Lage og bruke policyer for informasjonsbehandling

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Policyer for informasjonsbehandling kan organisasjonen til å kontrollere hvor lang tid å beholde innhold, til å overvåke personer gjøre med innholdet og legge til strekkoder eller etiketter i dokumenter. En policy kan hjelpe deg med å overholde samsvar med juridiske og statlige forskrifter eller interne forretningsprosesser. Som administrator, kan du konfigurere en policy til å kontrollere hvordan du sporer dokumenter og hvor lenge vil beholde dokumenter.

Du kan opprette en informasjon management policyen kan på tre ulike plasseringer i områdehierarkiet, fra den største til den smaleste:

  • Opprette en policy du bruker på flere innholdstyper i en områdesamling.

  • Opprette en policy for en områdeinnholdstype.

  • Opprette en policy for en liste eller et bibliotek.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innføring i policyer for informasjonsbehandling.

Opprette en policy for flere innholdstyper i en områdesamling

For å sikre at en policy for brukes på alle dokumenter av en bestemt type i en områdesamling, bør du vurdere å opprette policyen på områdesamlingsnivå og deretter Angi policyen for innholdstyper. Dette kalles policyer for områdesamling.

  1. På hjemmesiden for områdesamlingen > Innstillinger for Knappen SharePoint 2016-innstillinger på tittellinjen. > Innstillinger for område.

    I et SharePoint gruppe-tilkoblede område, klikker du Innstillinger, klikk Områdeinnhold og klikk deretter Innstillinger for område.

  2. På siden Innstillinger for område under Administrasjon av områdesamling > Innhold Type policymaler.
    Koblingen Policymal for innholdstype på siden Nettstedinnstillinger

  3. På siden policyer > Opprett.

  4. Skriv inn et navn og beskrivelse for policyen, og Skriv en kort policyutsagnet som forklarer brukerne hva policyen er for.

  5. Se neste del om å opprette policyer for en områdeinnholdstype å lære hvordan du konfigurerer funksjonene du vil knytte til policyen.

  6. Velg OK.

Opprette en policy for en innholdstype for område

Legge til en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype, gjør det enkelt å knytte policyfunksjoner til flere lister eller biblioteker. Du kan velge å legge til en eksisterende policy for informasjonsbehandling for en innholdstype eller opprette en unik policy som er spesifikk for en individuell innholdstype.

Du kan også legge til en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype som er spesifikk for lister. Dette har effekten av å bruke policyen bare for elementer i listen som bruker innholdstypen.

  1. På hjemmesiden for områdesamlingen > Innstillinger for Knappen SharePoint 2016-innstillinger på tittellinjen. > Innstillinger for område.

    I et SharePoint gruppe-tilkoblede område, klikker du Innstillinger, klikk Områdeinnhold og klikk deretter Innstillinger for område.

  2. På siden Innstillinger for område under Gallerier for webdesigner > innholdstyper for område.
    Koblingen Innholdstyper for nettsted på siden med innstillinger for nettsted

  3. Velg innholdstypen du vil legge til en policy på siden Innstillinger for område innhold Type.

  4. På siden innholdstype for område under Innstillinger > Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.

  5. Skriv inn et navn og beskrivelse for policyen på Rediger Policy-siden, og Skriv en kort beskrivelse som forklarer brukerne hva policyen er for.

  6. Velg de individuelle policyfunksjonene som du vil legge til policyen for informasjonsbehandling i de neste delene.
    Typer innholdspolicyer

  7. Hvis du vil angi en oppbevaringsperiode for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, velg Aktiver oppbevaring, og deretter angir du oppbevaringsperiode og handlingene du vil at skal skje når elementene utløper.

    Angi en oppbevaringsperiode

1.

Velg Legg til en oppbevaringsfase for oppføringer...

2.

Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe. Gjør ett av følgende:

  • Angi utløpsdato basert på en datoegenskap, under hendelse > dette trinnet er basert på en datoegenskap på elementet, og velg deretter handlingen dokument eller element (for eksempel opprettet eller endret) og angir hvor lenge etter denne handlingen (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe.

  • For å bruke en egendefinert formel for oppbevaring for å angi utløp, velger du angitt av en egendefinert formel for oppbevaring installert på serveren.

Merknad: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er angitt av administratoren.

3.

Starte en arbeidsflyt-alternativet er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for listen, biblioteket eller innholdstypen som allerede har en arbeidsflyt tilknyttet. Deretter får du et valg for arbeidsflyter å velge mellom.

4.

I delen Regelmessighet, velger du Gjenta fasen... og angi hvor ofte du vil handlingen skal oppstår på nytt.

Merknad: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte kan gjentas. Du kan for eksempel angi regelmessighet for handlingen Slette for godt.

5.

Velger OK.

  1. Hvis du vil aktivere overvåking for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, velg Aktiver overvåking, og angi deretter hendelsene du vil overvåke.

    Aktivere sporing av endringer

1.

På fanen Rediger Policy-siden under Overvåking > aktivere overvåking , og velg deretter avmerkingsboksene ved siden av hendelsene du vil beholde setningen for. Spor et overvåkingslogg

2.

Be brukerne setter inn disse strekkodene i dokumenter Velg Ber brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift .

3.

Velg OK å bruke funksjonen overvå policyen.

Funksjonen overvåking policyen kan organisasjoner til å opprette og analysere overvåkingsspor for dokumenter og listeelementer som oppgavelister, Problemlister, diskusjonsgrupper og kalendere. Denne policyfunksjonen overvåkingslogg en som registrerer hendelser, for eksempel når innhold vises, redigeres eller slettes.

Når sporing av endringer er aktivert som en del av en policy for informasjonsbehandling, kan administratorer vise overvåkingsdataene i bruksrapporter for policy som er basert i Microsoft Excel, og som oppsummere gjeldende bruk. Administratorer kan bruke disse rapportene til å bestemme hvordan informasjonen brukes i organisasjonen. Disse rapportene kan også hjelpe organisasjoner å bekrefte og dokumentere deres forskrifter eller for å undersøke potensielle problemer.

Følgende informasjon registreres i overvåkingsloggen: navn på hendelsen, dato og klokkeslett på hendelsen, og systemnavnet på brukeren som utførte handlingen.

  1. Når strekkoder er aktivert som en del av en policy, kan de er lagt til dokumentegenskaper og vises i topptekstområdet på dokumentet som strekkoden er brukt. Som for eksempel dataetiketter, kan strekkoder også manuelt fjernes fra et dokument. Du kan angi om brukere skal bli bedt om å inkludere strekkoden når de skriver ut eller lagre et element, eller hvis strekkoden skal settes inn manuelt ved hjelp av kategorien Sett inn i 2010 Office-versjonen programmer.

    Slik aktiverer du strekkoder

1.

På Rediger Policy-siden, under strekkoder > Aktiver strekkoder.

2.

Hvis du vil ber brukerne om å sette inn disse strekkodene i dokumenter, velger du Ber brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift.

3.

Velg OK for å bruke strekkodefunksjonen i policyen.

Strekkodepolicyen genererer kode 39 standard strekkoder. Strekkodebilde av hver inneholder tekst under strekkodesymbolet som representerer strekkodeverdien. Dette gjør at strekkodedata som skal brukes selv når maskinvare for skanning ikke er tilgjengelig. Brukere kan manuelt skrive strekkodenummeret i søkeboksen for å finne elementet på et område.

  1. Hvis du vil kreve at dokumenter som er underlagt denne policyen ha etiketter, velg Aktiver etiketter, og angi deretter innstillingene du vil bruke for etikettene.

    Slik aktiverer du etikettene

1.

