I denne artikkelen
Oversikt
Når du bruker Microsoft Office InfoPath-skjemaer til å samle inn data som en del av en større forretningsprosess, forblir disse dataene vanligvis ikke i skjemaene som brukerne fyller ut. Skjemadataene flyttes i stedet fra skjemaet til neste trinn i forretningsprosessen, vanligvis til en ekstern datakilde, for eksempel en database, en nettjeneste eller et program på en nettserver. En ansatt kan for eksempel bruke InfoPath til å fylle ut et utgiftsrapportskjema og deretter sende skjemaet til en nettjeneste der skjemaet kan behandles.
I motsetning til lagring av et skjema, der brukere velger en plassering for å lagre skjemaet mens de fyller det ut, sendes skjemaets data til en bestemt plassering som ble definert da skjemamalen som er knyttet til skjemaet, ble utformet. Når du utformer en skjemamal og aktiverer skjemainnsending, kan du velge å la dataene som brukere skriver inn i skjemaet, sendes til følgende plasseringer:
-
En Microsoft Office Access- eller Microsoft SQL Server-database
-
En nettjeneste
-
En server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services
-
I en e-postmelding
-
Et program på en nettserver
-
Et egendefinert program som er vert for InfoPath
Hvis du angir hvor du vil at dataene i skjemaene skal sendes inn, kan det øke nøyaktigheten og effektiviteten til forretningsprosessene, fordi det gir deg mer kontroll over disse prosessene. Før brukere kan sende skjemadataene sine, sikrer InfoPath at dataene i skjemaene er gyldige og lar brukerne korrigere eventuelle ugyldige data. Denne funksjonen kan bidra til å sikre at bare gyldige data sendes til den eksterne datakilden.
I tillegg til å utforme skjemamalen slik at brukerne kan sende dataene til én enkelt plassering, kan du utforme skjemamalen slik at brukere kan sende skjemadataene til flere plasseringer samtidig. Du kan for eksempel utforme en skjemamal for utgiftsrapport slik at når brukere sender utfylte skjemaer, sendes skjemadataene til en database, og en kopi av hvert utfylte skjema sendes også i en e-postmelding til den overordnede.
Når du utformer en skjemamal som kan sendes til en ekstern datakilde, slår InfoPath på Send-kommandoen på Fil-menyen, i tillegg til Send-knappen på standardverktøylinjen som standard. Avhengig av behovene dine kan du velge å endre navnet på Send-kommandoen. I tillegg kan du også sette inn en knapp direkte i skjemamalen som brukere kan klikke for å sende skjemadataene etter at de er ferdig med å fylle ut skjemaet.
Du kan også konfigurere skjemamalen slik at ett av følgende skjer etter at skjemaet er sendt inn:
-
Det eksisterende skjemaet lukkes.
-
Det eksisterende skjemaet lukkes, og et nytt, tomt skjema åpnes.
-
Det eksisterende skjemaet forblir åpent.
I tillegg kan du skrive en melding som vises når brukerne har sendt inn skjemaet sitt, som angir om skjemaet ble sendt inn.
Sende skjemadata til en Access- eller SQL Server-database
InfoPath-skjemaer sendes ofte til databaser, enten det er å oppdatere én enkelt tabell med en kundepost eller for mer kompliserte scenarier, for eksempel endre flere tabeller som er koblet sammen i en skjemamal for utgiftsrapport. Du kan utforme skjemamalen i InfoPath slik at den kan sendes direkte til en Access- eller SQL Server-database uten at du trenger å bruke skript eller egendefinert kode. Du kan også sende skjemadata til andre typer databaser ved hjelp av egendefinert kode eller ved å sende skjemaet til en nettjeneste som er koblet til denne databasen.
Hvis du vil sende et skjema til en Access- eller SQL Server-database, må du utforme en skjemamal som er basert på denne databasen. Dette sikrer at skjemamalens datakilde samsvarer med strukturen i databasen. Hvis du legger til en databasetilkobling i en eksisterende skjemamal, kan ikke brukerne sende utfylte skjemaer til databasen, fordi skjemaets datakilde ikke samsvarer med strukturen i databasen. Hvis skjemamalen ikke samsvarer med strukturen i databasen, kan ikke InfoPath oppdatere de riktige feltene i databasen når dataene sendes.
Når du utformer en InfoPath-skjemamal som er basert på en database, må du være oppmerksom på følgende problemer:
-
Når du kobler skjemamalen til mer enn én tabell i databasen, må tabellene kobles sammen med nøkkelfelt.
