Innføring i forvaltede metadata

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Metadata er informasjon om informasjon. Hvis du for eksempel er en bok tittel og forfatter metadata. Metadata kan være mange typer informasjon – et sted, en dato eller Elementnummer en katalog. Når du bruker SharePoint produkter, kan du administrere metadataene sentralt. Du kan organisere metadata på en måte som gir mening i bedriften din og bruke metadataene for å gjøre det enklere å finne det du ønsker.

Denne artikkelen beskriver en del viktig terminologi omkring forvaltede metadata og gir deg et raskt overblikk over hvordan du kan bruke verktøyene i SharePoint til å forvalte metadata.

Viktig terminologi

Denne delen inneholder definisjoner av en del viktig terminologi. Disse termene og begrepene forekommer ofte i artikler om forvaltede metadata.

En taksonomi er et formelt klassifiseringssystem. En taksonomi grupperer ordene, etikettene og termene som beskriver noe, og ordner deretter gruppene i et hierarki.

Mennesker konstruerer taksonomier for nær sagt alle typer informasjon, fra biologiske systemer til organisasjonsstrukturer. Biologer grupperer for eksempel levende organismer i fire hovedklassifiseringer: dyr, planter, sopp og mikroorganismer. Hver av disse hovedgruppene har mange underinndelinger. Samlet er hele systemet en taksonomi.

Organisasjoner lager taksonomier for alt mulig. De lager kontoplantaksonomier for å administrere regnskapssystemer, organisasjonskart og stillingsklassifiseringer for å administrere ansatte, produktkataloger og så videre. Alle disse taksonomiene er strukturerte hierarkier med informasjon – formelle klassifiseringssystemer som gjør det enklere for mennesker å håndtere informasjon.

En folksonomi er et uformelt klassifiseringssystem. Det utvikler seg gradvis etter hvert som brukere av nettsteder samarbeider om ord, etiketter og termer på et nettsted. Folksonomier kommer opprinnelig fra populære bruksområder, for eksempel bokmerking.

Hvis du noensinne har sett en merkesky på et nettsted, har du sett en visualisering av en folksonomi. Figuren nedenfor viser en merkesky på et SharePoint-område.

Merkesky

En folksonomibasert tilnærmingsmåte til metadata kan være nyttig. Den danner en måte for områdebrukere å dele kunnskap og ekspertise på. Hvis du bruker en folksonomi, kan innholdsklassifisering utvikle seg sammen med forretningsbehov og brukerinteresser i endring.

Et termsett er en gruppe med beslektede termer.

Termsett kan ha ulike omfang avhengig av hvor du oppretter termsettet.

  • Lokale termsett    opprettes innenfor konteksten for en områdesamling og er tilgjengelige for bruk (og synlige) bare for brukere av denne områdesamlingen. Når du for eksempel oppretter et termsett for en metadatakolonne i en liste eller et bibliotek, er termsettet lokalt. Det er bare tilgjengelig i områdesamlingen som inneholder denne listen eller dette biblioteket. Et mediebibliotek kan for eksempel ha en metadatakolonne som angir medietypen (diagram, fotografi, skjermbilde, video og så videre). Listen over tillatte termer er bare relevant for dette biblioteket og tilgjengelig for bruk i biblioteket.

  • Globale termsett    er tilgjengelige for bruk på tvers av alle områder som abonnerer på et bestemt program for tjenester for forvaltede metadata. En organisasjon kan for eksempel opprette et termsett som inneholder navn på forretningsenheter i organisasjonen, for eksempel personaladministrasjon, markedsføring, informasjonsteknologi og så videre.

I tillegg kan du konfigurere et termsett som lukkede eller åpne. I et lukket termsett brukere kan ikke legge til nye termer med mindre de har nødvendige tillatelser. Brukere kan legge til nye termer i en kolonne som er tilordnet til termsettet i en åpen termsettet.

En term er et bestemt ord eller uttrykk som du knyttet til et element på et SharePoint-område. Det er et enkelt element i et termsett. En term har en unik ID, og det kan ha mange tekstetiketter (synonymer). Hvis du arbeider på et flerspråklig nettsted, kan termen ha etiketter på forskjellige språk.

