Innføring i konvertere papirskjemaer i InfoPath-skjemaer

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen beskriver fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer i stedet for papirbasert skjemaer til å samle inn data. Den inneholder også noen anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirbasert skjemaer til Microsoft Office InfoPath-skjemamaler.

Merknad: Hvis skjemaet papirbasert ble utviklet i Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel, kan du bruke importveiviseren i InfoPath til raskt for å konvertere dokumentet eller arbeidsboken til en InfoPath-skjemamal. Hvis skjemaet ble opprettet i et annet program, eller hvis du ikke får tilgang til den opprinnelige kildefilen for skjemaet, må du opprette papirskjemaet fra grunnen av i InfoPath på.

I denne artikkelen

Fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer

Anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirskjemaer

Fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer

Det er mange fordeler ved hjelp av elektroniske skjemaer i stedet for papirbasert skjemaer. Disse fordelene omfatter følgende:

Accurate, konsekvente data    Personer du ofte Skriv informasjonen på feil sted med papirskjemaer eller feiltolker instruksjoner for å fylle ut skjemaet. Feil kan også oppstår når en ansatt manuelt reenters skjemadata i en database eller et annet program. Finne og løse slike typer registreringsfeil kan være vanskelig og tidkrevende. InfoPath inneholder en rekke automatisert måter å hjelpe brukerne med å unngå registreringsfeil. Du kan for eksempel bruke formler til å beregne automatisk matematiske verdier for brukere. Du kan også bruke betinget formatering til å fremheve brukerens data eller aktivere stavekontrollen slik at brukere kan kontrollere stavemåten før du sender inn skjemaene. Det er også mulig å fylle ut feltene for brukere automatisk ved hjelp av eksisterende data fra en database eller andre datasystemet lagringsplass. Du kan for eksempel utforme et salg skjema som fyller automatisk ut ansatt informasjonsfelt skrives inn deres identifikasjonsnummer i en ansatt-ID-boksen.

Enkle oppdateringer    Hvis du trenger å oppdatere en eksisterende skjemamal, kan du endre den, publisere den på nytt og distribuere den på nytt for brukerne. Oppdateringen skjer automatisk neste gang brukerne åpner et skjema som er basert på skjemamalen. Hvis brukere arbeider frakoblet når du publiserer en oppdatert skjemamal, skjer oppdateringen neste gang de kobler seg til nettverket. Brukere vanligvis ikke Legg merke til at en oppdatering som forekommer, selv om du kan utforme skjemamalen til å varsle brukere.

Alternativer for arbeidsflyt    Ved å dra nytte av funksjonene for arbeidsflyten i InfoPath, kan du øke den generelle effektiviteten i vanlige forretningsprosesser som dataene blir rutet fra én person til en annen. Arbeidsflyter kan redusere kostnadene og tiden det tar å koordinere forretningsprosesser, for eksempel godkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og spore oppgavene i disse prosessene. Anta for eksempel en papirbasert utgifter rapportering prosessen der en ansatt fyller ut en utskrevet utgiftsrapportskjema knytter en papir distribusjonsliste i skjemaet, og sender den via internt post til lederen. Overordnet etter godkjenne rapporten, kontrollerer boksen ved siden av navnet hennes i distribusjonslisten, og sender rapporten for accounting avdelingen gjennom internt e-post. Hvis regnskap lederen godkjenner rapporten, utstedes refusjon kontrollene. Uker kan sende mellom tiden som den første rapporten ble sendt, og når ansatt mottatt hans refusjon avmerkingsboksen. Hvis du bruker InfoPath sammen med Microsoft Office SharePoint Server 2007, kan du automatisere denne typen arbeidsflyt, som kan spare deg betydelige tid og utgifter.

Integrering med andre systemer    Du kan integrere skjemadata fra InfoPath med andre produkter eller teknologier. Du kan for eksempel lagre skjemadata i en Microsoft SQL Server-database, eller vil baserer utformingen av skjemamalen på en webtjeneste, slik at du kan sende data til en database som ikke støttes direkte av InfoPath. InfoPath fungerer med mange andre programmer og -servere i Microsoft Office-systemet, inkludert Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel og Microsoft Office Access. Blant annet, kan du utforme og fylle ut InfoPath-skjemaer i Outlook e-postmeldinger, eksportere InfoPath-data til Excel-arbeidsbøker, sende InfoPath-data til en Access-database eller spørre etter data fra en SharePoint-liste. I tillegg utviklere kan bygge inn InfoPath-kontroller i de egendefinerte forretningsprogrammer som brukes i firmaet.