-
Lange datatyper, for eksempel bilder, OLE-objekter, filvedlegg og Access Memo eller SQL datatyper, bør utelates fra datatilkoblingen. InfoPath støtter ikke datatilkoblinger til disse lange datatypene. Hvis du vil utelate bestemte felt i databasen, bruker du veiviseren for datatilkobling til å konfigurere datatilkoblingen.
Du kan finne ut om noen av disse problemene gjelder ved å lese informasjonen i Sammendrag-boksen på den siste siden i veiviseren for datatilkobling. Sammendraget angir om skjemainnsending er aktivert, og hvis den er deaktivert, forklarer sammendraget hvorfor.
Når du har konfigurert datatilkoblingen mellom skjemamalen og databasen, kan du tilpasse eventuelle andre sendealternativer du vil bruke. Du kan for eksempel endre teksten som vises på Send-knappen i skjemamalen. Du kan også endre meldingene som vises til brukere for å angi om skjemaet ble sendt inn, og du kan angi om skjemaet skal være åpent etter innsending.
Sende skjemadata til en nettjeneste
Uansett om du bruker en nettjeneste til å etablere en arbeidsflyt for en forretningsprosess eller som et midterste lag oppå databasen, gjør InfoPath det enkelt å opprette skjemamaler som samhandler med en nettjeneste. InfoPath har en veiviser for datatilkobling som veileder deg gjennom prosessen med å koble skjemamaler til en nettjeneste.
Det finnes to vanlige metoder for å utforme en skjemamal som sender skjemaer til en nettjeneste:
-
Koble en eksisterende skjemamal til en nettjeneste
-
Utforme en ny skjemamal som er basert på en nettjeneste
Med begge disse metodene oppretter InfoPath en datakilde som er basert på skjemaet for nettjenesten. Dette gjør at skjemaer som er basert på en skjemamal, kan sende data til nettjenesten.
Tekniske detaljer
Når brukere sender et skjema til en nettjeneste, sendes skjemaet som XML-data (Extensible Markup Language) i en SOAP-konvolutt. SOAP-konvolutten fungerer som en inndataparameter for den angitte nettjenesteoperasjonen. Du kan sammenligne dette med å sende et skjema ved hjelp av HTTP, som resulterer i et XML-dokument i en HTTP POST-forespørsel.
Før du kobler en InfoPath-skjemamal til en nettjeneste, bør du vurdere følgende:
-
InfoPath kan ikke koble til en nettjeneste som bruker eksternt prosedyrekall (RPC) kodet stil. Bare dokumentlitteral koding støttes.
-
Når du konfigurerer en skjemamal slik at skjemaene kan sende data til en nettjeneste, kan du angi at bare data i bestemte felt eller grupper kan sendes, eller du kan sende alle dataene i skjemaet.
Når datatilkoblingen til nettjenesten er konfigurert, kan du legge til en Send-knapp i skjemamalen og tilpasse eventuelle andre sendealternativer du vil bruke.
Sende skjemadata til en server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services
Du kan utforme en skjemamal som sender data til en server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services. Ved å gjøre dette kan du lagre og organisere alle brukernes skjemaer i et dokumentbibliotek. I tillegg kan brukerne fylle ut skjemaer som er basert på skjemamalen direkte fra dokumentbiblioteket. De kan også eksportere skjemadata til Microsoft Office Excel eller flette dataene fra flere skjemaer til ett enkelt skjema. Når du aktiverer skjemainnsending direkte til et dokumentbibliotek, kan du i tillegg forhåndsdefinerte filnavnene for skjemaene, enten med statiske verdier, med verdier basert på data i skjemaet, eller ved hjelp av en formel.
Når du har konfigurert skjemamalen til å tillate skjemainnsending til et SharePoint-dokumentbibliotek, kan du legge til en Send-knapp i skjemaet og tilpasse andre sendealternativer, for eksempel teksten på Send-knappen, meldingene som vises til brukeren for å angi om skjemaet ble sendt inn, og om skjemaet skal være åpent etter innsendingen.
