Innføring i rapporter

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du bruker en database, bruker du vanligvis rapporter til å vise, formatere og oppsummere data. Du kan for eksempel lage en listetyperapport for å vise telefonnumrene til alle kontaktene dine, eller en oppsummerende rapport for bedriftens totalsalg i ulike regioner og tidsperioder.

Denne artikkelen gir en oversikt over rapporter i Microsoft Access 2010, og presenterer nye eller endrede rapportfunksjoner. Artikkelen forklarer også hvordan du oppretter en rapport, hvordan du sorterer, grupperer og summerer data, og hvordan du kan forhåndsvise og skrive ut en rapport.

Du finner det er mye enklere å opprette meningsfulle rapporter Hvis databasen har en velutformet tabellstruktur og relasjoner. En innføring i planlegge og utforme en database, kan du se artikkelen om databaseutforming.

I denne artikkelen

Oversikt

Hva er nytt

Opprette en ny rapport

Legge til gruppering, sortering eller totalsummer

Utheve verdier ved hjelp av betinget formatering

Få et profesjonelt utseende med temaer

Legge til bilder

Forhåndsvise og skrive ut en rapport

Oversikt

En rapport er et databaseobjekt du bruker til å vise og oppsummere data med. Med rapporter kan du distribuere eller arkivere øyeblikksbilder av dataene, enten ved å skrive dem ut, konvertere dem til PDF- eller XPS-filer, eller ved å eksportere dem til andre filformater.

Forhåndsvisning av rapport over ansatte

Rapporter kan gi informasjon om enkeltposter, oppsummeringer av mange poster, eller begge deler. Du kan også bruke Access-rapporter for å lage etiketter for masseutsendelser eller andre formål.

Du kan lage såkalte ubundne rapporter, som ikke viser data, men i denne artikkelen forutsetter vi at rapporten er bundet til en datakilde som for eksempel en tabell eller en spørring.

Klientrapporter sammenlignet med webrapporter

Access 2010 inneholder en ny funksjon du kan bruke til å opprette såkalt webdatabase med. Det gjør du ved å publisere en Access-database på en SharePoint-server som kjører Access Services. Når du oppretter en webdatabase, vises Access-rapportene i webleseren ved hjelp av SQL Server Reporting Services. Denne konverteringen medfører enkelte begrensninger på de funksjonene du kan bruke i rapportene du vil vise i webleseren. Hvis du ikke skal vise rapporten i webleseren, kan du bruke alle funksjonene i rapportutformingen i Access.

Deler av en rapport

Utformingen av en rapport er delt inn i inndelinger i Access. Du kan vise rapporten i utformingsvisning for å se inndelingene i en klientdatabase. I oppsett Vis, inndelingene er ikke så åpenbart, men de er fortsatt der, og kan velges ved hjelp av fra rullegardinlisten i område-gruppen i kategorien Format. Hvis du vil opprette nyttige rapporter, må du forstå hvordan fungerer hver inndeling. Hvis du for eksempel bestemmer inndelingen der du velger å plassere en beregnet kontroll hvordan resultatene skal beregnes. Listen nedenfor er et sammendrag av inndelingstypene og bruksområdene:

  • Topptekst i rapport    Denne delen skrives bare én gang i begynnelsen av rapporten. Bruk toppteksten i rapporten til informasjon som vanligvis vises på en forside, for eksempel en logo, tittel eller en dato. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker summer-mengdefunksjon i toppteksten i rapporten, er den beregnede summen for hele rapporten. Toppteksten i rapporten skrives ut før toppteksten på siden.

  • Topptekst på side    Denne delen skrives ut øverst på hver side. Bruk for eksempel en topptekst til å gjenta rapporttittelen på hver side.

  • Topptekst for gruppe    Denne inndelingen skrives i begynnelsen av hver ny gruppe med poster. Bruk toppteksten for gruppen til å skrive ut gruppenavnet. For eksempel i en rapport som er gruppert etter produkt, kan du bruke toppteksten for gruppen til å skrive ut navnet på produktet. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker summer-mengdefunksjon i toppteksten for gruppen, er summen for den aktuelle gruppen. Du kan ha flere gruppen topptekst inndelinger i en rapport, avhengig av hvor mange grupperingsnivåer du har lagt til. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter gruppen topptekst og bunntekst, kan du se delen legge til gruppering, sortering eller totalsummer.

  • Detaljer    Denne delen skrives én gang for hver rad i postkilden. Dette er hvor du plasserer du kontrollene som utgjør hoveddelen av rapporten.

