Komme i gang: opprette et møte Legg merke til systemet med InfoPath og SharePoint

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved å gjøre små endringer i en skjemamal for eksempel fra Microsoft Office InfoPath 2007 og oppretter et dokumentbibliotek på et Windows SharePoint Services 3.0 område, kan du implementere et system som du kan bruke til å ta møtenotater på en konsistent måte, sende notatene til hver møtedeltaker og lagre disse notatene i et dokumentbibliotek for SharePoint Services. Denne artikkelen viser deg hvordan du oppretter dette systemet.

I denne artikkelen

Oversikt

Før du starter

Opprette den nye notater system for møte

Oppdatere skjemamalen

Overview

Er inkludert med InfoPath en skjemamal for eksempel som ble spesielt utformet for å samle inn vanlige møtedata, for eksempel sakslister, deltakere, diskusjonselementer og gjøremål. Eksempel skjemamalen er konfigurert slik at du kan sende en kopi av et skjema som er basert på malen via e-post til alle møtedeltaker.

Eksempel skjemamalen er konfigurert til å Referent samle inn data som vanligvis er registrert i et møte. Kontrollene er ordnet i logiske inndelinger til å Referent samle inn de riktige dataene og også løse ham fra innsamling av data som kan genereres automatisk. Oppsettet for kontrollene tilbyr også en konsekvent struktur, slik at i stedet for Referent du trenger å huske hva slags data til å samle inn han bare fyller ut feltene etter hvert møte.

Selv om du kan endre skjemamalen til å samle inn flere data, bør du bruke eksisterende skjemamal som er med én endring som lar deg lagre utfylte skjemaer i et SharePoint-dokumentbibliotek. Deretter kan du teste effektiviteten til systemet og bruke det du har lært under testen til å endre skjemamalen for å dekke behovene til gruppen.

Du kan bruke denne skjemamalen for eksempel i filsystemet ved første publiserer skjemamalen utvalg til et nytt dokumentbibliotek på et SharePoint-område. Du vil opprette et nytt dokumentbibliotek som en del av publiseringsprosessen. Når du publiserer skjemamalen og opprette det nye dokumentbiblioteket, skal du deretter endre skjemamalen slik at den lagrer et utfylt skjema til det nye dokumentbiblioteket, og sender en kopi av skjemaet til møtedeltakere.

Hvis du vil bruke dette systemet, går til dokumentbiblioteket notat skriver notater, og oppretter et nytt skjema som er basert på denne skjemamalen. Under et møte fyller skriver notater notat inn data i de aktuelle kontrollene i skjemaet. Notat skriver notater sender skjemaet til dokumentbiblioteket på slutten av møtet, og en kopi av skjemaet blir sendt til hver møtedeltaker. Personer som ikke delta på møtet, kan lese notatene ved å gå til dokumentbiblioteket, og åpne skjemaet i InfoPath.

Eksempel skjemamalen inneholder følgende deler:

Skjemamal for sakliste med fire deler

1. tittel-delen inneholder kontroller for navn, formål, plassering, og møtet datoer og klokkeslett. Dato-kontrollen viser automatisk datoen skjemaet ble opprettet. Som standard viser tekstbokskontrollen Sluttidspunkt automatisk gangen det vil si én time senere enn tiden som er angitt i Starttidspunkt tekstbokskontrollen.

2. deltakere gjentatte inndelingen inneholder kontroller for navnene og e-postadressene til hver møtedeltaker. Når du skriver notater notat sender fullførte skjemaet, får hver deltaker oppført i denne delen en kopi av det utfylte skjemaet.

3. diskusjonselement gjentatt inndeling inneholder kontroller for hver presentatør (en deltaker som leder en diskusjon) og notater om hver diskusjonselement. Presenter rullegardinlisten listebokskontroll viser navnene fra delen deltakere.

