Konfigurere funksjoner for en policy for informasjonsbehandling

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Områdeadministratorer kan ha tilgang til noen av eller alle funksjonene nedenfor avhengig av hvilke funksjoner for informasjonsbehandling som er aktivert i Sentraladministrasjon. Det kan også være at du har tilgang til egendefinerte tilleggsfunksjoner som er spesiallagde for organisasjonen.

Hva vil du gjøre?

Åpne Rediger Policy-siden

Lær mer om policyfunksjon for etiketter

Legge til etiketter i en policy

Legg til hendelsesovervåking i en policy

Legge til strekkoder i en policy

Legge til element oppbevaring og utløpsdato funksjoner i en policy

Åpne Rediger policy-siden

Du kan få tilgang til Rediger Policy-siden fra en policy for områdesamling eller en policy som har blitt lagt til en innholdstype for område.

Åpne Rediger policy-siden for en policy for områdesamling

  1. Pek på Områdeinnstillinger på menyen Områdehandlinger på hjemmesiden for områdesamlingen, og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

  2. Klikk policyer for områdesamling på siden Innstillinger for område i delen Administrasjon av områdesamling.

  3. Velg policyen du vil konfigurere funksjoner for.

Åpne Rediger policy-siden for en policy for innholdstype.

  1. Pek på Områdeinnstillinger på menyen Områdehandlinger på hjemmesiden for områdesamlingen, og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

  2. Klikk innholdstyper for område på siden Innstillinger for område under Gallerier.

  3. Velg innholdstypen policyen er tilknyttet, og kikk deretter Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.

  4. Klikk Definer en policy for å åpne Rediger Policy-siden for innholdstypen.

Til toppen av siden

Lære om policyfunksjonen Etikett

Ved hjelp av etikettpolicyfunksjonen kan områdeadministratorer opprette ensartede etiketter for 2007 Microsoft Office-system-dokumenter. Det er nyttig å bruke etiketter hvis du vil sikre at informasjon om dokumentegenskaper er knyttet til dokumenter når de skrives ut. Etikettegnskaper som lagres i kolonner, for eksempel filnavn, forfatter, opprettelsesdato, status, prosjektnavn og informasjon om tidsplan, kan tas med i en etikett.

Som standard vises etikettene i hodet; sluttbrukere kan imidlertid sette inn en etikett hvor som helst i dokumentet ved hjelp av kategorien Sett inn i 2007 Office-utgivelse programmer, for eksempel Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 og Microsoft Office PowerPoint 2007. Etiketter brukes for alle dokumenter policyen brukes.

Policyadministratorer kan bestemme følgende etikettattributter:

  • Hvilken informasjon som skal inkluderes i etiketten, for eksempel metadata definert i element-kolonner, samt hardkodede tekst og formatere tegn. Etiketter kan inneholde opptil ti kolonnereferanser, hver av dem kan bestå av opptil 255 tegn.

  • Etikettformatet, blant annet høyde og bredde, tekststil, skrift, skriftstørrelse, linjeskift og tabulatorer. Etiketthøyden er som standard 2,54 cm, men du kan angi en etiketthøyde på mellom 0,64 cm og 50,8 cm. Etikettbredden kan være mellom 0,64 cm og 50,8 cm. Etikettekst midtstilles alltid loddrett innenfor etikettbildet.

  • Om sluttbrukerne skal få beskjed om å sette inn en etikett før de lagrer eller skriver ut et dokument i 2007 Office-utgivelse-programmer, eller om sluttbrukerne selv kan velge om de vil sette inn etiketter manuelt. Brukerne har også mulighet til å slette etiketter fra dokumenter.

  • Om etikettinnholdet skal låses første gang det legges til i et dokument, eller om det kan oppdateres etter hvert som kolonneinformasjonen endres. Du kan bare låse etiketter som inneholder alle obligatoriske metadata.

Til toppen av siden

Legge til etiketter i en policy

  1. Åpne Rediger Policy-siden for policyen du vil legge til etiketter.

  2. Klikk Aktiver etiketterRediger Policy-siden, under etiketter.

  3. Hvis du vil forsikre deg om at det alltid legges til etiketter i dokumenter, merker du av for Ber brukerne om å sette inn en etikett før lagring eller utskrift.

    Merknad: Alle innstillingene gjelder for hele etiketten. Det kan være at du må justere tekstformateringen eller etikettstørrelsen for å forsikre deg om at teksten vises som den skal.

    Fjern merket for dette alternativet hvis etikettpolicyen ikke skal være obligatorisk og sluttbrukerne skal kunne sett inn etiketter manuelt i dokumentene sine.