Det finnes to typer termer:

  • Forvaltede termer    Forvaltede termer er termer som er definert på forhånd. Administratorer for termlagre organiserer termer i et hierarkisk termsett.

  • Organisasjonsnøkkelord    Et organisasjonsnøkkelord er et ord eller uttrykk som en bruker legger til elementer på et SharePoint-område. Samling av organisasjonsnøkkelord kalles nøkkelordene angi. Vanligvis brukere kan legge til ord eller setninger et element som et nøkkelord. Dette betyr at du kan bruke organisasjonsnøkkelord for folksonomy i nyhetsbrevstil merking. Administratorer for termlager flytte noen ganger organisasjonsnøkkelord til et bestemt forvaltet termsett. Når de er en del av et forvaltet termsett, blir nøkkelord tilgjengelig i sammenheng med dette termsettet.

Hvis du vil lære mer om hvordan du kan opprette og behandle termer, kan du se Opprett og behandle termer i et termsett.

I SharePoint-produkter er gruppe en sikkerhetsterm. Med hensyn til forvaltede metadata er en gruppe et sett med termsett som har felles sikkerhetskrav. Bare brukere som har bidragsytertillatelser for en bestemt gruppe, kan behandle termsett som tilhører gruppen eller opprette nye termer i det. Organisasjoner må opprette grupper for termsett med unike tilgangs- eller sikkerhetsbehov.

Hvis du vil lære mer om hvordan du oppretter en gruppe for termsett, kan du se Konfigurere en ny gruppe for termsett.

Verktøyet for behandling av termlager er verktøyet som personer som behandler taksonomier, bruker til å opprette og behandle termsett og termene i dem. Verktøyet for behandling av termlager inneholder alle globale termsett og eventuelle lokale termsett som er tilgjengelige for områdesamlingen der du har tilgang til verktøyet for behandling av termlager.

En kolonne for forvaltede Metadata er en spesiell type kolonne som du kan legge til lister eller biblioteker. Det gjør det mulig for brukerne å velge termer fra en bestemt termsettet. En kolonne for forvaltede Metadata kan tilordne til en eksisterende termsett, eller du kan opprette en lokal termsett spesielt for kolonnen.

Hvis du vil lære hvordan du arbeider med en kolonne for forvaltede Metadata, kan du se opprette en kolonne for forvaltede metadata

Kolonnen for organisasjonsnøkkelord er en kolonne du kan legge til i innholdstyper, lister eller biblioteker, slik at brukere kan merke elementer med ord eller uttrykk de velger. Dette er som standard en kolonne med flere verdier. Når brukere skriver inn et ord eller uttrykk i kolonnen, vises forslag basert på det de skriver inn. Disse forslagene kan omfatte elementer fra behandlede termsett og nøkkelordtermsett. Brukere kan velge en eksisterende verdi eller skrive inn noe nytt.

Sosiale merker er ord eller uttrykk som områdebrukere kan bruke på innhold, slik at de kan kategorisere informasjon på måter som er meningsfulle for dem. Sosial merking er nyttig fordi områdebrukere kan gjøre det enklere å finne informasjon på et område. Brukere kan legge til sosiale merker for informasjon på et SharePoint-område og for URL-adresser utenfor et SharePoint-område.

Et sosialt merke inneholder pekere til tre typer informasjon:

  • En brukeridentitet

  • En URL-adresse for element

  • En term

Når du legger til et sosialt merke for et element, kan du angi om du vil gjøre identiteten din og URL-adressen for elementet privat. Termdelen av det sosiale merket er imidlertid alltid offentlig fordi det er lagret i termlageret.

Når du oppretter et sosialt merke, kan du velge fra et sett med eksisterende termer eller skrive inn noe nytt. Hvis du velger en eksisterende term, inneholder det sosiale merket en peker til denne termen.

Hvis du i stedet skriver inn en ny term, oppretter SharePoint et nytt nøkkelord for den i nøkkelordtermsettet. Det nye sosiale merket peker til denne termen. På denne måten støtter sosiale merker folksonomibasert merking. Når brukere oppdaterer en kolonne for organisasjonsnøkkelord eller forvaltede metadata, kan SharePoint i tillegg opprette sosiale merker automatisk. Disse termene vises deretter som merker i nyhetsfeeder, merkeskyer eller Mitt område-profiler.

