Legge til én eller flere poster i en database

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen forklarer hvordan du kan angi data til en Access database, og inneholder bakgrunnsinformasjon som er nødvendig for å forstå de ulike dataregistrering tar. Denne artikkelen forklarer også hvordan du bruker flere data posten teknikker i Access.

I denne artikkelen

Grunnleggende for å legge til poster

Legge til poster direkte i en tabell i dataarkvisning

Legge til poster ved hjelp av et skjema

Redigere elementene i et oppslagsfelt

Skriv inn tomme strenger

Legge til poster ved å importere eller koble til data

Metoder for å spare tid når du registrerer data

Grunnleggende for å legge til poster

Hvis du vil legge inn data raskt og nøyaktig i en Access-database, kan det være nyttig for å forstå noen av de grunnleggende informasjon om hvordan en database fungerer. Informasjonen i de følgende avsnittene forklarer noen av de grunnleggende struktur og utforming prinsippene som styrer hvordan du angir.

Hvordan databaseutforming påvirker dataregistrering

En Access-database er ikke en fil på samme måte som et Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint-fremvisning. I stedet en Access-database er en samling med objekter, tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer og så videre, som må arbeide sammen for en database skal fungere riktig.

I tillegg må disse objektene følge et sett med utforming prinsipper eller databasen skal fungere dårlig eller mislykkes helt. Disse utforming prinsipper påvirker i sin tur slik angir du dataene. Husk disse fakta om databaseobjekter og utforming når du fortsetter.

  • Access lagrer alle data i én eller flere tabeller. Hvor mange tabeller som du bruker, avhenger av utformingen og kompleksiteten i databasen. Selv om du kan vise data i et skjema, en rapport eller i resultatene som returneres av en spørring, Access lagrer data bare i tabeller, og de andre objektene i databasen bygges oppå disse tabellene.

  • Hver tabell bør godta bare én type data. En tabell med informasjon om forretningskontakter skal for eksempel ikke inneholde salgsinformasjon. Hvis den finnes, kan det være vanskelig, hvis ikke umulig å finne riktig informasjon.

  • Hvert felt i en tabell godtar vanligvis bare én type data. Du kan for eksempel lagre notater i et felt som er satt til å godta tall. Hvis du prøver å skrive inn tekst i et slikt felt, vises en feilmelding. Men er som ikke en rask regel. Hvis du for eksempel du kan lagre tall (for eksempel postnumre) i et felt som er angitt til datatypen tekst, men du kan ikke utføre beregninger på disse dataene.

  • Med noen unntak bør feltene i en post godta én verdi. Du kan for eksempel ikke angi mer enn én adresse i Adresse-feltet. Dette er annerledes i Microsoft Excel, som lar deg angi så mange navn eller adresser eller bilder i en enkelt celle med mindre du angir at cellen skal godta begrensede typer data som standard.

    Du kan imidlertid angi en liste over elementer i felt som er angitt til datatypen tekst eller notat. I tillegg inneholder Access en funksjon som kalles flerverdifelt. Du kan bruke flerverdifelt til å knytte flere datadeler til én enkelt post, og til å opprette lister som godtar flere verdier. Du kan for eksempel knytte en Microsoft PowerPoint-fremvisning og så mange bilder til en oppføring i databasen. Du kan også opprette en liste over navn og velg så mange av disse navnene etter behov. Bruk av flerverdifelt kan synes å bryte reglene for databaseutforming siden du kan lagre mer enn én post per tabellfelt, men faktisk ikke gjelder reglene "bak kulissene" ved å lagre dataene i spesielle, skjulte tabeller.

  • I eldre versjoner av Access (før 2007) måtte du utforme og opprette minst én tabell før du kan registrere data. Du måtte bestemme hvilke felt du vil legge til i tabellen, og du måtte angi datatyper for hvert felt. Du kan nå åpne en tom tabell og begynne å skrive inn data i nyere versjoner av Access. Access vil utlede datatypen for feltet basert på hva du skriver inn.

Mer informasjon

Informasjonen i denne delen beskriver databaseutforming, Tabellutforming og en funksjon kalt flerverdifelt.

De følgende koblingene går du til artikler som gir mer informasjon om disse temaene.

  • Grunnleggende om databaseutforming

    Denne artikkelen forklarer grunnleggende konsepter, for eksempel planlegging av en database, utforming av data og normalisering – prosessen med å dele dataene inn i relaterte tabeller og fjerne overflødige data.

  • Opprette tabeller i en database

    Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter tabeller, legger til primærnøkler (felt som unikt identifiserer hver rad eller post i tabellen), og hvordan du angir datatyper og tabellegenskaper.

  • Legge ved filer til oppføringene i databasen

    Denne artikkelen forklarer hvordan du legger ved én eller flere datadeler til et vedleggsfelt.

  • Bruke en liste som lagrer flere verdier

    Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker lister og rullegardinlister for avmerkingsboksen for å lagre flere verdier.

Hvordan datatyper påvirker måten du skriver inn data

Når du utformer en databasetabell, velger du en datatype for hvert felt i tabellen, en prosess som bidrar til lar sikre mer nøyaktig dataregistrering. Anta for eksempel at du åpner en tom tabell og angir et sett med salgstallene. Access deretter datatypen tall for feltet. Hvis noen prøver å skrive inn tekst i dette feltet, Access viser en feil, og ikke brukeren kan ikke lagre den endrede posten – et trinn som hjelper med å beskytte dataene dine.