  4. Hvis du vil låse en etikett slik at den ikke kan endres selv om kolonneinformasjonen endres, merker du av for Forhindre endringer i etiketter når de er lagt til.

    Hvis du vil tillate at etiketten endres når kolonneinnstillingene endres, fjerner du merket for dette alternativet.

  5. Skriv inn etiketteksten slik du vil at den skal vises, i boksen Etikettformat.

    • Skriv inn navnene på kolonnene som skal vises, i den rekkefølgen de skal vises på i etiketten. Sett kolonnenavn i klammeparenteser ({}), som vist på siden.

    • Hvis du vil, kan du skrive inn en kolonneidentifikator utenfor parentesene, som vist i eksempelet på siden.

    • Hvis du vil legge til et linjeskift i en etikett, skriver du inn \n i etikettboksen der du vil at linjeskiftet skal vises.

    • Hvis du vil sette inn en tabulator, skriver du \t i etikettfeltet der du vil at teksten skal rykkes inn.

  6. Velg tekstformatering for etiketten under Utseende. Husk å bruke en skrift og skriftstil som er tilgjengelig på sluttbrukernes datamaskiner. Skriftstørrelsen påvirker også hvor mye tekst som kan vises på etiketten.

  7. Skriv inn høyden og bredden på etiketten under Etikettstørrelse. Etiketthøyden kan være fra 0,64 cm til 50,8 cm, og etikettbredden kan være fra 0,64 cm til 50,8 cm. Etikettekst midtstilles alltid loddrett innenfor etikettbildet.

  8. Klikk Oppdater for å forhåndsvise etikettinnholdet.

    Forsikre deg om at teksten kan plasseres innenfor den angitte etiketthøyden og -bredden. Tekst som er for stor for etiketten, vises ikke.

    Merknad: Det vises ikke faktiske kolonneverdier i forhåndsvisningen.

  9. Klikk OK for å bruke etikettfunksjonen i policyen.

Feilsøke etiketter

Kontroller følgende for å forsikre deg om at etiketter skrives ut riktig:

  • Alle kolonner som er oppført i etikettformatet, finnes i dokumentbiblioteket.

  • Etikettinnholdet er ikke lengre enn etikettbredden.

  • Tekstformateringen (for eksempel skriftstil) er gyldig. Hvis det finnes formateringsparametre som er ugyldige eller refererer til skrifter som ikke finnes på klientsystemet, opprettes det en etikett, men den formateres ved hjelp av standardverdier.

Hvis ikke alle metadataverdiene som kreves for etiketten, er fylt ut, vises det et varsel som gir brukerne beskjed om at det mangler noen metadata som kreves for etiketten. Brukerne kan gå til dokumentinformasjonspanelet for å fylle ut metadataene som mangler.

Til toppen av siden

Legge til hendelsesovervåking i en policy

Ved hjelp av overvåkingsfunksjonen for en policy for områdesamling kan firmaer opprette og analysere overvåkingsspor for dokumenter og listeelementer, for eksempel oppgavelister, lister med problemer, diskusjonsgrupper eller kalendere. Når du bruker denne funksjonen, registreres hendelsene i en overvåkingslogg. Loggen inneholder for eksempel informasjon om når innhold vises, redigeres, publiseres og så videre. Når overvåking er aktivert i en policy, kan policyadministratorer vise overvåkingsdataene i Excel-baserte rapporter om policybruk som inneholder et sammendrag av informasjon om gjeldende bruk. Du kan se gjennom disse rapportene for å kontrollere hvordan informasjon brukes innenfor organisasjonen. Disse rapportene gir også organisasjoner mulighet til å kontrollere og dokumentere at regelverk overholdes og til å undersøke potensielle problemer.

Følgende informasjon registreres i overvåkingsloggen:

  • Navn på hendelsen

  • Dato og klokkeslett for hendelsen

  • Systemnavnet på brukeren som utførte hendelsen

  • Åpne Rediger Policy-siden for policyen du vil legge til overvåking.

  • Merk av for Aktiver overvåkingRediger Policy-siden i Formelrevisjon-delen, og velg deretter avmerkingsboksene ved siden av hendelsene du vil lagre overvåkingsspor for.

  • Klikk OK for å bruke overvåkingsfunksjonen i policyen.

Når sporing av endringer er aktivert, vil hendelser som er relatert til elementer som er dekket av denne policyen være oppført i loggen. Vise overvåkingsloggene logger på siden Innstillinger for område klikker du rapporter for overvåkingslogg, og deretter velger du rapporten som du har konfigurert.