  • Bunntekst for gruppe    Denne delen skrives ut på slutten av hver gruppe med poster. Bruk en bunntekst for gruppe til å skrive ut sammendragsinformasjon for en gruppe. Du kan ha flere gruppen bunntekst inndelinger i en rapport, avhengig av hvor mange grupperingsnivåer du har lagt til.

  • Bunntekst på side    Denne delen skrives ut på slutten av hver side. Bruk en bunntekst på side til å skrive ut sidetall eller informasjon per side.

  • Bunntekst i rapport    Denne delen skrives bare én gang på slutten av rapporten. Bruk bunnteksten i rapport til å skrive ut rapportsummer eller annen sammendragsinformasjon for hele rapporten.

Merknad: I utformingsvisning vises bunnteksten for rapporten under bunntekst. I alle andre visninger (oppsettvisning, for eksempel, eller når rapporten er skrevet ut eller forhåndsvises) vises bunnteksten for rapporten imidlertid over bunnteksten på siden, like etter den siste gruppen bunntekst- eller detaljfeltet på den siste siden.

Øverst i dokumentet

Nyheter

Du oppretter en rapport i Access 2010 på nesten samme måte som i Access 2007. I Access 2010 er det imidlertid et par nye funksjoner for rapporter:

  • Delt bildegalleri    I Access 2010, kan du nå legge ved et bilde i en database, og deretter bruke bildet på tvers av flere objekter. Oppdatere ett bilde, oppdaterer den hver gang det brukes på tvers av hele databasen.

  • Office-temaer    Du kan nå bruke standard Microsoft Office-temaer i Access 2010 til å bruke profesjonelt utformede sett med skrifter og farger på alle Access-skjemaer og rapporter samtidig.

  • Kraftigere betinget formatering    Access 2010 inkluderer kraftigere verktøy for å utheve data i en rapport. Du kan legge til opptil 50 regler for betinget formatering for hver kontroll eller kontrollgruppe, og du kan legge til datastolper for å sammenligne data på tvers av poster i klienten rapporter.

  • Mer fleksible oppsett    I Access 2010 er standardmetoden utforming for rapporter til å plassere kontrollene i oppsett. Disse rutenett lar deg justere og endrer størrelsen på kontrollene enkelt og kreves for alle rapporter som du vil bruke til å gjengi i en nettleser. Selv om oppsett bestemmer ikke er nytt i Access 2010, finnes det noen endringer i måtene der du bruke dem til å flytte, justere og endre størrelsen på kontroller. For mer informasjon, kan du se video Innføring i skjema-og rapportoppsett.

Øverst i dokumentet

Opprette en ny rapport

Trinn 1: Velg en postkilde

Som postkilde for en rapport kan du bruke en tabell, en navngitt spørring eller en innebygd spørring. Postkilden må inneholde alle rader og kolonner med data du vil vise i rapporten.

  • Hvis dataene befinner seg i en eksisterende tabell eller spørring, velger du tabellen eller spørringen i navigasjonsruten, og deretter fortsetter du med trinn 2: Velg et rapportverktøy.

  • Hvis postkilden ikke eksisterer ennå, gjør du ett av følgende:

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter tabeller eller spørringer, kan du se artiklene Innføring i tabeller eller Innføring i spørringer.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og velge postkilder, kan du se artikkelen angi postkilden for en rapport.

Trinn 2: Velg et rapportverktøy

Rapportverktøyene finner du i kategorien Opprett på båndet, i Rapporter-gruppen. Tabellen nedenfor beskriver kort hva hvert verktøy brukes til:

Webkompatible rapporter

Rapporter som er opprettet ved hjelp av disse verktøyene, er kompatible med funksjonen Publiser til Access Services, og vises i en webleser. Webkompatible objekter er merket med en klode på objektets ikon.

Knappesymbol

Verktøy

Beskrivelse

Knappesymbol

Rapport

Oppretter en enkel, tabellarisk rapport som inneholder alle feltene i postkilden du valgte i navigasjonsruten.

Knappesymbol

Tom rapport

Åpner en tom rapport i oppsettvisning, og viser oppgaveruten Feltliste. Access oppretter en postkildespørring når du drar felt fra feltlisten til rapporten.

Hvis du vil ha mer informasjon om Publiser til Access Services-funksjonen, kan du se artikkelen bygge en Access-database som skal deles på weben.

Klientrapporter

Rapporter som er opprettet ved hjelp av disse verktøyene, er ikke kompatible med funksjonen Publiser til Access Services. Hvis du legger til klientrapporter i en webdatabase, hindrer det ikke at databasen publiseres, men klientrapportene blir ikke tilgjengelige i webleseren. Du kan imidlertid bruke en klientrapport når databasen er åpen i Access.

Knappesymbol

Verktøy

Beskrivelse

Knappesymbol

Rapport

Oppretter en enkel, tabellarisk rapport som inneholder alle feltene i postkilden du valgte i navigasjonsruten.

