Legge til data som er samlet inn via e-postmeldinger, i Access-databasen

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan samle inn eller oppdatere informasjon via e-postmeldinger ved å bruke Microsoft Access 2010 med Microsoft Outlook 2010. Du får en innføring i hvordan du oppretter et datainnsamlingsskjema og sender skjemaet i en e-postmelding. Når e-postmottakerne returnerer de utfylte skjemaene, kan du velge om de innsamlede dataene skal behandles automatisk og lagres i en angitt Access-database. Denne datainnsamlingsmetoden kan spare deg tid og krefter som vanligvis kreves ved kopiering eller innliming eller manuell datainnlegging. Følgende er noen av scenariene der du kan bruke denne prosessen til å samle inn data:

Undersøkelser   : du kan gjøre undersøkelser og kompilere resultatene ved først å opprette en Access-database med tabellene nødvendig å lagre resultatene, og ved hjelp av veiviseren til å generere et spørringsskjema og deretter sende dem til deltakerne i undersøkelsen. Når deltakerne svare, lagres undersøkelse-data automatisk i databasen.

Statusrapporter   : enten det er nyeste lagerbeholdning nivå statusen eller oppdatert informasjon om ventende problemer, gruppen kan holde deg informert ved å sende deg e-postmeldinger som inneholder gjeldende informasjon med jevne mellomrom.

Hendelsesbehandling   : Når du ordner en konferanse eller opplæring og andre hendelser, kan du sende én eller flere skjemaer som en e-postmelding til å samle inn informasjon, reise og hotell kontaktinnstillinger og så videre. Hvis du velger å la svarene automatisk, deltakerne skal kunne endre innstillingene når som helst uten å varsle deg, og du har alltid tilgang til de nyeste dataene for beslutningstaking formål.

Denne artikkelen beskriver hva du trenger for å bruke denne prosessen og hvordan du kommer i gang med bruk av veiviseren. Deretter får du tilleggsinformasjon om de ulike trinnene slik at du kan ta det mest veloverveide valget etter hvert som du følger veiviseren

Merknad: Du vil ikke kunne legge til de innsamlede dataene hvis mottakeren brukte Hotmail- eller Yahoo til å sende deg samling dataskjemaet.

Før du begynner

Hvis dette er første gangen du samler inn data ved hjelp av e-postmeldinger, gjør du følgende:

  1. Kontroller at du har installert følgende programmer på datamaskinen:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Outlook må være installert og konfigurert på datamaskinen du bruker til å sende e-postmeldingene. Hvis du har Outlook installert, men ikke konfigurert, starter du Outlook og følger instruksjonene i oppstartsveiviseren for Outlook. Hvis du vil ha hjelp med veiviseren, kan du se Hjelp for Outlook.

    • Hvis du har tenkt å bruke et InfoPath-skjema, må du kontrollere at InfoPath 2007 eller en senere utgave er installert. Mottakerne må også ha InfoPath installert på sine datamaskiner.

    • E-postmottakerne må enten ha InfoPath eller en e-postklient som støtter HTML-format, installert på sine datamaskiner for å kunne vise og redigere skjemaet.

      Skjemaet som brukes til å samle inn data via e-postmeldinger er ikke et Access-skjema. Veiviseren genererer en Spesialformat i HTML-format eller InfoPath.

      Finn frem til en måldatabase. Databasen kan enten være i MDB- eller ACCDB-format. MDE- og ACCDE-filer støttes også. Hvis du ikke vil bruke en eksisterende database, må du opprette en ny en.

  2. Identifisere, eller Opprett tabellene du vil utfylt med data fra e postsvar. Hvis du samler inn dataene for eksisterende tabeller, kontroller at tabellene ikke, er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet.

Merknad: Felttypene Vedlegg, Autonummer, OLE og felt med flere verdier ikke kan samles inn ved hjelp av e-postmeldinger.

Hvis din Datainnsamlingsoperasjonen to eller flere tabeller, må du opprette en utvalgsspørring og bruke den som skjemaets postkilde. Kontroller at spørringen inneholder alle nødvendige felt fra de underliggende tabellene. Hvis du bruker en eksisterende spørring, må du kontrollere at spørringen ikke er skrivebeskyttet og at du har de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en spørring basert på to eller flere tabeller, kan du se artikkelen Innføring i spørringer.

Lagre dataene som nye poster i følgende situasjoner:

  • Hvis dataene fyller ut flere tabeller.

  • Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkelfelt. Primærnøkkelverdiene er nødvendige for å tilordne hvert svar til en eksisterende post. Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkefelt, kan du enten legge det til nå eller tilordne et eksisterende felt som har unike verdier, som en primærnøkkel.

  • Hvis måltabellen ikke har noen poster. Hvis tabellen er tom, forutsetter veiviseren at du vil legge til poster.

  • Hvis e-postadressene til mottakerne ikke lagres som et felt i databasen. Når du samler inn data for å oppdatere poster, kan du ikke skrive inn adressene manuelt i meldingen som genereres av veiviseren. Adressefeltet må være i måltabellen, eller i en tabell som har en relasjon med måltabellen.

Til toppen av siden

Komme i gang

  1. Åpne databasen der de innsamlede dataene skal lagres.

  2. Hvis du vil legge til dataene i én enkelt tabell, velger du tabellen i navigasjonsruten. Hvis du vil fylle ut flere relaterte tabeller, velger du spørringen som er bundet til disse tabellene.

  3. Gjør ett av følgende for å starte veiviseren:

    • Klikk Opprett e-post i Samle data-gruppen i kategorien Eksterne data.

    • Høyreklikk tabellen eller spørringen, og klikk deretter Samle inn og oppdatere data via e-post.

      Merknad: Hvis tabellen ikke inneholder noen felt, eller bare har den Autonummer, OLE-objekt, vedlegg eller med flere verdier felttyper for oppslag, vises følgende melding: den merkede tabellen eller spørringen ikke har ingen felt som støtter samle inn data via e-post.

Hvis tabellen inneholder felt som støtter datasamling, starter veiviseren. Hvis måltabellen støtter både tilføying og oppdatering av data, vil veiviseren føre deg gjennom de nødvendige trinnene for å samle inn data via e-postmeldinger.

Bruk følgende deler som en referanse for spørsmål du kan ha etter å ha fulgt de sju viktige trinnene i prosessen.

  1. Velge typen dataregistreringsskjema som du vil sende

  2. Velge om du skal samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data

  3. Angi dataene du vil ha samlet inn

  4. Angi automatisk eller manuell databehandling

  5. Velge hvordan du vil angi e-postadresser til mottakerne

  6. Gå gjennom og angi listen over mottakere

  7. Opprette og sende e-postmeldingen

Til toppen av siden

Velge typen dataregistreringsskjema som du vil sende

Velg skjematypen ut fra hvor brukervennlig det er for deg og mottakerne.

Velg HTML-skjema    HTML-skjemaer kan vises og redigeres av alle brukere som har e-postklient som støtter HTML

Velg Microsoft InfoPath-skjema    Du vil se dette alternativet bare hvis InfoPath er installert på datamaskinen. Velg dette alternativet hvis alle mottakerne har InfoPath og Outlook installert på datamaskinen. Et InfoPath-skjema, tilbyr en bedre dataregistrering og redigeringsmiljø,

Den neste siden som vises i veiviseren, avhenger av om målobjektet støtter oppdatering av data. Hvis objektet er en spørring basert på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabell som enten ikke har et primærnøkkelfelt eller ikke inneholder noen poster, forutsetter veiviseren at du vil legge til nye poster, og du blir bedt om å velge skjemafeltene. I alle andre tilfeller blir du bedt om å angi om du vil legge til eller oppdatere data før du blir bedt om å velge skjemafeltene.

Til toppen av siden

Velge om du skal samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data

Angi hva du vil gjøre med dataene. Når du oppdaterer data, identifiseres antall forhåndsutfylte skjemaer som skal inkluderes i meldingen, av antall poster som må oppdateres av en mottaker.

Merknad: Hvis du vil legge til nye poster, kan du skrive inn e-postadressene i adresseboksen for e-postmeldingen når meldingen opprettes. Hvis du vil oppdatere eksisterende data, må e-postadressene til mottakerne lagres som et felt i den underliggende tabellen eller spørringen, eller i en relatert tabell.

Til toppen av siden

Angi dataene du vil ha samlet inn

Når du velger feltene som skal tas med i skjemaet, er det ikke nødvendig å ta med hvert felt som finnes i den underliggende tabellen eller spørringen, i skjemaet. Følgende betingelser må imidlertid være oppfylt:

  • Obligatorisk felt:    Felt som er merket med en stjerne (*)-symbolet, er obligatoriske felt. Hvis du samler inn nye poster, inkluderes automatisk alle felt som har Required (obligatorisk) er satt til Ja. Hvis en oppføring er obligatorisk felt er tomme, mislykkes Access til å legge til posten i tabellen.

