Lære hvordan du legger til, redigerer eller sletter poster

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Informasjon som du har i en database, lagres i tabeller, som inneholder data om et bestemt emne, for eksempel aktiva eller kontakter. Hver post i en tabell inneholder informasjon om ett element, for eksempel en bestemt kontakt. En post består av felt, for eksempel navn, adresse og telefonnummer. Poster omtales ofte som rader, og felt omtales ofte som kolonner. Microsoft Office Access 2007 lar deg legge til, redigere eller slette poster i en tabell direkte i dataarkvisning. Hvis du har utformet og opprettet en utvalgsspørring, kan du vise og ofte redigere postene direkte i dataarket som er et resultat av kjøringen av spørringen. Du kan også opprette et skjema som er basert på en tabell eller spørring, og deretter bruke skjemaet til å legge til eller redigere poster.

I denne artikkelen

Oversikt

Legge til en ny post

Finne en post for å redigere eller slette

Redigere en eksisterende post

Slette en oppføring

Når lagres data?

Hvordan angre endringer

Oversikt

Når du oppretter en database som er basert på en mal, opprettes de innledende tabellene, spørringene og skjemaene automatisk. Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til, redigerer og sletter poster når du bruker en database som er opprettet fra en av malene i Access.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til, redigerer og sletter poster i en database som ikke er opprettet fra en mal i Access, se de følgende artiklene:

For informasjon om hvordan du bruker funksjonen samle inn og oppdatere Data ved hjelp av e-post, kan du se artikkelen Samle inn data ved hjelp av e-postmeldinger.

Hvis du vil lære hvordan du importerer data i Access, se disse artiklene:

For informasjon om hvordan du legger til et nytt felt eller en kolonne i en tabell, kan du se artikkelen sette inn, legge til, eller Opprett et nytt felt i en tabell.

Til toppen av siden

Legge til ny post

Du legger til en post i databasen når du skal spore et nytt element. Det kan for eksempel være at du vil legge til en ny kontakt i tabellen Kontakter når du skal registrere informasjon om en ny venn eller kollega. Når du legger til en ny post, føyer Office Access 2007 til posten på slutten av tabellen.

Når du skal legge til en post, åpner du først en tabell eller et skjema. Noen ganger åpnes et skjema automatisk når du åpner databasen. Når du for eksempel åpner en database som er opprettet fra malen Kontakter, åpnes skjemaet Kontaktliste automatisk. Skjemaet Kontaktliste er oppstartsskjemaet for Kontakter-databasen.

Kontaktliste-skjema

De følgende delene beskriver flere metoder som du du kan bruke til å legge til en ny post ved hjelp av dataarkvisning eller skjemavisning.

Bruke oppstartsskjemaet for en mal

Når du oppretter en ny database som er basert på en mal i Access, lastes vanligvis et oppstartsskjema når du åpner denne databasen første gang. Hvis du for eksempel oppretter en database basert på malen Kontakter, lastes oppstartsskjemaet Kontaktliste. Oppstartsskjemaet har som formål å være utgangspunktet for å navigere i og bruke databasen. Mange av disse malene, men ikke alle, lar deg klikke en knapp for å legge til nye poster i oppstartsskjemaet. Skjemaet Kontaktliste har for eksempel en Ny kontakt-knapp, og skjemaet Liste over problemer har en Nytt problem-knapp.

Kontaktliste-skjema med sirkel rundt Ny kontakt-knappen

Når du klikker en slik knapp, åpnes et skjema der du kan skrive inn den aktuelle informasjonen. Når du for eksempel klikker knappen Ny kontakt, åpnes skjemaet Kontaktdetaljer.

Legge til en post ved hjelp av Ny-knappen

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. Når oppstartsskjemaet vises, klikker du knappen for å legge til en ny post.

    I skjemaet Kontaktliste klikker du for eksempel Ny kontakt. Skjemaet Kontaktdetaljer åpnes.

  4. Fyll ut skjemaet. Skriv inn informasjon i hvert felt, trykk TAB for å flytte til neste felt, eller trykk SKIFT+TAB for å flytte til forrige felt.

    Merknad: Når du skal starte en ny linje i et felt som støtter flere tekstlinjer, for eksempel et tekst- eller notatfelt, trykker du CTRL+ENTER. Du kan åpne Zoom-boksen hvis du vil ha mer plass til redigeringen. Når du skal åpne Zoom-boksen, klikker du feltet som du vil redigere slik at markøren befinner seg i feltet, og feltet er merket. Deretter trykker du SKIFT+F2.

