Lære strukturen i en Access-database

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Det å bli kjent med tabellene, skjemaene, spørringene og andre objekter i en database kan gjøre det lettere å utføre et stort antall oppgaver, som eksempelvis å skrive inn data i et skjema, legge til eller fjerne tabeller, finne og erstatte data og kjøre spørringer.

Denne artikkelen inneholder en grunnleggende oversikt over strukturen i Microsoft Office Access-database. Access inneholder flere verktøy du kan bruke til å gjøre deg kjent med strukturen i en bestemt database. Denne artikkelen forklarer også hvordan, når og hvorfor du bruker hvert enkelt verktøy.

Hva vil du gjøre?

Forstå grunnleggende i en Access-database

Se detaljer om objektene i en database

Utforske en tabell i utformingsvisning

Se relasjoner mellom tabeller

Se hvordan objekter bruker andre objekter

Forstå grunnleggende i en Access-database

En database er en samling av informasjon som er relatert til et bestemt emne eller formål, for eksempel sporing av kundeordrer eller vedlikehold av en musikksamling. Hvis databasen ikke er lagret på en datamaskin, eller bare deler av den er det, er det mulig du må spore informasjon fra en rekke kilder, som du så må koordinere og organisere.

Anta for eksempel at telefonnumrene til leverandørene dine er lagret på forskjellige steder: I en kortfil som inneholder leverandørens telefonnumre, i produktinformasjonsfiler i et arkivskap og i et regneark som inneholder bestillingsinformasjon. Skulle telefonnummeret til en leverandør endres, må du kanskje oppdatere denne informasjonen på tre ulike steder. Med en velutformet Access-database lagres telefonnummeret bare én gang, slik at du trenger bare å oppdatere informasjonen på ett sted. Resultatet av dette er at når du oppdaterer en leverandørs telefonnummer, blir det oppdatert automatisk overalt hvor du bruker det i databasen.

Access-databasefiler

Du kan bruke Access til å administrere all informasjon i én fil. I en Access-databasefil kan du bruke:

  • Tabeller til å lagre all data.

  • Spørringer for å finne og hente frem kun de dataene du ønsker.

  • Skjemaer til å vise, legge til og oppdatere data i tabeller.

  • Rapporter til å analysere eller skrive ut data i et bestemt oppsett.

Data fra tabeller brukt i en spørring, skjema og rapport

1. Lagre data én gang i én tabell, men vis dataene fra flere plasseringer. Når du oppdaterer dataene, blir den automatisk oppdatert overalt hvor den vises.

2. Hente data ved hjelp av en spørring.

3. Vise eller skrive inn data ved hjelp av et skjema.

4. Vise eller skrive ut data ved hjelp av en rapport.

Alle disse elementene, tabellene, spørringene, skjemaer og rapportene, er databaseobjekter.

Merknad: Enkelte Access-databaser inneholder koblinger til tabeller som er lagret i andre databaser. Du kan for eksempel ha en Access-database som inneholder bare tabeller, og en annen Access-database som inneholder koblinger til disse tabellene, samt spørringer, skjemaer og rapporter som er basert på de koblede tabellene. I de fleste tilfeller spiller det ingen rolle om en tabell er en koblet tabell eller om den er lagret i databasen.

Tabeller og relasjoner

Hvis du vil lagre dataene, kan du opprette én tabell for hver type informasjon som du sporer. Dette kan være informasjon av typen kundeinformasjon, produkter og bestillingsdetaljer. Hvis du vil hente dataene fra flere tabeller sammen i en spørring, et skjema eller i en rapport, definerer du forholdet mellom tabellene.

Data lagret i tabeller sammenføyd ved beslektede felt

1. Kundeinformasjon som en gang fantes i en adresseliste, tilhører nå Kunder-tabellen.

2. Ordreinformasjon som en gang fantes i et regneark, tilhører nå Ordrer-tabellen.

3. En unik ID, som for eksempel en kunde-ID, skiller en oppføring fra en annen i en tabell. Ved å legge til én tabell sitt unike ID-felt til en annen tabell, og definere et forhold mellom de to feltene, kan Access sammenligne relaterte oppføringer fra begge tabellene, slik at du kan koble dem sammen i et skjema, en rapport eller en spørring.