4. gjøremål gjentatt inndeling inneholder kontroller for navn, oppgaven og forfallsdato dato for hvert handlingselement. Tildeling rullegardinlisten listebokskontroll viser navnene fra delen deltakere.

Hvis du har erfaring med InfoPath, hjelper deg med å forstå viktige begreper og definere bedre vilkårene du støter på når du har fullført hver oppgave i denne artikkelen i følgende artikler. Du finner også disse koblingene i de respektive delene i denne artikkelen i tilfelle du trenger mer informasjon du fullføre en oppgave.

Til toppen av siden

Før du starter

Du trenger Uniform Resource Locator (URL) og, minst tillatelsen utforming for områdesamling for SharePoint-området du vil bruke for dette systemet. Hvis du kan opprette et dokumentbibliotek på områdesamlingen, har du de nødvendige tillatelsene. Personer som trenger å se møtenotatene vil trenger lesetillatelse til områdesamlingen. Kontakt administratoren for områdesamlingen Hvis du trenger tillatelse til å opprette et dokumentbibliotek eller konfigurere lesetillatelse til områdesamlingen for skjemabrukerne.

Du må også minst én e-postadresse du kan sende en kopi av det ferdige skjemaet og e-postklient, for eksempel Microsoft Office Outlook 2007, som er konfigurert til å motta meldinger slik at du kan teste skjemamalen.

Denne artikkelen forutsetter at du bruker en standardkonfigurasjon av SharePoint Services.

Til toppen av siden

Opprette den nye notater system for møte

Hvis du vil opprette dette systemet, vil du gjøre følgende:

  1. Åpne og lagre eksempel skjemamalen.

  2. Publisere skjemamal for eksempel for å opprette et nytt dokumentbibliotek for møtenotatene.

  3. Endre skjemamal for eksempel for å lagre utfylte skjemaer til det nye dokumentbiblioteket og sende en kopi til hver enkelt deltaker.

  4. Publisere den endrede skjemamalen.

  5. Teste den endrede skjemamalen og det nye dokumentbiblioteket ved å opprette og sende test-skjemaer som er basert på denne skjemamalen.

Åpne og lagre skjemamalen

  1. Velg Utform en skjemamal, på Fil-menyen.

  2. Klikk Tilpass et eksempel under åpner en skjemamal.

  3. Dobbeltklikk Eksempel sakslister under Tilpass et utvalg.

  4. Klikk LagreFil-menyen.

  5. Hvis InfoPath viser en melding om å publisere skjemamalen, klikker du OK.

  6. Angi plasseringen der du vil lagre skjemamalen i dialogboksen Lagre som.

  7. Skriv inn et navn for malen i filnavn-boksen.

  8. Klikk InfoPath-skjemamal i Filtype-listen, og klikk deretter Lagre.

Publisere skjemamalen

Som en del av publiseringsprosessen, vil du opprette et nytt dokumentbibliotek.

Hvis du vil lære mer om hvordan du publiserer en skjemamal, kan du se artikkelen Innføring i publisering av en skjemamal.

  1. Klikk PubliserFil-menyen.

  2. På den første siden i veiviseren for publisering, klikker du til et SharePoint server med eller uten InfoPath Forms Services, og klikk deretter Neste.

  3. Skriv inn URL-adressen for områdesamlingen på SharePoint-området på den neste siden i veiviseren, i boksen Skriv inn plasseringen for SharePoint eller InfoPath Forms Services-området, og klikk deretter Neste. Hvis du vil bruke en områdesamling med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, skriver du for eksempel http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly i boksen.

  4. Klikk Dokumentbiblioteket på neste side, og klikk deretter Neste.

  5. På neste side, klikker du Opprett et nytt dokumentbibliotek, og klikk deretter Neste.

  6. Skriv inn et navn og beskrivelse for det nye dokumentbiblioteket på neste side, og klikk deretter Neste.

  7. Godta de foreslåtte kolonnene, og klikk Neste.

  8. Kontroller at informasjonen som vises, er riktig på den siste siden i veiviseren, og klikk deretter Publiser.

  9. Klikk Lukk.

    Du får en bekreftelse på den siste siden i veiviseren når du publiserer skjemamalen.