Knappesymbol

Rapportutforming

Åpner en tom rapport i utformingsvisningen, der du kan legge til bare de feltene og kontrollene du ønsker.

Knappesymbol

Tom rapport

Åpner en tom rapport i oppsettvisning, og viser oppgaveruten Feltliste. Når du drar felt fra feltlisten til rapporten, oppretter Access en innebygd spørring og lagrer den i postkildeegenskapen til rapporten.

Knappesymbol

Rapportveiviser

Viser en flertrinnsveiviser der du kan angi felt, grupperings- eller sorteringsnivåer og oppsettalternativer. Veiviseren oppretter en rapport basert på valgene du gjør.

Knappesymbol

Etiketter

Viser en veiviser der du kan velge standard eller egendefinerte etikettstørrelser samt hvilke felt du vil vise og hvordan de skal sorteres. Veiviseren oppretter etikettrapporten basert på valgene du gjør.


Trinn 3: Opprett rapporten

  1. Klikk på knappen for verktøyet du vil bruke. Hvis en veiviser vises, følger du trinnene i veiviseren og klikker Fullfør på siste side.

    Access viser rapporten i oppsettvisning.

  2. Formater rapporten til den får ønsket utseende:

    • Endre størrelsen på felt og etiketter ved å merke dem og deretter dra dem i kantene til de får ønsket størrelse.

    • Flytt et felt ved å velge det (og eventuelt tilhørende etikett) og deretter dra det til den nye plasseringen.

    • Høyreklikk et felt og bruk kommandoene på hurtigmenyen for å slå sammen eller dele opp celler, slette eller velge felt, eller utføre andre formateringer.

      I tillegg kan du bruke funksjonene beskrevet i følgende avsnitt for å gjøre rapporten mer tiltalende og lesbar.

Øverst i dokumentet

Legge til gruppering, sortering eller totalsummer

Den raskeste måten å legge til gruppering, sortering eller summering i en rapport på, er ved å høyreklikke feltet du vil gruppere, sortere eller summere, og deretter klikke ønsket kommando på hurtigmenyen.

Du kan også legge til gruppering, sortering eller summering ved å bruke ruten Grupper, sorter og summer når rapporten er åpen i oppsett- eller utformingsvisningen:

  1. Hvis ruten Grupper, sorter og summer ikke allerede er åpen, klikker du Grupper og sorter i gruppen Gruppering og summering i kategorien Utforming.

  2. Klikk Legg til en gruppe eller Legg til en sortering, og velg deretter feltet du vil gruppere eller sortere på.

  3. Klikk Mer på en grupperings- eller sorteringslinje for å angi flere alternativer og for å legge til summer.

Hvis du vil ha mer informasjon om gruppering, sortering og summering, kan du se artikkelen opprette en gruppert rapport eller sammendragsrapport.

Øverst i dokumentet

Utheve verdier ved hjelp av betinget formatering

Access 2010 inneholder flere kraftige verktøy for å utheve data i en rapport. Du kan legge til opptil 50 betingede formateringsregler for hver kontroll eller kontrollgruppe, og i klientrapporter kan du legge til datastolper for å sammenligne data i flere poster.

Legge til betinget formatering :

  1. Åpne rapporten i utformingsvisningen ved å høyreklikke rapporten i navigasjonsruten og deretter klikke Utformingsvisning.

  2. Merk alle kontrollene du vil bruke betinget formatering. Hvis du vil merke flere kontroller, holder du nede SKIFT eller CTRL-tasten og klikker kontrollene du vil bruke.

  3. Klikk Betinget formatering i Formatere kontroll-gruppen i kategorien Format.

    Dialogboksen Behandling av regler for betinget formatering åpnes.

  4. Klikk Ny regel i dialogboksen Behandling av regler for betinget formatering.

  5. I dialogboksen Ny formateringsregel velger du en verdi under Velg en regeltype:

    • Hvis du vil lage en regel som evalueres individuelt for hver post, velger du Kontroller verdier i gjeldende post eller bruk et uttrykk.

    • Hvis du vil lage en regel som sammenligner poster med hverandre ved hjelp av datastolper, velger du Sammenlign med andre poster.

Merknad:  Alternativet Sammenlign med andre poster er ikke tilgjengelig i webdatabaser.


  1. Under Rediger regelbeskrivelsen angir du regelen som bestemmer når formateringen skal brukes, samt formateringen du vil ha når regelens kriterier oppfylles.

  2. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Behandling av regler for betinget formatering.

  3. Hvis du vil lage en ekstra regel for denne kontrollen eller dette kontrollsettet, gjentar du prosedyren fra trinn 4. Ellers klikker du OK for å lukke dialogboksen.