Spørringer

En spørring kan hjelpe deg med å finne, og hente data som oppfyller de betingelsene du angir – inkludert data fra flere tabeller. Du kan også bruke en spørring til å oppdatere eller slette flere oppføringer samtidig, og utføre forhåndsdefinerte eller egendefinerte beregninger på dataene.

En spørring som returnerer resultater fra forskjellige tabeller

1. Kunder-tabellen har informasjon om kundene.

2. Ordrer-tabellen har informasjon om kundeordrer.

3. Denne spørringen henter dataene ordre-ID og obligatorisk dato fra Ordrer-tabellen, og dataene firmanavn og by fra Kunder-tabellen. Spørringen returnerer bare ordrene som var bestilt i april, og bare for kunder som er lokalisert i Oslo.

Skjemaer

Du kan bruke et skjema for enkelt å vise, skrive inn og endre data én rad om gangen. Du kan også bruke et skjema for å utføre andre handlinger, som eksempelvis å sende data til et annet program. Skjemaer inneholder vanligvis kontroller som er koblet opp til underliggende felter i tabellene. Når du åpner et skjema, henter Access dataene fra én eller flere av disse tabellene, og viser deretter dataene i det oppsettet du valgte da du opprettet skjemaet. Du kan opprette et skjema ved hjelp av en av Skjema-kommandoene på båndet, skjemaveiviseren, eller opprette et skjema selv i utformingsvisning.

Skjemaer kan hjelpe deg med å vise og skrive inn data

1. En tabell viser mange oppføringer samtidig, men det kan hende du må rulle vannrett for å se alle dataene i en enkelt oppføring. Når du viser en tabell, kan du heller ikke oppdatere data fra flere enn én tabell samtidig.

2. Et skjema fokuserer på én post om gangen, og den kan vise felt fra mer enn én tabell. Skjemaet kan også vise bilder og andre objekter.

3. Et skjema kan inneholde en knapp som du klikker på for å skrive ut en rapport, åpne andre objekter eller på annen måte automatisere oppgaver.

Rapporter

Du kan bruke en rapport til raskt å analysere data, eller til å presentere data på en bestemt måte i utskrift eller i andre formater. Du kan for eksempel sende en kollega en rapport som grupperer data og beregner totalsummer. Eller du kan opprette en rapport med adressedata som er formatert for utskrift av adresseetiketter.

Rapporter som viser formaterte eller beregnede data

1. Bruke en rapport til å lage adresseetiketter.

2. Bruke en rapport til å vise totaler i et diagram.

3. Bruke en rapport til å vise beregnede totalsummer.

Nå som du kjenner til den grunnleggende strukturen for Access-databaser, kan du lese mer for å lære hvordan du bruker de innebygde verktøyene for å utforske en bestemt Access-database.

Til toppen av siden

Se detaljer om objektene i en database

En av de beste måtene å lære om en bestemt database på, er ved å bruke databasedokumentasjonen. Du kan bruke databasedokumentasjonen til å bygge en rapport som inneholder detaljert informasjon om objektene i en database. Du velger først hvilke objekter som skal beskrives i rapporten. Når du så kjører databasedokumentasjon, inneholder rapporten alle data om databaseobjektene som du merket.

  1. Åpne databasen du vil dokumentere.

  2. Klikk Databasedokumentasjon i Analyser-gruppen i Databaseverktøy-fanen.

  3. I dialogboksen Dokumentasjon klikker du fanen som representerer den typen databaseobjekt som du vil dokumentere. Hvis du vil opprette en rapport over alle objektene i databasen, klikker du Alle objekttyper-fanen.

  4. Velg ett eller flere av objektene som er oppført på fanen. Hvis du vil velge alle objektene på en fane, klikker du Merk alle.

  5. Klikk OK.

    Databasedokumentasjon oppretter en rapport som inneholder detaljerte data om hvert av de merkede objektene, og åpner så rapporten i forhåndsvisning. Hvis du for eksempel kjører Databasedokumentasjon mot et skjema for dataregistrering, viser rapporten opprettet av Dokumentasjon egenskapene for skjemaet som en helhet, egenskapene for hver av inndelingene i skjemaet og egenskapene for eventuelle knapper, etiketter, tekstbokser og andre kontroller på skjemaet, pluss eventuelle kodemoduler og brukertillatelser som er knyttet til skjemaet.

