Innføring i eksterne data

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Bruke Business Connectivity Services kan du koble eksterne data til SharePoint-området og bruke den som om den er innebygd på området. Her er en samling av informasjon om hvilke eksterne data som er, hvor du kan få den og hvordan den brukes.

Oversikt over eksterne data

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se finne innhold om eksterne data.

I denne artikkelen

Få oversikt

Hvorfor bruke eksterne data?

Tre viktige scenarioer

Veien frem er halve moroa

Hvilken hatt har du på?

Legge grunnlaget

Kjent ditt SharePoint-miljø

Få den riktige programvaren

Konfigurere programvaren riktig

Velge de eksterne dataene

Ta hensyn til ytelsen

Praktisk sikkerhet først

Grunnsteinen: eksterne innholdstyper

Hente frem eksterne data i SharePoint-produkter

Lese og skrive data i eksterne lister

Legge til eksterne datakolonner i lister og biblioteker

Lage løsninger med forretningsdata-webdeler

Bruke eksterne data i en profilside, handling eller Søk

Bruke eksterne data i arbeidsflyter

Hente frem eksterne data i Office-produkter

Analysere eksterne data i Excel

Legge til eksterne data i Word-dokumenter

Synkronisere eksterne data i Outlook

Forbedre eksterne data med InfoPath-skjemaer

Legge til eksterne data i publiserte Visio-diagrammer

Importere og oppdatere eksterne data i Access

Få oversikt

Det er mange grunner til å bruke eksterne data, og en liten gruppe kan utrette store ting når den arbeider sammen for å lage en forretningsløsning basert på eksterne data. Her er hvordan det ofte gjøres og fordelene som kan oppnås.

Hvorfor bruke eksterne data?

Når du bruker SharePoint-produkter til å effektivisere forretningsaktivitetene, kan det hende du må integrere eksterne data, for eksempel databaser, LOB-programmer og webtjenester. Disse eksterne dataene er imidlertid ofte som avsidesliggende øyer som er begrenset til privilegerte mennesker, eller rett og slett vanskelige å komme til. Finnes det en metode for enkelt å få disse eksterne dataene inn i SharePoint- og Office-produkter, slik at du kan dra nytte av et kjent brukergrensesnitt og videreutvikle bedriften?

Dette er det det BCS handler om. Det gjør det mulig med sikker, effektive lese-/skrivetilgang til ren rekke eksterne data. Dette gjøres ved hjelp av et omfattende rammeverk som gir standard bruker- og programmeringsgrensesnitt. I tillegg kan du lage en rekke forretningsløsninger, både kodefrie, sammensatte SharePoint-løsninger, for enkle mellomliggende aktiviteter, og kodebaserte løsninger for avanserte behov. Du kan for eksempel:

  • Opprette en ekstern SharePoint-liste over personaldata for ansatte lagret i en bakdatabase som brukere kan lese fra og skrive til, på samme måte som en opprinnelig SharePoint-list.

  • Koble til oppdaterte kundedata i organisasjonens ERP-system (Enterprise Resource Planning) som et sett med Outlook-kontakter, og til og med gi frakoblet tilgang.

  • Opprette en løsning for arrangementsplanlegging som er koblet til et styrt LOB-program, men som bruker en SharePoint-kalender som alle kan se.

  • Opprette et Microsoft Silverlight-program med et stilig visuelt brukergrensesnitt, med eksterne data fra nettet.

BSC lar deg kort fortalt, samhandle med og låse opp verdien av eksterne data.

Til toppen av siden

Tre viktige scenarioer

Vil du vite mer? Her er noen få eksempler på viktige løsninger som er basert på BSC.

Brukerstøtte    Store organisasjoner har en brukerstøtte, som gir interne teknisk kundestøtte. Forespørsler om støtte og kundestøtte knowledge base er lagret i en ekstern database, men er fullt integrert i et SharePoint-område ved hjelp av eksterne lister og webdeler for forretningsdata. Informasjonsarbeidere kan også se deres gjeldende forespørsler i Microsoft Outlook 2013 på Internett. Teknisk støtte spesialister kan vise forespørsler som er tilordnet dem i Outlook 2013 tilkoblet og frakoblet tilgang. Arbeidsflyter behandle automatisk kundestøtteproblemer gjennom hvert trinn: åpnet, tilordnet, Escalated, løst og lukket. Ledere på tekniske kundestøttegruppen, med riktig tillatelse, kan vise instrumentbord som viser Hjelp desk rapporter som angir antall støtte oppgaver tilordnet hver støtte specialist, mest gjeldende eller kritiske problemer og hvor mange henvendelser om støtte som håndteres av hver støtte specialist i en angitt tidsperiode. Ledere kan også eksportere dataene til Microsoft Excel 2013 for mer detaljert analyse ved hjelp av betinget formatering og diagrammer.