Vis meg hvordan du viser datatyper

I navigasjonsruten, gjør du ett av følgende:

  • Dobbeltklikk tabellen som du vil undersøke, åpner du tabellen i dataarkvisning. Se på verdien i datatype-listen i formatering-gruppen i kategorien felt. Notat hvis du bruker Access 2007, finner du denne listen i kategorien dataark i gruppen datatype og formatering. Verdien endres når du plasserer du markøren i de ulike feltene i tabellen. Denne illustrasjonen viser listen:

    Datatype-listen

  • Høyreklikk tabellen du vil undersøke, og klikk deretter Utformingsvisning.

    Tabellen åpnes i utformingsrutenettet, og den øvre delen av rutenettet viser navnet og dataene for hvert felt. Denne illustrasjonen viser en vanlig tabell i utformingsrutenettet.

    Felt i utformingsvisning

Datatypen som du angir for hvert felt er det første nivået av kontroll over hva du kan og ikke kan skrive inn i et felt. I noen tilfeller som når du arbeider med et notatfelt, kan du angi data du vil bruke. I andre tilfeller som når du arbeider med et Autonummer-felt, datatype hindrer innstillingen for feltet deg i å skrive inn informasjon i det hele tatt. Tabellen nedenfor viser datatypene som Access, og beskriver hvilken effekt de har dataregistrering.

Datatype

Effekt på dataregistrering

Tekst

Tekstfelt godtar tekst eller numeriske tegn, inkludert skilletegn lister over elementer. Tekstfelt godtar færre tegn enn et notatfelt, fra 0 til 255 tegn. I noen tilfeller kan du bruke konverteringsfunksjoner til å utføre beregninger på dataene i et tekstfelt. Legg merke til at begynnelsen i Access 2013, tekstdata typer har fått nytt navn til Korttekst.

Notat

Du kan angi store mengder tekst og numeriske data i denne typen felt. Hvis databaseutforming angir at feltet støtter rik tekstformatering, kan du også bruke formateringstypene som du vanligvis finne i word behandlingsprogrammer, for eksempel Word. Du kan for eksempel bruke forskjellige skrifter og skriftstørrelser på bestemte tegn i teksten, og gjør dem fet eller kursiv, og så videre. Du kan også legge til koder (Hypertext Markup Language) dataene.

I tillegg har notatfelt en egenskap kalt Bare Tilføy. Når du aktiverer denne egenskapen, du kan legge til nye data til et notatfelt, men du kan ikke endre eksisterende data. Funksjonen er ment for bruk i programmer, for eksempel problemstyring databaser, der du kanskje må ha en permanent post som forblir uforanderlig. Når du plasserer markøren i et notatfelt med egenskapen Bare Tilføy aktivert som standard, forsvinner teksten i feltet. Du kan ikke bruke formatering eller andre endringer på teksten.

Legg merke til at begynnelsen i Access 2013, notatdata typer har fått nytt navn til Lang tekst.

Eksempel tekstfelt, kan du kjøre konverteringsfunksjoner mot dataene i et notatfelt.

Tall

Du kan angi bare tall i denne typen felt, og du kan utføre beregninger på verdiene i et tallfelt.

Stort tall

Du kan angi bare tall i denne typen felt, og du kan utføre beregninger på verdiene i et stort tall-felt. Legg merke til at mange datatyper er bare tilgjengelig i Office 365-abonnement-versjonen av Access.

Dato/klokkeslett

Du kan angi datoer og klokkeslett i denne typen felt. Avhengig av hvordan Databaseutforming angir feltet, kan du støte betingelsene:

  • Hvis databaseutforming angitt en inndatamaske for feltet (en serie med litteral og plassholdertegn som vises når du velger feltet), må du skrive inn data i mellomrommene og formatet som angis av masken. Hvis du ser en maske som MMM_DD_YYYY, må du for eksempel skrive inn Okt 11 2017 i boksene. Du kan ikke angi et fullstendig navn eller en tosifret årstall-verdi.

  • Hvis utformingen ikke opprettet en inndatamaske for å kontrollere hvordan du angir en dato eller klokkeslett, kan du angi verdien med en gyldig dato- eller klokkeslettformat. Du kan for eksempel skriver inn 11 Tilpasningsverktøy for Office-2017, 10/11/17, oktober 11, 2017, og så videre.

  • Databaseutforming kan gjelde visningsformat for feltet. Det er tilfelle, kan du angi en verdi i nesten alle formater Hvis det finnes ingen inndatamaske, men Access viser datoene i henhold til visningsformatet. Eksempelvis kan du angi 10/11/2017, men visningsformatet kan settes slik at den viser verdien som 11-okt-2017.

Valuta

Du kan angi bare valutaverdier i denne typen felt. Du har også ikke å skrive inn et valutasymbol manuelt. Som standard brukes valutasymbolet (¥, £, $ og så videre) som er angitt i de regionale innstillingene i Windows.