  6. Hvis du vil skrive ut rapporten, klikker du Skriv ut i Skriv ut-gruppen i Forhåndsvisning-fanen.

Til toppen av siden

Utforske en tabell i utformingsvisning

Det å åpne en tabell i utformingsvisning gir deg en detaljert titt på tabellens struktur. Du kan for eksempel finne datatypeinnstillingen for hvert felt, finne noen inndatamasker, eller se om tabellen bruker noen oppslagsfelter – altså felter som bruker spørringer til å trekke ut data fra andre tabeller. Denne informasjonen er nyttig fordi datatyper og inndatamasker kan påvirke muligheten til å finne data og kjøre oppdateringsspørringer. Anta for eksempel at du vil bruke en oppdateringsspørring til å oppdatere bestemt felt i en tabell ved å kopiere data fra tilsvarende felter fra en annen tabell. Spørringen vil ikke kjøre hvis det ikke er samsvar mellom datatypene for hvert felt i kilde- og måltabellene.

  1. Åpne databasen du vil dokumentere.

  2. Høyreklikk på tabellen du vil utforske i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  3. Noter navnet på hvert tabellfelt og datatypen som er tilordnet til hvert felt, etter behov.

    Datatypen som er tilordnet til et felt kan begrense størrelsen og typen data som brukere kan skrive inn i et felt. Det kan for eksempel bare være mulig å skrive inn 20 tegn i et tekstfelt, og ikke mulig å skrive inn tekstdata i et felt som er angitt til Tall-datatypen.

  4. Hvis du vil finne ut om et felt er et oppslagsfelt, klikker du på Oppslag-fanen under Feltegenskaper i den nederste delen av utformingsrutenettet for tabellen.

    Et oppslagsfelt viser et sett med verdier (ett eller flere felter, for eksempel for- og etternavn), men lagrer vanligvis et annet sett med verdier (ett felt, for eksempel et numerisk ID). For eksempel kan et oppslagsfelt lagre en ansatt sitt ID-nummer (den lagrede verdien), mens det viser den ansatte sitt navn (den viste verdien). Når du bruker et oppslagsfelt i uttrykk eller i Søk og erstatt-operasjoner, bruker du den lagrede verdien, ikke den viste verdien. Ved å bli kjent med de lagrede og viste verdiene for et oppslagsfelt, kan du sikre at et uttrykk eller en Søk og erstatt operasjon som bruker oppslagsfeltet, fungerer slik du forventer.

    Illustrasjonen nedenfor viser et vanlig oppslagsfelt. Husk at innstillingene som du ser i Radkilde-egenskapen for feltet vil variere.

    Bruke en tabell eller spørring som datakilden for et oppslagsfelt

    Oppslagsfeltet som vises her, bruker en spørring for å hente data fra en annen tabell. Du kan også se en annen type oppslagsfelt, kalt en verdiliste, som bruker en hardkodet liste med valg. Denne illustrasjonen viser en typisk verdiliste.

    Bruke en verdiliste som datakilden for et oppslagsfelt

    Som standard bruker verdilister datatypen Tekst.

    Det er den beste måten å finne oppslags- og verdien lister ved å vise kategorien Oppslag, og deretter klikke oppføringene i Datatype-kolonnen for hvert felt i tabellen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter oppslagsfelt og verdilisten, kan du se opprette et oppslagsfelt.

Til toppen av siden

Vise relasjonen mellom tabeller

Hvis du vil se en grafisk fremstilling av tabellene i en database, feltene i hver tabell, og relasjonene mellom disse tabellene, kan du bruke Relasjonsobjekter-fanen. Relasjonsobjekter-fanen viser et overordnet bilde av tabellen, og relasjonsstrukturen til en database. En viktig informasjon når du må opprette eller endre relasjonen mellom tabellene.

Merknad: Du kan også bruke Relasjonsobjekter-fanen for å legge til, endre eller slette relasjoner.

