Klargjøre Excel-datakilde for utskriftsfletting i Word

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

En grunnleggende trinn i en Word utskriftsflettingen konfigurerer og klargjør en datakilde. Du kan bruke en eksisterende datakilde for Excel eller bygge en ny ved å importere en tabulatordelt (txt) eller en fil med kommadelte verdier (CSV). Når du har konfigurert og klar datakilden, kan du utfører en utskriftsfletting ved hjelp av Dynamisk datautveksling (DDE) med veiviseren for utskriftsfletting i trinnvise eller ved å bruke en metode for manuell utskriftsfletting.

Hvis du ikke bruker en eksisterende datakilde for Excel for utskriftsflettingen, kan du bruke en liste over kontakter eller en adressebok i TXT- eller CSV-fil. Tekstimportveiviseren veileder deg gjennom trinnene for å hente data som er i en TXT- eller en CSV-fil til Excel.

  1. Åpne Excel.

  2. Velg Hent eksterne Data på fanen Data > Fra tekst.

    Alternativet Fra tekst er markert på Data-fanen.

  3. Velg TXT- eller CSV-filen du ønsker, og velg deretter Importer.

  4. Velg skilletegn i Tekstimportveiviseren, i den opprinnelige datatype-ruten.

    Excel Hent eksterne Data fra tekst, tekstimportveiviseren, trinn 1 av 3

  5. Merk avmerkingsboksen Mine data har overskrifter over forhåndsvisningsruten Hvis filen du importerer har overskrifter, og velg deretter Neste.

  6. Merk avmerkingsboksen som samsvarer med skilletegn (for eksempel en tabulatortegn eller komma) brukes på data i skilletegn-ruten, og velg deretter Neste.

    Alternativene for Skilletegn er markert i veiviseren for tekstimport.

    Tips!: Ruten Forhåndsvisning av Data viser hvordan resultatet vil se ut i et tabellformat.

  7. Velg kolonnen som inneholder postnumre eller postnumre under Forhåndsvisning av Data, og velg tekst under Kolonnedataformat.

    Tekst-alternativet for Kolonnedataformat er uthevet i tekstimportveiviseren.

    Kommentarer: 

    • De tilgjengelige formatene er Generelt, tekst og dato. Hver gang du bruker et dataformat til en kolonne, vises navnet på formatet i tabelloverskriften for kolonnen.

    • En kolonne som inneholder numeriske data som en prosentandel eller en valutaverdi, for eksempel kan bare formateres etter at du har importert filen. Se avsnittet "Formater numeriske data i Excel "som følger for mer informasjon.

  8. Gjenta trinn 7 etter behov, velge kolonnen du vil endre og dataformatet du vil bruke.

  9. Velg Finish.

  10. Godta standardinnstillingene for eksisterende regneark og celleadressen i dialogboksen Importdata, og velg deretter OK.

    Velg dataene skal settes inn i et eksisterende regneark, standardinnstillingen, eller i et nytt regneark i dialogboksen importdata

    Forsiktig!: Celleadresse i dialogboksen Importdata viser den merkede cellen. Dataene er importert fra og med navngitte celleadressen.

  11. Når du er ferdig, kan du lagre datakilden med et nytt filnavn.

Formatere numeriske data i Excel

Formatere alle numeriske data som prosentdeler eller valutaverdier i en ny eller eksisterende datakilde i Excel som du har tenkt å bruke i Word utskriftsfletting. Hvis du vil beholde numeriske data som du har formatert som en prosentandel eller valuta under en utskriftsfletting, følger du instruksjonene i den "trinn 2: Bruk dynamisk datautveksling (DDE) for en utskriftsfletting-delen.

Kontroller at du formatere kolonner med numeriske data på riktig måte i datakilden Excel som du vil bruke for en adresseliste i Word utskriftsfletting. Formatere en kolonne med tall, for eksempel for å samsvare med en bestemt kategori, for eksempel valuta.

  1. Åpne Excel datakilden.

  2. Velg en kolonne som du vil formatere.

  3. Velg boksen Tallformat (Generelt) pil ned i tall-gruppen i kategorien Hjem, og velg deretter et alternativ i listen.

    Velg pil ned i Generelt-boksen for å velge tallformatet du bruker på i tall-gruppen i kategorien Hjem i Excel.

  4. Gjenta trinn 2 og 3 etter behov.

  5. Når du er ferdig, velger du Lagre.

Når du har en Excel-datakilde som inneholder tall som er formatert som prosentdeler og valutaverdier, kan noen av de numeriske dataene ikke beholder formateringen under en utskriftsfletting. Du får resultatene du ønsker, og du kan beholde formatet for numeriske data i Excel ved hjelp av DDE av utskriftsflettingen.

Excel-dataformat sammenlignet med arbeid flettefelt ved å bruke eller ikke bruker Dynamic Data Exchange

Merknad: Hvis du bestemmer deg for ikke å bruke DDE, følg instruksjonene i bruke utskriftsfletting for å sende flere e-postmeldinger.

  1. Word, velger du fil > Alternativer > Avansert.

  2. Merk under Generelt, og velg Bekreft konvertering av filformat ved åpning.

    Alternativet Bekreft konvertering av filformat ved åpning

  3. Velg OK.

  4. Velg Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser > Step by Step veiviseren for utskriftsfletting.

    Velg Start utskriftsfletting i Word, i kategorien masseutsendelser, og velg deretter Step by Step veiviseren for utskriftsfletting

  5. Velg Bruk en eksisterende liste i ruten utskriftsfletting under Velg mottakere.

    I Word, i oppgaveruten Utskriftsfletting som åpnes når du velger veiviseren Step by Step utskriftsfletting i gruppen utskriftsfletting

  6. Velg Bla gjennom under Bruk en eksisterende liste, og deretter åpne formatert regnearket.

  7. Merk av for Vis alle i dialogboksen Bekreft datakilde, velg MS Excel-regneark via DDE (*.xls) > OK.

    Dialogboksen Bekreft datakilde

  8. Velg Hele regnearket i dialogboksen Microsoft Excel > OK.

    Microsoft Excel-dialogboks i Word

  9. Når dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting åpnes, velger du OK.

    Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting som viser innholdet i en Excel-regneark som brukes som en datakilde for en adresseliste

  10. Fortsett med bokstaven, e-postmelding, etiketteller konvolutt flettingen.

Tips!: Du kan hindre bli spurt etter Word hver gang du åpner en datafil. Når du kobler til adresselisten, kan du gå til fil > Alternativer > Avansert. Fjern merket for Bekreft konvertering av filformat ved åpning under Generelt.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×