Sende skjemadata i en e-postmelding
Bruk av et e-postprogram er en av de enkleste og vanligste måtene å konfigurere en arbeidsflyt for en forretningsprosess på. Du kan utforme en InfoPath-skjemamal som lar brukere klikke en Send-knapp på standardverktøylinjen eller på Fil-menyen for å sende det utfylte skjemaet enten som et vedlegg eller i brødteksten i en e-postmelding. Alle e-postadressene, emnelinjen og vedleggsfilnavnet kan være forhåndsdefinert når du utformer skjemamalen, enten med statiske verdier, med verdier basert på oppføringer i skjemaet, eller ved hjelp av en formel. Du kan for eksempel utforme skjemamalen slik at utfylte skjemaer automatisk sendes i en e-postmelding med en forhåndsdefinert emnelinje til en e-postadresse som er basert på en oppføring i skjemaet. Basert på data som brukere skriver inn i skjemaet, kan du i tillegg definere dynamiske filnavn for skjemaet.
For at brukerne skal kunne sende skjemaene sine som e-postmeldinger, må de ha Microsoft Office Outlook 2003 eller Microsoft Office Outlook 2007 installert på datamaskinene sine. Brukere som fyller ut skjemaer i en nettleser, trenger ikke å Outlook sende skjemaene sine som en e-postmelding.
Når du har konfigurert skjemamalen til å tillate skjemainnsending i en e-postmelding, kan du legge til en Send-knapp på standardverktøylinjen og en Send-kommando på Fil-menyen i skjemamalen og tilpasse andre alternativer for sending, for eksempel teksten som vises på Send-knappen, meldingene som vises for brukeren for å angi om skjemaet ble sendt inn, og om du vil holde skjemaet åpent etter innsending.
Sende skjemadata til et program på en nettserver
Hvis du har en eksisterende Asp-side (Active Server Pages) eller annen kode på en nettserver som kan behandle XML-data, kan du utforme skjemamalen slik at brukere kan sende utfylte skjemaer til denne nettserveren ved hjelp av HTTP POST-metoden. Når du konfigurerer skjemamalen slik at brukerne kan sende skjemaene sine på denne måten, oppretter InfoPath en melding som inneholder skjemadataene, og sender deretter denne meldingen til nettserveren. Når du utformer en skjemamal for å sende data til en nettserver, kan du legge til en Send-knapp i skjemamalen, angi teksten som vises på Send-knappen, tilpasse meldingene som vises til brukerne for å angi om skjemaet ble sendt inn, og angi om skjemaet skal være åpent etter innsending.
Sende skjemadata ved hjelp av en datatilkoblingsfil
I Microsoft Office InfoPath 2007 har du også muligheten til å opprette en XML-fil kalt en datatilkoblingsfil som inneholder alle innstillingene som er nødvendige for en datatilkobling. Du kan lagre filen i et datatilkoblingsbibliotek på et Microsoft Office SharePoint Server 2007 nettsted, og deretter utforme flere skjemamaler som bruker samme XML-fil til å konfigurere en datatilkobling. Bruk av en datatilkoblingsfil betyr at hvis noe med datatilkoblingen endres, for eksempel hvis plasseringen av den eksterne datakilden endres, kan du oppdatere datatilkoblingsfilen én gang, i stedet for å oppdatere datatilkoblingen i hver enkelt skjemamal. Alle skjemamaler som bruker datatilkoblingsfilen, oppdateres automatisk med de nye innstillingene.
En datatilkoblingsfil kan inneholde innstillinger som bestemmer hvordan brukere kan sende skjemadataene sine. Du kan utforme en skjemamal for å bruke innstillingene i denne datatilkoblingsfilen. Når du har konfigurert skjemamalen til å tillate skjemainnsending, kan du legge til en Send-kommando på Fil-menyen og en Send-knapp på standardverktøylinjen i skjemaet som er basert på skjemamalen, og deretter tilpasse eventuelle andre alternativer for sending, for eksempel teksten som vises på Send-knappen og -kommandoen, meldingene som vises for brukeren for å angi om skjemaet ble sendt inn, og om du vil holde skjemaet åpent etter innsending.
Sende inn skjemadata ved hjelp av kode
Hvis du vil opprette avansert funksjonalitet i skjemamalen for å sende skjemadata, kan du skrive forvaltet kode ved hjelp av Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET eller et skript. Du kan for eksempel legge til funksjonalitet i skjemamalen som gjør det mulig å sende skjema til mer enn én plassering samtidig eller til en ekstern datakilde som vanligvis ikke støttes av InfoPath.
Tips!: Hvis du ikke kan konfigurere skjemamalen slik at brukerne kan sende skjemaene sine til en ekstern datakilde ved hjelp av alternativene for InfoPath-datatilkobling, kan du bruke denne funksjonen til å skrive din egen implementering av en datatilkobling til den eksterne datakilden.