Artistsporing    Et medarbeidere kontor integrerer databasen artistenes i den interne SharePoint-gruppeområde, som inkluderer en fullstendig liste over artister, kontaktinformasjon og ytelse tidsplaner. Opptak kontraktene i form av Word dokumentmalene generert og automatisk fylt med den nyeste informasjonen om artist. En arbeidsflyt veileder hver kontrakt gjennom de ulike fasene. Agenter kan legge til nye artister en ekstern liste ved hjelp av et InfoPath-skjema. Ved å bruke denne løsningen, har medarbeidere agenter alltid informasjonen de trenger i nærheten, og de kan utføre mange viktige oppgaver ved å bruke kjente Office-produkter.

Instrumentbord for salg    Et instrumentbord for salg-program hjelper selgere raskt finne salgsordre og kundeinformasjon administreres i et system for kunden relasjoner Management (CRM). Avhengig av roller og tillatelser for respektive kan kan gruppemedlemmer vise salg analytics informasjon, individuelle gruppemedlemmenes salg ytelsesdata, salgsmuligheter, og kundens kontaktinformasjon og ordrer. Salg eksperter kan vise kalenderne daglige, vise oppgaver som er tilordnet av lederne, samarbeide med gruppemedlemmer og Les Bransjenyheter. Et Visio-diagram over Salgsdistrikter tilordninger salg etter hver måned, og inneholder direkte data fra bakdatabasen oppdateres enkelt. Ved hjelp av et Word-dokument, kan ledere raskt Forfatter månedlig statusrapporter som inkluderer data fra eksterne systemer automatisk.

Til toppen av siden

Veien frem er halve moroa

BCS er som en stor paraply som omfatter mange SharePoint- og Office-funksjoner. Det fungerer imidlertid ikke uten tilpasninger fordi alle eksterne datakilder er unike og alle organisasjoner ha spesifikke behov. Når du har gjort grunnarbeidet, lokalt eller i skyen, kan du hente inn de eksterne dataene SharePoint- og Office-produkter. Når du arbeider med eksterne data, går du vanligvis gjennom tre bestemte faser:

Grunnarbeidsfasen    I denne fasen, planlegge, klargjøre og konfigurere hvordan du får tilgang til eksterne data. Dette betyr vanligvis samarbeide nært med administrator og noen ganger en utvikler for å forstå hva må gjøres. Viktige mål er identifisere forretnings- og tekniske krav, klargjøre den eksterne datakilden, sørge for at sikker tilgang til dataene ved hjelp av sikker lagringstjeneste, og angi omfang generell løsningen. En kritisk mål er å opprette en ekstern innholdstype, som er en detaljert pakke med tilkoblinger, metadata og annen informasjon som brukes til å hente eksterne data.

I SharePoint-fasen    Når grunnlaget er satt, kan du nå overflate de eksterne dataene i SharePoint-produkter på mange måter, inkludert eksterne lister, eksterne datakolonner, webdeler for forretningsdata, arbeidsflyter, søkeresultater, profilsider, handlinger, apper for SharePoint, og kodebaserte SharePoint-komponenter eller løsninger.

I Office-fasen    Når du har opprettet tilgang til eksterne data i SharePoint-produkter, kan du nå hente dataene i en rekke Office-produkter (inkludert Excel, Word, Outlook, Visio, Access og InfoPath), apper for Office, og kodebaserte Office-komponenter, COM-tillegg eller løsninger.

Det tre utviklingsfasene

Du finner med informasjon om hver av disse funksjonene senere i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Hvilken hatt har du på?

Utvikling av en løsning basert på eksterne data er vanligvis et gruppearbeid, og måten du arbeider på avhenger av rollen din. Diagrammet nedenfor viser en overordnet visning av rollene og løsningene som er involvert i en overordnet utviklingslivssyklus.

Roller og oppgaver i en utviklingslivssyklus

Brukere    Brukere ved å samle enkle løsninger ved hjelp av de grunnleggende funksjonene for SharePoint-produkter og Office-produkter. Eksempler:

  • Opprette en ekstern liste, opprette ulike visninger av listen og legge til forskjellige filtre og sorteringer.

  • Eksportere den eksterne listen til Excel 2013 for videre dataanalyse.

  • Koble en ekstern liste til Outlook 2013 for å arbeide med de eksterne dataene tilkoblet eller frakoblet.

Privilegerte brukere    Privilegerte brukere opprette enkle eller mellomliggende, uten kode forretningsløsninger og kreve ofte business analytiske kompetanse å forstå databasesystemer og de totale forretningsprosessene i organisasjonen. De også kommunisere kravene til administratorer og utviklere samt business ledere og område kanskje designere. Eksempler:

  • Opprette en eksterne innholdstype ved hjelp av Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Opprette eksterne datakolonner i biblioteker og koble kolonnene til innholdskontroller i en tilpasset Word-mal, for eksempel en kontrakt eller faktura.

  • Tilpasse InfoPath-skjemaer for å erstatte standard SharePoint-listeskjemaer.

  • Utforme en nettside som inneholder forretningsdata-webdeler på en nyttig måte, for å opprette et informasjonsarbeidsområde.

  • Opprette en Outlook-basert løsning som har tilpassede skjemaer, visninger, båndkommandoer, handlinger og oppgaveruter.

  • Opprette en arbeidsflyt som bruker eksterne listedata.