  5. Når du er ferdig med å registrere poster, klikker du OK for å lagre informasjonen. Hvis du vil legge til flere poster, klikker du Lagre og ny, hvis dette alternativet er tilgjengelig.

Hvis du bruker skjemaet Kontaktliste, kan du legge til en ny post ved å klikke Legg til fra Outlook og deretter velge posten fra adresseboken i Microsoft Office Outlook 2007.

Legge til en post ved hjelp av knappen Legg til fra Outlook

Noen av malene har knappen Legg til fra Outlook som du kan bruke til å legge til en post fra adresseboken i Office Outlook 2007. Legg merke til at denne knappen er en funksjon i enkelte maler, og den finnes ikke som standard når du oppretter nye skjemaer eller tabeller.

  1. Klikk Legg til fra Outlook.

  2. Hvis dialogboksen Velg profil vises, velger du et profilnavn i boksen Profilnavn, og deretter klikker du OK.

    Merknad: Det kan hende at du ser en dialogboks med følgende melding: Et program prøver å få tilgang til e-postadressene du har lagret i Outlook. Vil du tillate det? Hvis det er uventet, kan det være et virus og du bør velge Nei. Det er vanlig å se denne dialogboksen når du klikker Legg til fra Outlook, så ikke klikk Nei. Hvis du planlegger å velge flere kontakter, kan det være nyttig å merke av for Tillat tilgang for og deretter velge en kort tidsperiode, for eksempel 5 minutter. Når du gjør dette, tillater Outlook tilgang til de lagrede e-postadressene i den angitte tidsperioden. Når du er ferdig, klikker du Ja.

  3. I dialogboksen Velg navn å legge til dobbeltklikker du navnene som du vil legge til, og deretter klikker du OK.

    Navnene legges til i skjemaet.

Lagre en kontaktpost i Outlook-adresseboken

Noen av malene har knappen Opprett Outlook-kontakt som du kan bruke til å lagre en post i Outlook-adresseboken. Legg merke til at denne knappen er en funksjon i enkelte maler, og den finnes ikke som standard når du oppretter nye skjemaer eller tabeller.

  1. Klikk Opprett Outlook-kontakt.

  2. Hvis dialogboksen Velg profil vises, velger du et profilnavn i boksen Profilnavn, og deretter klikker du OK.

  3. Outlook åpner et nytt kontaktskjema som inneholder data fra posten som du har valgt. Kontroller dataene i det nye kontaktskjemaet, og foreta eventuelle endringer eller tilføyelser.

  4. Klikk Lagre og lukk i gruppen Handlinger i kategorien Kontakt for det nye kontaktskjemaet.

For noen maler vises kommandoen Lagre som Outlook-kontakt på båndet, som er en del av Brukergrensesnittet Microsoft Office Fluent, og du kan bruke denne kommandoen til å lagre en kontaktpost i Outlook-adresseboken. Legg merke til at denne kommandoen er en funksjon for bestemte maler, og kommandoen er bare tilgjengelig når du bruker en tabell som lagrer e-postadresser, eller når du bruker en spørring eller et skjema som er basert på en slik tabell, i en database som er basert på bestemte maler.

  1. Merk posten som du vil lagre som en Outlook-kontakt.

  2. Velg kategorien Startside, gruppen Poster, klikk Mer, og klikk deretter Lagre som Outlook-kontakt.

  3. Hvis dialogboksen Velg profil vises, velger du et profilnavn i boksen Profilnavn, og deretter klikker du OK.

  4. Outlook åpner et nytt kontaktskjema som inneholder data fra posten som du har valgt. Kontroller dataene i det nye kontaktskjemaet, og foreta eventuelle endringer eller tilføyelser.

  5. Klikk Lagre og lukk i gruppen Handlinger i kategorien Kontakt for det nye kontaktskjemaet.

Legge til en post i oppstartsskjemaet

Avhengig av malen du bruker, kan du noen ganger skrive inn informasjon direkte i oppstartsskjemaet. Access viser som regel eksisterende informasjon i et dataark. Like under den siste raden med data finnes en ny, tom post med en stjerne (*) i postvelgeren. Skriv inn informasjonen i posten etter stjernen. Legg merke til at hvis standardverdiene er tilordnet til felt, vises den nye posten med noen standardverdier tilordnet allerede. Hvis du raskt vil gå til den nye posten på slutten av tabellen, kan du klikke navigasjonsknappen Ny (tom) post eller klikke Ny post i gruppen Poster i kategorien Startside.