Hvis du vil kreve at brukerne å legge til en etikett i et dokument, velger du Ber brukerne om å sette inn en etikett før lagring eller utskrift.

Merknad: Hvis du vil ha etiketter er valgfri, ikke Merk denne avmerkingsboksen.

2.

Hvis du vil låse en etikett slik at den ikke kan endres etter at den er satt inn, velger du forhindre endringer i etiketter når de er lagt til.

Denne innstillingen forhindrer etiketteksten oppdaterer når etiketten er satt inn i et element i en klientprogrammet for eksempel Word, Excel eller PowerPoint. Hvis du vil at etiketten skal oppdateres når egenskapene for dokumentet eller elementet oppdateres, ikke Merk denne avmerkingsboksen.

3.

Skriv inn teksten for etiketten slik du vil det skal vises i Etikett-boksen. Etiketter kan inneholde opptil 10 kolonnereferanser, hver av dem kan bestå av opptil 255 tegn. Hvis du vil opprette formatet for etiketten, gjør du følgende:

Skriv inn navnene på kolonnene som du vil inkludere i etiketten i rekkefølgen du vil de skal vises. Sett kolonnenavn i klammeparenteser ({}), som vist i eksemplet på Rediger Policy-siden.

Skriv inn ord for å identifisere kolonnene utenfor parentesene, som vist i eksemplet på Rediger Policy-siden.

4.

Hvis du vil legge til et linjeskift, angi \n der du vil at linjeskiftet skal vises.

5.

Velg skriftstørrelsen og stilen du vil bruke, og angi om du vil at etiketten skal plasseres til venstre, midterste eller høyre i dokumentet.

Velg en skrift og stil som er tilgjengelige på brukernes datamaskiner. Størrelsen på skriften påvirker hvor mye tekst kan vises på etiketten.

6.

Skriv inn høyden og bredden på etiketten. Etiketthøyde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer og etikettbredde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer. Etikettekst midtstilles alltid loddrett innenfor etikett-bilde.

7.

Velg Oppdater å forhåndsvise etikett-innhold.

  1. Velg OK.

Opprette en policy for en liste, bibliotek eller mappe (basert på sted oppbevaringspolicy)

Du kan definere en oppbevaringspolicy som gjelder bare for en bestemt liste, bibliotek eller mappe. Imidlertid Hvis du oppretter en oppbevaringspolicy på denne måten, må du bruke denne policyen på andre lister, biblioteker, mapper eller nettsteder på nytt ikke, og du kan ikke bruke en policy for områdesamling i en policy for plasseringen basert.

Hvis du vil bruke en enkelt oppbevaringspolicy til alle typer innhold på ett sted, bør du mest sannsynlig bruke basert på sted oppbevaring. I de fleste andre tilfeller vil du vil Kontroller at det er angitt en oppbevaringspolicy for alle innholdstyper for område.

Undermappene arver oppbevaringspolicy for overordnet, med mindre du velger å bryte arv og definere en ny oppbevaringspolicy på underordnet nivå.

Hvis du vil definere en policy for informasjonsbehandling enn oppbevaring i en liste eller bibliotek, må du definere en policy for informasjonsbehandling for hver enkelt listeinnholdstype som er knyttet til listen eller biblioteket.

Hvis du vil bytte fra innholdstypen til sted-baserte policyer for en liste eller bibliotek på et punkt, brukes bare oppbevaringspolicy som policyen basert på sted. Alle andre policyer for informasjonsbehandling (revisjoner, strekkoder og strekkoder) vil arves fra de tilknyttede innholdstypene.

Plasseringen basert policyer kan deaktiveres for en områdesamling ved å deaktivere funksjonen bibliotek og mappe basert oppbevaring. Dette gjør det mulig for administratorer for områdesamling å sikre at policyer for innholdstype ikke overstyres av en Listeadministrator plasseringen basert policyer.