Administratorer    Administratorer behandle brukertillatelser og sikkerhet for flere ulike SharePoint-komponenter inkludert den eksterne innholdstypen og den eksterne databasen. En kritisk aktivitet innebærer under konfigurasjon av sikker lagringstjeneste målprogrammer, tilordning av legitimasjon, og bestemme beste godkjenningsmetoder. Andre operasjoner eksempler på:

  • Behandle og konfigurere tilgang, tillatelser og spørringer for de eksterne dataene.

  • Import og eksport av eksterne innholdstyper fra BDC-metadatalager.

  • Konfigurere sider, handlinger og søkeresultater for en egendefinert profil.

Utviklere    Utviklere opprette en rekke tilpassede løsninger området fra ønskede, gjenbrukbare komponenter til avanserte kodebaserte løsninger. Eksempler:

  • Avanserte eksterne innholdstyper utviklet i Microsoft Visual Studio, for eksempel felttyper som bruker kompliserte hierarkidata.

  • Samlede data fra flere tjenester presentert som én enkelt BDC-modell.

  • Gjenbrukbare komponenter, for eksempel webdeler, egendefinerte arbeidsflytaktiviteter og kode for InfoPath-skjemaer.

  • Egendefinerte eksterne datadeler for Outlook-løsninger.

  • Microsoft Silverlight-programmer og Office-tillegg.

  • Egendefinerte varsler ved hjelp av rammeverk for hendelse.

  • Egendefinerte tilkoblinger eller løsninger som bruker forvaltet kode.

Til toppen av siden

Legge grunnlaget

Uavhengig av hvilken løsning du velger å opprette for eksterne data, må du opprette et sterkt grunnlag, og dette betyr: få og konfigurere den riktige programvaren, velge og klargjøre en ekstern datakilde, aktivere SharePoint-tjenester og -kontoer og opprette en ekstern innholdstype.

Kjent ditt SharePoint-miljø

Når du bruker eller oppretter en løsning for eksterne data, er det forskjeller i funksjoner og funksjonalitet du bør være klar over, basert på ditt SharePoint-miljø:

  • Lokal    Hvis du oppretter en løsning der brukerne og løsningen bare finnes lokalt (bak en brannmur), støttes alle Business Connectivity Services-funksjoner.

  • Skyen    Hvis du bruker SharePoint Online (Plan 2, E3 og E4) i Office 365, finnes et delsett av funksjoner. Hvis du for eksempel eksterne lister, webdeler for forretningsdata og rammeverk for hendelse støttes, men profilsider, handlinger og rammeverk for kobling er ikke. I tillegg du bare kan koble til disse datakildene: WCF-webtjenester, OData og SQL Server Azure.

  • Hybrid    Organisasjonen kan allerede ha betydelig investeringene i lokale datakilder, for eksempel LOB-programmer og ERP-systemer. Men organisasjonen kan også være i en hybrid SharePoint-miljøet, der noen ansatte er lokal og andre i skyen. I et hybridmiljø, kan du også opprette en hybrid eksterne data-løsning slik at brukere i skyen kan få tilgang til en lokal datakilde. Hvis du for eksempel en bruker kan utføre en reiseregning på forretningsreise ved hjelp av SharePoint Online, og beløpene kan være umiddelbart avstemmes med en lokal SAP-system. Du kan koble til en støttet lokal datakilde, men du må bruke OData-tjenester og være nødvendig å omfattende utvikling og konfigurasjon.

Få den riktige programvaren

BCS-funksjonene (Business Connectivity Services) distribueres på tvers av ulike SharePoint-utgaver. Bruk tabellen nedenfor til å ta den riktig avgjørelsen.

BCS-funksjonen

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Plan 2
(E3, E4)

Merknader

Ekstern liste

Kolonne for eksterne data

BDC-tjenester

SPO støtter bare WCF- og SQL Server Azure-koblinger

Sikker lagringstjeneste

SPO støtter bare gruppelegitimasjon

Søk i eksterne data

Profilsider

Handlinger

Forretningsdata-webdeler

Office-produktstøtte

Utvidelser for rik klient *

BCS med appomfang

Rammeverk for kobling

Rammeverk for hendelse

OData-kobling

APIer for BCS OM

Hybrid (SPO til lokal)

Bare ved bruk av OData-kobling

* Omfatter skjemakontroller for å vise eksterne data og oppsett for å vise data i en Outlook-oppgaverute og et skjemaområde. Bare tilgjengelig i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Til toppen av siden

Konfigurere programvaren riktig

Når du har installert riktig programvare, må du passe på å konfigurere den riktig, spesielt:

Klargjøre den eksterne datakilden    En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.

Konfigurere SharePoint-tjenester    En administrator må aktivere tilkoblingstjenester for forretningsdata, sikker lagringstjeneste og Visio-tjenester.

Konfigurere sikker lagringstjeneste    En administrator må avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet.

Konfigurere Forretningsdatatilkoblingstjenester    En administrator må kontrollere at brukeren som oppretter den eksterne innholdstypen har tilgang til metadatalageret i Business Data Connectivity (BDC) og at riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert.