Autonummer

Du kan ikke angi eller endre dataene i denne typen felt når som helst. Access øker verdiene i et Autonummer-felt når du legger til en ny post i en tabell.

Beregnet

Du kan ikke angi eller endre dataene i denne typen felt når som helst. Resultatene av dette feltet bestemmes av et uttrykk du definerer. Access oppdaterer verdiene i et beregnet felt når du legger til eller redigere en ny post til en tabell. Legg merke til at beregnet datatyper er lagt til Access begynnelsen i Access 2010.

Ja/nei

Når du klikker et felt som er satt til denne datatypen, viser Access en avmerkingsboks eller en rullegardinliste, avhengig av hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet for å vise en liste, kan du velge Ja eller Nei, Sann eller Usann, eller eller av fra listen på nytt, avhengig av formatet som brukes i feltet. Du kan ikke skrive inn verdier i listen eller endre verdiene i listen direkte fra et skjema eller en tabell.

OLE-objekt

Du kan bruke denne typen felt når du vil vise data fra en fil som er opprettet med et annet program. Du kan for eksempel vise en tekstfil, et Excel-diagram eller en PowerPoint-fremvisning i et OLE-objektfelt.

Vedlegg gir en raskere, enklere og mer fleksibel måte å vise data fra andre programmer. Se oppføringen vedlegg senere i denne tabellen, for mer informasjon.

Hyperkobling

Du kan angi data i denne typen felt, og Access brytes i en nettadresse. Hvis du for eksempel hvis du skriver inn en verdi i feltet, omslutter Access teksten med http://www. your_text.com. Hvis du angir en gyldig webadresse, fungerer koblingen. Ellers resultere koblingen i en feilmelding. Også kan være vanskelig å redigere eksisterende hyperkoblinger fordi når du klikker et hyperkoblingsfelt med musen starter nettleseren, og tar deg til området som er angitt i koblingen. Hvis du vil redigere et hyperkoblingsfelt, velg et tilstøtende felt, bruker du TAB eller pil til å flytte fokus til hyperkobling-feltet og trykk deretter F2 for å aktivere redigering.

Vedlegg

Du kan knytte data fra andre programmer til denne typen felt, men du kan ikke skrive inn eller andre måter angi tekst eller numeriske data.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker et vedleggsfelt, kan du se artikkelen legge ved filer og grafikk til oppføringene i databasen.

Oppslagsveiviser

Oppslagsveiviseren er ikke en datatype. I stedet kan du bruke veiviseren til å opprette to typer rullegardinlister: verdi lister og oppslagsfelt. En verdiliste bruker en liste over elementer som du angir manuelt når du bruker oppslagsveiviseren. Disse verdiene kan være uavhengig av andre data eller objekter i databasen.

Et oppslagsfelt bruker en spørring til å hente data fra én eller flere av de andre tabellene i en database eller i et annet sted, for eksempel en server som kjører SharePoint. Oppslagsfeltet viser deretter dataene i en rullegardinliste. Som standard angir oppslagsveiviseren tabellfeltet til datatypen tall.

Du kan arbeide med oppslagsfelt direkte i tabeller, og også i skjemaer og rapporter. Som standard vises verdiene i et oppslagsfelt i en type listekontroll kalt kombinasjonsboks – en liste som har en rullegardinpilen: En tom oppslagsliste . Avhengig av hvordan Databaseutforming har angitt oppslagsfeltet og kombinasjonsboksen, kan du redigere elementene i listen og legge til elementer i listen. For å gjøre dette, databaseutforming må angi en egenskap for oppslagsfeltet (egenskapen kalles Bare fra listeog utformingen har å deaktivere den).

Hvis du ikke redigere verdiene i en oppslagsliste direkte, må du legge til eller endre dataene i den forhåndsdefinerte verdilisten eller i tabellen som brukes som kilde for oppslagsfeltet. For informasjon om hvordan du gjør dette, kan du se redigere elementene i et oppslagsfelt, senere i denne artikkelen.

Til slutt når du oppretter oppslagsfelt, kan du også konfigurere støtte for flere verdier. Når du gjør dette, viser den resulterende listen en avmerkingsboks ved siden av hvert element i listen, og du kan velge eller fjerne så mange elementer etter behov. Denne illustrasjonen viser en vanlig flerverdifelt liste:

En liste for avmerkingsbokser.

For informasjon om å opprette oppslagsfelt og bruke de resulterende listene, kan du se artiklene Bruk en liste som lagrer flere verdier og Innføring i flerverdifelt.

Merknad: Vedlegg, beregnet og mange datatyper er ikke tilgjengelig i MDB-filformatene.

Hvordan påvirker tabellfeltegenskaper du skriver inn data

I tillegg til utforming-prinsipper som kontrollerer strukturen i en database og datatypene som kontrollerer hva du kan angi i et gitt felt, kan også flere feltegenskaper påvirke hvordan du skrive inn data i en Access-database.

Vise egenskaper for et tabellfelt

Access tilbyr to måter å vise egenskapene for et tabellfelt. Du kan bruke kontrollene i kategorien dataark, eller du kan åpne tabellen i utformingsvisning. De følgende trinnene forklarer hvordan du bruker både teknikker.

