Integrere varians sporing til project endre management prosessen

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved Kari Suchan, PMP

Prosjektstyring dreier seg om å finne ut hva du vil utføre, opprette en gjøremålsliste for arbeid som må gjøres for å få du det, finne ut hvor lang tid det tar og beregne hvor mye det vil koste.     Høres enkel, huh? Men svært vanskelig delen er å holde oversikt over alt. Kjører prosjektet i tide? Det foretas foran tidsplanen? Er det under budsjettet? Det kan fortsatt under budsjettet når alt arbeidet er ferdig?

Det er én måte å evaluere et prosjekt tilstanden til å spore forskjellen mellom den opprinnelige prosjektplanen og hva som faktisk skjer. Dette mellomrommet kalles bedre varians, en sammenligning av det tiltenkte eller budsjetterte beløpet og faktiske beløpet som er brukt. Analysere varians er fremgangsmåte for å sammenligne faktisk project resultatene til hva var planlagt eller forventet. Det er en måte å angi mengden hvor godt ― eller hvordan dårlig ― et prosjekt går fremover.

Planlegging for varianser: opprette referanseverdier

Du skal plassere et spill i grunnen som utgangspunkt for å finne ut prosjektet varianser: Dette er den opprinnelige planen. Du er fange uten dette og prøver å styre et glidende mål. To viktige opprinnelige planer til å opprette før du kan plassere varians sporing og rapportering i play er kostnad og tidsplan. Men før du kan gå dit du vil spiker ned prosjektets omfang.

Bruke en arbeid nedbryting struktur til å opprette omfang

Den opprinnelige planen omfanget inkluderer alle prosjektleveringer; den identifiserer som sådan alt arbeid gjøres. Én måte å dokumentet omfang er å opprette en jobb-nedbryting-struktur (WBS), en hierarkisk visning av prosjektleveringer. Hvert nivå nedover i hierarkiet representerer en stadig mer detaljert beskrivelse av leveringer. For eksempel en WBS for bygging av et nytt som omfatter den foundation, innramming, taket, og elektriske og tegning av rør-systemer, samt Planteliste planer, arkitektoniske tegninger, og gjør det mulig for inspeksjon.

Oppretting av tidsplan og kostnader referanseverdier

De opprinnelige planene tidsplan og kostnader er opprettet etter at omfanget bestemmes. Uten et klart bilde av hva som vil produsere prosjektet, kan du finne ut hvor lang tid det tar eller hvor mye det vil koste.

Opprinnelige planen er godkjent prosjektplanen, grunnlaget for måle og rapportering tidsplan ytelse. Kostnader-planlagte er godkjent tidsinndelte budsjettet, som mot kostnader ytelse skal måles. Det avhenger av kostnader for et bestemt prosjekt periode eller fase, som krever tildeler kostnader til prosjektaktiviteter er lagt til. Tilordning av kostnader for Prosjektkomponenter kan være tidkrevende, men det gjør at du kan utføre mer detaljert og nøyaktig kostnader ytelse rapportering, noe interessentene og project sponsorene er svært interessert i.

Du oppretter tidsplan og kostnader referanseverdier:

  1. Utvikle tidsplanen ved å identifisere aktiviteter og oppgaver til å produsere hver levering i WBS.

  2. Identifisere ressursene for hver aktivitet. Vurder begrensninger- eller klokkeslettverdier hvor mye hver person kan realistisk kan bruke dette prosjektet.

  3. Beregne hvor lang tid (i timer eller dager) det tar for å fullføre hver aktivitet.

  4. Beregne kostnaden for hver aktivitet, ved hjelp av en gjennomsnittlig per time eller daglig, rente for hver ressurs, pluss eventuelle faste kostnader som er knyttet til aktiviteten.

  5. Finne ut hvilke aktiviteter som er avhengige av andre og utvikle den kritiske linjen.

  6. Utvikle kostnader-planlagte; Dette er et tidsinndelte budsjett måle prosjektets kostnader ytelse. Legge til de anslåtte kostnadene for å gjøre dette, etter oppgave eller etter tidsperiode.

Til toppen av siden

Svare på varianser: endre kontroll

Etter at du har etablert omfanget, tidsplan og kostnader opprinnelige planer, kan du opprette trinnene gruppen skal bruke til å administrere avvik for disse planene. Denne informasjonen blir endre management prosjektplanen. Denne planen definerer når du ut en project endringsforespørsel (PCR) er nødvendig, slik dokument varianser og sende til godkjenning, og hva som skjer når en endringsforespørsel er godkjent.

Varians beregninger brukes til å avgjøre om en PCR er nødvendig, og hvis prosjektplanene for tidsplan eller budsjett endres. Avvik kan være positive eller negative:

  • Et positivt avvik angir at prosjektet er foran tidsplanen eller under budsjettet. Positive scenarier kan gjør det mulig å flytte penger og ressurser på de i negative distriktet.