Skriv ned URL-adressen til det nye dokumentbiblioteket; Du trenger denne informasjonen senere i denne artikkelen. URL-adressen til det nye dokumentbiblioteket vises URL-adressen for områdesamlingen, etterfulgt av en skråstrek (/), etterfulgt av navnet på dokumentbiblioteket. Hvis du har opprettet et nytt dokumentbibliotek som heter møtenotater i områdesamlingen med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, vil for eksempel URL-adressen til det nye dokumentbiblioteket være http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Endre skjemamalen

Denne delen viser deg hvordan du gjør følgende:

  • Legge til en ny datatilkobling som lagrer utfylt skjema i det nye dokumentbiblioteket.

    Hvis du vil lære mer om sende datatilkoblinger, kan du se Innføring i datatilkoblinger.

  • Endre alternativene for datatilkoblingen slik at den lagrer utfylt skjema til dokumentbiblioteket, og sender en kopi av det utfylte skjemaet til hver møtedeltaker.

  • Konfigurere skjemamalen slik at den lukkes skjemaet etter innsending.

Hvis du vil lære mer om å sende et skjema som er basert på en skjemamal, kan du se artikkelen Innføring i innsending av skjemadata.

Legge til en ny datatilkobling

I denne delen skal du opprette en ny datatilkobling til det nye dokumentbiblioteket og konfigurere datatilkoblingen for å lagre skjemaet med et unikt navn. Skjemanavnet vil være en kombinasjon av tittelen på møtet og dato da skjemaet ble opprettet.

Begynne å opprette datatilkoblingen
  1. Klikk DatatilkoblingerVerktøy-menyen.

  2. Klikk Legg til i dialogboksen Datatilkoblinger.

  3. I veiviseren for datatilkobling klikker du Opprett en ny tilkobling for å, Send data og deretter Neste.

  4. Klikk i et dokumentbibliotek på et SharePoint-område på den neste siden i veiviseren, og klikk deretter Neste. Velge et mål for innsendte data i veiviseren for datatilkobling

  5. Skriv inn URL-adressen til dokumentbiblioteket som du opprettet i forrige inndeling på neste side i veiviseren, i boksen dokumentbibliotek. Hvis du vil bruke et dokumentbibliotek med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, skriver du for eksempel http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes i dokumentbiblioteket-boksen.

    Den neste delen hjelper deg gjennom prosessen med å definere en unik skjemanavnet, som krever at du forblir på denne siden i veiviseren. Ikke Klikk Neste ennå.

Definere en unik skjemanavnet

Skjemamalen lagrer skjemaet i et dokumentbibliotek med et standardnavn. Hvis du bruker standardnavnet, lagres det nye dokumentbiblioteket bare ett utfylt skjema. I denne delen skal du konfigurere datatilkoblingen for å lagre skjemaer som er basert på denne skjemamalen med et navn som består av tittelen på møtet og datoen for møtet. Du kan gjøre dette ved å opprette en formel som bruker en XPath -funksjon.

Hvis du vil lære mer om formler og funksjoner, kan du se legge til en formel i en kontroll.

  1. Klikk Sett inn formel Knappetekst .

  2. Klikk Sett inn funksjon i dialogboksen Sett inn formel.

  3. Klikk tekst i Kategorier-listen i dialogboksen Sett inn funksjon.

  4. Klikk concat i funksjoner-listen, og klikk deretter OK.

  5. Dobbeltklikk den første forekomsten av Dobbeltklikk for å sette inn felt i formel-boksen.

    Dobbeltklikk for å sette inn det første feltet som skal brukes som en del av skjemanavnet

  6. Åpne møtet i dialogboksen Velg et felt eller en gruppe, klikker du meetingTitle, og klikk deretter OK.

