Innføring i policyer for informasjonsbehandling

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Organisasjoner kan definere og bruke policyer for informasjonsbehandling på Microsoft Office SharePoint Server 2007-områder for å sikre at firmaets prosesser eller juridiske eller statlige bestemmelser for informasjonsbehandling overholdes. Ved hjelp av policyer for informasjonsbehandling kan områdeadministratorer eller listeansvarlige bestemme hvordan innhold skal håndteres.

I denne artikkelen

Hva er en policy for informasjonsbehandling?

Hvordan policyer for informasjonsbehandling kan brukes på et område

Hva er en policy for informasjonsbehandling?

En policy for informasjonsbehandling er et sett med regler for en type innhold. Organisasjoner kan bruke policyer for informasjonsbehandling til å administrere og spore innhold, for eksempel for å angi hvor lang tid innhold skal oppbevares og hvilke handlinger brukerne kan utføre. Policyer for informasjonsbehandling kan gjøre det enklere for firmaer å overholde juridiske eller statlige bestemmelser, eller de kan ganske enkelt brukes til å overholde firmaets interne prosesser. En organisasjon som må følge statlige krav om at de har tilstrekkelig kontroll med sine regnskapsdokumenter, kan for eksempel opprette én eller flere policyer for informasjonsbehandling for å overvåke bestemte handlinger som utføres ved oppretting eller godkjenning av dokumenter som er relatert til økonomisk rapportering.

Policyfunksjoner som er tilgjengelige i Office SharePoint Server 2007

Hver enkelt regel som finnes i en policy for informasjonsbehandling, er en policyfunksjon. Office SharePoint Server 2007 inneholder flere forhåndsdefinerte policyfunksjoner som organisasjoner kan bruke hver for seg eller sammen når de skal definere policyer for informasjonsbehandling for områdene sine. Følgende policyfunksjoner er tilgjengelige i Office SharePoint Server 2007:

  • Overvåking    Policyfunksjonen Overvåking gir organisasjoner mulighet til å analysere hvordan systemer for innholdsbehandling brukes, ved å logge handlinger og operasjoner som utføres for dokumenter og listeelementer. Organisasjoner kan konfigurere denne policyfunksjonen slik at den logger hendelser, for eksempel når et dokument eller element redigeres, vises, sjekkes inn, sjekkes ut, slettes eller når tillatelsene for det endres. All overvåkingsinformasjon lagres i en enkelt overvåkingslogg på serveren, og områdeadministratorer kan kjøre rapporter på informasjonen. Organisasjoner kan også bruke objektmodellen i Office SharePoint Server 2007 til å skrive og legge til egendefinerte hendelser i overvåkingsloggen.

  • Utløpsdato    Policyfunksjonen Utløpsdato gir organisasjoner mulighet til å slette eller fjerne utdatert innhold fra sine områder på en konsekvent og sporbar måte. Ved hjelp av denne policyfunksjonen kan organisasjoner begrense kostnaden og risikoen ved oppbevaring av utdatert innhold. Organisasjoner kan konfigurere en policy for utløpsdato for å angi at visse typer innhold skal utløpe på en bestemt dato eller et bestemt tidsrom etter at en dokumentaktivitet utføres (for eksempel etter at dokumenter opprettes eller redigeres).

  • Strekkoder    Policyfunksjonen Strekkoder gir organisasjoner mulighet til å spore fysiske kopier av dokumenter eller listeelementer som er skrevet ut fra et område. Når du bruker denne policyfunksjonen, opprettes det en unik identifikatorverdi for et dokument. Deretter kan brukere sette inn et strekkodebilde av denne verdien i Microsoft Office-dokumenter de oppretter. De kan også søke etter et originaldokument på serveren ved hjelp av en strekkode i en utskrift av et dokument. Strekkoder følger som standard den vanlige kode 39-standarden (ANSI/AIM BC1-1995, kode39). Organisasjoner kan bruke objektmodellen i Office SharePoint Server 2007 til å installere andre strekkodeleverandører.

  • Etiketter    Policyfunksjonen Etiketter gir også organisasjoner mulighet til å spore fysiske kopier av dokumenter eller listeelementer som er skrevet ut fra et område. Når du bruker denne policyfunksjonen, genereres det automatisk tekstetiketter basert på dokumentegenskaper og formatering som er angitt av en områdeadministrator eller en listeansvarlig. Når brukere setter inn etiketter i Microsoft Office-dokumenter, oppdateres etikettene automatisk med informasjonen fra egenskapene for dokumentet.

Til toppen av siden

Egendefinerte policyfunksjoner

Organisasjoner kan også opprette og distribuere egendefinerte policyfunksjoner som dekker et bestemt behov. Det kan for eksempel være at en produksjonsbedrift vil definere en policy for informasjonsbehandling for alle dokumenter som inneholder utkast til spesifikasjoner for nye produkter, for å forhindre brukere fra å skrive ut kopier av slike dokumenter på usikre skrivere. Hvis organisasjonen vil definere en slik policy for informasjonsbehandling, kan de opprette og distribuere en policyfunksjon for utskriftsbegrensning som kan legges til den relevante policyen for informasjonsbehandling for innholdstypen som brukes for produktspesifikasjoner.

