Legge til data som er samlet inn via e-postmeldinger, i Access-databasen

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Du kan samle inn eller oppdateringsinformasjon gjennom e-postmeldinger ved hjelp av Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access leder deg gjennom oppretting av et dataskjema for områdesamling og sende skjemaet i en e-postmelding. Når e-postmottakerne returnerer utfylte skjemaer, kan du velge å få innsamlede dataene automatisk behandlet og lagret i en angitt Access-database. Denne metoden for datainnsamling kan spare deg tid og krefter som vanligvis er involvert i et Kopier og Lim inn eller en manuell dataprosess posten. Her er noen scenarioer der du kan bruke denne prosessen for innsamling av data:

Undersøkelser    Du kan gjøre undersøkelser og samle resultatene ved å opprette en Access-database med tabellene nødvendig å lagre resultatene, og ved hjelp av veiviseren til å generere et spørringsskjema, og deretter sende dem til deltakerne i undersøkelsen. Når deltakerne svare, lagres undersøkelse-data automatisk i databasen.

Statusrapporter    Enten det er nyeste lagerbeholdning nivå statusen eller oppdatert informasjon om ventende problemer, kan gruppemedlemmene holde deg informert ved å sende deg e-postmeldinger som inneholder gjeldende informasjon med jevne mellomrom.

Hendelsesbehandling    Når du ordner en konferanse eller opplæring og andre hendelser, kan du sende et eller flere skjemaer som en e-postmelding til å samle inn kontaktinformasjon, reise og hotell innstillinger og så videre. Hvis du velger å la svarene automatisk, deltakerne skal kunne endre innstillingene når som helst uten å varsle deg, og du har alltid tilgang til de nyeste dataene for beslutningstaking formål.

Denne artikkelen forklarer hva du må bruke dette behandle, hvordan du kommer i gang ved hjelp av veiviseren, og deretter gir deg mer informasjon om ulike trinn slik at du kan gjøre mest informerte utvalget som du følger veiviseren

Obs!: Du vil ikke kunne legge til de innsamlede dataene hvis mottakeren brukte Hotmail- eller Yahoo til å sende deg samling dataskjemaet.

Før du begynner

Hvis dette er første gang du samle inn data ved hjelp av e-postmeldinger, kan du utføre følgende trinn:

  1. Forsikre deg om at du har installert følgende programmer på datamaskinen:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du må ha Outlook installert og konfigurert på datamaskinen som du bruker til å sende e-postmeldinger. Hvis du har Outlook installert, men ikke konfigurert, starter Outlook, og følg instruksjonene i oppstartsveiviseren for Outlook. Hvis du trenger hjelp med veiviseren, kan du se Hjelp for Outlook.

    • Hvis du planlegger å bruke et InfoPath-skjema, må du kontrollere at du har InfoPath 2007 eller nyere edition installert og at mottakerne også må ha InfoPath installert på datamaskinen.

    • Du e-postmeldingen mottakere må enten ha InfoPath eller en e-postklient som støtter HTML-format som er installert på datamaskinene for å kunne vise og redigere skjemaet.

      Skjemaet som brukes til å samle inn data via e-postmeldinger er ikke et Access-skjema. Veiviseren genererer en Spesialformat i HTML-format eller InfoPath.

      Identifisere en måldatabasen. Databasen kan være i MDB eller ACCDB-formatet. I tillegg støttes MDE- og ACCDE-filer. Hvis du ikke vil bruke en eksisterende database, må du opprette en ny.

  2. Identifisere, eller Opprett tabellene du vil utfylt med data fra e postsvar. Hvis du samler inn dataene for eksisterende tabeller, kontroller at tabellene ikke, er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet.

Obs!: Den vedlegg, Autonummer, OLE og flerverdifeltet filtyper ikke kan samles inn ved hjelp av e-postmeldinger

Hvis din Datainnsamlingsoperasjonen to eller flere tabeller, må du opprette en utvalgsspørring og bruke den som skjemaets postkilde. Kontroller at spørringen inneholder alle nødvendige felt fra de underliggende tabellene. Hvis du bruker en eksisterende spørring, må du kontrollere at spørringen ikke er skrivebeskyttet og at du har de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en spørring basert på to eller flere tabeller, kan du se artikkelen Innføring i spørringer.

Lagre dataene som nye poster i følgende situasjoner:

  • Hvis dataene vil fylle ut flere tabeller.

  • Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkelfelt. Primærnøkkelverdiene er nødvendige for å tilordne hvert svar til en eksisterende oppføring. Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkelfelt, legge den til nå eller tilordne et eksisterende felt med unike verdier som en primærnøkkel.

  • Hvis måltabellen ikke har noen poster. Hvis tabellen er tom, forutsetter veiviseren at du vil legge til poster.

  • Hvis e-postadressene til mottakerne ikke lagres som et felt i databasen. Når de samler inn data for å oppdatere poster, kan du ikke skrive inn adressene i den genererte veiviseren meldingen manuelt. I Adresse-feltet må være i måltabellen, eller i en tabell som har en relasjon med måltabellen.

Toppen av siden

Komme i gang

  1. Åpne databasen der de innsamlede dataene lagres.

  2. Hvis du vil legge til data i én enkelt tabell, velger du tabellen i navigasjonsruten. Velg spørringen som er bundet til disse tabellene for å fylle ut flere relaterte tabeller.

  3. Gjør ett av følgende for å starte veiviseren:

    • Klikk Opprett e-post i kategorien Eksterne Data i Samle inn Data-gruppen.

    • Høyreklikk tabellen eller spørringen, og klikk deretter Samle inn og oppdatere Data via e-post.

      Obs!: Hvis tabellen ikke inneholder noen felt, eller bare har den Autonummer, OLE-objekt, vedlegg eller med flere verdier felttyper for oppslag, vises følgende melding: den valgte tabellen eller spørringen ikke har noen felt som støtter samle inn data via e-post .

Hvis tabellen inneholder felt som støtter datainnsamling, starter veiviseren. Hvis måltabellen støtter både tillegging og oppdatering av data, vil veiviseren leder deg gjennom de nødvendige trinnene for å samle inn data via e-postmeldinger.

Bruk de følgende avsnittene som referanse for spørsmål som du kan ha via de følgende sju hovedtrinnene i prosessen.

  1. Velg typen dataregistreringsskjema som du vil sende

  2. Velg om du vil samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data

  3. Angi dataene du vil bruke som samles inn

  4. Angi automatisk eller manuell databehandling

  5. Velg hvordan du vil angi e-postadressene til mottakerne

  6. Se gjennom og angi listen over mottakere

  7. Opprette og sende e-postmeldingen

Toppen av siden

Velg typen dataregistreringsskjema som du vil sende

Velg hvilken type skjema basert på brukervennlighet for deg selv og mottakerne.

Velg HTML-skjema    HTML-skjemaer kan vises og redigeres av alle brukere som har e-postklient som støtter HTML

Velg Microsoft InfoPath-skjema    Du vil se dette alternativet bare hvis InfoPath er installert på datamaskinen. Velg dette alternativet hvis alle mottakerne har InfoPath og Outlook installert på datamaskinen. Et InfoPath-skjema, tilbyr en bedre dataregistrering og redigeringsmiljø,

Veivisersiden som vises ved siden, avhenger om målobjektet støtter oppdatering av data. Hvis objektet er en spørring basert på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabell som ikke har et primærnøkkelfelt eller ikke inneholder noen poster, forutsetter veiviseren som du vil legge til nye poster, og ber deg om å velge skjemafeltene. I alle andre tilfeller veiviseren ber deg om å angi om du vil legge til eller oppdatere data før du blir bedt om å velge skjemafeltene.

Toppen av siden

Velg om du vil samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data

Angi hva du vil gjøre med dataene. Hvilken type skjema du bruker påvirker hvor mange nye poster som en mottaker kan sende til deg i ett enkelt svar. Når du oppdaterer dataene, identifiserer antall poster som må oppdateres av en mottaker antall forhåndsutfylte skjemaer som skal inkluderes i en melding.

Obs!: Hvis du vil legge til nye poster, skriver du inn e-postadressene i adresse-boksen i e-postmeldingen når meldingen er opprettet. Hvis du vil oppdatere eksisterende data, må e-postadressene til mottakerne lagres som et felt i den underliggende tabell eller spørring eller i en relatert tabell.

Toppen av siden

Angi dataene du vil innsamlede

Når du velger feltene som skal inkluderes i skjemaet, er det ikke nødvendig å inkludere alle felt som finnes i den underliggende tabellen eller spørringen i skjemaet. Imidlertid må de følgende betingelsene være oppfylt:

  • Obligatorisk felt:    Felt som er merket med en stjerne (*)-symbolet, er obligatoriske felt. Hvis du samler inn nye poster, inkluderes automatisk alle felt som har Required (obligatorisk) er satt til Ja. Hvis en oppføring er obligatorisk felt er tomme, mislykkes Access til å legge til posten i tabellen.

