Innføring i dokumentbehandling

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Dokumentbehandling fokuserer på lagring og organisering av dokumenter til å støtte aktive arbeid som pågår, inkludert oppretting av innhold og deling av en organisasjon. Når organisasjoner ikke har alle typer formelt dokument administrasjonssystemet på plass, er ofte innhold opprettet og lagret i en ikke-administrert og desentralisert måte på spredt delte filressurser og individuelle harddisker. Dette gjør det vanskelig for ansatte å finne, dele og samarbeide effektivt på innhold. Dette gjør det også vanskelig for organisasjoner å bruke verdifull forretningsinformasjon og data i innholdet.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 støtter organisasjonens behovene for dokumentbehandling ved å gi et bredt spekter av dokument funksjoner som gjør det mulig å gjøre følgende:

  • Lagre, organisere og finne dokumenter.

  • Sikre overensstemmelse over dokumenter.

  • Behandle metadata for dokumenter.

  • Bidra til å beskytte dokumenter mot uautorisert tilgang og bruke.

  • Sikre konsekvente forretningsprosesser (arbeidsflyter) for hvordan dokumenter håndteres.

Merknad: Denne artikkelen refererer til et eksempel på SharePoint-nettsted opprettet av Adventure Works, et fiktivt selskap som produserer sykler, sykkel komponenter og bicycling tilbehør.

Hvis du for eksempel bruker teknisk dokumentasjon på Adventure Works, som gir kunden offentlig publikasjoner som brukerhåndbøker og produktet spesifikasjon ark, gruppen mange av funksjonene for dokumentbehandling i Office SharePoint Server 2007. Gruppen lagrer alt innhold som opprettes i et område som ble opprettet fra områdemalen for dokumentsentral. I deres Dokumentsentralområde Bruk gruppemedlemmene hovedversjoner og underordnede versjoner til å spore utviklingen av dokumenter gjennom versjoner. De kan også bruke obligatorisk utsjekking for å sikre at gruppemedlemmer ikke overskriver hverandres arbeid ved et uhell.

Lagre og organisere dokumenter i et Dokumentsentralområde

Dokumentsentralområdemal inkludert i Office SharePoint Server 2007 kan brukes til å opprette områder som er optimalisert for å opprette, bruke og lagre mange dokumenter. Områder som er opprettet fra områdemalen for dokumentsentral har spesielle dokumentbehandlingsfunksjoner for eksempel obligatorisk utsjekking og versjonskontroll for store og små, som er aktivert som standard. Obligatorisk utsjekking bidrar til å hindre konflikter og forvirring over endringer, fordi bare én bruker kan endre en fil om gangen. Versjonskontroll, kan du spore endringer i dokumenter, og det hjelper deg å behandle innhold som du endrer den. Versjonskontroll er spesielt nyttig når flere personer arbeider sammen på prosjekter, eller når informasjon går gjennom flere utvikling og se gjennom.

Bruke innholdstyper til å administrere dokumenter konsekvent

En innholdstype er en gruppe med gjenbrukbare innstillinger som beskriver den delte virkemåten for en bestemt innholdstype. Innholdstyper kan organisasjoner å organisere, administrere og behandle innhold konsekvent på tvers av en områdesamling. Du kan definere innholdstyper for hver type dokument eller informasjon produkt som organisasjonen brukes til å sikre at disse ulike typer dokumenter behandles på en konsistent måte.

Teknisk dokumentasjon-avdelingen på Adventure Works opprettet to innholdstyper kalles brukerhåndboken og produktspesifikasjon. Når gruppemedlemmer går til dokumentet for å opprette et nytt dokument, vises hver av disse innholdstypene som et alternativ på Ny-knappen i dokumentbiblioteket. Hver innholdstype angir sin egen mal, slik at alle brukerhåndbøker og produktspesifikasjoner deler et felles format. Hver innholdstype angir også sine egne egendefinerte kolonner slik at du for eksempel alle brukerhåndbøker inneholder metadata om hvilke produktmodeller i håndbøker gjelder. Hver innholdstype inneholder enda en egen arbeidsflyter, slik at gruppen kan være sikker på at alle brukerhåndboken følger samme tilbakemelding og godkjenning prosessene. Og fordi produktspesifikasjoner er i en annen innholdstype, disse dokumentene kan følge ulike prosesser og har kolonner som krever ulike metadata.

Behandle dokumentegenskaper

En av de primære måtene andre å finne informasjon som er lagret på et nettsted eller i et system for administrasjon av dokumentet er å bla eller søke etter metadata (dokumentegenskaper) som er lagret sammen med filer. Ansatte i organisasjoner ofte trer tid til å legge til eller oppdatere dokumentegenskapene for filer når de lagres.