Vise tabellegenskaper i kategorien dataark

  1. Dobbeltklikk tabellen som du vil bruke, i navigasjonsruten.

  2. Klikk kategorien felt og bruker kontrollene i formatering-gruppen til å vise egenskapene for hvert felt. Notat hvis du bruker Access 2007, finner du denne listen i kategorien dataark i gruppen datatype og formatering.

Vise egenskaper for tabell i utformingsvisning

  1. I navigasjonsruten høyreklikker du tabellen du vil bruke, og klikk Utformingsvisning Knapp på hurtigmenyen.

    Tabellen åpnes i utformingsrutenettet.

  2. Klikk kategorien Generelt i den nedre delen av rutenettet, hvis det ikke allerede er valgt.

    – eller –

    Hvis du vil se egenskapene for et oppslagsfelt, klikker du kategorien Oppslag.

    Et oppslagsfelt er et tabellfelt som bruker en spørring til å hente verdier fra én eller flere tabeller i en database. Som standard presenterer oppslagsfeltet disse verdiene for deg i form av en liste. Avhengig av hvordan en databaseutforming angir oppslagsfeltet, kan du velge ett eller flere elementer fra listen.

Tabellen nedenfor viser egenskapene som har størst påvirkning på dataregistrering og forklarer hvordan de påvirker dataregistrering.

Egenskap

Plassering i tabellutformingsrutenettet

Mulige verdier

Virkemåte når du prøver å legge inn data

Feltstørrelsen

Fanen Generelt

0-255

Tegngrensen gjelder bare for felt som er angitt til datatypen tekst. Hvis du prøver å skrive inn mer enn det angitte antallet tegn, kuttes den.

Nødvendig

Fanen Generelt

Ja/nei

Når aktivert, denne egenskapen, må du angi en verdi i et felt, og Access kan ikke lagre nye data før du har fullført et nødvendig felt. Når deaktivert, godtar feltet nullverdier, noe som betyr at feltet kan være tom.

Merknad: En nullverdi er ikke samme som en tom verdi. Null er et siffer og "tom" er en manglende, udefinert eller ukjent verdi.

Tillat tomme strenger

Fanen Generelt

Ja/nei

Når aktivert, kan du angi tomme strenger – strenger som ikke inneholder tegn. Hvis du vil opprette en tom streng, angir du et par doble anførselstegn i feltet ("").

Indeksert

Fanen Generelt

Ja/nei

Når du indekserer et tabellfelt, hindrer Access deg i å legge til dupliserte verdier. Du kan også opprette en indeks fra mer enn ett felt. Hvis du gjør dette, kan du dupliserte verdier i ett felt, men ikke i begge feltene.

Inndatamaske

Fanen Generelt

Forhåndsdefinert eller egendefinert sett med litteraler og plassholdertegn

En inndatamaske tvinger du skriver inn data i et forhåndsdefinert format. Masken vises når du velger et felt i en tabell eller en kontroll i et skjema. Hvis du for eksempel anta at du klikker et datofelt og ser dette tegn: MMM-DD-YYYY. Dette er en inndatamaske. Det må du angi månedsverdier som tre bokstaver forkortelser, for eksempel okt, og årsverdien som fire sifre, for eksempel okt-15-2017.

Merknad: Husk at inndatamasker bare kontrollerer du hvordan du angir, ikke hvordan Access lagrer eller viser disse dataene.

Hvis du vil ha mer informasjon om å opprette og bruke inndatamasker, kan du se artikkelen kontrollen dataregistreringsformater med inndatamasker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan Access lagrer og viser dato/klokkeslett-data, kan du se artikkelen Angi en dato eller klokkeslett-verdi.

Bare fra liste

Oppslag-kategorien

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer endringer av elementer i et oppslagsfelt. Nye Access-brukere prøver noen ganger til å endre elementene i et oppslagsfelt manuelt. Når Access hindrer deg i å endre elementene i et felt, er denne egenskapen angitt til Ja. Hvis denne egenskapen er aktivert, og du må endre elementene i en liste, må du åpne listen (Hvis du wan Hvis du vil redigere en verdiliste) eller tabellen som inneholder kildedataene for listen (Hvis du vil redigere et oppslagsfelt) og endre verdiene der. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker oppslagsfelt, kan du se redigere elementene i et oppslagsfelt, senere i denne artikkelen.

Tillat redigering av verdiliste

Oppslag-kategorien

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for verdilisten, men ikke for oppslagsfelt. Hvis du vil bruke denne kommandoen for oppslagsfelt, skriver du inn et gyldig skjemanavn i egenskapen Skjema for redigering av elementer . Kommandoen Tillat redigering av verdiliste vises på en hurtigmeny som du åpner ved å høyreklikke en liste eller kombinasjonsboks-boksen. Når du kjører kommandoen, vises dialogboksen Rediger listeelementer. Hvis du angir navnet på et skjema i egenskapen Skjema for redigering av elementer , starter Access dette skjemaet i stedet for å vise dialogboksen.

Merknad: Du kan kjøre kommandoen Rediger listeelementer fra listen og kombinasjonsbokser i skjemaer og fra kombinasjonsbokser som er plassert i tabeller og spørringsresultatet angir. Skjemaer må være åpen i utformingsvisning eller Bla gjennom-visning tabeller og spørringsresultatsett må være åpen i dataarkvisning.