Du må ha minst tillatelsen Behandle lister til å endre innstillinger for policy for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek.

  1. Gå til listen eller biblioteket du vil angi en policy for informasjonsbehandling.

  2. Velg kategorien bibliotek eller liste på båndet > Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

    Klikk Innstillinger i SharePoint Online, og klikk deretter Listeinnstillinger eller bibliotekinnstillinger.

  3. Under tillatelser og behandling > Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.
    Kobling til policyer for informasjonsbehandling på innstillingssiden for dokumentbibliotek

  4. Kontroller at kilden for oppbevaring for listen eller biblioteket er satt til bibliotek og mapper på siden Innstillinger for Policy for informasjonsbehandling.

    Hvis Innholdstypen vises som kilde, klikk Endre kilde, og klikk deretter bibliotek og mapper. Du blir varslet om at innholdstypen oppbevaringspolicyer ignoreres. Velg OK.

  5. På Rediger Policy-siden, under Biblioteket basert oppbevaring tidsplan, angir du en kort beskrivelse av policyen du oppretter.

  6. Velg Legg til en oppbevaringsfase...

    Legg merke til at under poster, kan du velge å definere ulike oppbevaringspolicyer for poster ved å velge Definer ulike oppbevaring stadier for alternativet poster.

  7. Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe i dialogboksen for Stage egenskaper. Gjør ett av følgende:

    • Angi utløpsdato basert på en datoegenskap, under hendelse > dette trinnet er basert på en datoegenskap på elementet, og velg deretter handlingen dokument eller element (for eksempel opprettet eller endret) og angir hvor lenge etter denne handlingen (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe.

    • For å bruke en egendefinert formel for oppbevaring for å angi utløp, velger du angitt av en egendefinert formel for oppbevaring installert på serveren.

      Merknad: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er angitt av administratoren.

    • Angi hva du vil skal skje når dokumentet eller elementet utløper under handling. Hvis du vil aktivere en bestemt handling skal skje til dokument eller element (for eksempel sletting), velg en handling fra listen.

  8. Starte en arbeidsflyt-alternativet er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for listen, biblioteket eller innholdstypen som allerede har en arbeidsflyt tilknyttet. Deretter får du et valg for arbeidsflyter å velge mellom.

  9. Under Regelmessighet, velger du Gjenta fasen... og angi hvor ofte du vil handlingen skal oppstår på nytt.

    Merknad: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte kan gjentas. Du kan for eksempel angi regelmessighet for handlingen Slette for godt.

  10. Velg OK.

Bruke en policy for områdesamling for en innholdstype

Hvis du allerede er opprettet policyer for informasjonsbehandling for området som policyer for områdesamling, kan du bruke én av policyene for en innholdstype. Gjør dette, kan du bruke samme policy for flere innholdstyper i en områdesamling som ikke deler samme overordnet innholdstype.

Hvis du ønsker å bruke policyer for flere innholdstyper i en områdesamling, og du har en forvaltede Metadata tjeneste konfigurert, kan du bruke innholdstypepublisering til å publisere ut policyer informasjonsbehandling til flere områdesamlinger. Se bruke en policy for innholdstyper på tvers av områdesamlinger for mer informasjon.

  1. Gå til listen eller biblioteket som inneholder innholdstypen du vil bruke en policy.

  2. Velg kategorien bibliotek eller liste på båndet > Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

    Klikk Innstillinger i SharePoint Online, og klikk deretter Listeinnstillinger eller bibliotekinnstillinger.

  3. Under tillatelser og behandling > Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.
    Kobling til policyer for informasjonsbehandling på innstillingssiden for dokumentbibliotek

  4. Kontroller at policykilden er satt til Innholdstyper, og under Innhold Type policyer Velg innholdstypen du vil bruke til policy.

  5. Under Angi policyen > Bruk en policy for områdesamling, og velg policyen du vil bruke, fra listen.

    Merknad: Hvis alternativet Bruk en policy for områdesamling ikke er tilgjengelig, definert ikke noen policyer for områdesamling for områdesamlingen.