  • Som ikke støttes felttyper:    Du vil ikke kunne inkludere visse felttyper i skjemaet for eksempel Autonummer, vedlegg, OLE-objekt eller oppslagsfelt.

  • Primærnøkkelfelt:    Brukeren vil kunne Skriv inn en verdi i feltet når du legger til poster. svaret behandles ikke hvis den oppgitte verdien er allerede i bruk.

    Merknad: For hvert felt som inkluderes angir du en etikett under Feltegenskaper og klikker Skrivebeskyttet hvis du ikke vil at brukerne skal kunne endre dataene i dette feltet.

Til toppen av siden

Angi automatisk eller manuell databehandling

Du kan velge en automatisk eller manuell behandling av svar. Automatisk behandling betyr at når du får svarene, arbeider Outlook og Access sammen for å eksportere dataene til måltabellene i databasen. Automatisk behandling kan spare deg for tid og krefter. Manuell behandling betyr bare at du starter eksporteringen for å overføre dataene fra en bestemte mappe i Outlook, til måltabellen i Access.

Svar eksporteres til måltabellen så lenge følgende betingelser er oppfylt når svarene kommer inn i postboksen:

  • Outlook må kjøres på datamaskinen. Hvis Outlook ikke kjøres, begynner behandlingen neste gang du starter Outlook.

  • Access må ikke være passordbeskyttet, og det bør ikke være åpen i alenemodus. Navnet eller plasseringen for databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene til feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Du må ha de nødvendige tillatelser til å legge til eller oppdatere innholdet i underliggende tabeller og spørringer.

    Merknad: Hvis automatisk behandling mislykkes, prøver du å løse problemene, og deretter eksporterer du manuelt svarene som mislyktes. Alle svar som kommer inn til innboksen etter at du har løst problemene, blir forsatt behandlet automatisk.

Angi egenskaper for å styre den automatiske behandlingen av svar

Hvis du vil angi en annen Outlook-mappe der svar lagres, klikker du mappenavnet på veivisersiden Angi hvordan du vil behandle svarene. I dialogboksen Velg mappe velger du en annen mappe eller klikker Ny for å opprette en ny mappe.

Hvis du klikker Angi egenskaper for å styre den automatiske behandlingen av svar for å endre eller finjustere importinnstillinger, kan du se følgende tabell for informasjon om de tilgjengelige alternativene:

Alternativ

Resultat

Forkast svar fra de du ikke sende meldingen   

Merk av for dette alternativet hvis du bare vil at de svarene som ble sendt av de opprinnelige mottakerne av meldingen, skal behandles automatisk. Svar fra andre personer lagres i måltabellen, men behandles ikke automatisk.

Godta flere svar fra hver mottaker   

Merk av for dette alternativet hvis du bare vil at det første svaret fra hver mottaker skal behandles automatisk. Det andre og etterfølgende svar lagres i måltabellen, men behandles ikke automatisk.

Merknad: Denne innstillingen styrer bare antall svar, ikke antall poster i ett enkelt svar, som behandles. Hvis du sender et InfoPath-skjema, kan en bruker med andre ord sende deg flere poster i ett enkelt svar, og Access behandler automatisk alle postene i svaret selv om det ikke er merket av for dette alternativet.

Tillat bare oppdatering av eksisterende data   

Når mottakere bruker et InfoPath-skjema til å oppdatere data, kan de sende nye poster i tillegg til oppdateringer av eksisterende poster. Merk av for dette alternativet hvis du bare vil behandle oppdateringene av eksisterende poster.

Antall svar som skal behandles   

Skriv inn det totale antallet svar (fra alle mottakere) som du vil behandle automatisk. Hvis du vil at alle svar skal behandles automatisk, angir du en stor verdi i tekstboksen, for eksempel 5 000. Svar som mottas etter at den angitte verdien er nådd, lagres i målmappen, men blir ikke behandlet automatisk.

Dato og tid for å stoppe   

Angi når automatisk behandling av svar skal stoppe for denne e-postmeldingen. Svar som mottas etter angitt dato og klokkeslett, lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.

Hvis du vil endre disse alternativene senere, klikker du Behandle svar i Samle data-gruppen i kategorien Eksterne data. I dialogboksen Behandle datainnsamlingsmeldinger velger du meldingen du vil endre innstillinger for, og deretter klikker du Meldingsalternativer. Endringene du gjør i dialogboksen, påvirker alle etterfølgende svar du mottar for denne meldingen.