Skjema for redigering av listeelementer

Oppslag-kategorien

Navnet på et dataregistreringsskjema

Hvis du skriver inn navnet på et dataregistreringsskjema som verdien i denne tabellegenskapen, åpnes dette skjemaet når en bruker kjører kommandoen Rediger listeelementer. Hvis ikke, vises dialogboksen Rediger listeelementer når brukere kjøre kommandoen.

Til toppen av siden

Legge til poster direkte i en tabell i dataarkvisning

En tabell som er åpen i dataarkvisning ligner på et Excel-regneark, og du kan skrive inn eller lime inn data i én eller flere felt – det som svarer til en celle i et regneark.

Ha følgende i tankene når du fortsetter.

  • Du trenger ikke å lagre dataene eksplisitt. Access utfører endringene til tabellen når du flytter markøren til et nytt felt i den samme raden, eller når du flytter markøren til en annen rad.

  • Feltene i en Access-database er satt til å godta en bestemt type data, for eksempel tekst eller tall som standard. Du må angi hvilken datatype som feltet er satt til å godta. Hvis du ikke gjør dette, vises en feilmelding:

    Feilmeldingen om ugyldig verdi

  • Et felt kan ha en inndatamaske. En inndatamaske er et sett med litteral og plassholdertegn som tvinger du skriver inn data i et bestemt format.

    Hvis du vil ha mer informasjon om inndatamasker, kan du se artikkelen kontrollen dataregistreringsformater med inndatamasker.

  • Med unntak av vedlegg og lister for flere verdier, kan du angi bare én oppføring i de fleste feltene. Hvis du ikke vet om et felt godtar vedlegg, kan du se egenskapene for feltet. Hvis du vil gjøre dette, kan du se trinnene i Visningsegenskaper for et tabellfelttidligere i denne artikkelen. Du kan alltid identifisere en liste med flere verdier fordi Access viser en avmerkingsboks ved siden av hvert listeelement.

Skrive inn data i en tabell

  1. Dobbeltklikk tabellen som du vil bruke, i navigasjonsruten.

    Som standard tabellen åpnes i dataarkvisning, et rutenett som ligner på et Excel-regneark.

  2. Klikk eller Plasser fokus på det første feltet du vil bruke, og skriv deretter inn dataene.

  3. Hvis du vil flytte til neste felt i den samme raden, trykker du TAB, bruke høyre eller venstre piltast, eller klikk cellen i det neste feltet.

    Når du trykker TAB, som standard, brukes de regionale innstillingene i Windows til å bestemme om markøren flyttes til venstre eller til høyre. Hvis datamaskinen bruker et språk som leses fra venstre mot høyre, flytter markøren til høyre når du trykker TAB-tasten. Hvis datamaskinen bruker et språk som leses fra høyre mot venstre, flytter markøren til venstre.

    Hvis du vil flytte til neste celle i en kolonne, bruker du opp eller pil ned, eller klikk cellen du vil.

Bruke rik tekstformatering på data i en lang tekst (Memo)-feltet

  1. Velg et felt som lang tekst tabellen er åpen i dataarkvisning. Hvis du bruker Access 2007 eller Access 2010 som vil være et notatfelt.

    Vanligvis inneholder lang tekst-feltene kommentarer eller merknader, så du kan søke etter et felt kalt "Merknader" eller "Merknader". Hvis du fortsatt ikke finner feltet lang tekst, kan du se trinnene i Visningsegenskaper for et tabellfelt, tidligere i denne artikkelen.

  2. I kategorien Hjem i Skrift-gruppen bruke knappene og menyene til å formatere teksten.

    Båndet i Access

    Du kan bruke forskjellige skrifter og størrelser, gjøre teksten fet eller kursiv, endre farger og så videre.

Til toppen av siden

Legge til poster ved hjelp av et skjema

Skjemaer for dataregistrering kan gi en enklere, raskere og mer nøyaktig måte å skrive inn data. Du oppretter vanligvis skjemaer når du skal skrive inn data i mer enn én tabell om gangen. Du kan også opprette skjemaer når du vil skjule noen av feltene i en tabell, når du vil gjøre det enklere å bruke (et trinn som kan redusere opplæringskostnader) en database, og når du vil sikre at brukerne registrerer data presist.

Hvordan du bruker et skjema til å redigere data, avhenger av utformingen av skjemaet. Skjemaer kan inneholde flere kontroller, for eksempel lister, tekstbokser, knapper og dataark – rutenett som ser ut som Excel-regneark. Hver av disse kontrollene i skjemaet leser data fra eller skriver data til et underliggende tabellfelt. Hva du kan gjøre med en gitt kontroll avhenger av datatypen du har angitt for det underliggende tabellfeltet, eventuelle egenskaper som er angitt for feltet, og eventuelt flere egenskaper som angir databaseutforming for hver kontroll. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan datatyper og feltegenskaper påvirker dataregistrering, se hvordan datatyper påvirker måten du skriver inn data , og hvordan egenskaper for tabellfelt påvirker måten du skriver inn data, tidligere i denne artikkelen.