Kontroller at Office-produkter er klare til bruk    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha Windows 7 eller nyere og følgende gratis programvareprodukter, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 for OData V3 på hver klientmaskin (Hvis nødvendig, blir du automatisk bedt om å laste ned programvaren). Kontroller også at alternativet for Office-installasjon, Business Connectivity Services er aktivert (dette er standard). Dette alternativet hvis du installerer den BCS Client Runtime som gjør følgende: buffere og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretningsdata for eksterne innholdstyper, viser velgeren for eksterne elementer i Office-produkter og kjører tilpassede løsninger i Office-produkter.

Til toppen av siden

Velge de riktige eksterne dataene

Du kan arbeide med en rekke eksterne datakilder, inkludert databaser, ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), OData og avanserte koblinger.

Databaser    Organisasjoner og selskaper i alle figurer og størrelser, avhenger av databaser for deres daglige operasjoner. Databaser inneholder en rekke ulike datatyper inkludert tekst, tall, bilder og dokumenter, og har mange formål inkludert økonomiske, produksjon, forsikring og datadrevne firma webområder. Ta med vanlige støttede databaser: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 og en database som er i samsvar med standarder for ODBC eller OLE DB-grensesnittet.

ERP-systemer    ERP-systemer integrerer LOB-data og prosesser på tvers av en hel organisasjon og utfører mange grunnleggende aktiviteter for en bedrift, herunder:

Forretningsfunksjoner

Forretningsprosesser

Økonomi og regnskap

Generell hovedbok, leverandørgjeld og fordringer, likviditetsstyring, anleggsmidler og budsjettering

Personaladministrasjon

Behandling av lønn, opplæring, ytelser, pensjon, rekruttering og spreding.

CRM (Customer relationship management)

Salg og markedsføring, provisjon, service, kundekontakt og telefonsenterstøtte.

Produksjon

Behandling av utvikling, stykkliste, arbeidsordre, planlegging, arbeidsflytbehandling, kvalitetskontroll og produktlivssyklus.

Leverandørkjede

Styring av lagerbeholdning, ordreregistrering, kjøp, planlegging, inspeksjon og krav.

Prosjektstyring

Styring av kostnader, fakturering, tid og utgifter, ytelsesenheter og aktivitet.

Vanlige ERP-systemer som støttes: SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel og JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) er en resten-baserte standard for Opprett (Post), lese (få), Oppdater (plassering) og del (Slett) operasjoner tilgang til webtjenester. Tenk på OData som det webbaserte som svarer til ODBC-drivere og OLE DB. Det returneres dataene enten i XML- eller JavaScript Object Notation (JSON) format. Vanligste OData kildene er kjent webområder (for eksempel Amazon, E-plassen, Azure Data Market og Netflix), databaser og andre SharePoint-områder et partall.

Avanserte koblinger    For andre datakilder kan utviklere gi tilgang til avansert eksterne data med:

  • ADO.NET som gir tilgang til alle datakilder med en ADO.NET-leverandør.

  • WCF- og webtjenester som gir tilgang til webtjenester og WCF (Windows Communication Foundation).

  • .NET-koblingssamlinger som gir tilgang til datakilder når en ADO.NET-leverandør eller webtjeneste ikke er tilgjengelig.

  • Konvertering av ustøttede proprietære datatyper til støttede .NET-datatyper.

  • Oppretting av egendefinerte løsninger for datakilder i stor skala med hyppig endring av datastrukturer som krever egendefinerte datakoblinger, overføringsmetoder og koblingsinstallasjon.

Til toppen av siden

Ta hensyn til ytelsen

Alle forretningsløsninger må ta hensyn til ytelsen, og eksterne data er ikke noe unntak. Heldigvis er BCS utformet for å unngå mange flaskehalsytelser og problemer. Generelt sett blir datahenting, sideveksling, filtrering og sortering avlastet til den eksterne datakilden for å redusere minne- og behandlingsressursene til SharePoint-produkter.

BCS har innebygde hurtigbuffere på server- (BCS-hurtigbuffer) og klientdatamaskiner (BCS Client Runtime-hurtigbuffer) og viser kanskje ikke umiddelbart de nyeste verdiene fra det eksterne datasystemet. Du kan imidlertid justere oppdateringsintervallene basert på brukernes behov og løsningene du oppretter. Ikke alle brukere behøver å se oppdaterte data umiddelbart, men hvis det gjør det, kan de for eksempel oppdatere den eksterne listen eller Outlook-kontaktmappen.

Mulighet til å arbeide frakoblet på en klientdatamaskin betyr også at brukere kan utvide arbeidet uten å være koblet til de eksterne dataene, men vite at når de kobler til igjen, blir dataene riktigoppdatert og avstemt.

Disse ytelsesfunksjonene gjør det totalt sett raskere å vise, oppdatere og bruke eksterne data på en SharePoint -nettside og i Office-produkter.

Til toppen av siden

Praktisk sikkerhet først

Det er spesielt viktig at en løsning for eksterne data er sikker, fordi dataene dataene ofte er viktige for en bedrift og ikke må vises eller endres av feile brukere. Det er også mange metoder for å sikre dataene, og løsningen bør være enkelt og sikker. Heldigvis finnes det metoder for å minimere kompleksiteten, hovedsakelig ved å bruke Sikker lagringstjeneste.