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. Når oppstartsskjemaet vises, skriver du inn informasjonen i den nye, tomme posten som vises, hvis det ikke finnes noen data. Hvis det finnes informasjon, gjør du ett av følgende:

    • Klikk Ny i kategorien Hjem i gruppen poster.

    • Hvis Ny (tom) post er tilgjengelig, klikker du denne knappen.

    • Finn posten med en stjerne i postvelgeren, og skriv inn informasjonen der.

  4. Fyll ut posten. Skriv inn informasjon i hvert felt, trykk TAB for å flytte til neste felt, eller trykk SKIFT+TAB for å flytte til forrige felt.

    Merknad: Når du skal starte en ny linje i et felt som støtter flere tekstlinjer, for eksempel et tekst- eller notatfelt, trykker du CTRL+ENTER. Hvis du vil ha mer plass til redigeringen, kan du åpne zoomboksen. Du gjør dette ved å plassere markøren i feltet som du vil redigere, og deretter trykker du SKIFT+F2.

  5. Når du har fylt ut alle feltene, trykker du TAB for å flytte til en ny, tom post.

    Når du viser en annen post eller lukker skjemaet, lagrer Access den nye posten som du har lagt til.

Bruke en tabell eller et skjema fra navigasjonsruten

I tillegg til å registrere en ny post ved hjelp av oppstartsskjemaet for malen, kan du åpne en tabell eller et skjema fra navigasjonsruten og deretter registrere en ny post.

Åpne en tabell eller et skjema

  • I navigasjonsruten dobbeltklikker du elementet som du vil åpne (eller klikker én gang hvis du har endret alternativet Åpne objekter med i dialogboksen Alternativer for navigering).

    Tabellen eller skjemaet åpnes i standardvisningen.

Eventuell eksisterende informasjon vises, som regel i rader i et dataark. Nedenfor disse radene vises en ny, tom post med en stjerne i postvelgeren. Skriv inn den nye informasjonen i denne raden.

Legge til en post til en tabell eller skjema   

Når dataarket eller skjemaet vises, skriver du inn informasjonen i den nye, tomme posten som vises, hvis det ikke finnes noen data. Hvis det finnes informasjon, gjør du ett av følgende:

  • Klikk Ny i kategorien Hjem i gruppen poster.

  • Hvis Ny (tom) post er tilgjengelig, klikker du denne knappen.

  • Finn posten med en stjerne i postvelgeren, og skriv inn den nye informasjonen i denne raden.

Når du har fylt ut alle feltene, trykker du TAB for å flytte til en ny, tom post.

Når du viser en annen post eller lukker tabellen eller skjemaet, lagrer Access den nye posten som du har lagt til.

Hvorfor ID-numre noen ganger later til å hoppe over et tall

Når du oppretter et felt som settes til datatypen Autonummer, genererer Access automatisk en verdi for dette feltet i hver nye post. Verdien økes som standard, og hver nye post får det neste tilgjengelige løpenummeret. Formålet med datatypen Autonummer er å angi en verdi som passer til bruk som primærnøkkel.

Hvis du vil ha mer informasjon om primærnøkler, kan du se artikkelen legge til, angi, endre, eller fjerne primærnøkkelen.

Når du sletter en rad fra en tabell som inneholder et felt som er satt til datatypen Autonummer, brukes ikke alltid verdien i feltet Autonummer for denne raden automatisk på nytt. På grunn av dette kan det være at tallet som Access genererer, ikke alltid er tallet som du forventer å se, og det kan oppstå brudd i rekkefølgen av ID-numre – dette skyldes utformingen. Du kan stole på entydigheten for verdiene i et Autonummer-felt selv om rekkefølgen kan være uventet.

Til toppen av siden

Søke etter en post som skal redigeres eller slettes

Du må først finne en post før du kan redigere eller slette den. I en tabell som inneholder bare et lite antall poster, kan du bruke postnavigeringsknappene til å navigere gjennom postene til du finner den ønskede posten. I større tabeller bør du imidlertid bruke andre teknikker for å finne de ønskede postene.

Bruke postnavigeringsknappene

Du kan navigere mellom poster ved hjelp av navigeringsknappene. Du kan klikke disse pilknappene for å navigere til den første, forrige, neste eller siste posten eller legge til en ny post.