    Velge tittelfeltet for møtet i dialogboksen Velg et felt eller en gruppe

  7. Klikk den andre forekomsten av Dobbeltklikk for å sette inn felt for å velge den i formel-boksen (ikke Dobbeltklikk).

    Dobbeltklikke for å sette inn bindestreker som en del av skjemanavnet

  8. Skriv inn doble anførselstegn (""), etterfulgt av en bindestrek (-), etterfulgt av en annen doble anførselstegn.

    Sette inn en tankestrek som en del av skjemaets navn

  9. Dobbeltklikk den tredje forekomsten av Dobbeltklikk for å sette inn felt.

    Dobbeltklikk for å sette inn et nytt felt som skal brukes som en del av skjemanavnet

  10. Åpne møtet i dialogboksen Velg et felt eller en gruppe, klikker du meetingDate, og klikk deretter OK.

    Merke feltet meetingDate i dialogboksen Velg et felt eller en gruppe

    Dialogboksen Sett inn formel skal se slik ut:

    Den ferdige formelen i dialogboksen Sett inn formel som danner skjemanavnet

  11. Klikk Kontroller formel for å se etter riktig syntaks, i dialogboksen Sett inn formel i formelen.

  12. Hvis formelen ikke inneholder eventuelle feil, klikker du OK for å lukke dialogboksen.

Ferdig med å konfigurere datatilkoblingen
  1. I veiviseren, klikker du Neste.

  2. På neste side i veiviseren, i boksen Skriv inn et navn for datatilkoblingen, Skriv inn et beskrivende navn for denne datatilkoblingen.

  3. Kontroller at informasjonen under Sammendrag er riktig, og klikk deretter Fullfør.

  4. Klikk Lukk.

  5. Klikk LagreFil-menyen.

Endre sendealternativer du bruker både Send datatilkoblinger

  1. Klikk SendealternativerVerktøy-menyen.

  2. Merk av for Tillat brukere å sende dette skjemaet i dialogboksen Sendealternativer.

  3. Klikk Utfør egendefinert handling ved hjelp av regler, og klikk deretter Regler.

  4. Klikk Legg til i dialogboksen Regler for å sende skjemaer.

  5. Klikk Legg til handling.

  6. Klikk Send ved hjelp av en datatilkobling i handling-boksen.

  7. Klikk datatilkoblingen til dokumentbiblioteket som du opprettet i forrige del i datatilkobling-listen, og klikk deretter OK.

  8. Klikk Legg til handling.

  9. Klikk Send ved hjelp av en datatilkobling i handling-boksen.

  10. Klikk hoved Send i datatilkobling-listen, og klikk deretter OK.

    Du skal bruke datatilkoblingen hoved Send til å sende en kopi av skjemaet til hver enkelt deltaker.

  11. Skriv inn sende regler for å identifisere regelen som du nettopp opprettet, i navn-boksen i dialogboksen regel.

  12. Velg OK to ganger.

Konfigurere skjemamalen til å lukke skjemaet etter innsending.

  1. Klikk Avansert i dialogboksen Sendealternativer.

  2. Klikk Lukk skjemaet i listen etter innsending.

  3. Klikk OK.

  4. Klikk LagreFil-menyen.

Publisere skjemamalen

Når du har endret skjemamalen, må du publisere den til dokumentbiblioteket for å distribuere endringene.

  1. Klikk PubliserFil-menyen.

  2. På den første siden i veiviseren for publisering, klikker du til et SharePoint server med eller uten InfoPath Forms Services, og klikk deretter Neste.

  3. Skriv inn plasseringen for dokumentbiblioteket i områdesamlingen på SharePoint-området på den neste siden i veiviseren, i boksen Skriv inn plasseringen for SharePoint eller InfoPath Forms Services-området, og klikk deretter Neste.