  • Et negativt avvik er din indikator at prosjektet er forsinket eller over budsjettet og at du må gjøre noe. Du må kanskje øke budsjettet eller godta redusert fortjenestemargin.

Varians terskler er en viktig komponent for et hvilket som helst endre management planen. De utgjør vesentlige endringer i prosjektet, og derfor nødvendig dokumentasjonen og godkjenning i en PCR. Ikke alle PCRene fører gjenopprette omfanget, tidsplan eller budsjett. Dette er en betydelig aktivitet, en som kan kreve at svært lang tid å fullføre, og du kan forpliktet til å få godkjenning opp og ned project-organisasjonen.

Spore kostnader og planer varianser i løpet av levetid av prosjektet hjelper deg å identifisere svake steder ― områder med gjentatte endringer ― og svare i henhold til dette. Hvis du ser at testing teamet oppstått uavbrutt forsinkelser, må du for eksempel tilordne ytterligere ressurser for å holde på tidsplanen.

Til toppen av siden

Ta det i ett trinn videre: analyse av inntjent verdi

Ingen diskusjoner om project avvikene er fullført uten omtal inntjent verdi, en project management fremgangsmåte for å beregne kostnader og planer om gangen. Analyse av inntjent verdi sammenligner arbeidet ferdig med etablerte grunnlinjer. Det hjelper deg med å evaluere gjeldende prosjektytelse og utføre kurset rettinger der det er nødvendig.

Hvis du vil utføre analyse av inntjent verdi, må du ha en WBS, en detaljert prosjektplan og et budsjett (etter fase eller et klokkeslett periode) for arbeid planlagte.

Stille spørsmål i inntjent verdi

Når som helst måler analyse av inntjent verdi project helse ved å stille tre viktige spørsmål:

  • Planlagt verdi: Hva er beløpet som er nødvendig for arbeid?

  • Inntjent verdi: det gjorde du faktisk fullført?

  • Faktiske kostnader: hvor mye det koste å fullføre arbeidet?

Planlagt verdi (PV) er budsjetterte kostnader for planlagt oppgaver. Inntjent verdi er (IV) summen av alle budsjetterte kostnader for fullført arbeid. Faktiske kostnader (FK) er hva ble brukt på arbeidet laget.

Lære om analyse av inntjent verdi

Den enkleste måten å beskrive opptjent verdi er gjennom eksempel. La oss si at du håndterer et fire måneders prosjekt med et budsjett på $ 100 000. Du er tre månedene i den, og du er klar over at teamet er fullført bare halvparten av arbeid, og dermed EV er $ 50 000. Basert på prosjektplanen, omtrent 75 prosent av arbeidet som skal gjøres nå, dermed Nåverdi er $ 75 000. Du vet også at gruppen har brukt $90,000 så langt, og dermed AC er $90,000.

Hvis du bruker disse tallene, kan du beregne kostnader og planlegge varianser. Kostnadsavvik (CV) måler forskjellen mellom faktiske kostnader for utført arbeid og prosjektbudsjettet:

CV = EV – AC   

Tidsplanavvik (SV) måler faktisk fremdrift mot prosjektplanen:

SV = EV – NÅVERDI   

Med utgangspunkt i eksempelet ovenfor, kostnadsavvik for dette prosjektet er $ 50 000 – $90,000 = kr 40 000. Tidsplanavviket er $ 50 000 – $ 75 000 = $ 25 000.

Eventuelle prosjektlederen kan se at prosjektet har brukt 90 prosent av budsjettet og er fullført bare 50 prosent av arbeidet. Prosjektet er forsinket og vil være over budsjettet når den er fullført, slik at endringen er nødvendig. Prosjektlederen bør redusere omfanget, forlenge tidsplanen, eller få mer finansiering for å fullføre arbeidet.

Til toppen av siden

Komme i gang med varians sporing

Det er ganske enkelt å integrere varians sporing til din prosjektstyring, men det krever en systematisk fremgangsmåte. Når du har project-tilordning, kan du arbeide med sponsorene å etablere omfang, budsjett og tidsplan. Deretter jobbe med gruppen til å opprette en robust endre management planen som identifiserer avvik terskler og beskriver hvordan du håndtere varianser hvis de overskrider terskelverdiene. Når du utvikler WBS og definere detaljert prosjektplanen, kan du opprette prosjektplan og budsjett. Når alle komponenter er på plass, er du klar til å starte sporing varianser og plassere endre management planene i øvelsen.

Til toppen av siden

Om forfatteren     Jane Suchan er Programbehandling med opplever administrere enterprise business initiatives og utvikling prosjektstyring. Kari bor i Seattle, Washington.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×