Navigasjonsknapper

1. Første post

2. Forrige post

3. Gjeldende post

4. Neste post

5. Siste post

6. Ny (tom) post

7. Filterindikator

8. Søk-boks

Når du klikker i boksen Gjeldende post, kan du skrive inn et postnummer og deretter klikke ENTER for å navigere til denne posten. Postnummeret telles fortløpende fra begynnelsen av skjemaet eller dataarket – det er ikke knyttet til noen feltverdi.

Filterindikatorknappen viser om et filter er angitt. Hvis du vil fjerne filteret, kan du klikke denne knappen når den viser Filtrert. Når den viser Ufiltrert, kan du klikke denne knappen for å angi det siste filteret som du har brukt.

Når du skriver inn tekst i boksen Søk, utheves den første samsvarende verdien i sanntid når du skriver inn hvert tegn. Du kan bruke denne funksjonen til å søke hurtig etter en post med en verdi som samsvarer med det du skriver inn i boksen Søk.

Bruke søkefunksjonen i dialogboksen Søk og Erstatt

Du kan bruke søkefunksjonen i dialogboksen Søk og erstatt til å finne en samsvarende post. Når du finner en samsvarende post, blir denne posten den gjeldende posten, og deretter kan du redigere eller slette den.

Søke etter en samsvarende post

  1. Klikk feltet som du vil søke i.

  2. Klikk på Søk i Søk-gruppen på Hjem-fanen. Du kan også trykke på CTRL+F.

    Hurtigtasten er CTRL+F.

    Dialogboksen Søk og erstatt vises.

  3. Klikk kategorien Søk tab.

  4. I dialogboksen Søk etter skriver du inn verdien som du vil finne samsvar for.

  5. Bruk eventuelt listen Søk i for å endre feltet som du vil søke i, eller for å søke i hele den underliggende tabellen i stedet.

  6. Hvis du vil, velger du Del av feltet i listen Likt med. Når du velger dette alternativet, får du det mest omfattende søket.

  7. I listen Søk velger du Alle, og deretter klikker du Søk etter neste.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker dialogboksen Søk og erstatt, kan du se artikkelen bruke dialogboksen Søk og Erstatt for å endre data.

Bruke et filter

Du kan bruke et filter til å begrense postene som vises, til dem som samsvarer med dine vilkår. Når du bruker et filter, er det enklere å finne posten som du vil redigere eller slette. Hvis du for eksempel vil begrense antall poster som vises på en hurtig måte, høyreklikker du et felt som du vil finne samsvar for verdiene for, og deretter klikker du Er lik, Er ikke lik, Inneholder eller Inneholder ikke nederst på hurtigmenyen.

Bruke et filter basert på utvalg

  1. Åpne en tabell eller et skjema.

  2. For å kontrollere at tabellen eller skjemaet ikke allerede er filtrert, velger du kategorien Startside, gruppen Sorter og filtrer, klikker Avansert, og deretter klikker du Fjern alle filtre (hvis denne kommandoen er tilgjengelig).

  3. Naviger til posten som inneholder verdien som du vil bruke som en del av filteret, og deretter klikker du feltet. Hvis du vil filtrere basert et delvalg, velger du bare de ønskede tegnene.

  4. Klikk Utvalg i gruppen Sorter og filtrerHjem-fanen, og klikk deretter filteret du vil bruke.

    -eller-

    Høyreklikk feltet, og klikk deretter Er lik, Er ikke lik, Inneholder eller Inneholder ikke nederst på hurtigmenyen.

  5. Hvis du vil filtrere andre felt basert på et utvalg, gjentar du trinn 3 og 4.

Hvis du vil utforske andre filtreringsmåter, bruker du kommandoene i gruppen Sorter og filtrer i kategorien Startside.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker et filter, kan du se artikkelen Filter: begrense antall poster i en visning.

Til toppen av siden

Redigere en eksisterende post

Noen ganger kan det være at du vil foreta endringer med en eksisterende post – for eksempel endre en adresse. Hvis du vil redigere en eksisterende post, åpner du et skjema eller en rapport, navigerer til posten som du vil endre, og deretter utfører du endringene.

Åpne en tabell eller et skjema

  • I navigasjonsruten dobbeltklikker du elementet som du vil åpne (eller klikker én gang hvis du har endret alternativet Åpne objekter med i dialogboksen Alternativer for navigering).

    Tabellen eller skjemaet åpnes i standardvisningen.