De følgende avsnittene forklarer hvordan du bruker de vanligste dataregistreringskontrollene. Hvis du har spørsmål om en bestemt database, kan du kontakte systemansvarlig eller databaseutforming.

Legge til eller redigere tekst i en tekstboks

Når du legger til eller redigere tekst i en tekstboks, kan du arbeide med data i en tekst eller lang tekst (notat)-feltet. Når du fortsetter, må du huske at du kan angi en lang tekst-feltet (eller kontrollen som er bundet til feltet lang tekst) støtter rik tekstformatering, og du kan bruk forskjellige skrifter, størrelser, stiler og farger på teksten.

Redigere tekst i en tekstboks

  • Plasser markøren i tekstboksen, og endre dataene. Husk at du ikke kan utføre beregninger av tall i en tekst eller lang tekst (Memo) felt.

Bruke rik tekstformatering

Merknad: Du kan følge disse trinnene bare når en tekstboks er bundet til et felt for lang tekst (Memo). Se trinnene i Visningsegenskaper for et tabellfelttidligere i denne artikkelen.

  1. Velg feltet lang tekst (Memo) med skjemaet åpent i skjema-eller oppsettvisning eller tabellen er åpen i dataarkvisning.

  2. I kategorien Hjem i Skrift-gruppen bruke knappene og menyene til å formatere teksten.

    Båndet i Access

    Du kan bruke forskjellige skrifter og størrelser, gjøre teksten fet eller kursiv, endre farger og så videre.

Skrive inn data ved hjelp av en liste

Du kan bruke lister i skjemaer og i tabeller og spørringer resultatsett åpen i dataarkvisning, et rutenett som ligner på et Excel-regneark.

Når du bruker en liste i et skjema, kan du se en kombinasjonsboks eller en listekontroll. Disse tallene viser en kombinasjonsboks og listebokskontroll henholdsvis.

En tom oppslagsliste

En grunnleggende listekontroll i et skjema

Når du bruker en liste i en tabell eller spørring resultatsettet, bruker Access en kombinasjonsboks som standard.

I tillegg kan lister støtter flere verdier. Hvis du ser en liste med en avmerkingsboks ved siden av hvert listeelement, kan du velge opptil 100 elementer i listen. Lister for flere verdier som du kan opprette uten programmering kan løse vanlige problemer med business. Tenk deg at du bruker en Access-database til å spore kundestøtteproblemer. Hvis du må tilordne flere personer til et problem, kan du bruke en liste med flere verdier. Disse tallene viser vanlige lister med flere verdier.

En rullegardinliste for avmerkingsbokser i åpen status.   En liste for avmerkingsbokser.

Du kan også redigere elementene i en liste. Hvis du eller din databaseutforming aktiverer kommandoen, kan du legge til, endre og fjerne listeelementer direkte fra listen. Databasen designere kan imidlertid velge å deaktivere kommandoen, slik at den ikke kan være tilgjengelig for alle databaser.

Trinnene i de følgende avsnittene forklarer hvordan du bruker og redigere lister.

Velge elementer fra en rullegardinliste

  1. Åpne skjemaet, tabellen eller spørringsresultatsett som inneholder listen.

    Merknad: Du må åpne skjemaer i skjemavisning eller oppsettvisning. Du må åpne tabeller og spørringsresultatsett i dataarkvisning.

  2. Klikk pil ned ved siden av listen, og velg deretter elementet du vil ha.

  3. Hvis du vil lagre valget i databasen, kan du flytte markøren til et annet felt.

Velge elementer fra en liste

  1. Åpne skjemaet som inneholder listen.

  2. Rull nedover i listen over elementer i listen, og velg elementet du vil ha.

  3. Hvis du vil lagre valget i databasen, kan du flytte markøren til et annet felt.

Velge elementer fra en merket rullegardinliste

  1. Åpne skjemaet, tabellen eller spørringsresultatsett som inneholder listen.

    Merknad: Du kan bruke avmerkingsboksen rullegardinlister i skjemaer, tabeller og spørringsresultatsett. Hvis du vil gjøre dette, må du åpne skjemaer i skjemavisning eller Bla gjennom-visning, og du må åpne tabeller og spørringsresultatsett i dataarkvisning.

  2. Klikk pil ned ved siden av listen.

  3. Velg opptil 100 avmerkingsbokser, og klikk deretter OK.

Velge elementer fra en liste for avmerkingsbokser

  1. Åpne skjemaet som inneholder listen.

    Merknad: Du må åpne skjemaet i skjemavisning eller Bla gjennom-visning.

  2. Klikk pil ned ved siden av listen.

  3. Velg opptil 100 avmerkingsbokser, og klikk deretter OK.

Redigere elementene i en liste

Merknad: Du kan redigere alle typer lister i et skjema, en tabell eller et spørringsresultatsett. Husk at du må åpne skjemaer i skjemavisning eller Bla gjennom-visning, og du må åpne tabeller og spørringsresultatsett i dataarkvisning. Husk også at databaseutforming eller IT-avdelingen kan deaktivere denne kommandoen, så det kanskje ikke tilgjengelig i det hele tatt tid.

  1. Åpne skjemaet, tabellen eller spørringsresultatsett som inneholder listen.