Behandle svar manuelt

Hvis du vil styre hvilke svar som behandles, og når de behandles, velger du ikke alternativet Automatisk behandling. Svarene blir lagret i en bestemt mappe i Outlook til du merker og høyreklikker hvert svar i mappen, og deretter klikker Eksporter data til Microsoft Access på hurtigmenyen.

I enkelte tilfeller kan det hende at svarene som ikke ble behandlet automatisk, også må behandles manuelt.

Husk følgende før du eksporterer data

  • Access-databasen må ikke være åpen i alenemodus, og navnet på eller plasseringen til databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene til feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Du må ha de nødvendige tillatelser til å legge til eller oppdatere innholdet i underliggende tabeller og spørringer.

Til toppen av siden

Velge hvordan du vil angi e-postadresser til mottakerne

Hvis du samler inn bare ny informasjon, kan du angi e-postadressene på to måter:

  • Skriv inn e-postadressene individuelt i Outlook-e-postmeldingen, eller velg adressene fra en adressebok.

  • Bruk e-postadressefeltet i tabellen eller spørringen til den gjeldende Access-databasen.

    Merknad: Når du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, ser du ikke denne dialogboksen fordi e-postadressene til mottakerne må først være tilgjengelige som et felt i databasen.

Skrive inn e-postadressene direkte i Outlook

Hvis du angir mottakerne i Outlook, kan du forhåndsvise og tilpasse meldingen før du sender den. E-postmeldingsteksten inneholder en kort innføring og et skjema. Det anbefales at du ikke gjør noen endringer i skjemaet. Endringer i skjemastrukturen kan føre til at svaret ikke blir behandlet.

Bruke e-postadressene som er lagret i et felt i databasen

Velge en tilknyttet tabell refererer til tabeller som er relatert. Klikk relasjoner for å vise eller redigere tabellrelasjoner i databasen din Database verktøy. kategorien i relasjoner-gruppen

Hvis du vil ha mer informasjon om relasjoner, kan du se artikkelen Veiledning for tabellrelasjoner.

Til toppen av siden

Gå gjennom og angi listen over mottakere

Det siste viktige trinnet omfatter å forhåndsvise og tilpasse e-postmeldingen, finjustere mottakerlisten og deretter sende datainnsamlingsmeldingen.

Opprette og sende e-postmeldingen

Når veiviseren informerer deg om at du nå kan lage e-postmeldingen, og du får vite hvordan du viser e-poststatusen ved hjelp av kommandoen Behandle svar, kan det hende at det vises advarsler. Tabellen nedenfor beskriver hver advarsel og handlingene du kan utføre for å løse problemet.

Advarsel melding

Beskrivelse

S løsning

Noen poster inneholder ikke en gyldig adresse i det angitte e-postadressefeltet. Ingen data blir returnert for disse radene.

E-postadressefeltet du valgte, inneholder nullverdier.

Hvis du vil samle inn data for hver post, avslutter du veiviseren og erstatter nullverdiene med e-postadresser. Start deretter veiviseren på nytt.

Du har for øyeblikket en eksklusiv lås på databasen. Automatisk behandling vil mislykkes inntil låsen oppheves.

Databasen er åpen i alenemodus.

Hvis du velger å behandle svarene automatisk, mislykkes behandlingen, fordi Access ikke kan legge til eller oppdatere en database som har en eksklusiv lås. Lukk og åpne databasen på nytt i ikke-eksklusiv modus rett etter at du har sendt meldingen.

Disse e-postmeldingene kan inneholde konfidensielle eller sensitive opplysninger.

Du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, og skjemaet du skal sende, er forhåndsutfylt med eksisterende data.

Hvis noen av feltene inneholder sensitive opplysninger, går du tilbake til veivisertrinnet der du valgte feltet og fjerner feltene som inneholder sensitive data.

Når du forhåndsviser og tilpasser meldingen, kan du filtrere e-postadressefeltet og velge mottakerne. Velg e-postadressene du vil bruke, ved å merke av i de tilsvarende avmerkingsboksene. Hvis du får se en dialogboks med ugyldige e-postadresser, kan du notere deg adressene i listen og klikke Avslutt. Bekreft de ugyldige adressene, foreta eventuelle rettelser, og forsøk deretter å sende meldingen på nytt.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×