  • Som ikke støttes felttyper:    Du vil ikke kunne inkludere visse felttyper i skjemaet for eksempel Autonummer, vedlegg, OLE-objekt eller oppslagsfelt.

  • Primærnøkkelfelt:    Brukeren vil kunne Skriv inn en verdi i feltet når du legger til poster. svaret behandles ikke hvis den oppgitte verdien er allerede i bruk.

    Obs!: Angi en etikett for hvert felt, under Feltegenskaper, og klikk skrivebeskyttet Hvis du ikke vil at brukeren skal endre dataene i dette feltet.

Toppen av siden

Angi automatisk eller manuell databehandling

Du kan velge en automatisk eller manuell behandling av svar. Automatisk behandling betyr at når du får svarene, Outlook og Access arbeide sammen for å eksportere dataene til måltabellene i databasen. Automatisk behandling kan spare deg for tid og krefter. Manuell behandling bare betyr at du starter eksportoperasjonen for å overføre data fra en bestemt mappe i Outlook, til måltabellen i Access.

Svar eksporteres til måltabellen så lenge følgende betingelser er oppfylt på tidspunktet svarene kommer til postboksen:

  • Outlook må allerede kjører på datamaskinen. Hvis Outlook ikke kjører, begynner behandlingen neste gang du starter Outlook.

  • Access kan ikke være passordbeskyttet og ikke bør være åpne i alenemodus. Navnet eller plasseringen av databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene til feltene i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Du må ha tillatelse til å legge til eller oppdatere innholdet i den underliggende tabeller og spørringer.

    Obs!: Hvis automatisk behandling mislykkes, kan du prøve å løse eventuelle problemer, og eksporter deretter svarene som ikke manuelt. Svar som kommer til innboksen når du har løst problemene fortsatt skal behandles automatisk.

Angi egenskaper for å styre automatisk behandling av svar

Hvis du vil angi en annen Outlook-mappe der svar lagres, på siden Angi hvordan du vil behandle svarene i veiviseren, klikker du navnet på mappen. I dialogboksen Velg mappe å velge en annen mappe, eller klikk Ny for å opprette en ny mappe.

Hvis du klikker Angi egenskaper for å styre automatisk behandling av svar til å endre eller fin finjustere importinnstillingene, kan du se tabellen følgende for informasjon om de tilgjengelige alternativene:

Alternativ

Resultat

Forkast svar fra de du ikke sende meldingen   

Merk dette alternativet hvis du vil at bare svar som ble sendt av de opprinnelige mottakerne av meldingen skal behandles automatisk. Svar fra andre personer lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.

Godta flere svar fra hver mottaker   

Merk dette alternativet hvis du vil at bare det første svaret fra hver mottaker skal behandles automatisk. Andre og påfølgende svar lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.

Obs!: Denne innstillingen kontrollerer bare antall svar, og ikke antall poster i en enkelt svar, som behandles. Med andre ord, hvis du sender et InfoPath-skjema, en bruker kan sende deg flere poster i ett enkelt svar, og Access behandler automatisk alle postene i svaret, selv om denne ikke er merket.

Tillat bare oppdatering av eksisterende data   

Når mottakere bruker et InfoPath-skjema til å oppdatere data, kan de sende nye poster i tillegg til oppdateringer til eksisterende poster. Velg dette alternativet for å behandle bare oppdateringene av eksisterende oppføringer.

Antall svar skal behandles   

Skriv inn Totalt antall svarene (fra alle mottakere) du vil bruke automatisk. Hvis du vil at alle svar skal behandles automatisk, angir du en stor verdi, for eksempel 5000, i tekstboksen. Svar som mottas etter at den angitte verdien er nådd lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.

Dato og klokkeslett for å stoppe   

Angi når automatisk behandling av svar skal stoppe for denne e-postmeldingen. Svar som mottas etter denne datoen og klokkeslettet lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk.

Hvis du vil endre disse alternativene på et senere tidspunkt, i kategorien Eksterne Data i Samle inn Data-gruppen klikker du Behandle svar. Velg meldingen du vil endre innstillingene i dialogboksen Behandle datainnsamlingsmeldinger, og klikk deretter Meldingsalternativer. Endringene du gjør i dialogboksen påvirker alle etterfølgende svar du mottar for denne meldingen.