Kort fortalt krever sikring av de eksterne dataene svar på to grunnleggende spørsmål:

Hvem er du?    Dette kalle også godkjenning, og er prosessen med å kontrollere identiteten ved å hente legitimasjonen (brukernavn og passord).

Hva har du tillatelse til å gjøre?    Dette kalle autorisasjon, og er prosessen med å avgjøre hvilke oppgaver du kan utføre på ulike dataelementer, ved å hente tillatelseslisten som er gitt til deg.

En administrator hjelper deg først med å avgjøre den beste tilgangsmetoden for den eksterne datakilden. Vær oppmerksom på at det er svært vanlig for forretningsløsninger å bekrefte tilgang til eksterne data som gjeldende har en annen konto for. Pålogging med annen legitimasjon kan imidlertid være komplisert og tungvint. Sikker lagringstjeneste er redningen. Den leverer lagring og tilordning av legitimasjon. Dette gjør det enklere å bruke en ekstern datakilde ved å logge på bare én gang.

Hvis du for eksempel er logget på SharePoint-nettstedet med et legitimasjonssett, men vil ha tilgang til en ekstern liste basert på et Siebel-program som bruker et annet legitimasjonssett, kan administrator konfigurere Sikker lagringstjeneste til automatisk å tilordne de to legitimasjonssettene, slik at du slipper å logge på igjen.

Sikker lagringstjeneste kan også gjøre det enklere å behandle det beryktede "dobbelthopp"-problemet, der hver godkjenning krever et hopp mellom to datamaskiner og som kan kompromitteres hvis det ikke utføres forebyggende tiltak for å hindre det.

Slik løses dobbelthopproblemet

Deretter oppretter administrator flere lag med sikkerhet basert på tillatelser, omtrent som flere forsvarslinjer rundt et fort, for å sikre riktig godkjenning og tilgang til:

  • Dataene i den eksterne databasen eller systemet.

  • Den eksterne innholdstypen i BDC-metadatalageret.

  • Den eksterne listen eller kolonnen med eksterne data.

Til slutt kan administrator legge til et ekstra lag med beskyttelse ved hjelp av kryptering. hvis løsningen for eksterne data også bruker Office-programmer, kan administrator beskytte BCS Client Runtime-hurtigbufferen ved hjelp av det krypterte filsystemet i Windows. Enkelte eksterne datakilder gjør det også mulig å kryptere dataene.

Til toppen av siden

Legge grunnsteinen: eksterne innholdstyper

Eksterne innholdstyper er hjertet i alle eksterne dataløsninger. Det er som en forhandler mellom deg og den eksterne datakilden, En vanlig ekstern innholdstype er en organisert pakke med informasjon som inneholder følgende:

  • Koblingsinformasjon til datakilden, for eksempel plassering, navn og godkjenningsmodi.

  • En definisjon av tabeller, felt, primær- og sekundærnøkler, valideringer og datatyper (kalles også metadata).

  • Dataoperasjoner du kan utføre, for eksempel Create, Read, Update, Delete og Query (kalles også CRUDQ).

  • Annen informasjon og virkemåte, for eksempel tilordnede Office-datatyper eller aktivering av frakoblet synkronisering.

  • Ulike filtre som spør dataene og bidrar til å isolere resultatet, og grenser for å forbedre ytelsen.

  • Identitetsfeltet og visningskolonnene for en ekstern innholdsvelger brukes til å hente eksterne data gjennom brukergrensesnittet.

  • En tilknytning basert på primær- og sekundærnøkler mellom to relaterte tabeller, for eksempel Ordre og Kunder.

En klarert bruker definerer den eksterne innholdstypen og skjermer derfor andre brukere fra kompleksiteten ved å arbeide med eksterne data. I tillegg lagres all denne informasjonen i en spesiell BDCM-fil (*.bdcm), i XML-format, og den lagres i BDC-metadatalageret. Denne tilnærmingen gjør det enkelt å vedlikeholde, oppdatere, sikre og gjenbruke eksterne innholdstyper på ulike nettsteder. Du kan for eksempel enkelt eksportere og importere filen for å distribuere den fra et utviklingsmiljø til et produksjonsmiljø, eller dele den med andre nettstedssamlinger.

Den klarerte brukeren trenger for øvrig ikke å være en ekspert på XML-kode. Det finnes to alternativer for å gjøre det enklere å opprette en ekstern innholdstype:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definere og oppdatere den eksterne innholdstypen på en deklarativ måte, og deretter publisere den til BDC-metadatalageret.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Hvis de eksterne dataene er kompleks eller ikke støttes av SharePoint Designer 2013, kan du bruke XML-redigeringsprogram i Visual Studio (som inneholder Intellisense) til å opprette XML-modellen, eller Bruk Visual Studio eksternt innhold Type Designer til å opprette tilkobling en som inneholder egendefinerte backend-integrering logikk gjennom .NET Framework.