  6. Velg OK.

    Hvis listen eller biblioteket du arbeider med støtter behandling av flere innholdstyper, kan du velge innholdstypen du vil angi en policy for informasjonsbehandling under Innholdstyper . Dette kommer du direkte til trinn 5 ovenfor.

Bruke en policy på tvers av områdesamlinger

Dele innholdstyper på tvers av områdesamlinger ved hjelp av et tjenesteprogram for forvaltede Metadata for å konfigurere innholdstypepublisering. Publisering av innholdstype lar deg behandle innhold og metadata konsekvent på tvers av områdene dine fordi innholdstyper kan opprettes og oppdatert sentralt, og oppdateringer kan publiseres ut på flere abonnementer områdesamlinger eller webprogrammer.

Opprette en mal fra en eksisterende policy til å bruke på tvers av områdesamlinger

Du kan definere en policy for informasjonsbehandling og opprette en mal fra den for å bruke etter behov på tvers av flere områdesamlinger. Denne metoden kan brukes hvis du vil ha en sikkerhetskopi av informasjonspolicyer for, eller den kan også brukes som en alternativ metode til å bruke publisering av innholdstype for å bruke en policy på tvers av områdesamlinger. Du oppretter en mal eller en sikkerhetskopi av policyen ved å eksportere policyen fra én områdesamling og deretter importere den til en lagret plassering eller til en annen områdesamling.

Viktig: Hvis du bruker eksport/import-funksjonen til å gjøre et sett med maler for gruppepolicy, Husk at det finnes en unik identifikator i policyen XML-filen. På grunn av dette kan importere du ikke policyen til et område mer enn én gang uten å endre identifikatoren.

Eksportere en policy

  1. Velg Innstillinger Lite tannhjulsymbol som erstatter Innstillinger for område. på hjemmesiden for områdesamlingen > Innstillinger for område.

    I et SharePoint gruppe-tilkoblede område, klikker du Innstillinger, klikk Områdeinnhold og klikk deretter Innstillinger for område.

  2. På siden Innstillinger for område under Administrasjon av områdesamling > Innhold Type policymaler.
    Koblingen Policymal for innholdstype på siden Nettstedinnstillinger

  3. Velg policyen du vil eksportere > Bla til bunnen > Eksporter.

  4. Ved ledeteksten for å lagre eller åpne filen, velg Lagre, og velg deretter en plassering for lagring av filen til. Pass på å velge en plassering som er tilgjengelig for områdesamlingene som importerer policyen.

  5. Når dialogboksen nedlastingen er fullført vises, velger du Lukk.

Importere en policy til en annen områdesamling

Importere en policy for informasjonsbehandling kan du bruke den på flere innholdstyper på område- eller nivå i en angitt områdesamling. Fordelene ved å gjøre dette er tosidig: du trenger ikke å definere på nytt og bruke policyen for hver innholdstype, og du kan behandle policyendringer enklere ved å gjøre endringer i policyen i bare ett sted.

  1. Velg Innstillinger Lite tannhjulsymbol som erstatter Innstillinger for område. på hjemmesiden for områdesamlingen der du vil bruke policyen > Innstillinger for område.

    I et SharePoint gruppe-tilkoblede område, klikker du Innstillinger, klikk Områdeinnhold og klikk deretter Innstillinger for område.

  2. På siden Innstillinger for område under Administrasjon av områdesamling > Innhold Type policymaler.

  3. På siden policyer > Importer > Bla gjennom til å finne XML-filen for policyen.

  4. Velg XML-filen der policyen er lagret > Åpne.

  5. På siden Importer en Policy for områdesamling siden > Importer for å legge til policyen i områdesamlingen.

Importerte policyen kan nå brukes på én eller flere typer innhold på området eller listen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×