Arkivere eller sikkerhetskopiere postboksen

Konfigurere automatisk arkivering

Nettleseren støtter ikke videoen. Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Hvis du ikke vil ta deg tid til å rydde opp i postboksen manuelt, kan du la Outlook gjøre jobben for deg, ved å konfigurere automatisk arkivering. Slik gjør du det.

Konfigurere automatisk arkivering

Outlook-innboksen kan fylles opp raskt – nye meldinger, svar og videresendinger. Før du vet ordet av det, kan du ha tusenvis av meldinger. Hold innboksen i Outlook og tilhørende mapper under kontroll ved å flytte eldre elementer som du vil beholde, til et arkiv. Bruk automatisk arkivering til å gjøre dette automatisk.

Du kan endre hvor ofte automatisk arkivering kjøres, hvor den lagrer arkiverte elementer og hvor lenge Outlook holder dem før du arkiverer dem.

  1. Klikk på FIL > Alternativer > Avansert.

  2. Klikk på Innstillinger for automatisk arkivering under Automatisk arkivering.

  3. Klikk på boksen Kjør automatisk arkivering hver og angi hvor ofte automatisk arkivering skal kjøres.

  4. Velg eventuelt andre alternativer du vil bruke, som for eksempel at Outlook sletter gamle elementer i stedet for å arkivere dem.

    Arkivering og automatisk arkivering er kanskje ikke tilgjengelig hvis e-postprofilen din er koblet til en Exchange-server. Det er også mulig at organisasjonen har en oppbevaringspolicy for e-post som overstyrer automatisk arkivering. Ta kontakt med systemansvarlig for mer informasjon.

Vil du vite mer?

Arkivere eldre elementer manuelt

Det kan være lurt å fjerne gamle elementer fra postboksen med jevne mellomrom,

spesielt hvis det er en størrelsesbegrensning på e-postkontoen.

Du kan slette ting

eller flytte dem til en personlig mappe, der de lagres lokalt i en Outlook-datafil.

Hvis du ikke vil ta deg tid til å rydde opp i postboksen manuelt,

kan du la Outlook gjøre jobben for deg,

ved å konfigurere automatisk arkivering. Slik gjør du det.

Klikk Fil-fanen, og deretter Alternativer.

Klikk Avansert, og deretter Innstillinger for automatisk arkivering.

Automatisk arkivering fungerer omtrent på samme måte som eksportering til en fil,

bortsett fra at den kjøres automatisk,

og det brukes en aldersfordelingsperiode som bestemmer hva som skal arkiveres.

Du får se hvordan dette fungerer om et øyeblikk.

Dessuten blir filene kopiert ved eksportering, mens de blir flyttet ved automatisk arkivering,

slik at de ikke lenger finnes på den opprinnelige plasseringen.

Først aktiverer du automatisk arkivering ved å merke av for Kjør automatisk arkivering hver,

og deretter angir du et tidsrom.

Så må du avgjøre om du vil merke av for Be om bekreftelse før automatisk arkivering kjøres.

Deretter angir du hva Outlook skal gjøre når automatisk arkivering kjøres.

I de fleste tilfeller bør du merke av for Slett utløpte elementer.

Og du må kontrollere at det er merket av for Arkiver eller slett gamle elementer.

Hvis du vil ha rask tilgang til de arkiverte elementene,

merker du av for Vis arkivmappe i mappeliste.

Deretter angir du standard mappeinnstillinger og begynner med aldersfordelingsperioden.

Standardinnstillingen er 6 måneder,

det vil si at alle postbokselementer som er eldre enn 6 måneder, blir arkivert.

Du kan endre dette hvis du vil.

Du kan velge måneder, uker eller dager.

Til slutt velger du om de gamle elementene skal flyttes til en Outlook-datafil

eller om de skal slettes for godt.

I de fleste tilfeller kan du velge det første alternativet.

Da klikker du Bla gjennom for å finne en plassering,

og så skriver du inn et navn på arkivfilen.

Deretter klikker du OK.

Til slutt klikker du Bruk disse innstillingene på alle mappene nå.

Så klikker du OK og OK.

Nå blir standardinnstillingene brukt på alle mappene i postboksen.

De eneste mappene som ikke blir arkivert, er kontaktmappene,

for det er som regel ingen mening i å arkivere kontakter basert på en aldersfordelingsperiode.

Når du har angitt globale standardinnstillinger, kan du endre innstillingene for enkeltmapper.

La oss for eksempel si at du ikke vil arkivere slettede filer.

Da høyreklikker du Slettede elementer og klikker Egenskaper.

Deretter klikker du fanen Automatisk arkivering.

Vi har brukt standardinnstillingene på alle mappene, så det valgte alternativet er

Arkiver elementer i denne mappen ved hjelp av standardinnstillingene.

Men hvis du ikke vil arkivere slettede elementer,

kan du velge Ikke arkiver elementer i denne mappen.

Hvis du vil ha flere alternativer,

kan du også velge Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene.

Du kan for eksempel angi en annen aldersfordelingsperiode for en mappe.

Kanskje du vil arkivere slettede elementer en gang i måneden.

Til slutt kan du angi hva som skal gjøres med de arkiverte elementene:

om de skal flyttes til standard arkivmappe,

flyttes til en annen datafil

(kanskje du vil lagre elementene, men ikke sammen med de andre),

eller om de skal slettes for godt.

Vi velger det alternativet.

Vær oppmerksom på at det ikke er det samme som bare å la være å arkivere mappen.

Klikk OK når du er ferdig.

Første gang automatisk arkivering kjøres,

flyttes de arkiverte elementene fra postboksen til arkivfilen,

som vises i mappelisten som en personlig mappe.

Hvis arkivering ikke ser ut til å fungere på en e-postkonto for bedriften,

må du kontakte IT-administratoren.

Det kan hende det er angitt en policy for dataoppbevaring for bedrifts-e-posten.

I neste video skal vi se på hvordan du kan starte arkivering manuelt.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×