengelighet, med mindre du endrer tillatelsene for kalenderen din for å forhindre dette. Normalt har avtaler, møter og hendelser en innstilling for Vis som som er angitt til Opptatt. Du kan også opprette elementer med en innstilling for Vis som som er angitt til Fravær. Elementer som er angitt som Fravær, behandles på samme måte som elementer som er angitt til Opptatt – ingen skal forvente at du er ledig i dette tidsrommet. De to typene er forskjellige, visuelt sett – elementer som er angitt til Fravær, vises med lilla farge. Elementer som er angitt til Opptatt, identifiseres med blå farge. Den visuelle forskjellen understreker hvorfor du ikke er tilgjengelig. Du kan kanskje flytte på et Opptatt-element ved behov, men du er nok mindre villig til å endre et Fravær-element, som for eksempel ferie.

  1. Pek på NyFil-menyen i Kalender, og klikk deretter på Avtale.

  2. Skriv inn et navn for tiden du er borte, i Emne-boksen.

  3. Klikk på start- og sluttdatoene for tiden du er borte, i Starttidspunkt og Sluttidspunkt.

  4. Merk av for Hele dagen.

  5. Endre innstillingen for Vis som til Fravær.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Merknad: Du kan eventuelt slette (bare fra kalenderen) den opprinnelige møteinnkallelsen som du sendte ut. Eller du kan la den ligge i kalenderen din, slik at du kan bruke den til enkelt å sende en oppdatering eller en kansellering, i tilfelle planene endrer seg.

Se også

Anbefalte fremgangsmåter ved bruk av Outlook-kalenderen

Planlegge et møte med andre personer

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×