Kunden eksempelstudie: flytte fra Excel til Access

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Noen ganger er en forretningsløsning opprettet ved hjelp av Excel når Access er mer passende. Eller kanskje Excel opprinnelig ble lurt, men dataene har outgrown en Excel-løsning og er det på tide å bruke et databaseprogram. Du kan heldigvis flytte forretningsdataene fra Excel til Access.

Opprinnelig utformet Kreft Livslinje, en veldedig organisasjon basert i Seattle, det gi sporing datasystemet ved hjelp av Excel. Etter oppstår problemer med overflødige data, bestemt de den var tid til å gi tilgang Prøv.

Dr. Kerry Fowler gir frivillige IT-støtte for kreft livslinje. Han gått med et intervju der omtalt kreft Livslinje IT behov, hans rolle- og tekniske bakgrunn, hvordan de brukes Excel, og hva de har gjort med Access.

Intervju, del 1

ST: OK, vel, jeg Steven Thomas jeg skrive for Office Online, og jeg er her i dag med Dr. Kerry Fowler på kreft livslinje. Kreft Livslinje er en veldedig organisasjon som hjelper personer live med kreft.

ST: Dr. Fowler, kan du beskrive litt om hva slags støtte kreft Livslinje tilbyr til personer?

KF: Godt Steven, kreft Livslinje tilbyr ikke medisinsk støtte til personer som bor med kreft som inkluderer pasienter, familie, venner og kolleger, slik at det er helt et bredt spekter.

ST: Så når du sier ikke medisinsk hva du betyr?

KF: Personer som ikke kommer til kreft Livslinje for å få medisinsk råd, men de kommer for klassene, finnes det Øvelse klasser, yoga, skrive klasse, blomst ordne, flere ting å bygge fellesskapet blant kreft pasienter og samhandle med andre personer med kreft.

ST: Tillegg som høres ut en rekke svært viktig tjenester, Takk for denne informasjonen. Dette er tilfelle, du har en grad i Resymé informatics, er den høyre?

KF: Faktisk den organic kjemi.

ST: Organic kjemi, beklager OK.

KF: Ingenting å beklager.

ST: Så hvordan hjelper som du her på kreft Livslinje?

KF: Vel jeg var i legemiddelindustrien og stoff gjenkjenning for helt et par år, og når Min jobb gikk borte som en del av en bedriftens sammenslåing tok jeg litt tid å frivillig her på kreft Livslinje der min kone er Direktør, og jeg hadde blitt å gjøre noen kjemisk informatics over de siste 10 årene, slik at jeg er ganske komfortabel med å behandle informasjon , hovedsakelig stor flate filer, og jeg trenger å lære noen UNIX-kommandoer og at type ting, men ikke har noen erfaring med relasjonsdatabaser.

ST: OK, bra kan jeg få vite litt om typen informasjonsbehandling oppgaver som du gjør her som en del av din innsatsen?

KF: Sikker på, når jeg først kom jeg ble å gjøre bare hverdagsoppgaver IT-ting du vet, er arbeider du skriver, Min musen ikke fungerer. Men til slutt så jeg at det ikke var noen funksjoner som går videre, for eksempel pasientens assistanse skolen, der personer har brukt Excel-regneark til å lagre informasjon som går tilbake årene om kontrollene som hadde blitt sendt til personer å bidra til å betale for et lån eller medisinsk fakturaer eller transport.

ST: Så mye av ulike filer?

KF: Det var godt mange oppføringer i regnearket.

ST: Så ett stort regneark?

KF: ett stort regneark med mange faner, men det var Ja vanskelig for dem å angi hvor mye penger med denne personen hentet år, hvor mye har de hentet over de siste 4 årene, hvor mange personer er få hjelp med deres boliglån?

ST: Kontroller som høres ut klassisk problemer du kan ha, hvordan du legger til hele store mengder data i Excel og prøver å drille ned i den, i ett regneark at.

KF: Slik at var en katastrofe venter på å oppstå, bare én ugyldig Sorter bort fra fullført katastrofer, så jeg bestemt seg å dykke ned i opplæring i Microsoft Access for å løse dette problemet. Andre ting som ble skjer var dataene ble som skrives inn på nytt flere ganger.

ST: Hva slags data?

KF: Bare navn, navn på personer, postnumre, social arbeider navn, så mange ting.

ST: Slik at den samme personen vil ende opp med et par forskjellige poster kanskje?

KF: Nøyaktig, får du svært creative stavemåter av Seattle for eksempel.

ST: Sikker på, så hvorfor tilgang? Du bare har den her du har anskaffet det denne formål eller hva gjort du kommer til Access?

KF: Få tilgang til bra er tilgjengelig her fordi kreft Livslinje bruker Microsoft Office og de bruker Small Business Server 2003 slik at hver datamaskin i stedet har Access, og jeg hadde sett inn tilgang til bare på egen hånd om ett år siden, men jeg egentlig ikke gjøre utvikling, slik at jeg trodde dette var en læring salgsmulighet for meg, og det var en metode for å hjelpe muligens kreft Livslinje oppfyller mot målene.

ST: Cool, tror bra jeg du har gjort en god beslutning. Jeg har litt erfaring med å arbeide med Access, og ikke helt så mye arbeide med Excel, men jeg vet hva tilgang, og det er helt sikkert passer bedre til typen administrasjonsoppgaver du snakker om.