Til toppen av siden

Hente frem eksterne data i SharePoint-produkter

Når du nå har opprettet et solid og sikker grunnlag for de eksterne dataene, kan du gjøre følgende med dem i SharePoint-produktene:

Lese og skrive data i eksterne lister

En ekstern liste er en viktig byggeblokk i SharePoint-løsninger som er basert på eksterne data. Du kan lese og skrive eksterne data med den kjente opplevelsen av å bruke en SharePoint-liste. En ekstern liste ser ut og virker som en opprinnelig liste, men det er noen forskjeller i virkemåten. Du kan for eksempel opprette visninger og bruke beregnede verdier med formler, men du kan ikke legge ved filer eller spore versjoner.

Du kan også opprette en ekstern liste ved hjelp av SharePoint Designer 2013.

Til toppen av siden

Legge til eksterne datakolonner i lister og biblioteker

Du kan kombinere kolonner med eksterne data med andre kolonner i en opprinnelig liste eller bibliotek. Siden en kolonne for eksterne data legges til ei en opprinnelig liste eller bibliotek, vil alle liste- eller biblioteksfunksjonene fungere, herunder versjonskontroll, godkjenninger, innsjekking, utsjekking og filvedlegg.

La oss anta at du har opprettet et bildebibliotek som inneholder bilder av produktene som organisasjonen selger. Du kan legge til en kolonne for eksterne data i biblioteket, som henter produktnavn, produktkode og gjeldende pris fra en ekstern datamase. Siden firmareglene og -prosessene krever at endringer i produktinformasjonen gjøres via databasesystemet, angir du at de eksterne dataene er skrivebeskyttet når du oppretter den eksterne innholdstypen. Nå kan imidlertid flere personer i organisasjonen enkelt se all vanlig produktinformasjon i én biblioteksvisning.

Til toppen av siden

Lage løsninger med forretningsdata-webdeler

Nettdelene for forretningsdata er utformet for å arbeide med data fra en ekstern liste, og du kan kombinere disse nettdelene på nyttige måter for å opprette et nettstedsarbeidsområde eller et instrumentbord. Du kan for eksempel koble nettdelene for liste og element, slik at når du velger en reiseregning i nettdelen for liste, for eksempel regninger fra torsdag, vises detaljene i nettdelen for element, for eksempel utgifter til hotell, reise og måltider.

Tabellen nedenfor oppsummerer kort hver forretningsdatanettdel.

Nettdel

Beskrivelse

Forretningsdataliste

Viser en liste over elementer fra en ekstern liste.

Forretningsdataelement

Viser ett eller flere elementer fra en ekstern liste.

Handlinger for forretningsdata

Viser en handling fra en ekstern liste.

Filter for forretningsdatatilkobling

Filtrerer innholdet i en tilkoblet forretningsdatanettdel ved hjelp av en liste med verdier fra en ekstern liste.

Forretningsdataelementbygger

Oppretter et forretningsdataelement på grunnlag av parametere i en URL-spørrestreng, og gir det til andre forretningsdatanettdeler.

Forretningsdatarelatert liste

Viser en liste over underordnede elementer som er relatert til et overordnet element fra en ekstern liste.

Til toppen av siden

Bruke eksterne data på en profilside, i en handling eller i et søk

Profilsider, handlinger og søk er nært beslektede funksjoner.

Profilsider

BCS oppretter som standard automatisk en profilside basert på den eksterne innholdstypen. En profilside er en nettside som viser informasjon fra én enkelt rad med eksterne data, basert på et ID-felt, for eksempel alle enkeltfelt om en bestemt kunde.

Standard profilside er faktisk en nettside som inneholder webdelene forretningsdataelementbygger og forretningsdataelement. Elementbygger-webdelen analyserer parameteren for URL-adressespørringen for profilsiden, for eksempel http://contoso/Kunde.aspx?KundeID=345, og sender KundeID-verdien til dataelement-webdelen, som deretter viser de tilsvarende kundefeltene.

Du kan opprette din egen profilside for å vise egendefinert informasjon, eller administrator kan tilpasse profilsiden for deg.

Handlinger

Du kan også utføre en handling basert på profilsiden, slik at den utfører noe nyttig. Du kan for eksempel opprette en handling som kombinerer adresseinformasjon om kunder med Bing-kart, for å vise kundens plassering og gi veibeskrivelser. Du kan opprette en handling basert på parameteren for URL-adressespørringsstrengen for profilsiden, eller egendefinert kode. En utbikler kan også skrive egendefinert kode som lar deg oppdatere ansattinformajson i en bakdatabase.

Du bruker som standard en handling når du klikker Vis profil-handlingen i en webdel for forretningsdatahandlinger eller forretningsdataliste. Når du bruker en kolonne for eksterne data, kan du også kjøre handlingen fra en menykommando.

Søk

Hvis du vil, kan til slutt en administrator aktivere søk i eksterne data. De eksterne dataene kan kravlesøkes og indekseres på samme måte som interne SharePoint-data, men med sikkerhetstrimming for å sikre at bare de riktige brukerne kan klikke og se søkeresultatene som vises ved hjelp av en profilside.

Ved å integrere SharePoint-søk i eksterne datasystemer, kan brukere finne data de ellers ikke ville funnet. Hvis du for eksempel kjenner til firmaet en kunde arbeider for, men har glemt navnet , kan du søke etter firmanavnet for å finne kundens profilside.