Legges til sikkerhet    Papirskjemaer er ikke nødvendigvis sikre. De kan få rutet feil eller mistet, som introduserer en potensielt offentliggjøring av sensitiv informasjon. Sikkerhetsmodell for InfoPath er relatert til sikkerhetssone og innstillinger i Windows Internet Explorer. Disse funksjonene er utformet for å beskytte brukerskjemaer og datamaskiner mot usikre operasjoner, for eksempel eller sending av data til en kilde som ikke er klarert. InfoPath gir flere sikkerhetstiltak, inkludert beskytte utformingen av en skjemamal, bruke digitale signaturer, administrere bestemte skjemaoperasjoner for eksempel slå sammen og innsending og klarere skjemaer som er installert på brukernes datamaskiner.

Til toppen av siden

Anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirskjemaer

Listen nedenfor beskriver enkelte ting du bør huske på når du konverterer papirskjemaer i InfoPath-skjemamaler må.

  • Bruk oppsettstabeller til å organisere inndelinger i skjemaet    I likhet med et papirskjema for, bør du organisere elektroniske skjemaer slik at personer som fyller det ut kan gå gjennom skjemaet i en logisk måte. I InfoPath, kan du bruke oppsettstabeller til å ordne kontroller, skille én inndeling fra en annen, og til å legge inn logoer og annen grafikk. I tillegg bruker oppsettstabeller, får du til fordelen med å kunne enkelt å justere tekstbokser, avmerkingsbokser og andre elementer slik at skjemamalen ser profesjonell og profesjonelt. I eksemplet nedenfor brukes en oppsettstabell til å organisere tekstbokser i en inndeling i en skjemamal.

    Oppsettstabell i en inndeling i en skjemamal

    1. Denne oppsettstabellen har to rader.

    2. Det finnes tre kolonner i den andre raden. Midtkolonnen brukes bare til avstandsformål.

  • Vurder å løsninger for valgfri informasjon    Papirskjemaer inneholder ofte inndelinger som er reservert for bestemte kategorier av brukere. Hvis du for eksempel på et sykehus et pasientens informasjon skjema kan inneholde en "administrative bare For bruk" inndeling som er ment for utfylling av nurses eller andre medisinsk personell og ikke av tålmodig. Det finnes en rekke måter å få plass til denne typen valgfri informasjon i InfoPath. En av de beste måtene er å bruke en valgfri inndeling som er en kontroll som inneholder andre kontroller, men ikke vises i skjemaet, med mindre brukeren velger å legge den til. For eksempel på en skjemamal for statusrapport, kan du ta med en valgfri inndeling i notatene. Brukerne vil legge til ekstra merknader kan sette inn og fylle ut denne valgfri inndeling. Alle andre kan la inndelingen være skjult.

    Valgfri del som brukes til å samle inn notater

    Du kan også bruke betinget formatering for å skjule visse felt med mindre en bestemt betingelse oppfylles i skjemaet, for eksempel i en skjemamal for programmet du kan skjule et bestemt sett med felt til brukeren velger en avmerkingsboks for 18 eller eldre.

  • Bruk gjentatte tabeller i stedet for vanlige tabeller    Du kan bruke gjentatte tabeller for å spare plass og tilby brukerne en ekstra graden av fleksibilitet når de fyller ut skjemaet. Når du bruker gjentatte tabeller, behøver skjemamalen til å vise mange tomme rader når brukeren først åpner den. I stedet brukerne ser vanligvis bare én rad og bare legge mer når og hvis de trenger dem.