ST: La oss ta litt bryte og gå deretter tilbake for andre halvdel av denne intervju.

Intervju, del 2

ST: OK, vel, er dette Steven Thomas på nytt, tilbake med den andre delen av Min intervju av Dr. Kerry Fowler på kreft livslinje.

ST: La oss snakke om prosessen med å flytte fra Excel til Access. Hvor mye arbeid vil du si ble involvert? Er du ferdig med arbeidet?

KF: Jeg tror du er aldri helt ferdig med arbeidet, spesielt når du har med eldre data som var i et regneark der det kan være merkelig tegnsetting du ikke vil bruke. Generelle jeg tror ting som jeg har funnet de fleste utfordring ble bare samsvarende, bra jeg skal vende rundt her en stund. Jeg tror at dataene samsvarer med typer er viktig, som er en dumme ting å si.

ST: Det er ikke en dumme ting å si at det er viktig og det er vanskelig å få dem riktig, fordi Excel er litt mer forgiving om hva slags data det og vil ikke godta.

KF: Ja, rydde opp i dataene, hva jeg fant er de fleste utfordring tar de gamle dataene, og fjerne duplikater, finner stavefeil, finne merkelig tegnsetting og få ting tidied slik at det er enklere å importere til Access og ikke forårsake feil. Det er så faktisk mye arbeid som skal gå til Excel-regnearket eller tekstfilen du importerer. Når alt samsvarer er importen ganske enkelt.

ST: Så har dette sperres forretningsprosesser i mellomtiden?

KF: Nei, personer har arbeidet rundt, en av de viktigste tingene jeg har gjort i tillegg til å arbeide på en pasientens hjelp-database som utfører en eldre Access-database som de hadde som er i hovedsak en stor adresseliste, og den var bare en stor flat fil. Jeg er så tar noen trinn for å rydde som og gjøre det enklere å søke etter duplikater.

ST: Men de bruker pasientens assistanse skolen databasen nå?

KF: Ja.

ST: Men det er fremdeles data i Excel som du ikke har importert til som ennå, er det eldre data som du fortsatt har tenkt å importere.

KF: Det er riktig. Jeg har 2008 informasjonen som importeres, men jeg har fremdeles 2004 til 2007 dataene du vil rydde opp i og importere.

ST: OK, slik at personer ikke måtte vente eller noe?

KF: Nei. Det er greit for gjeldende bruk.

ST: Slik at det andre utfordringene gjorde du stå overfor, eller du vender bygge nye systemet, inkludert dette andre en som du snakker om.

KF: Det finnes også noen ting som er spesifikke for Access, jeg hadde noen utfordringen med noen av de viktigste tingene Visual Basic og også å gjøre DLookup () og gjøre som fungerer riktig, og i enkelte tilfeller må du få anførselstegn og hakeparentesene alle på riktige steder eller de fungerer ikke. Men totalt har blitt mye enklere enn det jeg trodde det vil være og det er svært belønne skal kunne gjøre noe som fungerer.

ST: Så går det noe med tilgang som du ikke å gjøre med Excel fordi det ikke var praktiske? Noe nye i tillegg til de opplagte, du vet hvordan du legger til data i forskjellige tabeller og denne typen ting?

KF: Vel noe av det jeg vet hvordan du gjør som jeg vet at som skulle vært opplagte erfarne brukere, men, for eksempel zip-kode er overflødig informasjon når det gjelder byen og distriktet og regionen, slik at jeg har strømlinjeformet inndata for adresselister slik at bare postnummer må importeres, og deretter jeg har en tabell med alle Amerikanske postnumre med sin tilstand , sted og fylke. Det som forenklet ting mye og reduserer stavefeil.

ST: Som brukes. Hva med rapportering? Har du opplevd eventuell vinning i muligheten til å produsere rapporter nå som du har flyttet til Access?

KF: Ja nevnt jeg før det var vanskelig når du bruker Excel-regneark for å finne ut hvor mye penger hadde blitt gitt til en bestemt person i en bestemt tidsperiode, men nå med Access-system som jeg har vært muligheten til å generere noen rapporter som automatisk genererer avmerkingsboksen forespørsler kode dem for den riktige typen kreft at de har, og den genererer også et sammendrag ark for økonomiavdelingen for alle de forskjellige kontrollerer som er skrevet som uke for hver av kontoer og delsummene.

ST: OI som høres ut som en fin gevinst. Så til slutt Hva har kollegene dine her sagt? Hvem som helst du har fått tilbakemelding på både prosessen og produktet som du opprettet for dem?

KF: De virkelig godt sterkt liker den. For hjelp med pasientens skolen har det egentlig strømlinjeformet prosessen. Fordi det er færre feil, betyr det at kontrollene kan få skriftlige raskere, og det egentlig oppstod et problem før informasjon må sendes tilbake fra finance for korrigering, og som ikke skjer som ofte nå så klientene er egentlig benefitting direkte som er veldig bra.

ST: Dette er awesome, som er veldig bra. OK bra Tusen takk for intervjuet og vi er kontakten igjen raskt jeg er sikker på å sjekke inn på fremdriften med pasientens assistanse skolen eller, Hva er det nye bildet du arbeider på på nytt?

KF: Det nye bildet er stort adresselisten.

ST: Adresseliste-databasen. OK vil bra jeg være interessert å sjekke siden inn og se hvordan som kommer, takk på nytt.

KF: Min glede.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×