Innledende fremgangsmåter for å bruke avviksdata i fremtidige prosjekter

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved Kari Suchan, PMP

Siste faller, jeg remodeled min kjøkken masse tid på å arbeide med en entreprenør til å beregne kostnaden for kabinetter, gulvbelegg, apparater, lys og spenningsapparat.    Han pirket i Loft og undersøkes min utdatert sikring-boksen. Etter det presenteres han en detaljert arbeid planen og beregningen for arbeid og materialer. Hans tallene ble riktig rundt jeg vil bruke. Han kan komme i gang i måneden, og den ville behandles før helligdagene. Jeg signerte kontrakten. Vi var i business.

Og jeg i gang for å snakke med venner som remodeled hjemmet: «produkter på Gå måten over budsjettet. minst 50 prosent over." "Hvem vet hva de finner når de starter får ut vegger og flooring." "Huset skal være en noe rot for måneder."

Min entreprenør fulgte anbefales på det sterkeste ved en Lukk venn, og jeg valgte ham fra flere jeg intervjuet. Kanskje merke referanser, og se gjennom hans portefølje ble ikke nok. Kanskje be ikke jeg de rette spørsmålene.

Prosjektleder bør vite bedre

Hva bør ha spurte jeg ble spørsmål om opprinnelig tid og kostnadsestimater til andre prosjekter i entreprenør hadde administrert, hva de endte opp kostn.analyser og hvor lenge de tok. I project management-vilkår, bør jeg har bedt om avvik mellom den opprinnelige planen og kostnadene og faktisk tidsplan og kostnader for hans tidligere prosjekter. En varians er forskjellen på det du forventet, og hva du har mottatt.

Som en god prosjektlederen ville enig, er de som ignorerer loggen bundet til Gjenta den. Det finnes volumer skrevet på emnet av project retrospectives og viktigheten dokumentere erfaringer, og for god grunn. Når du flytter til et nytt prosjekt, blir det vanskelig å huske hva du har lært i forrige prosjektet slik at du kan bruke disse leksjonene i fremtiden.

Fokusere på å samle inn og analysere varians data for det gjeldende prosjektet hjelper deg med å utvikle bedre tid og kostnadsestimater på fremtidige prosjekter. Du kan unngå forespørsler om tidkrevende og høye endring på denne måten.

Avgjøre beste avviksdata

Vurder disse innledende fremgangsmåtene for innsamling av varians data:

  • Invest i fremtiden ved å samle inn avviksdata.    Bestemme svært tidlig i planleggingsprosessen hvilke avviksdata til å samle inn. Dette kan virke opplagte, men alt for ofte project metrikk defineres med kortsiktig mål i tankene, og samle inn data for langsiktige fordelene (for eksempel bedre estimater) lukkes ofte. Inkludere data du bestemmer deg for å samle inn i project success vilkår og metrikk: kvantitativ målinger for å vurdere, beregne eller bestemme fremdrift ytelsen i pengeverdier enheter, tidsplan milepæler oppfylt eller resultater kvalitet. Avviksdata er et delsett av project-metrikk.

  • Arbeide med deltakerne til å bestemme hvilke varianser til å spore.    Informasjon om project sponsorene og team medlemmer til å opprette hvilke avvik til å fange opp og hvilket detaljnivå. Jo mer kan du om informasjonen din varians, jo mer informasjon, kan du bygge inn i prosjektplanen og budsjettet. Robustheten av din rapportering og bekreftelse mekanismene har direkte sammenheng hvor godt disse detalj oppfylles. I tillegg investere bruke tid på å vinner støtte av gruppen prosjektet krav. Du må kanskje spør sponsorene til champion dette målet.

  • Fokusere på planlagt kontra faktisk for tidsplan og kostnader.    Planlagt kontra faktisk er den avviksdata de fleste prosjektledere fokusere på.

    • Tidsplanavvik er forskjellen mellom faktisk fremdrift og prosjektplanen. Denne varians kan være registrert på prosjektet, fase, milepæl eller aktivitetsnivå.