  2. Høyreklikk listen du vil redigere, og klikk deretter Rediger listeelementer.

    Det vises en dialogboks eller et dataregistreringsskjema. Skjermbildet som vises, avhengig av listetypen du vil redigere. Access bruker to grunnleggende typer lister, verdi og liste over oppslag. Verdien lister viser et sett av elementer som du angir manuelt og oppslagslister Bruk en spørring til å hente data fra én eller flere tabeller. Gjør ett av følgende.

    • Hvis du redigerer en verdiliste, bruke dialogboksen Rediger listeelementer til å redigere listedata, og klikk deretter OK når du er ferdig.

    • Hvis du redigerer en oppslagsliste, vises et dataregistreringsskjema. Bruk dette skjemaet til å redigere listedata.

Til toppen av siden

Redigere elementene i et oppslagsfelt

Et oppslagsfelt viser en liste med data som brukere kan bruke til å velge én eller flere elementer. Du kan opprette to typer oppslagslister.

  • Verdien viser    Disse inneholder et hardkodede sett med verdier som du angir manuelt. Verdiene som er plassert i egenskapen Radkilde for oppslagsfeltet.

  • Oppslag lister    Disse bruker en spørring til å hente verdier fra en annen tabell. Radkilde-egenskapen for feltet inneholder en spørring i stedet for en hardkodede liste med verdier.

Som standard viser Access oppslagsdata i en rullegardinliste, men du kan angi en listekontroll. En rullegardinliste åpnes for å presentere listen, og den lukkes når du har gjort et valg. En listeboks derimot forblir åpen hele tiden.

Du kan kjøre kommandoen Rediger listeelementer, eller du kan redigere dataene direkte i egenskapen Radkilde eller kildetabellen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker kommandoen Rediger listeelementer, kan du se angi data ved hjelp av en liste, tidligere i denne artikkelen. Trinnene i denne delen forklarer hvordan du redigerer elementene direkte i egenskapen Radkilde eller kildetabellen. Prosessen følger flere hovedtrinnene.

  • Identifiser oppslagsfeltet. Du kan følge en litt annerledes prosess når du arbeider med et skjema enn med en tabell.

  • Identifisere hva slags type oppslagsfelt – en verdiliste eller en oppslagsliste. Hvis du bruker en oppslagsliste, identifisere kildetabellen som inneholder dataene for oppslagsfeltet.

  • Redigere elementene i verdilisten.

    -eller-

    Åpne kildetabellen for oppslagslisten og redigere dataene i tabellen.

Identifisere oppslagsfelt fra et skjema

  1. Høyreklikk skjemaet i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.

    -eller-

    Hvis skjemaet allerede er åpen, kan du høyreklikke skjemakategorien og klikker Utformingsvisning på hurtigmenyen.

    – eller –

    Klikk Vis for å veksle mellom visningene som er tilgjengelige i visning-gruppen i kategorien Hjem. Du kan eventuelt klikker du pilen under visning, og velg deretter ett av de tilgjengelige visningene på menyen..

    Båndet i Access

  2. Høyreklikk eller kombinasjonsboksen listebokskontroll, og klikk Egenskaper.

  3. Klikk kategorien alle på egenskapsarket, og Finn egenskapene Radkildetype og Radkilde. Egenskapen Radkildetype skal inneholde Verdiliste eller Tabell/spørring, og egenskapen Radkilde må inneholde en liste over elementer atskilt med semikolon eller en spørring. Utvid om nødvendig egenskapssiden slik at du kan lese listen over elementer eller spørringen.

    Verdilisten bruker vanligvis denne grunnleggende syntaksen: "element";" element";" elementet"

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer som er omsluttet av doble anførselstegn og atskilt med semikolon.

    Utvalgsspørringer bruker denne grunnleggende syntaksen: Velg [navn_på_tabell_eller_spørring]. [ feltnavn] fra [navn_på_tabell_eller_spørring].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (SELECT og FROM). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig poeng å huske: SELECT-setninger kan ikke inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om de inneholder navnet på minst ett felt. Alle fra setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Dette er tilfelle, du kan alltid finne kildetabellen eller kildespørringen for et oppslagsfelt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdiliste, kan du redigere elementene i listen. Kontroller at du omgir hvert element med doble anførselstegn, og skill hvert element med semikolon.

    • Hvis spørringen i oppslagslisten refererer til en annen spørring, i navigasjonsruten, åpner du den andre spørringen i utformingsvisning (Høyreklikk spørringen og klikker Utformingsvisning ). Noter deg navnet på tabellen som vises i den øvre delen av Spørringsutforming, og gå deretter til neste trinn.

      -eller-

      Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen, og gå til neste trinn.

  5. Dobbeltklikk tabellen i navigasjonsruten for å åpne den i dataarkvisning, og deretter Rediger listeelementene etter behov.

Identifisere oppslagsfelt fra en tabell

  1. Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.

  2. Klikk i den øvre delen av utformingsrutenettet for spørringen, i kolonnen Datatype eller Plasser fokus på tekst, tall, eller Ja/Nei-felt.

  3. Klikk kategorien Oppslag i den nedre delen av utformingsrutenettet for tabellen, og ser deretter på egenskapene Radkildetype og Radkilde.