Eiere av lister eller biblioteker kan aktivere eller deaktivere metadatapublisering ved å oppdatere Innstillinger for organisasjonsmetadata og -nøkkelord for en liste eller et bibliotek.

Hvis du vil lære hvordan du legger til en spesiell nøkkelord-kolonne, kan du se legge til en kolonne for organisasjonsnøkkelord i en liste eller bibliotek.

Generelt henviser merking til det å bruke metadata på et element, enten merket er forvaltede metadata eller et sosialt merke.

Metadatascenarier: Fra taksonomier til folksonomier

Metadataforvaltning i SharePoint støtter en rekke tilnærmingsmåter til metadata, fra formelle taksonomier til brukerdrevne folksonomier. Du kan implementere formelle taksonomier gjennom behandlede termer og termsett. Du kan også bruke organisasjonsnøkkelord og sosial merking. Dermed kan områdebrukere merke innhold med nøkkelord de velger selv.

SharePoint-produkter gir i tillegg fleksibilitet. Du kan velge hvor mye struktur og kontroll som skal brukes med metadata, og du kan velge omfanget av kontroll og struktur. Eksempel:

  • Du kan gjøre kontroll gjeldende globalt på tvers av områder eller lokalt for bestemte områder.

  • Du kan konfigurere termsett som lukkede eller åpne for bidrag fra brukere.

  • Du kan velge å bruke organisasjonsnøkkelord og sosiale merker med forvaltede termer, eller du kan velge ikke å gjøre dette.

SharePoint-produkter gjør at organisasjoner kan kombinere fordelene ved formelle forvaltede taksonomier med de dynamiske fordelene ved sosial merking på tilpassede måter.

Diagrammet nedenfor viser hvordan ulike krav kan bruke ulike nivåer av omfang og kontroll.

Fleksible konfigurasjoner for forvaltede metadata

Fordeler ved forvaltede metadata

Det er flere fordeler ved å bruke forvaltede metadata på tvers av områdene i en organisasjon:

Funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint-produkter gjør det mulig å styre hvordan brukere legge til metadata i innhold. Hvis du for eksempel ved å bruke term angir og forvaltede termer, kan du styre hvilken termer som brukere kan legge til innhold, og du kan kontrollere hvem som kan legge til nye termer. Du kan også begrense organisasjonsnøkkelord til en bestemt liste ved å konfigurere nøkkelord termsettet som lukket.

Når de samme termene brukes konsekvent på tvers av områder, er det enklere å bygge robuste prosesser eller løsninger som er avhengige av metadata. Det er i tillegg enklere for områdebrukere å bruke metadata konsekvent på innholdet.

Når innhold på tvers av områder i en organisasjon har konsekvent metadata, er det enklere å finne informasjon om virksomheten og data ved hjelp av søk. Søkefunksjoner, for eksempel i begrensningspanelet vises på venstre side av siden med søkeresultater, mulig for brukere å filtrere søkeresultater som er basert på metadata.

I begrensningspanelet vises metadata som kan brukes til å filtrere søkeresultater.

Metadatanavigasjon lar brukere opprette visninger av informasjon dynamisk, basert på bestemte metadatafeltene. Brukere kan deretter Finn biblioteker ved hjelp av mapper eller ved å bruke metadata pivottabeller og begrense resultatene ved hjelp av flere nøkkelfiltre. Hvis du vil lære hvordan du konfigurerer dette, kan du se konfigurere metadatanavigasjon for en liste eller et bibliotek.

Navigasjonskontroll for metadata

Forvaltede metadata gjør det enklere for administratorer for termlager til å vedlikeholde og tilpasse metadata som behovene endres. Du kan oppdatere et termsett enkelt. Og, nye eller oppdaterte termer blir automatisk tilgjengelige når du knytter en kolonne for forvaltede Metadata til dette termsettet. Hvis du slår sammen flere vilkår i ett ord, oppdateres for eksempel automatisk innhold som er merket med disse vilkårene for å gjenspeile denne endringen. Du kan angi flere synonymer (eller etiketter) for individuelle termer. Hvis nettstedet er flerspråklige, kan du også angi flerspråklige etiketter for individuelle termer.

