Du kan koble en ekstern liste som inneholder kunder, oppgaver, avtaler eller innlegg, til Microsoft Outlook 2013. Når den er koblet til, kan du vise, redigere og skrive ut dataene ved hjelp av det velkjente Outlook-brukergrensesnittet som om informasjonen opprinnelig var fra Outlook.
Hvis dataene du oppdaterer, er kontakt informasjon, for eksempel relatert til kundene dine, kan du ringe dem, sende dem e-postmeldinger og foreta møte invitasjoner. Datasynkroniseringen er toveis. Endringer gjort i Outlook 2013, blir automatisk synkronisert med den eksterne datakilden. Endringer gjort i den eksterne datakilden, blir synkronisert med elementene i Outlook 2013, selv om en oppdateringsoperasjon kan være nødvendig.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne innhold om eksterne data.
Hva vil du gjøre?
Før du begynner
Arbeid med eksterne data krever flere forhåndsutførte oppgaver for å sikre tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis det oppstår problemer når du prøver å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også bidra til å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:
Vanlige krav
Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere Forretningsdatatilkoblingstjenester og Sikker lagringstjeneste.
Konfigurere sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet.
Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på.
Opprette en ekstern innholdstype En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.
Opprette en ekstern liste En bruker må etter behov opprette en ekstern liste basert på den eksterne innholdstypen og én eller flere visninger av den eksterne listen.
Pass på at Office-produkter er klare til bruk Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha Windows 7 eller nyere og følgende gratis program vare produkter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 for OData v3 på hver klient data maskin (hvis nødvendig, blir du automatisk bedt om å laste ned program varen). Pass også på at Office-installasjons alternativet, Business connectivity Services er aktivert (dette er standard). Dette alternativet installerer Business connectivity Services Client Runtime, som gjør følgende: bufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretnings data til eksterne innholds typer, viser den eksterne element velgeren i Office-produkter og kjører egen definerte løsninger i Office-produkter.
Outlook-spesifikke krav
Aktivere funksjonen Frakoblet synkronisering for eksterne lister Farm- og nettstedsfunksjonen Frakoblet synkronisering for eksterne lister må også være aktiv. Denne funksjonen er som standard aktiv på farmnivå, men den er ikke aktiv som standard på nettstedsnivå.
Opprette en ekstern innholdstype som støttes av Outlook Når du oppretter en ekstern innholdstype, må en bruker aktivere alternativet Støtte for frakoblet synkronisering og sette feltet Office-elementtype til ett av følgende: Kontakt, Avtale, Oppgave eller Innlegg.
Tilordne tilsvarende felter En bruker må tilordne ett eller flere av de eksterne innholdstypefeltene til de tilsvarende Outlook-feltene.
Når du tilordner en ekstern innholdstype, for eksempel Kunde, til en Outlook-elementtype, for eksempel Kontakt, må du eksplisitt tilordne de enkelte feltene i den eksterne innholdstypen, for eksempel Fornavn kunde, Etternavn kunde, Kundeadresse og Kundetelefon, til de respektive feltene for Outlook-elementtype, for eksempel Fornavn, Etternavn, Firmaadresse og TelefonArbeid for kontakten.
Du behøver ikke tilordne alle de tilsvarende feltene, men følgende felter må tilordnes.
|
Outlook-elementtype |
Outlook-elementfelt |
|---|---|
|
Kontakt |
Etternavn |
|
Oppgave |
Emne |
|
Avtale |
Start, Slutt og Emne |
|
Innlegg |
Emne |
Felter som ikke er tilordnet, avhengig av antallet, vises som utvidede egenskaper på følgende måte:
-
Tilstøtende Legges til skjemaområdet nederst på standardsiden til et Outlook-skjema (to til fem felter).
-
Atskilt Legges til som en ny side i et Outlook-skjema (seks eller flere felter).
Hvis den eksterne innholdstypen ikke tilordnes direkte til en Outlook-elementtype, kan du tilordne feltene til Outlook-elementtypen Innlegg, som er den mest generelle elementtypen.
Koble en ekstern liste til Outlook 2013
-
Naviger til SharePoint-nettstedet som inneholder den eksterne listen.
-
Klikk liste > Koble til Outlook.
-
Det blir om nødvendig åpnet og opprettet en ny datafil for Outlook 2013 (BCSStorage.pst), kalt Eksterne lister for SharePoint i navigasjonsruten, og deretter en mappe med navnet <Nettsted> – <Ekstern liste>.
Tips!: Dataene blir som standard oppdatert automatisk hver sjette time, men denne verdien kan endres. Hvis du vil forsikre deg om at du ser gjeldende data fra den eksterne data kilden, høyre klikker du mappen og klikker deretter Synkroniser nå.
Obs!: Outlook 2013 viser som standard bare felter som eksplisitt ble tilordnet til sine respektive Outlook-felter av forfatteren av den eksterne innholdstypen. Du kan vise alle feltene fra den eksterne listen, både tilordnede og ikke tilordnede, ved å gjøre følgende:
-
Åpne ett enkelt element i et skjema (klikk Detaljer for <navn> i Vis-gruppen på fanen Kontakt.)
-
Opprette en egendefinert Outlook-visning og inkludere alle feltene fra den eksterne listen.
Du finner mer informasjon om hvordan du viser felter og oppretter egendefinerte visninger, i hjelpesystemet for Outlook.