  4. Klikk Dokumentbiblioteket på neste side, og klikk deretter Neste.

  5. På neste side, klikker du Oppdater skjemamalen i et eksisterende dokumentbibliotek.

  6. Klikk dokumentbiblioteket i dokumentbiblioteket for å oppdatere-listen, og klikk deretter Neste.

  7. Klikk Neste.

  8. Kontroller at informasjonen som vises, er riktig på neste side, og klikk deretter Publiser.

    Du får en bekreftelse på den siste siden i veiviseren når du publiserer skjemamalen.

Teste skjemamalen og området

  1. Klikk Åpne dette dokumentbiblioteket på den siste siden i veiviseren for publisering, og klikk deretter Lukk.

  2. Klikk Ny i dokumentbiblioteket.

  3. Fyll ut skjemaet som om du holdt på med notater i et møte. Når du angir et klokkeslett i tekstbokskontrollen Starttidspunkt, trykker du TAB for å flytte til neste kontroll. InfoPath fyller automatisk inn Sluttidspunkt tekstbokskontrollen.

  4. Skriv inn e-postadresse som møtedeltaker i boksen e-post i deltaker-delen. Hvis du vil legge til flere deltakere og e-postadresser, klikker du Legg til deltakere.

  5. Klikk Send på verktøylinjen for InfoPath.

  6. Kontroller at riktig e-postadressene vises i dialogboksen.

  7. Klikk Send, og klikk deretter OK for å lukke dialogboksen.

Møtenotatene skal vises i dokumentbiblioteket, og bør også ankommer innboksen din som en ny e-postmelding.

Etter testing systemet ved å opprette og sende noen skjemaer som er basert på denne skjemamalen, kan du begynne å bruke til å lagre og distribuere møtenotatene.

Til toppen av siden

Oppdatere skjemamalen

Når andre har prøvd ut det nye systemet ved å opprette og lagre møtenotater, kan du vil endre utformingen av skjemamalen som svar på tilbakemelding. Hvis du vil gjøre endringer i skjemamalen, må du gjøre følgende:

  1. Åpne skjemamalen fra dokumentbiblioteket, endre skjemamalen etter behov, og lagre endringene.

  2. Lagre endringene til dokumentbiblioteket ved å publisere skjemamalen.

Åpne skjemamalen fra dokumentbiblioteket

  1. Åpne dokumentbiblioteket.

  2. Klikk Innstillinger, og klikk deretter innstillinger for Skjemabibliotek.

  3. Klikk Avanserte innstillinger under Generelle innstillinger.

  4. Klikk Rediger mal under URL-adresse-boksen i Dokumentmal-delen.

  5. Hvis InfoPath viser en melding om å publisere skjemamalen, klikker du Ja.

Når du har endret skjemamalen, kan du lagre skjemamalen før du publiserer den.

Publisere skjemamalen

Når du har gjort endringer, må du publisere den endrede skjemamalen i dokumentbiblioteket.

  1. Klikk PubliserFil-menyen.

  2. På den første siden i veiviseren for publisering, klikker du til et SharePoint server med eller uten InfoPath Forms Services, og klikk deretter Neste.

  3. Skriv inn plasseringen for dokumentbiblioteket i områdesamlingen på SharePoint-området på den neste siden i veiviseren, i boksen Skriv inn plasseringen for SharePoint eller InfoPath Forms Services-området, og klikk deretter Neste.

  4. Klikk Dokumentbiblioteket på neste side, og klikk deretter Neste.

  5. På neste side, klikker du Oppdater skjemamalen i et eksisterende dokumentbibliotek.

  6. Klikk dokumentbiblioteket i dokumentbiblioteket for å oppdatere-listen, og klikk deretter Neste.

  7. Klikk Neste.

  8. Kontroller at informasjonen som vises, er riktig på neste side, og klikk deretter Publiser.

  9. Klikk Lukk.

    Du får en bekreftelse på den siste siden i veiviseren når du har publisert skjemamalen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×