Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.
Et bibliotek er en plassering på et område der du kan opprette, samle, oppdatere og behandle filer med medlemmer av gruppen. Hvert bibliotek viser en liste over filer og nøkkelinformasjon om filene, slik at det blir enklere å samarbeide om filene.
Du kan tilpasse biblioteker på flere måter. Du kan kontrollere hvordan dokumenter blir vist, sporet, behandlet og opprettet. Du kan spore versjoner, inkludert hvor mange og hvilke typer versjoner, og du kan begrense hvem som kan se dokumenter før de blir godkjent.
Du kan velge blant flere typer biblioteker avhengig av typen filer du ønsker å lagre, og hvordan du planlegger å bruke dem.
Delte dokumenter-biblioteket blir opprettet for deg når Microsoft Windows SharePoint Services oppretter et nytt område. Du kan begynne å bruke dette biblioteket straks, tilpasse det eller opprette andre biblioteker.
Her følger noen måter du kan arbeide med biblioteker på for å gjøre dem nyttigere for gruppen:
-
Opprette og behandle visninger Du kan benytte en visning til å se de elementene i biblioteket som er viktigst for deg, eller som best tjener formålet. Innholdet i biblioteket endres ikke, men filene blir organisert eller filtrert slik at det blir lettere å finne og bla i dem på en meningsfylt måte.
-
Kreve godkjenning av dokument Du kan angi at godkjenning er nødvendig for et dokument. Dokumenter har ventestatus til de er godkjent eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan vise et dokument før det er godkjent.
-
Spore versjoner Hvis du vil beholde tidligere versjoner av filer, lar deg følge opp, lagre og gjenopprette filene i bibliotekene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte. Eller du kan velge å angi noen versjoner som overordnede, for eksempel å legge til et nytt kapittel i en manuell og enkelte versjoner som underordnede, for eksempel retting av stavefeil. For å administrere lagringsplass, kan du også velge hvor mange hver type versjon du vil lagre.
For eksempel kan et reisebyrå bruke et dokumentbibliotek til å behandle filene sine. Mens gruppemedlemmer utvikler et nytt salgstilbud, sporer de underordnede versjoner av filene. Hvis de gjør en feil i en versjon, kan de gjenopprette en tidligere versjon. Når de er ferdige med tilbudet, kan de opprette en overordnet versjon og deretter publisere den for godkjenning av hos juridisk avdeling og lederen. Når filen er godkjent, kan andre ansatte i firmaet vise filen.
-
Kreve utsjekking av filer Når du krever utsjekking av en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen før den er sjekket inn. Krever at dokumenter sjekkes ut, hindrer du at flere personer gjør endringer samtidig, som kan skape redigeringskonflikter og føre til forvirring. Å kreve utsjekking kan også bidra til å minne gruppemedlemmer legge til en kommentar når de sjekker inn en fil, slik at du lettere kan spore hva som er endret i hver versjon.
-
Hold deg informert om endringer Biblioteker i Windows SharePoint Services 3.0 støtter RSS-teknologi slik at medlemmer av gruppen kan få oppdateringer automatisk. RSS gjør det mulig for brukere å motta og vise oppdateringer, eller feeder, av nyheter og informasjon på ett sted.. Du kan også opprette e-postvarslinger slik at du blir varslet når filer endres.
-
Redigere filer frakoblet Hvis du foretrekker å arbeide med filene på harddisken, kan du sjekke dem ut og arbeide frakoblet, hvis du bruker en applikasjon som er kompatibel med Windows SharePoint Services 3.0, for eksempel 2007 Microsoft Office-system.
-
Arbeide med et bibliotek fra et e-postprogram Ved å bruke et e-postprogram som er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, for eksempel Microsoft Office Outlook 2007, kan du ta viktig informasjon med deg. Du kan lese, redigere og søke i filene fra e-postprogrammet mens du er frakoblet.
-
Kopiere dokumenter enkelt til et annet sted Du kan enkelt sende en fil til et annet sted på et Windows SharePoint Services 3.0-område. Når du oppdaterer det opprinnelige dokumentet, kan du velge å bli bedt om å oppdatere filen på de andre stedene.
-
Definere innholdstyper Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvider funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper for Legg til fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og arbeidsflyt prosesser.
For eksempel kan en salgsavdeling ha maler for salgsrapporter, standarddokumenter, budsjetter og presentasjoner. Hver mal inneholder selskapets logo og målsetningen. Når brukere oppretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de velge hvilken mal de ønsker å bruke.
-
Angi unik tillatelse Du kan angi en unik tillatelse for et bibliotek, eller til og med en fil i et bibliotek.
-
Opprette arbeidsflyter Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan benytte arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, for eksempel behandling av dokumentgodkjenning eller gjennomsyn.
Typen bibliotek du bruker, avhenger av hvilke typer filer som du deler:
-
Dokumentbibliotek For mange filtyper, inkludert dokumenter og regneark, kan du bruke et dokumentbibliotek. Du kan lagre andre typer filer i et dokumentbibliotek, selv om noen filtyper er blokkert av sikkerhetsårsaker. Når du arbeider med programmer som er kompatible med Windows SharePoint Services, kan du opprette disse filene i biblioteket. Markedsføringsgruppen kan for eksempel ha sitt eget bibliotek for planlegging av materiale, pressemeldinger og publikasjoner.
-
Bildebibliotek Hvis du vil dele en samling av digitale bilder eller grafikk, kan du bruke et bildebibliotek. Selv om bilder kan lagres i andre typer SharePoint-biblioteker, er det flere fordeler bildebiblioteker. Fra et bildebibliotek kan du for eksempel vise bilder i en lysbildefremvisning, laste ned bilder til datamaskinen og redigere bilder med grafikkprogrammer som er kompatibelt med Windows SharePoint Services. Vurder å opprette et bildebibliotek hvis gruppen bruker mye grafikk, for eksempel logoer og firmabilder, på nytt, eller hvis du vil lagre bilder av gruppehendelser eller produkt starter.
-
Wiki-sidebibliotek Hvis du vil opprette en samling av tilkoblede wiki-sider, kan du bruke en wiki-sidebibliotek. En wiki gir flere personer til å samle inn informasjon om rutinene i et format som er enkelt å opprette og endre. Du kan legge til bibliotekets wiki-sider som inneholder bilder, tabeller, hyperkoblinger og interne koblinger. Hvis du for eksempel hvis gruppen oppretter et wiki-område for et prosjekt, kan området lagre tips og triks i en serie med sider som kobler til hverandre.
-
Skjemabibliotek Hvis du trenger for å administrere en gruppe med XML-baserte forretningsskjemaer, bruker du et skjemabibliotek. Eksempelvis kan organisasjonen vil bruke et skjemabibliotek for utgiftsrapporter. Konfigurere et skjemabibliotek krever en XML-redigeringsprogram eller XML-utformingsprogrammet som er kompatibelt med Windows SharePoint Services, for eksempel Microsoft Office InfoPath.