Når du åpner et skjema eller en tabell, vises eventuell eksisterende informasjon, og det første feltet for den første posten er vanligvis merket (uthevet). Hvis du begynner å taste mens dataene er merket, erstatter tegnene du skriver inn, de merkede dataene.

Erstatte verdien i et felt

  1. Merk innholdet som du vil erstatte, i feltet.

    Tips!: I dataarkvisning kan du merke et felt ved å klikke nær den venstre kantlinjen for feltet når musepekeren blir et plusstegn (+). I skjemavisning kan du klikke etiketten for et felt for å merke feltet.

  2. Skriv inn eller velg den nye verdien for feltet.

    Tegnene du skriver inn eller verdien du velger, erstatter verdien i feltet. Når du flytter til en annen post eller lukker skjemaet eller tabellen, lagres endringene.

Når du skal skrive inn informasjon i et felt, klikker du feltet, og deretter plasserer du markøren der du vil sette inn informasjonen. Når markøren er i feltet, kan du flytte markøren ved hjelp av piltastene.

Merknad: Du kan sette inn gjeldende dato og klokkeslett i et felt ved å trykke CTRL+SEMIKOLON (;). Hvis du vil sette inn gjeldende klokkeslett, trykker du CTRL+SKIFT+KOLON (:).

Sette inn ny informasjon i et felt

  1. Klikk feltet (eller naviger til feltet ved hjelp av TAB-tasten eller piltastene, og trykk deretter F2).

  2. Plasser markøren der du vil skrive inn informasjon.

  3. Skriv inn teksten som du vil sette inn. Hvis du skriver feil, trykker du TILBAKE.

    Når du flytter til en annen post eller lukker skjemaet eller tabellen, lagrer Access endringene.

Til toppen av siden

Slette poster

Når du sletter en post, slettes informasjonen permanent fra tabellen. Du bør derfor være sikker på at du vil slette en post før du sletter den. Hvis du skal slette bare litt informasjon, men ikke hele posten, merker du bare dataene som du vil slette, og deretter trykker du DEL.

Slette poster

  1. Merk posten eller postene du vil slette.

    Når du skal merke en post, klikker du postvelgeren ved siden av posten, hvis postvelgeren er tilgjengelig.

    Hvis du vil utvide eller redusere utvalget, drar du postvelgeren (hvis den er tilgjengelig) eller trykker SKIFT+PIL NED eller SKIFT+PIL OPP.

  2. Trykk Slett.

    -eller-

    Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du sletter poster, kan du se artikkelen slette én eller flere poster fra en database.

Til toppen av siden

Når lagres data?

Når du redigerer data i et skjema eller en tabell, lagres endringene automatisk når du navigerer til en annen post eller når du lukker skjemaet eller tabellen. Når du redigerer en post, viser Access blyantsymbolet i postvelgeren til venstre for den gjeldende posten. Når du flytter til en annen post, forsvinner blyantsymbolet. Dette angir at endringene er lagret.

Den følgende tabellen viser noen av postvelgersymbolene som du kan se.

Symbol

Betydning

Gjeldende postindikator

Dette er gjeldende post. Posten er lagret slik den vises. Den gjeldende posten angis ved en endring i fargen i postvelgeren.

Redigert postindikator

Du redigerer denne posten. Endringer av posten er ennå ikke lagret.

Låst postindikator

Denne posten er låst av en annen bruker, og du kan ikke redigere den.

Ny postindikator

Dette er en ny post som du kan skrive inn informasjon i.

Primærnøkkelindikator

Dette er feltet for primærnøkkel og inneholder en verdi som identifiserer posten unikt.

Merknad: Hvis du vil lagre endringene i en post uten å flytte til en annen post, velger du kategorien Startside, gruppen Poster og klikker Lagre post.

Til toppen av siden

Hvordan angre endringer

Hvis du skriver inn data feil, kan du ofte angre endringene. Når du for eksempel redigerer data i et felt, kan du klikke Angreverktøylinjen for hurtigtilgang eller trykke ESC for å angre endringene. Hvis du vil angre alle endringene i posten, trykker du ESC på nytt. Selv etter du har lagret endringer eller har flyttet annen post, kan du angre endringene i den redigerte posten ved å klikke Angreverktøylinjen for hurtigtilgang. Når du begynner å redigere en annen post, angir eller fjerner et filter eller bytter til et annet vindu eller en annen dokumentfane, blir imidlertid endringene varige.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×