Til toppen av siden

Bruk eksterne data i arbeidsflyter

Arbeidsflyter er et kraftig verktøy for å modellere og automatisere forretningsprosesser basert på en SharePoint-liste, -bibliotek eller -nettsted. Disse forretningsprosessene kan være så enkle som en dokumentgodkjenning med én enkelt godkjenner, eller så komplisert som en hvilken som helst strukturert forretningsprosess. Selv om du ikke direkte kan knytte en arbeidsflyt til en ekstern liste, kan du opprette følgende:

Arbeidsflyter for opprinnelig liste    En arbeidsflyt som er knyttet til en opprinnelig liste som leser eller oppdaterer data fra en ekstern liste ved hjelp av handlingene Opprett listeelement, Oppdater listeelement og Slett element. Du kan for eksempel oppdatere en ekstern liste-element når en opprinnelig liste eller et bibliotek elementet endres. Du kan bruke andre handlinger med eksterne lister, for eksempel den angi arbeidsflyten Variable å endre en ekstern liste-feltet. Du kan også bruke en ekstern liste-element som et mål for en oppgaveprosess, men koblingen til aktiviteten viser ikke en tittel for eksterne listeelementet.

Nettstedsarbeidsflyter    Nettstedsarbeidsflyter krever ikke en hendelsesutløser starten og kan startes manuelt. Hvis du vil hindre uautorisert tilgang, kjøres arbeidsflyter som alltid tilgang til eksterne lister i en tjenestekonto, selv med en godkjenningsmodus som bruker representasjon.

Hendelser    Utviklere kan opprette hendelser som utløser i den eksterne datakilden, og brukere kan opprette varsler svare på disse hendelsene. Du kan for eksempel bruke en SharePoint-arbeidsflyt til å sende en e-postmelding til en ansatt når en kundekonto er tilordnet til den ansatt i den eksterne datakilden.

Av hensyn til ytelsen, er det smart å bare lese et lite antall kolonner i den eksterne listen, eller opprette, oppdatere eller slette et lite antall elementer i den eksterne listen.

Til toppen av siden

Hente frem eksterne data i Office-produkter

Nå som du har hentet frem dataene i SharePoint-produkter, kan du gjøre følgende med dem i ulike Office-produkter:

Analysere eksterne data i Excel

Du kan eksportere data fra en ekstern liste til Excel 2013 og holde dataene synkronisert. Du kan for eksempel vedlikeholde produktlageret i en liste som er enkel å dele og oppdatere, men utføre regelmessige lageranalyser i Excel 2013. De eksterne dataene som eksporteres til Excel 2013, bestemmes av den gjeldende visningen av den eksterne listen, de definerte filtrene for den eksterne innholdstypen og i den eksterne listen og språkinnstillingene for SharePoint-nettstedet.

Når du eksporterer en ekstern liste blir det opprettet en Excel-tabell med datakobling til den eksterne listen basert på en webspørringsfil. Hvis du vil se ytterligere endringer som er utført i SharePoint-listen i Excel-tabellen, kan du oppdatere dataene. Vær oppmerksom på at du ikke kan endre kilden til de eksterne dataene i Excel, og at en Excel-oppdatering kan overskrive eventuelle endringer du har gjort i Excel-tabellen.

Til toppen av siden

Legge til eksterne data i Word-dokumenter

Ved å legge til kolonner for eksterne data og en Word-mal med innholdskontroller i et dokumentbibliotek, kan du også gjøre det enkelt og effektivt å skrive inn nøyaktige, oppdaterte data i et Microsoft Word 2013-strukturert dokument.

La oss anta at du har et dokumentbibliotek som inneholder kundekontrakter. All kundeinformasjonen vedlikeholdes imidlertid i et LOB-program, for eksempel SAP. Du kan spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men pass på at relatert kundeinformasjon er oppdatert og ikke dupliseres unødvendig. Slik gjør du det:

  • Legg først til kolonnene for eksterne data i biblioteket, for å knytte riktig kundenavn, firmanavn og telefonnummer til hver kontakt som er lagret i kontaktbiblioteket.

  • Opprett deretter en Word-mal som inneholder standardteksten for kundekontrakten og innholdskontroller for å angi kundenavn, firmanavn og telefonnummer. Word 2013 bruker den eksterne elementvelgeren som lar deg angi eller oppdatere riktig informasjon ved automatisk å vise og hente riktig kundeinformasjon.

  • Hver gang du oppretter en kontrakt, angir kundedata og lagrer kontrakten tilbake til biblioteket, sendes kundedataverdiene til tilsvarende kolonner for eksterne data.

Til toppen av siden

Synkronisere eksterne data i Outlook

Hvis en ekstern liste inneholder kunder, oppgaver, avtaler eller innlegg, kan du koble listen med Outlook 2013. Når den er koblet, kan du vise, redigere og skrive ut dataene ved hjelp av det kjente Outlook-brukergrensesnittet. Hvis dataene er kontaktinformasjon, for eksempel kunder, kan du også ringe dem, sende e-postmeldinger og sende møteinnkallinger.

Synkronisering av dataene er toveis. Endringer som gjøres i Outlook 2013, synkroniseres automatisk med den eksterne datakilden. Endringer som gjøres i den eksterne datakilden, synkroniseres med elementene i Outlook 2013, selv om det kreves en oppdateringshandling.