Hvis du vil ha mer informasjon om å legge til betinget formatering i en rapport, kan du se video Bruk betinget formatering på rapporter.

Øverst i dokumentet

Få et profesjonelt utseende med temaer

Du kan nå bruke Office 2010-temaer i Access-databaser for å gjennomføre en stil i alle Office-dokumentene dine.

Viktig: Hvis du velger et Office-tema, en skrift eller en farge, brukes valget i alle skjemaer og rapporter i databasen (ikke bare den du jobber på).

  1. Åpne en rapport i oppsettvisning ved å høyreklikke det i navigasjonsruten og deretter klikke Oppsett Vis.

  2. I kategorien Utforming i temaer-gruppen, Velg tema, fargen eller skriften du vil bruke:

    Bilde av båndet

    • Bruk Tema-galleriet for å angi både farger og skrifttyper for et forhåndslaget oppsett.

    • Bruk Farger- eller Skrifter-galleriene for å angi farger eller skrifttyper individuelt.


Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker Office-temaer, kan du se videoen gjøre Access-skjemaer og rapporter konsekvente og mer tiltalende med Office-temaer.

Øverst i dokumentet

Legge til bilder

I Access har bilder tidligere vært bundet til enkelte bildekontroller i skjemaer eller rapporter. Et bilde som ble brukt i flere skjemaer og rapporter, måtte derfor redigeres manuelt på hvert sted med bildekontrollen. I Access 2010 kan du nå legge ved et bilde én gang i en database, og deretter bruke bildet på flere objekter. Hvis du oppdaterer bildet, oppdateres det også overalt der det er brukt i databasen. Dette er veldig nyttig for blant annet firmalogoer eller bakgrunnsbilder som brukes mange steder i en database.

Legge til et bilde

  1. I navigasjonsruten høyreklikker du rapporten som bildet skal legge til i, og deretter kikker du Oppsettvisning.

  2. Klikk på rapporten du vil legge til bildet i.

  3. Klikk Sett inn bilde i Kontroller-gruppen i kategorien Utforming.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Bruk et eksisterende bilde    Hvis bildet du vil allerede er i galleriet, klikker du den for å legge det til i rapporten.

    • Laste opp et nytt bilde    Klikk Bla gjennom nederst i galleriet. Gå til bildet du vil bruke i dialogboksen Sett inn bilde, og klikk deretter Åpne.

      Access legger til bildet i rapporten.

Legge til et bakgrunnsbilde

Merknad:  Bakgrunnsbilder kan ikke legges til i webkompatible rapporter.

  1. I navigasjonsruten høyreklikker du rapporten som bakgrunnsbildet skal legge til i, og deretter kikker du Oppsettvisning.

  2. Klikk Bakgrunnsbilde i Bakgrunn-gruppen i kategorien Format.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Bruk et eksisterende bilde    Hvis bildet du vil allerede er i galleriet, klikker du den for å legge det til i rapporten.

    • Laste opp et nytt bilde    Klikk Bla gjennom nederst i galleriet. Gå til bildet du vil bruke i dialogboksen Sett inn bilde, og klikk deretter Åpne.

      Access legger til bildet i rapporten.

Øverst i dokumentet

Forhåndsvise og skrive ut en rapport

Forhåndsvise en rapport

  1. Åpne rapporten du vil forhåndsvise, eller bare velg den i navigasjonsruten.

  2. Klikk Skriv ut i kategorien Fil, og klikk deretter Forhåndsvisning.

    Access åpner rapporten i forhåndsvisning. Du kan bruke kommandoene i kategorien Forhåndsvisning for å gjøre følgende:

    • Skrive ut rapporten

    • Justere sidestørrelse eller utforming

    • Zoome inn eller ut, eller vise flere sider om gangen

    • Oppdatere dataene i rapporten

    • Eksportere rapporten til et annet filformat

  3. Når du vil gå tilbake til databasens arbeidsområde, klikker du Lukk forhåndsvisning i gruppen Lukk forhåndsvisning i kategorien Forhåndsvisning.

Skrive ut en rapport

I Forhåndsvisning kan du også skrive ut en rapport uten å forhåndsvise den:

  1. Åpne rapporten du vil forhåndsvise, eller bare velg den i navigasjonsruten.

  2. Klikk Skriv ut i kategorien Fil.

    • Hvis du vil sende rapporten direkte til standardskriveren uten å angi noen skriverinnstillinger, klikker du Hurtigutskrift.

    • Hvis du klikker Skriv ut, vises en dialogboks der du kan velge skriver, angi antall kopier og så videre før du skriver ut.

Øverst i dokumentet

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×