Programmer og servere som er tilgjengelige i 2007 Microsoft Office-system hjelpe brukere med å opprette og oppdatere metadata for dokumenter. Når du åpner eller redigerer et dokument som er lagret på et Office SharePoint Server 2007-område i et 2007 Office-utgivelse-skrivebordsprogram, for eksempel Word, Excel eller PowerPoint, kan du redigere serveregenskapene for dokumentet i dokumentinformasjonspanelet som vises øverst i filen. Hvis egendefinerte kolonner er lagt til innholdstypen for dokumentet eller biblioteket der dokumentet er lagret, vises disse kolonneverdiene som egenskapsfelt i dokumentinformasjonspanelet. Ved å integrere gjør dokumentegenskap redigering opplevelsen i innholdet redigering opplevelse, programmene i 2007 Office-utgivelse det enkelt for organisasjoner å forbedre kvaliteten på metadataene for innholdet.

Document Information Panel

Organisasjoner kan også bruke Microsoft Office InfoPath 2007 til å opprette tilpassede dokumentinformasjonspaneler som de kan deretter legge til bestemte innholdstyper.

Beskytte dokumenter

Office SharePoint Server 2007 har også flere metoder for organisasjoner å beskytte dokumenter som er lagret i et SharePoint-område fra uautorisert tilgang eller bruk. Organisasjoner kan bruke informasjon Rights Management (IRM) i et bibliotek for hele dokumentet for å beskytte et helt sett med dokumenter. IRM kan du begrense handlingene som brukere kan utføre på filer som lastes ned fra SharePoint-lister eller biblioteker. IRM krypterer de nedlastede filene og begrenser settet med brukere og -programmer som er tillatt å dekryptere disse filene. IRM kan begrense rettighetene til brukere som har tillatelse til å lese filer, slik at de ikke tar handlinger som å skrive ut kopier av filene eller kopiere tekst fra dem også. IRM kan dermed hjelper organisasjoner å håndheve firmapolicyer som styrer kontroll og spredning av konfidensiell eller fortrolig informasjon.

Office SharePoint Server 2007 gjør det også mulig å beskytte filene på andre måter. Hvis du vil forhindre at personer kan lese kladder av dokumenter pågår, kan du konfigurere et dokumentbibliotek med hovedversjoner og underordnede versjoner og angi deretter hvilke grupper av personer skal kunne lese underordnede versjoner (kladder). Kladder er underordnede versjoner av filer eller listeelementer som ennå ikke er godkjent som hovedversjoner. Hvis biblioteket er konfigurert slik at det kreves innholdsgodkjenning, er deretter kladder ikke tilgjengelige som hovedversjoner til noen med de nødvendige tillatelsene godkjenner dokumentet for publikasjon som en hovedversjoner kladd.

Det er en annen måte du kan beskytte dokumenter ved å konfigurere tillatelser for enkeltmapper, listeelementer eller dokumenter. Hvis det er bare ett eller to filer i et dokumentbibliotek der du vil begrense tilgangen, kan du redigere tillatelsene for disse enkeltelementer og endre hvem som har tillatelse til å vise eller redigere dem.

Behandle dokumentrelaterte prosesser med arbeidsflyter

For å støtte vanlige dokumentrelaterte forretningsprosesser, tilbyr Office SharePoint Server 2007 innebygde arbeidsflyter som organisasjoner kan bruke til å håndtere oppgavene for eksempel dokumentsamling gjennomgang, godkjenning og signatur. Arbeidsflyt er definert som automatisert flytting av dokumenter eller elementer gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver som er knyttet til en forretningsprosess. Arbeidsflyter hjelper organisasjoner behandle dokumentrelaterte forretningsprosesser mer effektivt, fordi de automatisk spor og administrer oppgavene i disse prosessene.

Hvis du for eksempel utnytter teknisk dokumentasjon teamet hos Adventure Works omfattende arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding. I stedet for å sende e-post på korrekturlesere, starte Forfatter en arbeidsflyt på gjeldende dokument direkte fra Office Word 2007. Arbeidsflyten seg tar av behandling av prosessen, inkludert sender meldinger til godkjennere, hvordan du oppretter oppgaver etter dem og holde oversikt over oppgavene. Korrekturlesere kan fullføre oppgavene i Word 2007 eller Microsoft Office Outlook 2007.

Ved hjelp av Microsoft Office SharePoint Designer 2007 eller Microsoft Visual Studio 2005 utvidelser for Windows Workflow Foundation, kan dessuten organisasjoner utvikle og distribuere egendefinerte arbeidsflyter som styrer forretningsprosesser som er unike for organisasjonen.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×