Interaktive instrumentbord ved hjelp av PowerPoint og Excel

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Forretningsanalyse med stil og funksjonalitet

Av Glenna Shaw, MVP for PowerPoint

Hva er interaktive instrumentbord, og hvordan kan du bruke dem til å kommunisere viktig informasjon til målgruppen? Denne artikkelen handler om hvordan du kan utforme og bruke interaktive instrumentbord, og inneholder koblinger til eksempelfiler og presentasjoner.

I denne artikkelen

Innføring i instrumentbord

Instrumentbordbakgrunn

Instrumentbordelementer

Interaktive instrumentbord

Dele instrumentbordet

Konklusjon

Innføring i instrumentbord

Forretningsanalyse er svært populært for tiden, og instrumentbord er den metoden som brukes mest for å tilby denne informasjonen.

Så Hva er egentlig et instrumentbord? Min favoritt definisjon kommer fra Stephen få, "et instrumentbord er en visuell fremstilling av de viktigste informasjonen behov for å oppnå en eller flere mål som passer helt på en enkelt dataskjerm slik at den kan overvåkes med et øyekast." Dette ekko temaet jeg én gang hørt i en økt kundeemne av David Paradi på PowerPoint Live konferansen om hvordan du bruker GAR prinsippet (oversikt over Absorb og ENTER.). Rick Altman, verten for The Presentation Summit samtykket graciously skal la meg Bruk data fra hans konferansen til å opprette eksempelinstrumentpanelet brukes for denne artikkelen. Vær oppmerksom på at jeg har brukt aliaser for emner og presentatører til å beskytte sensitiv forretningsinformasjon og høyttaler personvern.

SharePoint og Excel er de mest brukte Microsoft-mediene for oppretting av instrumentbord (se Microsoft Hjelp-artikkelen: Introduksjon til funksjoner for forretningsanalyse). Selv om dette ofte er oversett, er PowerPoint i kombinasjon med Excel en enkel løsning for å lage elegante og funksjonelle instrumentbord. PowerPoint tilbyr i tillegg en interaktivitetsfunksjon som ikke er tilgjengelig i andre programmer.

Når du oppretter et instrumentbord, er det viktig å ha fokus på informasjonen. Å fylle opp skjermen med unødvendige komponenter vil ta oppmerksomheten bort fra informasjonen som vises. Så gjør det enkelt, det er som regel det beste. Du må finne en balanse mellom å gjøre instrumentbordet attraktivt nok til å holde interessen til publikum, men samtidig begrense effektene slik at informasjonen bak ikke forsvinner. Tredimensjonale diagrammer bør unngås, og hvis informasjonen blir mer tydelig i en tabell enn i et diagram, bruker du tabell. Excel har en fantastisk funksjon for betinget formatering, der du oppnår begge deler: en grafisk visning i en tabell.

Instrumentbordbakgrunn

Det første du bør gjøre, er å lage bakgrunnen for instrumentbordelementene. Jeg har valgt å plassere en grå egendefinert figur på en mørkeblå bakgrunn. I tillegg har jeg brukt skyggeeffekten Innvendig i midten på figuren. Resultatet ligner på en innfelt boks, som skal brukes til å huse instrumentbordelementene. Fordelen med dette er at blikket trekkes mot den indre delen av figuren, og lysbildet på instrumentbordelementene kommer i fokus.

Interaktive instrumentbord

Instrumentbordelementer

Når du har opprettet bakgrunn, må du bestemme hvilke elementer som skal inkluderes i instrumentbordet. Husk at instrumentbordet skal vise data som oppfyller én eller flere mål for virksomheten. Jeg har valgt å vise en sammenligning av kostnader, fraværsoversikt, emner og høyttalere for The Presentation Summit i dette eksemplet. Når du kjenner til de primære mål kan du eksperimentere med elementer som best viser informasjonen i et format som er lette å forstå for publikum. Jeg har valgt å brukes med enkle tabeller og diagrammer, og dra nytte av Excel-betinget formatering for Mine tabeller.

Tabell i instrumentbord

Denne tabellen viser frekvens økter for geografisk og vurderinger av økter og høyttalere med indikatorer. Jeg har valgt å bruke standardinnstillingene for indikatorer for betinget formatering som er løst basert på en klokkekurve. Bruker funksjonene i Excel kan du vise informasjon ved hjelp av kompliserte statistiske analyser (se Microsoft Hjelp og fremgangsmåter artikkelen), men du bør alltid Husk publikum. Et element på et instrumentbord har ingen formål Hvis det ikke forstår publikum.