Forvalte metadata

Effektiv metadataforvaltning krever nøye gjennomtenkning og planlegging. Tenk på hvilken type informasjon du vil behandle i lister og biblioteker, og tenk på hvordan denne informasjonen brukes i organisasjonen. Du kan opprette termsett med metadatatermer for mange ulike typer informasjon.

Du må kanskje én innholdstype for et dokument. Hvert dokument kan ha metadata som identifiserer mange relevante fakta om det, for eksempel disse eksemplene:

  • Dokument som er hensikten – er det et salgstilbud? En teknikk spesifikasjon? En prosedyre for personalressurser?

  • Dokumentforfatteren og navn på personene som endret dokumentet.

  • Opprettelsesdato, godkjenningsdato, siste endringsdato.

  • Avdelingen som har ansvaret for eventuelle budsjettmessige implikasjoner av dokumentet.

  • Målgruppe.

Her er noen viktige aktiviteter som inngår i metadataforvaltning:

  • Planlegge og konfigurere

  • Behandle termer, termsett og grupper

  • Angi egenskaper for metadata

Det kan være aktuelt for organisasjonen å foreta nøye planlegging før du begynner å bruke forvaltede metadata. Hvor mye planlegging du må gjøre, er avhengig av hvor formell taksonomien er. Det er også avhengig av hvor mye kontroll du vil ha over metadataene.

Hvis du vil la brukerne hjelpe til med å utvikle taksonomien, kan du la dem legge til nøkkelord for elementer og deretter organisere disse termene i termsett etter behov.

Hvis organisasjonen vil bruke forvaltede termsett til å implementere formell taksonomier, og det er viktig å omfatte viktige interessenter i planlegging og utvikling. Når de viktigste interessentene i organisasjonen er enige om nødvendig termsett, kan du bruke verktøyet for behandling av termlager til å importere eller opprette din termsett. Du kan også bruke verktøyet til å administrere termsettene som brukerne begynner å arbeide med metadataene. Hvis webprogrammet er riktig konfigurert, og du har de nødvendige tillatelsene, kan du gå til behandling av termlager ved å følge disse trinnene.

  1. Klikk Innstillinger for Knappen for Office 365-innstillinger , og klikk deretter Innstillinger for område.

  2. Klikk Term lagre management under Områdeadministrasjon.

    Dialogboksen behandling av termlager.

Verktøyet for behandling av termlager har en trekontroll du kan bruke til å utføre de fleste oppgaver. Brukerrollen for dette verktøyet avgjør hvilke oppgaver du kan utføre. For å kunne arbeide i verktøyet for behandling av termlager må du være en farmadministrator eller administrator for termlager. Du kan også være en utvalgt gruppeadministrator eller bidragsyter for termsett.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette og behandle grupper og termsett.

Slik behandler du et element i hierarkiet:

  1. Pek på navnet på programmet for tjenester for forvaltede metadata, gruppen, termsettet eller termen du vil endre, og klikk deretter pilen som vises.

  2. Velg ønskede handlinger på menyen.

Hvis du for eksempel er administrator for termlager eller gruppeadministrator, kan du opprette, importere eller slette termsett i en gruppe. Bidragsytere til termsett kan opprette nye termsett.

Verktøyet for behandling av termlager har relevante menyer på hvert nivå i hierarkiet.

Du kan konfigurere bestemte egenskaper for en gruppe, termsettet eller termen på hvert nivå i hierarkiet, ved hjelp av Egenskaper-ruten i verktøyet for behandling av termlager. Hvis du konfigurerer et termsett, kan du for eksempel angi informasjon for eksempel navn, beskrivelse, eier, kontakt og interessenter i ruten som er tilgjengelige i kategorien Generelt. Du kan også angi om du vil at et termsett skal være åpen eller lukket til nye bidrag fra brukere. Eller du kan velge kategorien Ment Bruk, og angi om termsettet skal være tilgjengelig for merking eller område navigasjon.

Du kan bruke egenskaper for termlager til å konfigurere innstillinger, for eksempel merking.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×