Merknad: Overvåking gir informasjon om når et element ble endret, men du kan ikke kontrollere hva som ble endret. Overvåking kan derfor aldri erstatte versjonskontroll av dokumenter eller verktøy for sikkerhetskopiering.

Til toppen av siden

Legge til strekkoder i en policy

Det er spesielt nyttig å bruke strekkoder i forbindelse med behandling av fysiske poster, fordi de gjør det mulig å spore ikke-digitale elementer, for eksempel trykte dokumenter og fysiske elementer som produkter, prototyper og maskinvare. I motsetning til når du bruker etiketter, vises det ingen informasjon om elementet når du bruker strekkoder. Dermed kan du trygt lagre sensitive opplysninger elektronisk og knytte dem til trykte dokumenter eller fysiske elementer uten at informasjonen avdekkes.

Når strekkoder er aktivert som en del av en policy, kan de er lagt til dokumentegenskaper og vises i topptekstområdet på dokumentet som strekkoden er brukt. Som for eksempel dataetiketter, kan strekkoder også manuelt fjernes fra et dokument.

Du kan angi om brukerne skal få beskjed om å sette inn strekkoden når de skriver ut eller lagrer et element, eller om strekkoden skal settes inn manuelt ved hjelp av kategorien Sett inn i 2007 Office-utgivelse-programmer.

Strekkodepolicyen genererer strekkoder som følger kode 39-standarden. Hvert strekkodebilde inneholder tekst under strekkodesymbolet som representerer strekkodeverdien. Det gjør at strekkodedataene kan brukes selv om brukeren ikke har tilgang til maskinvare for skanning. Brukerne kan skrive inn strekkodetallet manuelt i søkeboksen i Microsoft Office SharePoint Server 2007 for å finne elementet på et område.

  1. Merk avmerkingsboksen Aktiver strekkoder i delen strekkoderRediger Policy-siden.

  2. Merk av for Ber brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift hvis du vil at brukerne skal få beskjed om å sette inn disse strekkodene i dokumenter.

  3. Klikk OK for å bruke strekkodefunksjonen i policyen.

Til toppen av siden

Legge til funksjoner for oppbevaring og utløpsdato i en policy

Når en policy for utløpsdato er aktivert, søkes det gjennom områdesamlingen for å finne frem til elementer som er oppbevart utover angitt oppbevaringsperiode. Hvordan slike elementer behandles avhenger av hvordan systemet er konfigurert til å håndtere elementer som oppbevaringsperioden er utløpt for. Du kan for eksempel angi at elementene skal flyttes til papirkurven, at det skal startes en utløpsarbeidsflyt eller at det skal utføres en egendefinert prosess.

Du aktiverer en policy for utløpsdato ved å angi en oppbevaringsperiode og en handling som skal utføres når oppbevaringsperioden er utløpt.

  1. Åpne Rediger Policy-siden for policyen du vil angi oppbevaringsperiode og utløpsdato.

  2. Merk avmerkingsboksen Aktiver utløpsdato angir hvordan du kvitte deg med innhold som administreres av denne policyen på Rediger Policy-siden.

  3. Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter skal utløpe. Du kan også angi dette i en egen arbeidsflyt eller ved hjelp av en egendefinert formel for oppbevaring.

    • Hvis du vil angi utløpsdatoen basert på en datoegenskap, klikker du en tidsperiode basert på elementets egenskaper, og velg deretter handlingen, og hvor lang tid (dager, måneder eller år). Skriv inn et tall i boksen mellom listene for å definere tidsperioden.

      Kommentarer: 

      • Når du oppretter en policy som en del av en innholdstype, kan du velge en hvilken som helst datoegenskap som er definert i denne innholdstypen, som utløpsverdi.

      • Disse alternativene er bare tilgjengelige når du oppretter en policy for områdesamling.

    • Hvis du vil bruke en arbeidsflyt eller en egendefinert formel for oppbevaring for å bregne utløpsdatoen, klikker du Angitt programmatisk.

  4. Definer hvilke handlinger du vil skal utføres når dokumentet er utløpt.

    • Hvis du vil aktivere en forhåndsdefinert handling (for eksempel sletting), klikker du Utfør denne handlingen, og deretter velger du en handling fra listen.

    • Hvis du vil starte en utløpsarbeidsflyt, klikker du Start denne arbeidsflyten, og deretter velger du navnet på arbeidsflyten.

      Merknad: Denne funksjonen er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for en innholdstype som det allerede er knyttet en arbeidsflyt til.

  5. Klikk OK for å bruke funksjonen for utløpsdato i policyen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×