Når du har bestemt elementene, grupperer du dem slik at det kommer tydelig frem hvordan de henger sammen. Det finnes flere metoder for å oppnå dette. Jeg har valgt å bruke farge, nærhet og omslutning i eksemplet mitt. Elementene er gruppert ved å plassere dem tett inntil hverandre, ved å bruke de samme fargene på diagrammene, og ved å omslutte dem med et farget omriss. Kostnadene er omsluttet av blått, deltakelse av grønt, emner av lilla, foredragsholdere av oransje og spesialiserte emner kontra generelle emner av turkis. Legg merke til at jeg ikke bruker både grønt og rødt. En ikke ubetydelig del av befolkningen er fargeblinde for rødt og grønt, og vil ikke kunne se forskjellen på de to.

Til slutt forsikrer du deg om at teksten på instrumentbordet enkel å lese. Ettersom instrumentbord blir vist på én dataskjerm, har du større fleksibilitet enn ved et tradisjonelt projisert lysbilde, men det kan likevel være utfordrende. Prøving og feiling ved hjelp av knappen Øk skriftstørrelse / Reduser skriftstørrelse på båndet gjør det litt enklere.

Skriftgruppen i Excel

Interaktive instrumentbord

En av de mest avanserte funksjonene i PowerPoint er muligheten til å legge til interaktivitet på en enkel måte, uten komplisert programmering. Interaktivitet i et instrumentbord kan være vanskelig. Vanligvis er interaktivitet lagt til som en «neddrillingsfunksjon», slik at brukerne kan se flere detaljer for et bestemt element. Ulempen er at det er svært vanskelig å få med seg informasjonen når du bytter fra ett vindu til et annet. Det krever ofte at brukerne må gå frem og tilbake. PowerPoint har en unik mulighet for å løse denne begrensningen. Jeg kaller den «instrumentbord i bevegelse».

I eksemplet mitt har jeg laget knapper øverst på skjermen slik at Rick kan drille ned til instrumentbord og vise samme informasjon for de ulike årene. Disse knappene er koblet til et eget lysbilde med detaljer fra de respektive årene. Jeg har brukt en skyggeeffekt for å indikere hvilken knapp som er trykket inn. Du kan også koble direkte fra instrumentbordelementene (dvs. klikke på et diagram for å vise flere detaljer.) Hvis du vil ha mer informasjon om interaktivitet i PowerPoint, kan du se opplæringen min i dynamisk PowerPoint.

Interaktive instrumentbord

Jeg har med vilje vist nøyaktig de samme dataene på alle lysbildene med årsdata, og diagrammene er angitt slik at de har nøyaktig like akser. Publikum kan nå drille ned for å se bestemte detaljer for ett bestemt år. Men det er faktisk ikke det beste. Ved å fokusere på et enkelt element i lysbildene med årsdetaljer kan brukerne gå frem og tilbake mellom lysbildene (ved hjelp av instrumentbordknapper, piltaster, side opp- eller side ned-taster eller rulleknappen) og observere årlige endringer for dette elementet. Diagrammene er bokstavelig talt i bevegelse.

Sammenligne diagrammer

Dette er unikt for PowerPoint og løser problemet med å få med seg informasjonen i flere lysbilder eller vinduer. Hvis du velger å bruke denne metoden, må du passe på at elementene plasseres på nøyaktig samme sted på lysbildene, og at diagramaksene i lysbildene er konsekvente. Dette sikrer at du sammenligner like data, ellers kan resultatet bli misvisende.

Dele instrumentbordet

Når instrumentbordet er ferdig, lagrer du det som en PowerPoint-fremvisning (PPSX). Når brukerne klikker den, åpnes instrumentpanelet automatisk. Du kan lagre filen på en delt nettverksstasjon eller sende den i en e-post. Hvis du skal plassere instrumentbordet på nettet, er nye Office Online helt optimal. Denne funksjonen er innebygd i Lagre og send-alternativene i PowerPoint 2010, men hvis du fremdeles bruker PowerPoint 2007, trenger du bare en Windows Live-konto. Med Windows Live-kontoen får du tilgang til OneDrive der du kan legge inn og dele dokumenter.

Konklusjon

Et instrumentbord er verdt å verdien av informasjonen som kan hentes fra det, så hva Rick instrumentbord Fortell oss? Eigd viser instrumentbordet at feltet Presentation Summit er en velfungerende konferanse som opplever årlig vekst og en stor grad av kundetilfredshet uten å forskyve kostnader lav. Som en avid deltaker og bidra konferansen dette var ingen overraskelser til meg, men den var fint å gi Rick instrumentbord som beviser hva vi allerede intuitivt visste.

Bilde av Glenna Shaw

Glenna Shaw er en mest med flere verdier Professional (MVP) for PowerPoint og eieren av Glenna Shaw visuelle kommunikasjon og Visualology -blogg. Hun har sertifikater i tilgjengelig informasjonsteknologi, grafikkdesign og Professional teknisk håndskrift.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×