    • Kostnad er forskjellen mellom faktiske kostnader for utført arbeid og prosjektbudsjettet. Det, kan også måles på prosjektet, fase, milepæl eller aktivitetsnivå, avhengig av kostnader-planlagte.

      Disse avvikene er forskjellen mellom planlagte dataene og dataene som samles inn som prosjektet er utført. Ved å sammenligne planlagt til faktiske, kan du se hvordan ting endre som prosjektet går fremover. Denne avviksdata skal inkluderes i vanlig statusrapporter, til project sponsorene og interessenter.

  • Spore kostnader og planlegge estimater kontra planer.    Disse dataene er forskjellen mellom kostnader og tidsplan Estimerer som vunnet godkjenning for prosjektet, og kostnader og planlegge når prosjektplanen sluttføre eller startet. Hvis etter utvikling av den opprinnelige planen og kostnader, kan du finne det ser ut som du trenger mer tid eller finansiering, jo tidligere du sier opp, desto bedre. De som ser på denne varians, selv på høyt nivå, vil se at du trenger å investere i preproject planlegging. Hva du unngå er beregninger basert på beste forslag, opprettet uten detaljert planlegging eller en hvilken som helst inndata fra de som vil gjøre arbeidet.

Til toppen av siden

Bruke det du lærer fra avviksdata

En av de mest nyttige tingene du kan gjøre er se på variance data og spør deg selv hvorfor forskjellene oppstår. Endringer kan hentes etter prosjektgruppen, kunden, leverandører eller et SKIFT i miljøet for eksempel nye regler. Uansett hvilken årsaken, vil du analysere endringer for å identifisere problemer og utvikle reduksjonen strategier for fremtidige prosjekter. Jo mer du kan om årsakene til varianser, jo enklere blir det å unngå feller neste gang.

  • Idédugnader unngås fremtidige varianser.    Få tilbakemelding fra prosjektgruppen om variasjoner. Tas i bruk med data og fakta og unngå å tilordne blame.

  • Spør arbeidsgruppen å angi mengden effekten av varianser.    Du kan ikke ha synlighet til hver området, men du kan utvide din tilstedestatus ved å samle bedre informasjonen.

  • Omfatter alle varians-informasjon i prosjektet retrospective.    Gjøre innsikt tilgjengelig for kolleger, slik at de, også kan dra nytte.

  • Bruke varians dataene som en opprinnelig plan for beregning av neste prosjektet.    Denne opprinnelige data er spesielt nyttig hvis prosjektene ligner, eller hvis du arbeider med samme prosjektgruppemedlemmene på nytt. Ny project beregningene blir mye mer nøyaktig.

  • Bruker avviksdata for å oppnå beregningene for fremtidige prosjekter.    Når du oppretter en foreløpig tidsplan eller kostnadsestimater, vil helt sikkert det oppstå en deltaker eller sponsorene som ønsker ferdig raskt og mindre for prosjektet. Har data som sikkerhetskopierer beregningene gir deg hva du må utføre prosjektet startet, uten å måtte stole på heroics.

Til toppen av siden

Bruke strategi, ikke heldigvis til å sikre at fullført i fremtiden

Hvordan Min kjøkken over ombyggingskostnader slå? Det ble gjort til rett tid og bare litt over budsjettet. Jeg gjette jeg fikk lucky. Men du bør ikke stole på heldigvis for prosjektene. Hvis du vil sikre at fullført nå og i fremtiden, oppretter du varians sporing tidlig. Samle inn data i løpet av prosjektet levetid, analysere dem som en del av din retrospective, og bruk erfaringer i prosjektet neste.

Ved å inkludere disse innledende fremgangsmåtene for innsamling og bruk avviksdata til en prosjektstyringsmetode, vil du få bedre estimater, identifisere og unngå forholdene som fører til varianser og har færre endres.

Til toppen av siden

Om forfatteren     Jane Suchan er Programbehandling med opplever administrere enterprise business initiatives og utvikling prosjektstyring. Kari bor i Seattle, Washington.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×