  • Åpne databasen du vil dokumentere.

  • Klikk relasjoner i Vis/Skjul-gruppen i kategorien Databaseverktøy..

Relasjonsobjekter-fanen vises, og viser deg relasjonene mellom alle tabellene i den åpne databasen.

En relasjon mellom to tabeller

Hvis du vil ha mer informasjon om tabellrelasjoner, kan du se veiledning for tabellrelasjoner.

Til toppen av siden

Vise hvordan objekter bruker andre objekter

Objektavhengigheter-ruten illustrerer hvordan databaseobjekter, for eksempel tabeller, skjemaer, spørringer og rapporter, samhandler med, eller er avhengig av andre objekter.

Du kan bruke Objektavhengigheter-ruten for å unngå å slette postkilder utilsiktet. Anta for eksempel at du har en kvartalsvis ordrespørring i en salgsdatabase, og du ikke lenger trenger spørringen. Før du sletter spørringen, bør du finne ut om noen av de andre objektene i databasen, for eksempel et skjema eller en rapport, bruker spørringen som en datakilde. Deretter kan du enten endre de avhengige objektene for å fjerne referanser til spørringen, eller du kan slette de avhengige objektene sammen med spørringen. Det å vise en komplett liste over avhengige objekter, kan spare deg for tid ved å fjerne behovet for å manuelt å sjekke objektegenskaper, og minimere feil ved å finne detaljer som en manuell gjennomgang kan overse.

Når du skal endre utformingen av et databaseobjekt, vil objektavhengigheter-ruten også være nyttig. Den viser deg hvordan andre objekter vil bli påvirket av endringen i utformingen. Du bør bruke Objektavhengigheter-ruten for å hjelpe deg med å planlegge store endringer i utformingen.

Bruke Objektavhengigheter-ruten

  1. Åpne databasen du vil undersøke.

  2. Velg eller åpne en tabell, et skjema, en rapport eller en spørring i navigasjonsruten.

  3. Klikk Objektavhengigheter i Vis/Skjul-gruppen i kategorien Databaseverktøy.

  4. Hvis du blir bedt om det, klikker du på OK for å oppdatere avhengighetsinformasjonen.

    Objektavhengigheter-ruten vises.

    Objektavhengigheter-ruten

  5. Klikk på Objekter som er avhengige av meg øverst i ruten hvis du vil vise en liste over de objektene som bruker det objektet du valgte i trinn 2. Klikk på Objekter som jeg er avhengig av hvis du vil vise en liste over de objektene som det valgte objektet bruker.

  6. Hvis du vil se avhengighetsinformasjon for et objekt, klikker du på Utvid (+)-ikonet ved siden av objektet. Access viser opptil fire nivåer av avhengigheter for et objekt.

Ha følgende i tankene når du bruker Objektavhengigheter-ruten:

  • Avhengighetsinformasjon er bare tilgjengelig hvis du har tillatelse til å åpne et objekt i utformingsvisning.

  • Ruten viser ikke informasjon for makroer og kodemoduler.

  • Ruten fungerer bare for tabeller, skjemaer, rapporter og spørringer, bortsett fra følgende typer spørringer:

    • Redigeringsspørringer – Spørringer som setter inn, oppdaterer eller sletter data

    • SQL-spørringer, inkludert unionsspørringer, datadefinisjonsspørringer og direktespørringer

    • Delspørringer

      Når det oppstår nestede spørringer i Access, genereres avhengighetsinformasjonen bare for den ytterste spørringen. Denne regelen gjelder også for kildetabellene, og spørringene til spørringenes underdataark, samt oppslagsfelt.

  • Access genererer avhengighetsinformasjon ved å søke etter navnetilordninger som vedlikeholdes av autokorrektur-funksjonen for navn. En funksjon som automatisk retter vanlige feil som oppstår når du endrer navn på skjemaer, rapporter, tabeller, spørringer eller felt, eller kontroller på skjemaer og rapporter. Hvis sporingsinformasjonen om autokorrigering av navn er deaktivert, vil du bedt om å aktivere den før du kan vise informasjon om avhengighet.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×