Dataene oppdateres automatisk hver sjette time som standard, men denne verdien kan endres. Hvis du vil sikre at du ser de nyeste dataene fra den eksterne datakilden, høyreklikker du mappen og klikker deretter Synkroniser databaseendringer.

Når du oppretter den eksterne innholdstypen, gjør du følgende:

  • Hvis du vil ha frakoblet tilgang, aktiverer du støttealternativet Frakoblet synkronisering.

  • Sett feltet Office-elementtype til ett av følgende: Kontakt, Avtale, Oppgave eller Innlegg.

  • Tilordne enkeltfeltene i den eksterne innholdstypen, for eksempel kundefornavn, kundeetternavn, kundeadresse og kundetelefonnummer, til sine respektive Outlook-elementfelt, for eksempel kontaktens fornavn, etternavn, kontoradresse og arbeidstelefonnummer.

Med litt kode som skrives av en utvikler, kan du i tillegg opprette en Outlook-løsning som gjør følgende:

  • Viser opprinnelige eller egendefinerte datadeler i egendefinerte oppgaveruter for å presentere eksterne data for brukere.

  • Inkludere egendefinerte båndkommandoer for å utføre egendefinerte handlinger.

  • Opperette en egendefinert visningsdefinisjon for å vise bestemte kolonner med eksterne data.

  • Opprette egendefinerte skjemaområder for å presentere eksterne data.

Til toppen av siden

Forbedre eksterne data med InfoPath-skjemaer

Det er flere grunner til hvorfor Microsoft InfoPath 2013 er nyttig å bruke med eksterne data:

Arbeide med kompliserte datatyper    Hvis et felt med eksterne data er hierarkisk, for eksempel et adressefelt som inneholder gate, poststed og postnummer som en underfelt, og deretter du ikke kan arbeide med dette feltet i SharePoint-skjemaet for en ekstern liste og faktisk også er opprettet ikke. Du kan imidlertid konvertere SharePoint-skjema til et InfoPath-skjema til å opprette og oppdatere feltene ved hjelp av InfoPath 2013.

Bygge inn en datovelger-kontroll for eksterne elementer    Du kan dra og slippe velgeren for eksterne elementer kontrollen til en InfoPath-skjema, koble den til den eksterne listen som en sekundær datakilde og gjør det enkelt for brukere å velge et element som er basert på et unikt felt, for eksempel kundenavn eller produkt-IDen.

Hvis du konfigurerer en tilknytning for eksterne innholdstyper, for eksempel kunder og ordre, og InfoPath-skjemaet for den eksterne listen inneholder en sekundærnøkkel, for eksempel kunde-ID, vil velgerkontrollen for eksterne data legges til automatisk i skjemaet. Dette lar brukere enkelt finne ønsket kunde når de arbeider med ordre.

Opprette flere visninger av et skjema    Noen ganger vil du kanskje skjemaer har flere visninger av de eksterne dataene, spesielt hvis det er mange felt og en ekstern liste eller SharePoint-skjemaet ikke er effektive. Flere visninger er også nyttig for write-når-scenarier der det eksterne systemet ikke tillater oppdatere et felt etter at den er opprettet. Du kan opprette to visninger, én for Opprett-operasjonen og den andre for update-operasjonen i slike tilfeller.

Legge til regler eller kode i skjemaer    Du kan legge til deklarativ regler eller kode-skjemaer til å utføre flere forretningslogikk, for eksempel validering og beregninger. Du kan for eksempel sikre en kode for land/område er gyldig ved hjelp av en regel eller US postnummer er gyldig ved å bruke en webtjeneste.

Til toppen av siden

Legg til eksterne data i publiserte Visio-diagrammer

Du kan bruke Microsoft Visio 2013 til å koble data fra en ekstern liste til et diagram og dets figurer. Du kan deretter publisere diagrammet til et SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webtegning slik at brukerne kan vise diagrammet og de tilknyttede eksterne dataene. Det er tre måter å koble datarader til figurer på i tegningen. Du kan koble rader til eksisterende figurer én om gangen, du kan koble rader til figurer automatisk eller du kan opprette figurer fra dataene.

Til toppen av siden

Importere og oppdatere eksterne data i Access

Microsoft Access 2013 er en landingsplattform for alle typer data, og eksterne data er ikke et unntak. Du kan importere en ekstern liste til Access-databasen på klientdatamaskinen, og regelmessig oppdatere dataene. Dataene er skrivebeskyttet.

De grunnleggende trinnene å følge:

  1. Eksporter den eksterne innholdstypen fra SharePoint Designer 2013 eler direkte fra BDC-metadatalageret som en BDCM-fil.

  2. I Access 2013 oppretter du en datatilkoblingen for webtjenesten ved å bruke BDCM-filen.

  3. I Access 2013 oppretter du en koblet tabell basert på datatilkoblingen for webtjenesten.

Vær oppmerksom på at i dette tilfellet brukes ikke BCS Client Runtime-hurtigbufferen til å synkronisere med den eksterne listen når du oppdaterer dataene.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×