Til toppen av siden

Integrasjon av policy for informasjonsbehandling og 2007 Microsoft Office-system-programmer

Det finnes et par situasjoner der policyer for informasjonsbehandling i Office SharePoint Server 2007 kan være synlige for brukere i 2007 Office-utgivelse-klientprogrammer. Når du konfigurerer en policy for informasjonsbehandling på serveren for en innholdstype, en liste eller et bibliotek, kan du skrive et policyutsagn som vises for brukerne som arbeider med innhold som er underlagt policyen. Dette policyutsagnet kan gi brukerne informasjon om at dokumentet er underlagt en policy for informasjonsbehandling, eller det kan inneholde detaljert informasjon, for eksempel om at et dokument utløper etter et bestemt tidsrom. Når brukere åpner dokumenter som er underlagt policyer for informasjonsbehandling i et av 2007 Office-utgivelse-klientprogrammene, vises dette policyutsagnet. I tillegg kan en policy for informasjonsbehandling som omfatter policyfunksjonen Strekkode eller Etikett, konfigureres slik at brukerne må sette inn strekkoder eller etiketter i Microsoft Office-dokumenter når de prøver å lagre dem eller skrive dem ut fra et 2007 Office-utgivelse-klientprogram.

Til toppen av siden

Hvordan policyer for informasjonsbehandling kan brukes på et område

Når du skal implementere en policy for informasjonsbehandling, må du legge den til en liste, et bibliotek eller en innholdstype på et område. Hvor du oppretter eller legger til en policy for informasjonsbehandling, bestemmer hvor policyen gjelder og hvor den kan brukes. Du kan:

  • Opprette en policy for områdesamling og deretter legge til denne policyen i en innholdstype, en liste eller et bibliotek     Du kan opprette en policy for områdesamling i listen Policyer for områdesamling for området på det øverste nivået i en områdesamling. Når du har opprettet policyen for områdesamling, kan du eksportere den slik at områdeadministratorer for andre områdesamlinger kan importere den til listen Policyer for områdesamling for sine områder. Ved å opprette en eksporterbar policy for områdesamling, kan du standardisere policyene for informasjonsbehandling på tvers av organisasjonens områder.

    Når du legger til en policy for områdesamling for en områdeinnholdstype, og en forekomst av denne områdeinnholdstypen legges til en liste eller et bibliotek, kan ikke eieren av listen eller biblioteket endre policyen for områdesamling for listen eller biblioteket. Det er derfor lurt å legge til en policy for områdesamling for en områdeinnholdstype hvis du vil forsikre deg om at policyer for områdesamling overholdes på alle nivåer i områdehierarkiet.

    For mer informasjon, kan du se opprette en policy for informasjonsbehandling for en områdesamling.

  • Opprette en policy for informasjonsbehandling for en områdeinnholdstype for området på det øverste nivået i Galleri for innholdstype for område, og deretter legge til denne innholdstypen i lister eller biblioteker     Du kan også opprette en policy for informasjonsbehandling direkte i en områdeinnholdstype og deretter knytte en forekomst av denne områdeinnholdstypen til flere lister eller biblioteker. Hvis du oppretter en policy for informasjonsbehandling på denne måten, brukes policyen for alle elementer i områdesamlingen for denne innholdstypen eller innholdstyper som overtar egenskaper fra denne innholdstypen. Hvis du oppretter en policy for informasjonsbehandling direkte i en områdeinnholdstype, er det vanskeligere å gjenbruke denne policyen for informasjonsbehandling for andre områdesamlinger, fordi du ikke kan eksportere policyer som er opprettet på denne måten.

    Merknad: Administratorer for områdesamlinger kan bestemme hvilke policyer som skal brukes for en områdesamling, ved å deaktivere muligheten til å angi policyfunksjoner direkte i en innholdstype. Når denne begrensningen er aktivert, kan brukere bare opprette innholdstyper ved å velge policyer fra listen Policyer for områdesamling.

    Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype for område, kan du se endre en innholdstype for område.

  • Opprette en policy for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek     Hvis organisasjonen har behov for å bruke en bestemt policy for informasjonsbehandling for et lite sett med innhold, kan du opprette en policy for informasjonsbehandling som bare gjelder for én liste eller ett bibliotek. Dette er den minst fleksible måten å opprette en policy for informasjonsbehandling på, fordi policyen bare gjelder for ett bestemt sted, og den kan ikke eksporteres eller brukes på nytt andre steder. Det kan likevel være at organisasjoner i noen situasjoner har behov for å opprette egne policyer for informasjonsbehandling med et begrenset bruksområde.

    Kommentarer: 

    • Du kan bare opprette en policy for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek hvis listen eller biblioteket ikke støtter flere innholdstyper. Hvis en liste eller et bibliotek støtter flere innholdstyper, må du definere en policy for informasjonsbehandling for hver enkelt listeinnholdstype som er tilknyttet listen eller biblioteket. (Forekomster av en områdeinnholdstype som er tilknyttet en bestemt liste eller et bestemt bibliotek, kalles listeinnholdstyper.)

    • Administratorer for områdesamlinger kan bestemme hvilke policyer som skal brukes for en områdesamling, ved å deaktivere muligheten til å angi policyfunksjoner direkte i en liste eller et bibliotek. Når denne begrensningen er aktivert, kan brukere bare administrere lister eller biblioteker ved å velge policyer fra listen Policyer for områdesamling.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×