Behandle svar manuelt

Hvis du vil styre når og hvilke svar som behandles, merker du ikke alternativet automatisk prosess. Svarene skal lagres i en bestemt mappe i Outlook før du velger og høyreklikker hvert svar i mappen, og klikk deretter Eksporter data til Microsoft Access på hurtigmenyen.

I noen tilfeller må du kanskje også behandle manuelt svarene som ikke skal behandles automatisk.

Vær oppmerksom på følgende før du eksporterer data

  • Access-databasen skal ikke åpne i alenemodus, og navnet eller plasseringen av databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene til feltene i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.

  • Du må ha tillatelse til å legge til eller oppdatere innholdet i den underliggende tabeller og spørringer.

Toppen av siden

Velg hvordan du vil angi e-postadressene til mottakerne

Hvis du samler inn ny informasjon, kan du angi e-postadressene på to måter:

  • Skriv inn e-postadressene enkeltvis i Outlook e-postmelding, eller velg adressene fra en adressebok.

  • Bruke e-postadresse-feltet i tabellen eller spørringen i den gjeldende Access-databasen.

    Obs!: Når de samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, ser du ikke denne dialogboksen fordi e-postadressene til mottakerne først må være tilgjengelig som et felt i databasen.

Skrive inn e-postadressene direkte i Outlook

Hvis du angir mottakerne i Outlook, kan du forhåndsvise og tilpasse meldingen før du sender den. Meldingsteksten inkluderer en kort innføring og et skjema i e-postmeldingen. Det anbefales at du ikke gjør endringer i skjemaet. Endringer i skjemastrukturen kan føre til at svaret ikke blir behandlet.

Ved hjelp av e-postadressene som er lagret i et felt i databasen

Velge en tilknyttet tabell refererer til tabeller som er relatert. Klikk relasjoner for å vise eller redigere tabellrelasjoner i databasen din Database verktøy. kategorien i relasjoner-gruppen

Hvis du vil ha mer informasjon om relasjoner, kan du se artikkelen veiledning for tabellrelasjoner.

Toppen av siden

Se gjennom og angi listen over mottakere

Det siste trinnet hovedversjoner innebærer forhåndsvise og tilpasse e-postmeldingen, vil justering mottakerlisten, og deretter sende din datainnsamlingsmelding.

Opprette og sende e-postmeldingen

Når veiviseren informerer deg om at du kan nå opprette e-postmeldingen, og viser hvordan du kan vise statusen for e-post ved hjelp av Behandle svar-kommandoen, vises kanskje enkelte varselmeldinger. Tabellen nedenfor beskriver hver advarsel og handlingene du kan gjøre for å løse den:

Advarsel melding

Beskrivelse

S løsning

Noen poster inneholder ikke en gyldig adresse i feltet angitt e-postadresse. Ingen data blir returnert for disse radene.

Feltet for e-postadresse som du valgte inneholder nullverdier.

Hvis du vil samle inn data for hver post, avslutter du veiviseren og erstatter nullverdiene med e-postadresser. Start veiviseren på nytt.

Du har en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling vil mislykkes til åpnes låsen.

Du har databasen er åpen i alenemodus.

Hvis du velger å behandle svarene automatisk har, mislykkes behandlingen, fordi Access ikke kan legge til eller oppdatere en database som en eksklusiv lås. Lukk og åpne databasen i ikke-eksklusiv modus umiddelbart etter at du sendte meldingen

Disse e-postmeldinger kan inneholde data som er en konfidensiell eller sensitiv art.

Du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, og skjemaet som du vil sende, er forhåndsutfylt med eksisterende data.

Hvis noen av feltene inneholder sensitive opplysninger, gå tilbake til trinn veiviseren der du valgte feltene og fjerne felt som inneholder sensitive data fra skjemaet

Når du forhåndsviser og tilpasse meldingen, kan du filtrere feltet e-postadresse og velge mottakerne. Velg e-postadressene du vil bruke ved å velge de tilsvarende avmerkingsboksene. Hvis du ser en dialogboks med ugyldige e-postadresser, noterer du adressene i listen, og klikk Avslutt. Kontroller de ugyldige adressene, foreta eventuelle nødvendige endringer, og prøv deretter å sende meldingen på nytt.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×