    Gjentatt tabell som brukes til å samle linjeelementer i en utgiftsrapport

  • Må finne ut data    Før du konverterer papirskjemaet, må du avgjøre hva til slutt må gjøres med dataene som brukerne skal angi i det elektroniske skjemaet. Du tenker gjennom behovene dine data forhånd, før du konverterer skjemaet papir, kan du bestemme om du har infrastruktur som er nødvendige for å opprette skjemamalen. Hvis du for eksempel hvis brukere skal kunne sende skjemadata raskt frem og tilbake, og du trenger ikke å bruke dataene, kanskje deretter du vil publisere skjemamalen som en e-postmelding. Deretter kan du lagre brukerskjemaer i en InfoPath Forms-mappe i innboksen. Hvis andre personer som trenger å få tilgang til og dele skjemadata, vil du kanskje lagre samlinger av relaterte InfoPath-skjemaer i biblioteker på en server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services. Hvis brukerne må ha tilgang til skjemadata i andre forretningsprogrammer eller systemer, for eksempel utgiftsrapportering eller regnskapsprogrammer, vil du kanskje lagre dataene i firmaets databaser. Dette oppnås ofte ved å koble skjemamalen til en webtjeneste som fungerer som et mellomledd mellom skjemamalen og databasen eller business systemet.

  • Finne ut hvor mange visninger du trenger    Du kan opprette forskjellige visninger av de samme skjemamal i InfoPath. En visning er en annen måte å presentere data i en skjemamal. Hvis du utformer en skjemamal for Tillat programmet, kan du bruke én visning for den til å fylle ut en annen visning for mottak agenten, og en tredje visning for Gjenta som godkjenner eller avviser programmet. Ved hjelp av visninger, gjør du slipper å utforme og vedlikeholde flere skjemaer for samme forretningsprosess.

  • Finne ut hvilken type kontrollene du trenger    Hvis du har opprettet et papirskjema i et program som Word, som egentlig ikke er ment for utforming av skjemaer, kan du sannsynligvis vant tekstbokser, avmerkingsbokser, knapper og kanskje et par andre kontroller. InfoPath gir mer enn 30 forskjellige kontroller som du kan legge til i skjemamalen. I tillegg til standardkontroller, for eksempel tekstbokser og listebokser, inneholder InfoPath mange nye kontroller, for eksempel gjentatte tabeller, valggrupper og valgfrie inndelinger. Disse typene kontroller lar deg utforme en fleksibel skjemamal som passer for brukerne. Hvis du for eksempel i en skjemamal for utgiftsrapporter, kan du bruke en gjentatt tabell slik at brukere kan angi bare så mange elementer av utgifter etter behov.

  • Vurder å bruke maldeler for felles sett med kontroller    Hvis du har mange papirskjemaer til å konvertere, kan du se etter vanlige inndelinger og sett med felt som kan gjøres om til InfoPath-maldeler. En maldel er en del av en skjemamal som kan lagres for gjenbruk i flere skjemamaler. En typisk maldel består av kontroller og en datakilde, og kan også inneholde funksjoner, for eksempel datatilkoblinger, datavalidering og regler. Ved å opprette og bruke maldeler, kan du sørge for at skjemamalene i organisasjonen er konsekvente i tone, struktur og virkemåte. En personaladministrasjon avdeling kan for eksempel bruke en enkelt kontaktinformasjon-maldel i alle skjemamalene sine.

    Maldel som vises i flere skjemaer

  • Aktivere digitale signaturer    Du kan konfigurere skjemamalen i InfoPath, slik at brukere kan logge bestemte deler av et skjema eller hele skjemaet. Signere et skjema hjelper deg med å godkjenne en bruker som personen som fylte ut skjemaet, og også sørger for at innholdet i skjemaet ikke ble endres.

  • Bruke funksjoner som hjelper brukere til å fylle ut skjemaer    I InfoPath, kan du tilordne standardverdier for kontroller Hvis du vil at brukerne kan fylle ut skjemaer raskere. Hvis du for eksempel i en utgiftsrapport, kan du tilordne dagens dato som standardverdi for en datovelgerkontroll. Du kan tilordne formler til delsum og summer felt slik at utgifter beregnes automatisk når brukeren angir utgiftselementer. Du kan også aktivere stavekontrollen slik at brukere kan sjekke teksten de angir for stavefeil, akkurat som i andre Microsoft Office-dokument. Og hvis du vil gi skjema-spesifikke kommandoer eller innhold i Hjelp, kan du opprette en egendefinert oppgaverute som vises ved siden av skjemaet.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×