    Egenskapen Radkildetype må lese Verdiliste eller Tabell/spørring. Egenskapen Radkilde må inneholde en verdiliste eller en spørring.

    Verdilisten bruker denne grunnleggende syntaksen: "element";" element";" elementet"

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer som er omsluttet av doble anførselstegn og atskilt med semikolon.

    Utvalgsspørringer bruker vanligvis denne grunnleggende syntaksen: Velg [navn_på_tabell_eller_spørring]. [ feltnavn] fra [navn_på_tabell_eller_spørring].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (SELECT og FROM). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig poeng å huske: SELECT-setninger kan ikke inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om de inneholder navnet på minst ett felt. Alle fra setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Dette er tilfelle, du kan alltid finne kildetabellen eller kildespørringen for et oppslagsfelt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdiliste, kan du redigere elementene i listen. Kontroller at du omgir hvert element med doble anførselstegn, og skill hvert element med semikolon.

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en annen spørring, i navigasjonsruten, åpner du den andre spørringen i utformingsvisning (Høyreklikk spørringen og klikker Utformingsvisning ). Noter deg navnet på tabellen som vises i den øvre delen av Spørringsutforming, og gå deretter til neste trinn.

      -eller-

      Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen, og gå til neste trinn.

  5. Dobbeltklikk tabellen i navigasjonsruten for å åpne den i dataarkvisning, og deretter Rediger listeelementene etter behov.

Til toppen av siden

Skriv inn tomme strenger

Access lar deg til å skille mellom to typer tomme verdier: nullverdier og tomme strenger. Nullverdier angir en ukjent verdi, og tomme strenger angir felt som inneholder et mellomrom. Hvis du for eksempel anta at du har tabellen med kundedata, og denne tabellen inneholder et tall telefaks-felt. Du kan la feltet stå tomt hvis du er usikker på kundens faksnummer. I så fall å la feltet stå tomt setter inn en nullverdi, noe som betyr at du ikke vet hva verdien er. Hvis du senere finner ut at kunden ikke har en faksmaskin, kan du angi en tom streng i feltet for å indikere at du vet at det er ingen verdi.

Merknad: Husk at du kan opprette en egenskap som hindrer at felt godtar nullverdier. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du angir egenskapen, kan du se hvordan datatyper påvirker måten du skriver inn data, tidligere i denne artikkelen.

  1. Åpne en tabell i dataarkvisning, eller et skjema i skjemavisning eller Bla gjennom-visning.

  2. Velg feltet du vil bruke, og Skriv inn to doble anførselstegn uten mellomrom mellom dem ("").

  3. Flytte markøren til en annen post for å lagre endringene til databasen. Som standard anførselstegnene blir borte.

Til toppen av siden

Legge til poster ved å importere eller koble til data

Du kan importere eller koble til data som er plassert i en rekke kilder, inkludert andre Access-databaser, Excel-arbeidsbøker, tekstfiler og Word-dokumenter og lister på servere som kjører Microsoft SharePoint Services.

Forklarer hvordan du importerer og kobler til disse datakildene dekkes av denne artikkelen. Disse koblingene tar deg til informasjon om import og koble til data.

Til toppen av siden

Metoder for å spare tid når du registrerer data

Access tilbyr en rekke måter å gjøre posten dataprosess raskere. Fremgangsmåtene i de følgende avsnittene forklarer hvordan du angir en standardverdi for felt og lister i skjemaer og hvordan du bruker hurtigtaster til å gjenbruke verdier når du sorterer data.

Angi en standardverdi for et felt eller en kontroll

Hvis et stort antall poster deler samme verdi for et gitt felt, for eksempel en by eller land/område, kan du spare tid ved å angi en standardverdi for kontrollen som er bundet til dette feltet. Når du åpner skjemaet, eller Opprett en ny post, vises standardverdien i denne kontrollen som standard.

Angi en standardverdi for en kontroll

  1. Åpne skjemaet i utformingsvisning.

  2. Høyreklikk kontrollen du vil bruke, og klikk deretter Egenskaper.

  3. Angi Standardverdi-egenskapen til verdien du ønsker i kategorien Data.

  4. Gjenta trinn 1-3 for å angi en ny standardverdi.

Angi en annen verdi

  • Hvis en verdi i en tekstboks, skriver du inn nye data. Du kan overskrive en standardverdi når som helst.

    – eller –

  • For en verdi i en liste, velger du en ny verdi fra listen.

Gjenbruke verdier når du sorterer

Når du flytter mellom poster, må du kanskje sortere hver post med samme verdi. Når du gjør, kan du spare tid ved hjelp av hurtigtaster Gjenta som sortere verdi. Hvis du for eksempel anta at du sortere lister over ordrer etter produkttypen. I den første posten må du skrive inn myke Drinker å sortere ordrer der kunder har kjøpt myke Drinker. Når du flytter til neste post, kan du kopiere og bruke denne sorteringsverdien.

Merknad: Denne fremgangsmåten forutsetter at du har et skjema åpent i skjemavisning.

  1. Gå til felt som bruker verdien fra det tilsvarende feltet i forrige post på nytt.

  2. Trykk CTRL +' (apostrof).

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×